Печати и штампы

38772
Круглая печать в организации - важнейший атрибут управления, ведь ее задача, ни много ни мало, заверить подпись первого лица. Но все ли так просто? Может ли быть в организации больше одной печати, и если да, то на какие документы они проставляются? В статье вы найдете подробную нормативную базу по созданию печатей и штампов, рекомендации по их использованию, уничтожению и назначению ответственных лиц.

Нормативная база

Вот как определяет печать ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государ­ственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования (утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст): «Печать – это устройство, содержащее клише печати для на­несения оттисков на бумагу».

Чтобы понять, должна ли быть в организации печать, и если да, то какая информация будет в ней содержаться, обратимся к законодатель­ству (см. таблицу).

Печати и штампы

Обратите внимание: закон содержит лишь минимальные требования к содержанию печатей ООО и акционерных обществ. Организация может дополнить свою печать собственным логотипом, эмблемой, контактны­ми данными, банковскими реквизитами и т. п.

Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничто­жения печатей и штампов законодательство не регламентирует. Отча­сти можно полагаться лишь на ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспро­изведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», но, как следует из названия, он относится только к организациям, имеющим право использовать гос­символику.

Кроме того, технические требования к печатям организаций содер­жит Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастич­ные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования»

(утв. на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О тех­ническом регулировании»). Здесь, в частности, перечислены размеры, которые должны иметь и сама печать, и изображения на ней, а также способы защиты печати от подделки.

Виды печатей

Выделяют следующие виды печатей:

гербовые печати (с использованием государственной символики) имеет право использовать только строго определенный ряд учреждений, кото­рые перечислены в Федеральном конституционном законе от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»[2].

Гербовые печати в обязательном порядке должны быть зарегистрированы.

круглые печати получают организации, не имеющие права использо­вать государственную символику, но обязанные иметь печать (ООО, акционерные общества), а также индивидуальные предприниматели;

дополнительные печати изготавливаются в организации по потреб­ности и выдаются в пользование либо обособленным и структурным подразделениям, либо предназначаются для определенных групп документов.

Образцы дополнительных печатей:

Печати и штампы

Коммерческие организации включают свои печати в государствен­ный реестр добровольно. Зарегистрированные печати имеют уникальный номер, который виден на внешнем ободке оттиска и является дополни­тельной защитой печати от подделки.

Штампы

Однозначного определения штампа нормативные документы нам не предлагают. Их цель – мгновенно воспроизвести на бумаге то, что всякий раз приходится писать от руки.

Образцы штампов:

Печати и штампы

Куда и как ставить печати и штампы?

Реквизит 25 «Оттиск печати» согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифициро­ванные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удосто­веряющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гер­бовой печати (печати с изображением товарного знака или знака обслу­живания), приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003[3]. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив его в Положении о печатях и штампах.

Если форма документа предусматривает обязательное проставление печати, место оттиска обозначается буквами «М.П.». Печать ставится прямо на них:

Печати и штампы

Когда обозначения места печати на документе нет, но заверить подпись все равно нужно, оттиск проставляется так, чтобы он задел последние буквы должности подписанта и фрагмент его подписи. Но усердствовать нежелательно: и должность, и подпись должны остаться видимыми и читаемыми.

Места проставления штампов, как правило, более или менее опре­делены.

Например, в инструкциях по делопроизводству принято прописывать, что штамп «Входящий документ» ставится именно в нижнем правом углу документа, а штамп «На контроль» - на верхнем поле справа.

Назначение ответственного

Работа с печатями и штампами в компании должна быть строго организована. Рекомендуется поручить ее кому-то одному, например начальнику отдела делопроизводства, помощнику руководителя и т. п. Кандидатура работника назначается приказом руководителя ор­ганизации. В обязанности назначенного работника будут входить:

  • прием заявок на изготовление печатей и штампов и направление их в ответственное подразделение;
  • передача дополнительных печатей в структурные подразделения и ответственным за них работникам;
  • уничтожение печатей и штампов, включая документальное оформ­ление этого процесса;
  • разработка, внедрение и поддержание в актуальном состоянии ло­кальных нормативных актов, регламентирующих работу с печатями в организации.

Текст распорядительной части приказа о назначении ответствен­ного за организацию работы с печатями и штампами:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов ООО «Рассвет» главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалеву Светлану Викторовну.

2. При отсутствии главного специалиста отдела документационного обеспечения управления Ковалевой Светланы Викторовны ответственным за использование, хранение, уничтожение и учет печатей и штампов является помощник генерального директора Надеждина Алла Петровна.

3. Начальнику отдела кадров внести изменения в должностные инструкции указанных работников.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Как видно из примера, в приказе указывается не должность ответствен­ного, а имя конкретного работника. Таким образом, свои функции ответствен­ного ушедший на повышение или уволившийся сотрудник не сможет «передать по наследству» тому, кто займет его место. То же касается и его потенциаль­ного заместителя. В обоих случаях приказ придется составлять заново.

Хранение печатей и штампов

Не всегда удается хранить все печати и штампы в канцелярии. Осо­бенно это касается дополнительных печатей, которые расходятся по структурным подразделениям. Чтобы точно знать, в какой отдел была передана та или иная печать, в компании заводится Журнал учета дви­жения печатей и штампов. Поскольку документ подразумевает «живые» оттиски печатей и подписи работников, он является рукописным (см. та­блицу):

Печати и штампы

Работник, расписавшийся в получении печати или штампа, автома­тически становится ответственным за их хранение. На местах печати и штампы следует содержать так, чтобы исключить возможность ис­пользования их другими работниками и посторонними лицами, а также хищения. Лучше всего хранить печать в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.

Время от времени печать приходится выносить за пределы органи­зации. В этом случае работник, который берет ее с собой, получает печать у ответственного лица под роспись.

Уничтожение печатей и штампов

Отслужившие свое (пришедшие в негодность, морально устаревшие) печать или штамп ни в коем случае нельзя просто выбросить. Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение отти­ска*), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать. То, что осталось от клише, можно выбросить. Кроме того, весь процесс должен быть задокументирован. Для документирования самого уничтожения достаточно акта. Комиссия по уничтожению может создаваться приказом генерального директора по мере надобности. В нем члены комиссии перечисляются поименно. Если в компании много печатей и штампов, то состав комиссии может быть закреплен в локальном акте (например, в Положении о печатях и штампах), и там работники, входящие в комис­сию по уничтожению, перечисляются по должностям.

Уничтожением печатей ответственное лицо может заняться само­стоятельно, а может передать печати для уничтожения в специальную организацию или в орган, зарегистрировавший эту печать.

Печати и штампы

Если принято решение уничтожить печать (штамп) на месте своими силами, в организации собирается особая комиссия. Состав комиссии утверждается раз и навсегда в локальном нормативном акте, регламен­тирующем порядок уничтожения печатей и штампов. В комиссию обя­зательно должен входить работник, ответственный за работу с печатями.

Уничтожить резиновое или каучуковое клише проще всего, разрезав его ножницами на мелкие кусочки. Сжигание, а также опиловка или дробление на фракции металлических клише требуют уже специальных условий и инструментов, и провести эти процессы в условиях обычной канцелярии затруднительно.

Несмотря на то что само клише уничтожено и не подлежит восста­новлению, его оттиск должен остаться в организации и храниться посто­янно либо в Книге (журнале) оттисков печатей, штампов, факсимиле, либо на акте, где оттиск был поставлен в последний раз перед уничтожением[4].

Регламент по печатям и штампам в организации

Регламентировать работу с печатями и штампами в организации можно путем издания локального нормативного акта. Это может быть простой приказ по основной деятельности, а может быть порядок, пра­вила или инструкция, утверждаемые генеральным директором и вводи­мые в действие приказом. В документе должно быть отражено, какие печати и штампы действуют в организации, описан порядок выдачи, хранения и уничтожения печатей и штампов.

Особое внимание следует обратить на дополнительные печати: не­обходимо описать, на какой конкретный документ ставится каждая из их. Эту информацию можно оформить в виде таблицы:

Печати и штампы

Утвержденный регламент нужно ежегодно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения.

В статье нами были рассмотрены основные правила работы с печа­тями. Обобщая сказанное, можно сделать только один вывод: печать организации - слишком серьезный предмет, чтобы относиться к нему легкомысленно, и все правила в конечном счете сводятся к одному: всегда знать, в чьих руках находится печать и на какие документы она ставится.

Евгения КОЖАНОВА, эксперт по ДОУ и кадровому делопроизводству

 

[1]Примеры печатей ООО и акционерного общества из Национального стандарта Российской Фе­дерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утв. на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

[2] Распространенное выражение «гербовая печать» в отношении круглой печати в коммер­ческой организации не совсем верно. Оно осталось с тех времен, когда абсолютное боль­шинство предприятий в стране были государственными и, соответственно, имели на своих печатях государственный герб. Сегодня «гербовая» в негосударственной компании озна­чает главную, круглую печать.

[3]«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», приложение 8.

[4]См.: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558), ст. 775-778.

Печати и штампы

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.92%
  • Делопроизводство 15.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.32%
  • Имидж секретаря 10.32%
  • Деловой этикет 10.71%
  • Карьерный рост 7.54%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 15.08%
  • Архивное дело 83.73%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль