Административные работники и офис в будущем (по материалам журнала “officepro”)

53
Административные работники за рубежом: каков их профессиональный статус в настоящем и будущем? Считается ли их работа вспомогательной или она не менее важна, чем работа остальных членов коллектива, например менеджеров? Применение высоких информационных технологий, работа в команде, постоянное повышение своей квалификации. Стремитесь к совершенству в своей профессии – будущее уже близко!

Представьте себе, что вы – административный работник будущего. Начало рабочего дня в офисе 2012 г. Механическое включение компьютера? Это осталось в прошлом. Ноутбук теперь постоянно соединен со спутниковой информационной системой. Поэтому, как только вы прикоснетесь к клавиатуре, чувствительные датчики (встроенные в клавиши) узнают ваши отпечатки пальцев и откроют доступ к работе.

Для проведения совещаний и конференций вам достаточно будет набрать на ноутбуке цифровые коды тех, с кем вы хотели бы увидеться, и на вашем мониторе одновременно появятся все участники встречи, сидящие за виртуальным круглым столом, вне зависимости от того, где географически они сейчас находятся.

Специальное устройство позволяет вам, не покидая рабочего места и подавая необходимые команды голосом, легко управлять действиями роботов-клерков, выполняющих рутинные работы – отправку документов по факсу, размножение выбранных из базы документов, пересылку их по указанным адресам и т. п.

Но главным отличием от практики административного работника сегодняшнего дня будет не столько наличие новых компьютеризованных “помощников”, выполняющих разные как рутинные, так и интеллектуальные функции, сколько фундаментальные перемены содержательной части административной деятельности.

Профессиональная деятельность административных работников перестанет рассматриваться как полезная, но вспомогательная работа, она будет признана не менее важной, чем работа других членов корпорации. Содержание деятельности административных работников практически перестанет отличаться от содержания работы менеджеров – они будут активно участвовать в управлении бизнесом на всех этапах и уровнях.

Какими должны быть уже в настоящее время направления профессионального совершенствования административных работников с тем, чтобы адекватно и эффективно позиционировать себя в будущем?

Менеджеры высоких информационных технологий

В недалеком прошлом содержание деятельности секретарей и помощников управленцев практически полностью ограничивалось неукоснительным выполнением получаемых от руководителей инструкций.

В настоящее время уже наметилась тенденция все большего вовлечения административных работников в области деятельности, которые традиционно были присущи менеджерам.

Планирование и реализация конкретных проектов; подготовка и проведение презентаций; участие в работе специальных комиссий и комитетов, в том числе создаваемых для решения стратегических проблем корпорации и т. п.

Развитие мировой экономики и бизнеса сопровождается все большим распределением корпоративных предприятий и их филиалов по всему миру. Ответственные руководители корпораций и менеджеры высокого уровня в связи с этим часто находятся в командировках, на международных выставках, конференциях, симпозиумах.

Общее число международных конференций во всех областях экономики ежегодно составляет несколько тысяч Эффективное же управление бизнесом в современном пространстве требует наличия у руководителя “свежей”, грамотно структурированной информации. И подготовка такой информации, а также своевременная доставка ее руководителю (с помощью современных информационных технологий) становится важнейшей задачей секретарей и помощников руководителей. Административные работники фактически становятся виртуальными координаторами. Они – в центре пересечения информационных потоков корпорации. Этот центр обязан оперативно реагировать на требования руководителей и сотрудников, которые нуждаются в незамедлительной информационной поддержке.

Административные работники будущего становятся весьма важными фигурами в точках сбора, подготовки и своевременной доставки информации руководителям Все это уже сейчас привело к существенному переосмыслению роли административных работников, к повышению их ценности и статуса как во внутрикорпоративном пространстве, так и на рынке труда.

Предполагаемый текст объявления о приеме на работу “Администратора 2012 года”, подготовленного главным специалистом по административной поддержке бизнеса всемирно известной корпорации INTEL:“Кандидат в администраторы должен:

  • обладать навыками эксперта по управлению проектами;
  • творчески решать неоднозначные проблемы;
  • привлекать новых перспективных работников и проводить их тренинг;
  • демонстрировать отличные знания и умение работать с различными программами и компъютерными технологиями;
  • быть эталоном профессиональных этических стандартов и проводником моральных принципов и идей компании;
  • демонстрировать безупречное качество обслуживания заказчиков;
  • повышать производительность труда, используя новейшие онлайновые технологии”.

Приведенные выше требования в основном и есть те направления, по которым пойдет развитие профессиональных и общечеловеческих качеств будущих администраторов в ХХI веке.

Создание команды администраторов

В последнее время многие корпорации переходят от традиционной – индивидуализированной – сферы деятельности секретарей и помощников руководителей к решению административных задач командой или группой людей, занятых в одном бизнесе. Благодаря современным средствам информационных технологий руководителям и администраторам уже не требуется постоянно находиться в непосредственном контакте. Изменяется и традиционное расположение рабочего места секретаря, которое раньше, как правило, находилось рядом с кабинетом руководителя.

В компании IBM все больше появляется групп административных работников, чьи рабочие места объединены в отдельных помещениях, подобно размещению других команд менеджеров, выполняющих традиционные функции управления. Такая команда помощников, состоящая из 8 человек, обеспечивает административными услугами команду из 50 ответственных менеджеров.Еще более эффективное использование современных достижений информационных технологий может позволить команде помощников, состоящей всего из 10 человек, обслуживать до 140 управленцев.

Основной положительный момент в такой командной деятельности администраторов (в отличие от индивидуализированной практики прошлых лет) – это отсутствие ожидания инструкций и указаний от руководства. В этом случае деятельность команды администраторов протекает в эффективном взаимодействии, когда каждый хорошо знает свой “маневр” и не нуждается в постоянном руководстве “сверху”. Разумеется, количество и качество “маневров” существенно превышает набор профессиональных навыков административного персонала на предшествующем этапе развития бизнеса.

Стремительное развитие современных ИТ и коммуникаций позволило уже в настоящее время корпорации IBM планировать начало работы опытного административного центра, представляющего собой “виртуальный офис на дому”. Такой виртуальный офис с помощью телекоммуникационной компьютеризованной системы объединяет команду администраторов, работающих у себя дома, с командой ответственных менеджеров, деятельность которых администраторы поддерживают.

Обучение административных работников

В недалеком прошлом администраторы во многом лучше своих боссов владели приемами работы с офисной техникой, особенно с компьютерными программами. В настоящее время ситуация значительно изменилась – ответственные руководители прекрасно ладят с офисной техникой и уже овладели практически всеми наиболее распространенными компьютерными приложениями. Значит, задача администраторов – идти дальше в своем профессиональном развитии и ставить перед собой новые, более сложные задачи.

Актуальной задачей для административных работников становится постоянное повышение своих навыков и профессиональной квалификации, чтобы обеспечить себе в будущем достойное место в корпорации Серьезным движущим стимулом на этом пути послужит система сертификации административных работников. Сертификация не ограничится конкретной профессиональной областью, будет охватывать и важнейшие смежные навыки – соответствующие квалификации в области новейших компьютерных приложений, телекоммуникационных и информационных технологий и т. п. Чрезвычайно важным для администратора становится также участие в так называемых программах “пожизненного обучения”.

Все это означает, что наиболее ценным практическим навыком администратора ХХI века будет постоянное совершенствование своей квалификации с тем, чтобы всегда уверенно отвечать на растущие требования динамично изменяющегося бизнес-пространства.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль