Как выбрать систему электронного документооборота

55
Возможные варианты решений: системы “под заказ”, типовые и отраслевые системы. Что выбрать? Какие задачи хочет решить компания в результате внедрения системы электронного документооборота? “Не вредные” советы от Е. Ходак. Статья опубликована в №4 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Только в России предлагается несколько десятков систем электронного документооборота (далее – СЭД) – для малых, средних и крупных компаний. Различаются они как по цене, так и по функциональным возможностям. Как сделать правильный выбор и оправдать ожидания руководства и сотрудников?
<br />

<br />

<h4>Варианты решений</h4>
Возможные варианты решений находятся между двух полюсов. Полюс первый – это разработка <strong>системы “под заказ”</strong>. Это самый дорогой и рискованный путь, но в этом случае вы получите систему, максимально “заточенную” под нужды вашей компании. Другой полюс – это <strong>типовые, готовые системы</strong>. Естественно, они не учитывают специфики вашей компании, но у них есть другие плюсы – как правило, они относительно недороги и достаточно надежны.
<br />

<br />
Между этими двумя полюсами располагаются системы, которые многие считают оптимальным выбором – так называемые отраслевые решения. Это некоторый компромиссный вариант.
<br />
<em>Подобные системы учитывают специфику отрасли, но теряют в универсальности. К сожалению, отраслевые решения разработаны далеко не для каждой отрасли.</em>
<br />
Сразу отметим, что<strong> коробочной системы</strong>, подходящей для любой отрасли, не существует. В каждой отрасли имеется своя специфика и стандартный набор функций, включаемых в типовую конфигурацию, может быть не востребован в полной мере.
<br />

<br />
В процессе внедрения для каждой компании создается свое, индивидуальное, подходящее для конкретных условий работы решение. Поэтому основная задача выбора – это сопоставление возможностей готовых систем, как коробочных, так и отраслевых. Цель – найти систему, максимально подходящую под вашу компанию с точки зрения соответствия ее функциональных возможностей потребностям, задачам и процессам, протекающим в вашей компании.
<br />

<br />
Кроме того, существует еще два полюса, делящие системы по другим критериям, – <strong>жесткие </strong>и <strong>настраиваемые</strong>. Идеальный вариант – это приобретение системы настраиваемой, чтобы можно было ее “подкручивать” под нужды компании для максимального совпадения с потребностями вашей компании.
<br />

<br />
<strong>Поэтому выбор готовой настраиваемой системы электронного документооборота</strong> <strong>– это компромисс между требованиями бизнеса компании и возможностями системы</strong>. Сопоставить эти факторы, найти “золотую середину” – вот основная задача при выборе системы (“самописные” системы, как и “натягивание” бизнеса на готовую систему, нами не рассматриваются как неоптимальные варианты).
<br />

<br />

<h4>Выбор системы</h4>
Выбирая систему электронного документооборота, с самого начала необходимо четко <strong>определить цели</strong> ее использования и <strong>цену</strong>, которую компания готова за нее заплатить.
<br />

<br />
Прежде всего нужно точно определить, что вы от этой системы ждете. Вы же хотите не просто внедрить систему, а решать с ее помощью конкретные задачи компании.
<br />

<br />
В системах электронного документооборота ядро информационной системы составляет развернутая систематизированная база документов, в которую вносятся их разнообразные характеристики, а также свойства и признаки, по которым они классифицируются на группы.
<br />

<br />
Главной единицей анализа в системах электронного документооборота является документ. Накапливаемая в этих системах информация позволяет производить разносторонний анализ документов.
<br />

<br />
Особенно востребованной функцией системы электронного документооборота при этом является <strong>возможность классификации документов по определенным признакам</strong>, объединение в группы, так называемая сегментация. Наиболее часто используются следующие критерии сегментации:
<br />
<em>
  <li>по принадлежности процессу (в каких процессах документ используется – например, документ используется на складе или в финансовом отделе); </li>

  <li>по принадлежности подразделению (какое подразделение / сотрудник является “хозяином” документа – создает его, получает из внешних источников, хранит); </li>

  <li>по месту хранения (куда помещается документ после его использования). </li></em>
    <br />
  В такой базе информация о документах не теряется, а накапливается и составляет основу для более эффективного их поиска и работы с ними. В результате работа с документами становится более прозрачной и складывается определенная технология, которая позволяет определить:
    <br />
  <em>
      <li>кто и когда создал документ; </li>
    
      <li>кто и когда внес в него правки; </li>
    
      <li>в каком проекте и когда документ был использован.</li></em>
        <br />
      Еще одним важным моментом является <strong>последовательность этапов работы с документами</strong>.
        <br />
      <em>Например, могут быть выделены такие этапы, как создание документа, визирование, утверждение, сдача в архив.</em>
        <br />
      Если такая информация фиксируется в общей базе, то на ее основе можно сформировать аналитику, которая показывает, сколько документов в данный момент находится на том или ином этапе, у какого сотрудника, по какому проекту. Понятие “потерянный документ” в этом случае отсутствует как класс.
        <br />
      
        <br />
      Также востребованной является возможность просмотра документа, где можно увидеть, какой сотрудник, когда и какие правки вносил в документ.
        <br />
      
        <br />
      
        <h4>Цели выбора системы</h4>
      Наиболее распространенные цели внедрения системы электронного документооборота:
        <ul>
          <li>повышение эффективности работы с документами (включающее снижение времени на поиск документов и повторное их создание); </li>
        
          <li>повышение прозрачности (руководитель или любой сотрудник, имеющий доступ к документу, может видеть, у кого документ находится в данный момент и как долго). Это повышает дисциплину сотрудников и их персональную ответственность; </li>
        
          <li>объединение разрозненной информации о документах компании в единый центр управления, с получением возможности ее систематизации и анализа, контроля эффективности работы менеджеров. </li>
        </ul>
      Персонал компании, в свою очередь, чаще всего оценит следующие возможности системы электронного документооборота:
        <ul>
          <li>возможность быстрого поиска информации о документах, связанных с ними проектах или процессах; </li>
        
          <li>получение полной картины по документам (планирование их подготовки, прогнозы по их выпуску, продуктивность работы сотрудников); </li>
        
          <li>снижение затрат на рутинные операции (например, рассылки). </li>
        </ul>
      
        <h4>Какие задачи хотят решить компании в результате введения системы электронного документооборота?</h4>
      Компании хотят сохранить свои документы и сократить убытки при возможном уходе менеджера. Даже во время отсутствия или болезни менеджера клиенты не должны ощущать недостаток внимания со стороны компании. В небольшой компании потеря постоянных клиентов, с которыми работает конкретный сотрудник, может создать серьезные проблемы. Таким образом, руководители хотят уменьшить свою зависимость от персонала и получить дополнительные рычаги для управления компанией.
        <br />
      
        <br />
      Для принятия управленческих решений руководители хотят сравнивать документы компании в различных аналитических разрезах, таких, как сроки формирования и согласования документов, количество документов, создаваемое сотрудником в единицу времени, хотят оценить степень “затягивания” работы с документом и т. д. Для каждой компании эти запросы могут быть довольно специфичными, но система должна позволять легко получать запрашиваемые отчеты по хранимым данным.
        <br />
      <em>Обычным запросом по базе будет изучение тенденции создания новых документов и отслеживание скорости их исполнения различными сотрудниками.
          <br />
        </em>Также интересно сравнение работы менеджеров между собой, количества документов, курируемых конкретными сотрудниками, как в табличном, так и в графическом виде.
        <br />
      Нельзя не упомянуть и о том, что системы электронного документооборота позволяют отслеживать текущую ситуацию по каждому документу и прогнозировать на ее основе сроки выпуска документов.
        <br />
      <em>В компании хотят видеть, какой процент документов сформирован и в какие сроки, и сравнивать этот процент у конкретных менеджеров. На основе полученной информации руководители могут определять план работ менеджера и отслеживать его выполнение.</em>
        <br />
      Также активно используется возможность рассылки информационных материалов каждому заинтересованному клиенту. Рассылка может осуществляться как по электронной почте, так и по обычным каналам связи, для чего в системах предусмотрена возможность формирования произвольных групп клиентов для рассылки по заданным условиям.
        <br />
      
        <br />
      После определения целей и задач системы электронного документооборота определяется бюджет, который компания планирует выделить на ее приобретение и использование. Этот бюджет (или его рамки) позволяет сразу отсечь некоторое количество существующих на рынке систем, детально не вникая в их функциональные возможности. В этом случае компания экономит время, не затрачивая его на анализ систем, изначально для нее не подходящих.
        <br />
      
        <br />
      
        <h4>СЭД “на вырост”</h4>
      Оптимальная система не перегружает компанию “лишним” функционалом, позволяя часть его отключать, а часть приобретать и использовать по мере необходимости. Практически каждый руководитель, посмотрев систему, может сказать: <strong>“это нам точно нужно, это понадобится через год, это вообще не будем никогда использовать”.</strong>
        <br />
      
        <br />
      Кроме того, выбирая систему электронного документооборота, необходимо ответить на целый ряд вопросов:
        <ul>
          <li>кто в компании будет ее использовать; </li>
        
          <li>какие задачи будут решаться с ее помощью; </li>
        
          <li>каким образом она будет взаимодействовать с другим ПО, существующим в компании; </li>
        
          <li>как будет развиваться система; </li>
        
          <li>ее стоимость, а также стоимость внедрения и владения; </li>
        
          <li>ожидаемый эффект от внедрения. </li>
        </ul>
      
        <h4>Отраслевые решения</h4>
      В настоящее время на рынке систем электронного документооборота представлено несколько отраслевых решений, например для банковской сферы, телекоммуникационных компаний, торговли и т. д. Эти решения имеют как преимущества, так и ограничения.
        <br />
      
        <br />
      Отраслевые решения, адаптированные под особенности конкретных отраслей, снижают стоимость доли услуг в проекте (а также время на внедрение системы). Кроме того, отраслевые решения содержат в себе опыт и технологии работы различных предприятий отрасли, что увеличивает их ценность.
        <br />
      
        <br />
      Однако, поскольку каждый бизнес уникален, просто “готовое суперподходящее решение именно для вашего вида деятельности” может оказаться удовольствием сомнительным. Бизнес-процессы, реализуемые в программных продуктах, совсем не обязательно окажутся оптимальными для вашего бизнеса, даже если специалисты по внедрению корпоративных информационных систем обещают вам использовать лучший мировой опыт.
        <br />
      
        <br />
      Как правило, легче “подтянуть” под клиента базовую конфигурацию, чем переделывать под него так называемую отраслевую.
        <br />
      
        <br />
      Поэтому <strong>важнейший критерий выбора отраслевого решения</strong> – это возможность минимизировать доработки под ваши бизнес-процессы (или, наоборот, подгонять бизнес-процессы под жестко прописанную логику системы). Чтобы не ошибиться при выборе системы для отраслевого решения, обязательно обратите внимание на наличие / отсутствие опыта удачных внедрений у поставщиков.
        <br />
      
        <br />
      
        <h4>Выбор поставщика (“не вредные” советы)</h4>
      1. Выбирайте лидера среди систем электронного документооборота по числу и квалификации собственного персонала, занимающегося исключительно проектами внедрения систем электронного документооборота (а не мобилизуемого от случая к случаю из других подразделений или субподрядных организаций).
        <br />
      
        <br />
      2. Избегайте работать с теми, кто предлагает сделать все “под ключ”. Не соглашайтесь делать все “под ключ”, даже если это будет быстрее и дешевле. В этом случае вы получите “черный ящик”, в работе которого сами разобраться не сможете.
        <br />
      
        <br />
      3. Если вы выбрали несколько программ, то воспользуйтесь сервисами, которые обычно предоставляют компании-разработчики:
        <br />
<li>посетите демо-дни; </li>

<li>скачайте демо-версии и презентации; </li>

<li>обратитесь к пользователям выбранного ПО. </li>
  <br />

  <br />
При выборе используйте максимум способов и вариантов знакомства с программой и получения отзывов о ней. Также обратите внимание на репутацию компании – разработчика ПО, возможности по дальнейшему сопровождению продукта, технической поддержке. Соберите информацию из различных источников – доверяйте, но проверяйте.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль