Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)

118
Вы настоящий специалист и любите свою работу, отдаете ей много сил и времени. А что думают о вашей работе руководители? Насколько вы им необходимы? Какого секретаря они считают идеальным? Что они хотели бы изменить, усовершенствовать в этой профессии? Есть ли у них для вас пожелания? На эти и многие другие вопросы отвечают участники круглого стола.

Насколько вы необходимы вашим руководителям? Какого секретаря они считают идеальным? Что они хотели бы изменить, усовершенствовать в этой профессии? Есть ли у них для вас пожелания? Давайте спросим об этом самих руководителей – ведь это те самые люди, от профессионализма которых зависит ваше развитие и карьерный рост.

Насколько необходим вам секретарь (личный помощник, референт и т. д.)? Как он помогает вам в вашей работе?

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)Н.А. Сухарева,

проректор по воспитательной работе Евразийского открытого института

У меня, к счастью, есть возможность сравнить, что называется, ситуации “до” и “после”. Можно сказать, что с появлением помощника стало “легче дышать” и делать именно то, что требуется от руководителя по своему направлению. Как мне помогает в работе секретарь? Во-первых, отсекает “лишние” звонки и отвечает на вопросы в рамках своей компетенции. Во-вторых, занимается оформлением финансовой отчетности и командировочных документов. В-третьих, осуществляет контроль исполнения поручений другими сотрудниками подразделения (в моем случае – руководителями проектов). В-четвертых, организует документооборот подразделения. В-пятых, производит поиск информации по интересующим темам. В-шестых... Впрочем, можно, наверное, перечислять до бесконечности.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)И.Г. Смирнов,

директор по качеству и праву ЗАО “Народный Телефон Саратов”, г. Саратов

Фактически у меня работает три секретаря. А позволял бы штат – нанял бы еще двух. Они здорово облегчают жизнь и работу руководителя. Каждый мой помощник имеет свою узкую специализацию, которая соответствует сильным сторонам его личности, опыту, знаниям.

Один отвечает за мои внешние коммуникации. Второй – за взаимодействие внутри компании. При этом они оба полноценно выполняют функции делопроизводителей. Третий занимается правовыми вопросами и создает определенный эмоционально-психологический климат в коллективе.

Если бы у меня была возможность взять на работу еще двух помощников, то они отвечали бы за коммерческую деятельность и IT-сферу.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)С.В. Добрянская,

начальник административного отдела Компании “ФЕЛИКС”

Значимость работы секретаря очень велика – он освобождает руководителя от рутинной повседневной работы, позволяя сосредоточиться на решении важнейших стратегических и тактических вопросов.

Как начальник административного отдела, могу сказать, что секретарь – это “маленькая хозяйка большого дома”. У моих секретарей широкий круг обязанностей – это контроль сроков и качества выполнения распоряжений, снабжение всех сотрудников административного отдела необходимыми канцтоварами, обеспечение слаженной работы отдела и его четкого взаимодействия с другими подразделениями, обучение руководителей, проверка своевременности предоставления документов.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)А.А. Линев,

генеральный директор компании “ИнтерТраст”

Секретарь – одна из ключевых позиций. На плечи секретаря ложатся обязанности по планированию моего рабочего дня, первичному разбору бумажной и электронной корреспонденции, подготовке проектов ответных документов, писем, справок. Кроме того, секретарь еще и бессменный участник всех производственных совещаний – он не только ведет протокольную работу, но и занимается фиксацией и постановкой на контроль выработанных решений, поручений и указаний.

Хороший секретарь – это своеобразный информационный защитник руководителя: сколько лишней информации пришлось бы держать в голове, сколько времени нужно было бы потратить на разбор бумаг (как правило, направляемых на имя директора), на телефонные переговоры с людьми (поверьте, телефонного “спама” бывает ничуть не меньше, чем электронного)! Одним словом, без профессионального секретаря – как без рук.

Секретарь бережет силы, время и нервную систему своего руководителя. Я бы сравнил помощников руководителей и секретарей-референтов со службой скорой помощи. Ну и кто еще поддержит добрым словом в трудную минуту, позаботится и нальет чашку кофе?

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)С.П. Почаев,

заместитель директора по общим вопросам филиала “Конаковская ГРЭС” ОАО “ОГК-5”

Сама постановка вопроса говорит о том, что такой сотрудник необходим. А вот в какой степени? Действительно, топ-менеджеры по-разному нуждаются в помощи секретаря. Первому лицу предприятия, с его колоссальной нагрузкой, широким информационным потоком, без профессионального помощника просто не обойтись. Иначе ценное время руководителя будет использоваться неэффективно. Если это профессионал, обладающий всеми нужными для секретаря знаниями, умениями, то помощь весьма ощутима, а если он к тому же еще и прекрасный человек, с которым приятно вести деловое общение, то это просто идеал!

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)В.Э. Баласанян,

канд. техн. наук, генеральный директор компании “ЭОС”

Современный руководитель обрабатывает огромное количество информации и ему приходится отслеживать множество процессов. Поэтому секретарь часто является единственной возможностью справиться с таким объемом работы. Несмотря на весь опыт и навыки эффективной организации рабочего времени, для меня помощь секретаря необходима.

Секретарь выполняет работу по организации встреч и различных мероприятий, подготовке документов и множество других функций. Это позволяет освободить большую часть моего рабочего времени.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)А.Н. Назаров,

начальник отдела “Корпоративного хранения и использования документов”, Торговый Дом “БИБЛИО-ГЛОБУС”

Основной задачей персонального помощника является обеспечение нормальных условий работы своего руководителя: составление рабочего расписания, организация встреч и переговоров, предоставление необходимой информации, подготовка проектов управленческих решений. На небольших предприятиях на секретаря также могут быть возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства и подбору персонала. Кроме того, в ряде случаев от секретаря руководителя может зависеть поддержание благоприятного психологического климата в коллективе.

Статус профессии секретаря. слово вашим руководителям (круглый стол в редакции журнала)А.А. Бондарев,

управляющий директор ООО “Красноярский цемент”

Секретарь необходим каждому руководителю моего уровня. Если бы не было помощника, то вместо управления предприятием мне пришлось бы большую часть рабочего времени заниматься организационными вопросами.

Мой секретарь работает с документами, которые поступают ко мне на подпись – регистрирует их и обеспечивает их дальнейшее движение. Кроме того, она занимается подготовкой деловых переговоров и встреч.

В ее обязанности входит также организация работы приемной. Рядом с приемной находится не только кабинет управляющего директора предприятия, но и кабинеты главного инженера и финансового директора. Секретарь отвечает на вопросы сотрудников и “распределяет” потоки посетителей (иногда это действительно целые потоки!). Таким образом производственные планерки в кабинете главного инженера не пересекаются с собраниями в кабинете финансового директора или с деловыми встречами в моем кабинете.

Какого секретаря вы считаете идеальным?

С.В. Добрянская,

начальник административного отдела Компании “ФЕЛИКС”

В первую очередь идеальный секретарь должен иметь хорошее образование, а также богатый профессиональный и жизненный опыт.

Успешный сотрудник постоянно повышает свою квалификацию, он легкообучаем, неконфликтен и всегда старается найти выход из любой, даже, казалось бы, безвыходной ситуации.

В.Э. Баласанян,

канд. техн. наук, генеральный директор компании “ЭОС”

Идеальный секретарь – тот человек, которому можно доверять как самому себе. Это значит, что не требуется дополнительного напоминания, контроля и тем более проверки качества выполнения работы. Достаточно один раз попросить – и можно быть уверенным, что работа будет сделана точно и в срок.

Н.А. Сухарева,

проректор по воспитательной работе Евразийского открытого института

Интуитивно понимающего своего руководителя, умеющего самостоятельно мыслить, знающего, когда нужно показать свое “я”, а когда его “спрятать”, корректного в отношении со всеми категориями людей, контактирующих с ним, и, конечно, профессионально исполняющего свои обязанности – таким я вижу идеального секретаря.

А.А. Линев,

генеральный директор компании “ИнтерТраст”

Для идеального секретаря нужен идеальный руководитель… Но ведь идеальных людей не бывает. Поэтому давайте “приземлимся” и поговорим лучше о профессионализме, о желании быть максимально полезным своему руководителю, своим коллегам, своей компании. С этой точки зрения человек, обладающий данным стремлением, может вполне приблизиться к идеалу, так что будем считать, что идеальный секретарь – тот, кто действительно старается им быть.

А.Н. Назаров,

начальник отдела “Корпоративного хранения и использования документов”, Торговый Дом “БИБЛИО-ГЛОБУС”

Идеал сложно описать одним словом, но если выбирать главное, то, наверное, я сказал бы, что идеальный секретарь должен постоянно работать в тандеме со своим руководителем. Он должен понимать образ мыслей своего руководителя, быть преданным интересам компании. Естественно, этот человек должен быть профессионалом, чтобы соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям.

А.А. Бондарев,

управляющий директор ООО “Красноярский цемент”

На мой взгляд, идеальный секретарь – это исполнительный и тактичный человек, в первую очередь способный работать с людьми. Многое зависит и от профессиональных навыков – знания нормативной базы, умения работать с современными технологиями. И конечно, идеальный секретарь всегда готов самосовершенствоваться.

Н.В. Кучин,

начальник Управления по связям с общественностью, Группа компаний Energy Consulting

Идеально на этой должности работают люди с очень гармоничным балансом личности, интеллекта, организованности и быстроты мышления. Однако такие люди достаточно быстро вырастают из этой профессии и делают карьеру. И это при том, что таких секретарей или помощников катастрофически мало!

Что бы вы хотели изменить, усовершенствовать в этой профессии?

В.Э. Баласанян,

канд. техн. наук, генеральный директор компании “ЭОС”

Хотелось бы изменить стереотипное представление о секретаре как всего лишь о “вывеске”, “украшении офиса”. Секретарь – это незаменимый, высокопрофессиональный сотрудник, который оптимизирует огромное количество процессов, происходящих в организации.

И.Г. Смирнов,

директор по качеству и праву ЗАО “Народный Телефон Саратов”, г. Саратов

На сегодняшний день полезным было бы внедрение платных полугодовых курсов подготовки секретарей-референтов, где обучали бы не только теории (таких курсов предостаточно), но и, в первую очередь, давали бы прикладные, практические знания, нацеленные на действительную современную офисную среду, а не на ее многочисленные отвлеченные интерпретации.

А.Н. Назаров,

начальник отдела “Корпоративного хранения и использования документов”, Торговый Дом “БИБЛИО-ГЛОБУС”

Изменения – это процесс, который зависит от двух факторов: задач, которые преподносит нам жизнь, и людей, которым приходится решать данные задачи. Задачи, стоящие сегодня перед секретарями, по своей сути те же, которые были у них 100–200 лет назад. Изменились только объемы и качество проходящей через них информации, технологии и скорость обработки и обмена данными.

Как я уже отмечал, для работы в современных условиях секретарю совершенно недостаточно знать основы документационного обеспечения управления. Эта профессия требует притока грамотных, хорошо образованных профессионалов, обладающих широким набором актуальных знаний и навыков в области организации систем управления современными предприятиями и управления информационными потоками.

Н.А. Сухарева,

проректор по воспитательной работе Евразийского открытого института

Сколько руководителей – столько и требований к секретарям, столько и необходимых компетенций.

Многое зависит от возможностей и желания самого секретаря развивать требуемые навыки и знания, повышать квалификацию – ведь сферы деятельности организаций могут быть самые разные.

С.П. Почаев,

заместитель директора по общим вопросам филиала “Конаковская ГРЭС” ОАО “ОГК-5”

Как показывает мой опыт, специалисты офиса редко имеют профильное образование. Часто это переквалифицировавшийся персонал, поэтому, я считаю, надо бы не менять и совершенствовать саму профессию, а организовывать вузовское профессиональное обучение таких специалистов.

А.А. Линев,

генеральный директор компании “ИнтерТраст”

Профессии, как и люди, имеют свойство со временем меняться. Остается название, общие функции, а вот содержание отражает изменения, которые вносит сама жизнь. Согласитесь, что глупо требовать от уездного врача начала ХХ века умения читать кардиограмму или участия в видеоконференциях по диагнозу больного…

На мой взгляд, изменения и усовершенствования в профессии секретаря связаны в первую очередь с задачами, которые диктуют современные бизнес-процессы. А сегодня необходимы такие качества, как оперативность, информированность, умение использовать современные средства коммуникаций, знание эффективных методов планирования и основ управления. Это, безусловно, значительно расширяет требования к данной профессии.

Н.В. Кучин,

начальник Управления по связям с общественностью, Группа компаний Energy Consulting

Изменить что-то в самой основе этой профессии, думаю, трудно. Помощник итальянского герцога в XVI веке, секретарь Авраама Линкольна или современный помощник генерального директора – между ними намного больше сходства, чем различий.

Что вы думаете о статусе профессии секретаря сегодня? Есть ли у нее будущее?

И.Г. Смирнов,

директор по качеству и праву ЗАО “Народный Телефон Саратов”, г. Саратов

Отвечу вопросом на вопрос. А есть ли будущее у профессии руководителя? Пока существуют руководители, секретарь всегда будет востребован.

Н.А. Сухарева, проректор по воспитательной работе Евразийского открытого института Необходимо в первую очередь поднять статус и престиж профессии секретаря, личного помощника руководителя. При этом, даже обладая высоким статусом, секретарь должен уметь оставаться “в тени”, профессионально выполняя свою работу. Такие примеры уже есть. Ну а совершенству нет предела!

А.Н. Назаров,

начальник отдела “Корпоративного хранения и использования документов”, Торговый Дом “БИБЛИО-ГЛОБУС”

Статус профессии во многом зависит от людей, которые ей занимаются. Если обязанности секретаря в организации выполняет не вполне компетентный человек, который рассматривает свою работу только как рутинный процесс “перекладывания бумажек с места на место” или поступающий по принципу “чего изволите”, то вероятно, что статус секретаря в такой организации будет невысоким. Если же секретарь является настоящим профессионалом своего дела, понимающим, что он уже давно не относится к числу “вспомогательных служб” в компании, а формирует и осуществляет сложный технологический процесс документационного (т. е. информационного) обеспечения системы управления, то и статус такого работника не может быть низким по самой своей сути. Кроме того, хороший секретарь, образно говоря, является правой рукой своего руководителя. В этом случае вопрос о статусе вообще во многом утрачивает свою актуальность.

Я думаю, что эта профессия будет востребована до тех пор, пока будут существовать организационные структуры и системы управления. Вероятно, эта профессия будет претерпевать изменения, отвечая на вызовы времени, связанные с появлением новых информационных технологий, но суть ее останется неизменной: документационное (информационное) обеспечение управления.

С.В. Добрянская,

начальник административного отдела Компании “ФЕЛИКС”

Секретарь – это лицо любой компании. От его поведения и профессионализма зависит не только имидж предприятия, но и успешность бизнеса в целом. Секретарь координирует работу всех служб или сотрудников внутри конкретного отдела.

Именно через секретаря осуществляется связь руководителя как с подчиненными, так и с внешним миром. Во многих компаниях секретарь – второе лицо после руководителя, поэтому к секретарям сегодня предъявляются очень высокие требования.

Безусловно, у профессии секретаря есть будущее. Невозможно представить офис без этого специалиста, и каждый руководитель знает, насколько усложняется работа, если его помощник заболел или временно отсутствует. Секретарь – это организатор рабочего процесса, а потребность в организаторах будет существовать всегда.

С.П. Почаев,

заместитель директора по общим вопросам филиала “Конаковская ГРЭС” ОАО “ОГК-5”

Начну с главного. Будущее у этой профессии, безусловно, есть, поскольку управленческие процессы сложны и требуют, как я говорил выше, специальных знаний. Статус – это уже сложнее, т. к. он не всегда совпадает с юридическим. Здесь все зависит от самих представителей профессии и уровня корпоративной культуры в конкретной компании. В нашей компании статус секретаря высок!

А.А. Бондарев,

управляющий директор ООО “Красноярский цемент”

Секретарь – это незаменимый помощник для руководителя, он как дополнительная пара рук для очень занятого человека. Работа у секретаря довольно сложная, включающая множество аспектов, а значит, профессия эта должна быть уважаема в обществе. Что может измениться в будущем? Усовершенствуются технологии, ускорится ритм жизни руководителя, но секретарь, как и прежде, и даже более чем прежде, будет необходим.

В.Э. Баласанян,

канд. техн. наук, генеральный директор компании “ЭОС”

Несомненно, у профессии секретаря есть будущее. Уже сейчас статус секретаря, помощника руководителя подразумевает самый широкий спектр функциональных обязанностей, которые накладывают высокие требования не только на личные и деловые качества, но и на его знания в области информационных технологий, делопроизводства, а также на организационные навыки, распределение времени, процесс ведения телефонных переговоров, работу со сложной оргтехникой.

В дальнейшем, с расширением потоков информации и развитием технологий ее обработки, к секретарю будут предъявляться еще более высокие профессиональные требования, что неизбежно приведет и к повышению статуса этой профессии.

А.А. Линев,

генеральный директор компании “ИнтерТраст”

Как только в России начали бурно развиваться коммерческие структуры, сильно возрос спрос на секретарей, так как ни один даже самый маленький офис не может обходиться без секретаря или без человека, выполняющего данные функции. Сейчас эта профессия переживает свой качественный и количественный скачок:

сегодня востребованы не только простые секретари, но и специалисты ряда других профессий, появившихся из функций секретарей – помощники руководителей, заведующие канцеляриями, референты, офис-менеджеры, делопроизводители и т. д.

Возможно, в будущем добавятся и другие новые разновидности – например, VIP-секретарь или секретарь-конфликтолог.

Н.В. Кучин,

начальник Управления по связям с общественностью, Группа компаний Energy Consulting

Это одна из базовых профессий в организациях. Без секретарей ни одна компания или учреждение в нормальном режиме существовать не смогут. Так что будущее у профессии однозначно есть. Трудно предсказать, что будут требовать от секретаря лет через десять, но я убежден, что заметно повысится уровень требований к компьютерной и технической грамотности секретарей.

Что бы вы хотели пожелать сегодняшним секретарям?

Н.А. Сухарева, проректор по воспитательной работе Евразйского открытого института

Удачи, терпения, самостоятельности и желания развиваться!

А.А. Линев, генеральный директор компании “ИнтерТраст”

Будьте прежде всего самими собой, не пытайтесь играть чужую роль (фальшь всегда заметна и неприятна – большинство клиентов устало от холодного официального тона), будьте живыми, отзывчивыми и терпеливыми. И конечно, успехов вам в вашем нелегком и беспокойном труде.

С.В. Добрянская, начальник административного отдела Компании “ФЕЛИКС”

Современным секретарям хотелось бы пожелать постоянно стремиться вперед, повышать свой профессиональный уровень и никогда не останавливаться на достигнутом.

А.А. Бондарев, управляющий директор ООО “Красноярский цемент”

Сохранять позитивное отношение к жизни, всеми средствами повышать стрессоустойчивость – заниматься в свободное от работы время спортом, своевременно и достаточно отдыхать, не бояться познавать новое. Тогда и работа будет в радость.

С.П. Почаев, заместитель директора по общим вопросам филиала “Конаковская ГРЭС” ОАО “ОГК-5” Профессионального и личностного роста, достойной мотивации и справедливого руководителя.

А.Н. Назаров, начальник отдела “Корпоративного хранения и использования документов”, Торговый Дом “БИБЛИО-ГЛОБУС”

Я желаю им хорошего здоровья, бодрого настроения и любви к своей сложной, но очень интересной и нужной профессии.

Н.В. Кучин, начальник Управления по связям с общественностью, Группа компаний Energy Consulting

Удачи и настойчивости! Ну и, конечно, хорошего настроения.

В.Э. Баласанян, канд. техн. наук, генеральный директор компании “ЭОС”

Я бы пожелал секретарям ценить свою профессию и постоянно развиваться в личном и профессиональном плане.

И.Г. Смирнов, директор по качеству и праву ЗАО “Народный Телефон Саратов”, г. Саратов

Не сдавайтесь и помните: вы на переднем фланге борьбы ваших руководителей за рост производства и прибыли в компании, без вас они бы не справились. Просто они редко вам в этом признаются.

Уважаемые читатели! Редакция журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера” благодарит вас за идею этого круглого стола и присланные вопросы. Ждем от вас новых предложений по тематике и составу участников будущих круглых столов на страницах журнала.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 7.33%
  • Делопроизводство 14.67%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.33%
  • Имидж секретаря 11.33%
  • Деловой этикет 11.33%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 16%
  • Электронный документооборот 14%
  • Архивное дело 79.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль