Требуется секретарь…..

44
Каковы требования к кандидатам при подборе на секретарские должности? Почему так велик разброс оплаты труда секретарей? Секретарь без опыта работы, каковы его шансы на рынке труда? Каким должно быть поведение во время собеседования? Тестирование на “профпригодность”.

Елена, объясните, пожалуйста, почему так велик разброс оплаты труда секретарей, помощников руководителей, офис-менеджеров? Ведь основные обязанности и требования примерно одинаковы, но буквально в одной и той же компании на одинаковых секретарских позициях сотрудникам платят по-разному. В чем причина этого? Во-первых, в этой профессии, как ни в какой другой, имеет огромное значение то, как человек выглядит и как он себя держит. Сумму, которую работодатель предложит данному кандидату, в значительной степени определяет умение соискателя преподнести себя на собеседовании. При подборе секретарей и личных помощников практически всегда и всем важны внешние данные. Это не значит, что непременно нужно обладать параметрами топ-модели и умопомрачительной красотой. Но обязательно – выглядеть стильной и ухоженной.

Значит, если кандидатка от природы одарена приятными манерами, элегантна, молода и симпатична, то этого достаточно, чтобы рассчитывать на помощь кадрового агентства в получении работы? Конечно, нет. Кадровые агентства, как правило, подбирают персонал, отвечающий высоким требованиям. Стандартный набор требований включает законченное высшее образование, уверенное владение компьютером, знание делового этикета, хотя бы базовое знание иностранного языка (сейчас почти любое высшее образование предполагает и компьютер, и иностранный язык). От соискателей любой секретарской должности требуется знание делопроизводства, умение правильно вести беседу (в т. ч. по телефону), организовывать встречи, заниматься визовой поддержкой и т. п. Если работодатель готов взять секретаря без предыдущего опыта работы, то этому кандидату можно реально рассчитывать на зарплату в 300 долларов. В рекламных объявлениях часто фигурируют суммы и в 1000, а то и в 2000 долларов. Кому же они могут доставаться? Сейчас большой разнобой в наименованиях должностей и оплате труда. Самые высокооплачиваемые секретарские позиции сегодня – помощник руководителя и офис-менеджер. Однако важно не название должности, а выполняемые ими обязанности. Наиболее дорого стоит умение планировать работу офиса, отслеживать исполнение всех распоряжений руководителя, способность быстро принимать самостоятельные решения в сложных ситуациях. Умение трудную ситуацию сделать легкой, разрядить обстановку, не растеряться ценится сегодня наиболее высоко.

Для проверки таких качеств часто предлагают ситуативные вопросы, например: “Что вы будете делать, если руководитель позвонил и сообщил, что он только выезжает из дома и доберется до офиса не раньше чем через час, а через пару минут у него должна начаться встреча с очень важными посетителями?”

Действительно, помощник руководителя реально получает в крупных компаниях достойную зарплату и социальный пакет. Я только что выполняла такой заказ. Нередко слышишь, что такие деньги платят “не просто так”. Подразумевает ли высокая зарплата дополнительные специфические услуги, иначе говоря, интим? Есть ли почва у этих слухов? Говорят всякое. Я могу с определенностью сказать, что за три года я и мои коллеги выполнили огромное количество заказов на секретарские позиции. Надо отметить, что мы всегда поддерживаем контакт с кандидатом. Первые три месяца у нас гарантийные обязательства перед заказчиком. Так вот, за все время был единственный случай, когда к секретарю попытались предъявить подобные требования. Я ездила в компанию, где произошел инцидент, и там были публично принесены извинения девушке, которая уволилась по этой причине. Мы, со своей стороны, несли моральную ответственность и поэтому сразу представили ее кандидатуру в другую компанию. Кстати, в этом безусловное преимущество поступления на работу с помощью кадрового агентства. Помимо этого, есть и другие преимущества.

Компания, которая оплачивает услуги хорошего кадрового агентства, во-первых, платежеспособна, а во-вторых, понимает, насколько велика роль секретаря/помощника руководителя. Во многих случаях на собеседовании у работодателя присутствует представитель кадрового агентства, что является ощутимой психологической поддержкой, особенно для тех, кто еще не привык к поиску работы. Также всем известно, что успех на собеседовании очень сильно зависит от степени подготовки, а консультант агентства – источник исключительно ценной информации о компании-заказчике, ее корпоративной культуре, индивидуальных требованиях и стиле работы данного руководителя.

В прессе часто пишут, что кадровые агентства устраивают чуть ли не кастинги, отправляя работодателю огромное количество хорошеньких девушек, реальные шансы которых столь же призрачны, как и бедняжек, устремляющихся толпой на кинопробы или конкурсы в дома моделей? У нас это происходит, безусловно, не так. Мы представляем не более 5 человек, следовательно, каждый из них имеет шансы не меньше 20 процентов, а это не так плохо. Мы уже обсудили, на какую оплату может рассчитывать секретарь без опыта работы. На что может рассчитывать секретарь с опытом работы, скажем, год? Я уже говорила, что диапазон довольно широк, и весьма заметную роль играет внешнее впечатление. Кроме этого, имеет значение, насколько известна компания, в которой работала кандидатка, или знаменито то лицо, с которым она работала. Важным профессиональным фактором является знание языка.

Так, без знания языка можно рассчитывать лишь на 500–600 долларов, с разговорным уровнем – на 600–700, а со свободным – на 700–800 долларов.

Дополнительно смотрят и на образование.

Так, выпускница МГИМО (что уже подразумевает хорошее знание языка), правильно преподнесшая себя на собеседовании, уже через год может рассчитывать на достойную зарплату.

Очень многие работодатели опасаются экстравагантного внешнего вида кандидатов, что следует учитывать, собираясь на собеседование Возвращаясь к внешним данным, которые хотели бы видеть работодатели, нельзя не отметить свойственную в первую очередь российским компаниям “дискриминацию по габаритам”. Кандидатка, чей размер больше 46-го, скорее всего, будет отвергнута.Западные компании (возможно, из-за соблюдения требований законодательства в собственных странах) более корректны в данном вопросе. Для них в секретаре очень важно умение себя вести.

Вообще, если вы собираетесь на собеседование в кадровое агентство по поводу секретарской позиции, то не рекомендую приходить в джинсах или спортивной одежде, с распущенными волосами, чересчур яркими или крупными украшениями, с голыми ногами или вызывающим декольте. Кстати, о декольте и кокетстве на собеседовании в свете уже затронутой темы – “Не буди лихо, пока оно тихо”.

Деловой стиль подходит везде: в этом вы не ошибетесь. Если вы не отнеслись к этому с должным вниманием, то, скорее всего, на этом ваше общение с агентством и закончится.

А чего еще нельзя делать?

Строго-настрого запрещено обманывать. Консультанту нужно говорить только правду. Он тоже, в свою очередь, рассказывает вам правду о компании и должности, на которую ведет подбор, дает советы с учетом специфики компании и особенностей людей, с которыми вам предстоит встретиться.

В крупных компаниях служба персонала или служба безопасности обычно проверяет сведения, которые вы сообщаете, например, о своей предыдущей работе.

Следует обращать внимание на свою речь, нельзя засорять ее словами-паразитами. Помните, что перед вами специалисты, которые обратят внимание на слова-проговорки.

Как ни странно, но за привычкой говорить “на самом деле”, “по правде говоря” и т. п. в действительности часто таится неискренность. Это подтверждено психологами.

Очень часто позиция секретаря – это первое рабочее место выпускника вуза. Проработав на этом месте, затем он переходит в подразделение, соответствующее профилю его образования (финансы, маркетинг и т. п.). Если на первом собеседовании речь идет о готовности проработать на должности секретаря или помощника достаточно длительный срок, это не значит, что вы будете работать, скажем, три года и ни днем меньше. Очень часто сам работодатель может инициировать продвижение способного специалиста. Важно только, чтобы на первом собеседовании работодатель правильно вас понял: вы готовы эффективно несколько лет работать на той должности, на которую вас берут и которая, безусловно, весьма важна для компании.

Сейчас обращают внимание не только на слова, но и на жесты, на так называемый “язык тела”. Важно ли это для секретаря? Для секретаря очень важно умение подстраиваться. Если он может почувствовать собеседника, оценить по его жестам и позам настроение, умеет “зеркалить”, это очень полезно. Я не раз наблюдала, что тактика “отзеркаливания” склоняла чашу весов в пользу той кандидатки, которая ее применяла. Необходимо взять себя в руки и не нервничать или хотя бы этого не показывать, сохранять доброжелательность и чувство собственного достоинства. Очень важно, как сам человек себя ценит, как себя преподносит.

Бывает, что объективно вроде бы данные у двух кандидаток одинаковые, но одна “стоит” 500 долларов, а другая – 1000, причем исключительно по этой причине – как они себя преподнесли.

Вы сказали о том, что, неправильно одевшись на собеседование в кадровом агентстве, можно упустить свой шанс. Так кто же консультант кандидату – друг или враг? Консультант хорошему кандидату, конечно, друг, но не нянька. Он не может тратить свое рабочее время на то, чтобы указывать явно неподходящему кандидату на его ошибки и проводить с ним психотерапию.

Иногда консультант напомнит вам банальные истины о необходимости готовиться к собеседованию (посмотреть сайт, почитать о компании), о естественности проявления уважения к компании (похвалить офис или сайт, поблагодарить за то, что вам хорошо объяснили дорогу, приняли точно в назначенное время и т. п.), но в принципе предполагается, что такие элементарные вещи человек должен знать и сам.

Много раз во всевозможных пособиях говорилось, что важно сразу правильно запомнить имя собеседника и обращаться к нему так, как он вам представился (по имени или имени и отчеству). Ошибка тут совершенно непростительна, особенно для секретаря. Скажите, пожалуйста, Елена, а как вы проверяете на “профпригодность”? Во-первых, часто предлагаю сесть за компьютер и продемонстрировать умение работать с основными программами, скорость печати, навыки поиска в Интернете. Если кандидат претендует на должность со знанием языка, то предлагаем ему специальные тесты для подтверждения его знаний.

Кстати, распространенным разочарованием для многих оказывается, что на практике компания, предъявляющая требования к знанию иностранного языка, не предоставляет возможности использовать свободное владение им, что активно работают с языком только там, где есть иностранные специалисты. К этому нужно быть готовой заранее.

Теперь еще о том, что можно проверить во время собеседования: тесты на интеллект и общую эрудицию, проверку зрительной, слуховой и моторной памяти.

Простой, но эффективной проверкой является “корректурная проба”: дается набор букв и задание зачеркнуть букву “а” справа налево, букву “у” – крестом, букву “о” – слева направо и т. д., чтобы выполнить это, ничего не пропустив и не перепутав, нужно обладать вниманием и терпением, что очень важно для секретаря.

Мы говорили об оплате труда, но не коснулись важного фактора – возраста. Недавно я обсуждала с директором по управлению персоналом крупного холдинга, как им нелегко подобрать помощника президенту IT-компании, ведь здесь необходим высокий уровень интеллекта и самостоятельности вместе со способностью подчиняться и высокой управляемостью. Скорее всего, таким может быть человек достаточно зрелого возраста. Но многие компании упорно хотят брать только совсем молодых секретарей. Есть ли в этом вопросе какие-то позитивные сдвиги? Многие руководители раньше ждали от секретаря практически невозможного: возраст 20 лет при законченном высшем образовании и опыте работы от трех лет. Конечно, везде встречаются люди, упорно настаивающие на своей позиции, но не думаю, что когда бы то ни было они составляли большинство. Сейчас клиенты выдвигают вполне реальные требования.

Секретаря клиенты кадровых агентств, как правило, хотят видеть достаточно молодого – до 30 лет. А вот с личными помощниками бывает по-разному: иногда предпочитают до 35 лет, а иногда хотят видеть человека зрелого и самостоятельного – даму 30–40 лет, это теперь не редкость. Офис-менеджер, считают многие работодатели, должен быть 27–35 лет.

Благодарим вас, Елена. Желаем вам хороших клиентов, в том числе и среди наших читателей.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.8%
  • Делопроизводство 14.9%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.2%
  • Имидж секретаря 10.2%
  • Деловой этикет 10.59%
  • Карьерный рост 7.45%
  • Документооборот 16.47%
  • Электронный документооборот 14.9%
  • Архивное дело 83.92%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль