Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании

86
Ваш начальник собрался в командировку или очередной отпуск - как организовать для него поездку? Как забронировать гостиницу: разбираем варианты. Бронирование номера напрямую, через Интернет или через турагентство - что предпочтительней? Как оформить визу? Помните, что срок действия загранпаспорта для получения визы в каждой стране разный.

Итак, ваш начальник собрался в командировку или очередной отпуск и перед вами поставлены нелегкие задачи – выбор гостиницы, бронирование авиабилетов, оформление визы и многое другое. Что делать в такой ситуации? Связываться напрямую с гостиницами, тратить свое время на поиски в Интернете, искать подходящую турфирму?

Бронирование номера напрямую через гостиницу

Бронирование гостиницы напрямую удобно, если ваши коллеги часто летают в одно и то же место либо предпочитают останавливаться в определенной гостинице. Целесообразней всего в этом случае заключить договор с сетью гостиниц, в которых для ваших сотрудников будет предоставлен специальный тариф с условием неоднократного размещения. Для бронирования вам необходимо отправить факс с указанием даты, Ф.И.О. сотрудников, категории и количества номеров, дополнительных услуг и пожеланий. После подтверждения бронирования от гостиницы следует оплатить проживание. Однако покупку авиабилетов и оформление виз придется производить через других посредников. Что делать, если один из сегментов тура не подтвердится? Самостоятельное бронирование гостиницы за рубежом требует знания порядка въезда в РФ и выезда из нее, так как при пересечении границы потребуется загранпаспорт. Здесь чаще всего и возникают проблемы, ведь срок действия загранпаспорта для получения визы в каждой стране разный (см. Приложения).

Для оформления визы необходимо предоставить:

  • заграничный паспорт;
  • 2 фотографии 3 х 4;
  • справку с места работы на бланке с печатью, с указанием годового дохода или гарантийное письмо от лица или организации, оплачивающих тур;
  • заполненную анкету;
  • справку из института (для студентов);
  • при наличии недвижимости, оформленной на ваше имя, желательно предоставить ксерокопии свидетельств о собственности или техпаспорт автомобиля.

В каждой стране свои порядки и правила по приему туристов. Оформление визы производится в соответствии с правилами посольства при бронировании и оплате отеля на весь срок поездки. Стоимость визового обслуживания складывается из стоимости оформления приглашения и оформления визы. Консульский сбор посольства оплачивается дополнительно. Также надо знать правила авиаперевозчиков, учитывать возможное повышение стоимости и проблемы с наличием мест в пиковые даты. Это большой объем информации, который не так легко запомнить.

Самостоятельное бронирование гостиницы через Интернет

Существует множество сайтов, предлагающих свои услуги по бронированию гостиницы. В настоящий момент в результате бурного развития интернет-технологий в туризме появились так называемые “виртуальные турагентства”, специализирующиеся на электронной продаже туристических услуг. В крупных агентствах широко представлена информация по отелям всего мира. Правда, некоторые из них предоставляют информацию только по конкретным странам. С виду схема бронирования on-line проста – выбрал, забронировал, получил счет, оплатил. Однако еще не все виртуальные системы бронирования профессионально налажены.Один из наиболее популярных вариантов бронирования гостиницы через Интернет предложит вам произвести следующие действия.

  1. Заполнение и отправление заявки.
  2. Оплату проживания переводом денег на счет туристического агентства.
  3. Подтверждение бронирования платежной карточкой или гарантийным письмом об оплате услуг по бронированию.

В редких вариантах для бронирования гостиницы через Интернет не потребуют кредитной карты, а резервирование номера будет абсолютно бесплатным. В этом случае оплату за проживание вам предложат произвести непосредственно по факту прибытия. Если вы знаете название гостиницы, в которой хотите забронировать номер, выберите ее из списка гостиниц. Далее выбирайте нужную категорию номера. Ознакомившись с правилами бронирования, заполните форму заказа.Если вы не знаете названия гостиницы, то по названию города, категории номера и стоимости выбирайте гостиницу из предложенного списка. Так же, как и в предыдущем варианте, вам нужно ознакомиться с правилами бронирования и заполнить форму заказа.Заполненный бланк отправляется автоматически, и далее вы получаете запрос на подтверждение заявки по электронной почте. Это делается во избежание ошибочного бронирования. При успешном бронировании вам присылают ответ с подтверждением наличия мест в гостинице и счет на оплату. При получении оплаты вам обязаны прислать ваучер, который является легальным документом, подтверждающим ваше бронирование и оплату предоставляемых услуг. В ваучере указывается, в какие дни и в какой гостинице вы будете проживать.

В некоторых случаях забронированный номер в гостинице на сайте означает, что предоставленная вами информация передается менеджеру турагентства. Менеджер турагентства в ближайшее время свяжется с вами.Бывают и расхождения в стоимости запрашиваемой гостиницы с подтвержденной стоимостью, причиной этому – устаревшая информация на сайте. В большинстве случаев на сайте указываются контрактные цены, которые действительны только в указанный период.Аннуляция заказа без штрафа чаще всего проводится не позднее чем за 3 дня до даты заезда.Возможность бронирования дешевых гостиниц в большинстве интернет-систем отсутствует. На некоторых сайтах представлены дополнительные услуги: экскурсии, страхование, аренда автомобиля, бронирование авиа- и железнодорожных билетов. Но такую важную информацию, как погода в стране, разница во времени, государственный язык, местная валюта, культура страны, ее религия и традиции, к сожалению, на сайтах размещают редко.

Самые популярные онлайновые службы бронирования: All-hotells – бронирование гостиниц в любой стране мира со скидками. Accor – сеть бронирования гостиниц группы Аккор. Гостиницы сочетают среднюю стоимость, неплохой комфорт и хорошее расположение. Hotel Guide – сеть бронирования гостиниц. BSR Hotels – сеть в 20 500 гостиницах во Франции. Expedia – крупнейшее электронное турагентство, содержащее предложения по десяткам тысяч отелей во всех странах мира. “100 дорог” – универсальный портал с данными по крупнейшим гостиничным базам мира, в котором представлено 150 стран, более 100 тыс. отелей. Ukraine-Hotel – портал “Все гостиницы Украины” содержит полную информацию по более чем 500 отелям, гостиницам и санаториям страны.

Бронирование гостиницы через туристическую фирму

Это самый распространенный, наиболее простой и удобный метод. При правильном подборе туристического агентства вам будет предоставлена не только полная информация о всех стадиях вашего путешествия, будь то командировка или просто очередной отдых, но и достоверные данные о качестве обслуживания в выбранном отеле и всевозможных скидках.Получить данную информацию можно двумя способами. Напрямую связавшись с менеджером запрашиваемого направления или подобрав нужный тур на сайте турфирмы и оформив заявку на бронирование в режиме реального времени.

Но при использовании данного метода требуется максимальное знание туроператора. Секретарь или офис-менеджер должен собрать необходимые сведения об интересующей организации. Наиболее активной формой сбора сведений об интересующих услугах является непосредственное обращение в туристическую фирму. В целом для получения информации можно обратиться к следующим источникам:

  • коммерческие – реклама, Интернет, сотрудники туристической фирмы и т. д.;
  • персональные – родственники, друзья, знакомые и т. д.;
  • публичные – средства массовой информации (телевидение, радио, газеты, журналы и т. д.).

Собрав необходимые данные о туроператоре, необходимо правильно оценить полученные сведения. На этом этапе выбора происходит сравнительная оценка и ранжирование разновидностей услуг, о которых удалось получить информацию. Конечно, предпочтение отдается тому туроператору, который наиболее полно отвечает вашим запросам и потребностям.Для правильного выбора туроператора необходимо учитывать следующие критерии, влияющие на качественную организацию туристического продукта, в том числе и бронирование отеля.

  1. Надежность компании – большой опыт работы, положительные отзывы постоянных клиентов, отсутствие жалоб и недовольства со стороны клиентов, наличие рекомендаций от различных ассоциаций – МАТА (Московская Ассоциация Туристических Агентств), РАТА (Российская Ассоциация Туристических Агентств), ASTA (American Society Tour Agency) и др.
  2. Репутация – это один из важных критериев при выборе туристической фирмы и оценке целесообразности приобретения тех или иных услуг у конкретной компании. Чтобы узнать, заслуживает ли эта компания доверия клиентов, достаточно запросить информацию у партнеров компании – представителей гостиниц, авиаперевозчиков и т. д.
  3. Компетентность – компания обладает требуемыми навыками и знаниями для оказания услуг, имеет высококвалифицированных сотрудников.
  4. Доверие – определяется репутацией фирмы, ее честностью, гарантиями серьезного отношения к клиенту, отзывами клиентов, размещенными на туристических серверах.
  5. Безопасность – компания должна обеспечить безопасность туристов и их защищенность от финансового, морального и физического риска.
  6. Рейтинг компании на туристическом рынке – демонстрируется в специализированных туристических печатных изданиях, в независимых исследованиях туристических представителей. Возможно сделать запрос об этом в авиакомпаниях или самостоятельно ознакомиться на их сайтах, если данная информация представлена.
  7. Отзывчивость компании – выражается в стремлении оперативно, всегда и везде отвечать на запросы клиента, даже при непривычно высоких запросах.
  8. Доступность – контакт с сотрудниками компании должен быть легким и приятным.
  9. Понимание – стремление компании как можно лучше понять специфические потребности клиента и реализовывать их.
  10. Коммуникация – фирма информирует клиентов о предлагаемых услугах на доступном языке, адаптированном к особенностям целевой группы.
  11. Обходительность – это вежливость, уважительное отношение, внимательность и дружелюбие персонала по отношению к своим клиентам.

Крупные компании в поиске туроператора или при смене настоящего устраивают тендер. При таком методе выбора туроператоры предоставляют полную информацию о своей фирме в печатном и электронном виде или в форме устной презентации. От правильно выбранного варианта бронирования, учитывающего особенности вашей компании, зависит хорошая организация отдыха сотрудников и возможность реализовать самые непредсказуемые желания – выбрать страну для традиционного, романтического или экзотического отдыха.

Приложение 1

Сроки действия загранпаспорта для получения визы Страна Срок действия Австралия 6 месяцев на момент подачи заявки Австрия 3 месяца на момент выезда из страны Бенилюкс (Бельгия, Нидерланды, Люксембург) 3,5 месяца на момент выезда из страны Великобритания ограничений нет Венгрия 6 месяцев на момент подачи заявки Германия 6 месяцев на момент выезда из страны Греция 6 месяцев на момент подачи заявки Израиль 6 месяцев на момент подачи заявки Индия 6 месяцев на момент подачи заявки Индонезия 6 месяцев на момент подачи заявки Иордания 6 месяцев на момент подачи заявки Испания 3 месяца и 1 день на момент выезда из страны Италия 3 месяца на момент выезда из страны Канада ограничений нет Кения 6 месяцев на момент подачи заявки Кипр 3 месяца на момент выезда из страны Малайзия 6 месяцев на момент подачи заявки Мальта 3 месяца на момент выезда из страны ОАЭ 2 месяца на момент выезда из страны Польша ограничений нет Саудовская Аравия 6 месяцев на момент подачи заявки Скандинавия (Дания, Норвегия, Финляндия, Швеция) 3 месяца на момент выезда из страны Сингапур 3 месяца на момент выезда из страны Словакия ограничений нет США 6 месяцев на момент получения заявки Таиланд 6 месяцев на момент подачи заявки Тунис паспорт должен быть действителен на момент выезда из Туниса Турция 1,5 месяца на момент выезда из страны Филиппины 6 месяцев на момент подачи заявки Франция 3 месяца на момент окончания визы Чехия 3 месяца на момент окончания действия визы Швейцария 3 месяца на момент выезда из страны

Приложение 2

Страны, въезд в которые осуществляется без виз Страна Сроки и условия безвизового пребывания Антигуа и Барбуда При наличии обратного билета и брони на гостиницу О. Аруба до 14 дней Барбадос до 28 дней Багамы при наличии обратного билета и паспорта со сроком действия свыше 6 месяцев Кипр, Коста-Рика, Куба, Мальдивы, Шри-Ланка, Ямайка до 30 дней Колумбия, Эквадор до 90 дней Малайзия до 7 дней Азербайджан Армения Белоруссия Казахстан Киргизия Молдавия Таджикистан Туркмения Узбекистан Украина Без ограничений

Приложение 3

Страны, въезд в которые осуществляется без виз, но при наличии ваучера Страны Босния и Герцеговина, Македония, Польша, Хорватия, Югославия

Приложение 4

Страны, визы для въезда в которые выдаются в пункте прибытия Страны Бахрейн, Гренада, Доминиканская Республика, Египет, Катар, Сирия, Ливан, Маврикий, ОАЭ, Турция, Ботсвана, Джибути, Каморские острова, Сейшельские острова, Сенегал, Таиланд, Мальта
Отдых должен доставлять удовольствие, но и организация самого отдыха не должна утомлять
Современному путешественнику недостаточно крыши над головой, ему необходимо высокое качество обслуживания, подразумевающее не только наличие необходимых для туриста удобств, но и мелочей, положительно влияющих на настроение
Обычно в стоимость номера включены сервисные услуги и госпошлины. Если в стоимость включен завтрак, это оговаривается в описании гостиницы
При бронировании групповых заказов вступают в силу особые условия и тарифы
Даже начинающий легко может разобраться в системе онлайн-бронирования. Все большее количество туристических фирм создают сейчас такие системы, в том числе и мелкие фирмы


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль