Секретарь и документооборот

1032
Что является первой "делопроизводственной" обязанностью секретаря руководителя и как быть, если в учреждении отсутствует служба дело-производства? Секретарь и документооборот организации. Работа с поступающими документами - предложения по рациональному распределению.

Что является первой "делопроизводственной" обязанностью секретаря руководителя и как быть, если в учреждении отсутствует служба дело-производства? Секретарь и документооборот организации. Работа с поступающими документами - предложения по рациональному распределению.
 

Спектр должностных обязанностей секретаря руководителя зависит, прежде всего, от наличия (или отсутствия) службы делопроизводства в организации. При отсутствии этой службы комплекс должностных обязанностей секретаря существенно расширяется. Основная делопроизводственная обязанность секретаря руководителя - это прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организациях, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Документооборот организации включает движение поступающих, отправляемых и внутренних документопотоков организации. При применении в организациях электронного документооборота секретарем совместно со службой автоматизации или службой ДОУ разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или еще при поступлении документа в организацию. Наиболее сложным видом работы секретаря руководителя по сравнению с обработкой отправляемых и внутренних потоков документов является организация работы с поступающими документами.

Документооборот поступающих документов. Доставка документов в организации осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят:

  • первичную обработку;
  • предварительное рассмотрение;
  • регистрацию;
  • рассмотрение руководством.

После этого они доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем руководителя. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов. Если по конвертам можно определить адрес, время отправки и получения документов, то они не уничтожаются. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Одним из основных принципов организации работы с поступающими документами является их предварительное рассмотрение с целью рационального распределения по группам. Этот принцип нормативно закреплен в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, п. 6.3.2.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

  • требующие обязательного рассмотрения руководством;
  • направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Какова в настоящее время методика распределения поступающих потоков документов? Рассмотрим имеющуюся практику распределения поступающих потоков документов в организациях.

Секретарь и документооборот

За основу положено 100% документов. Условно группа документов с пометкой "лично" составляет порядка 5% от всего массива поступающих документов. Первая группа документов, которую выделяет секретарь руководителя, еще не вскрывая конвертов, - конверты с пометкой "лично". В инструкции по делопроизводству организации, как правило, закреплено положение о том, что личная корреспонденция не вскрывается. Если же конвертов с пометкой "лично" много, то секретарь может устно договориться с руководителем о вскрытии этих конвертов. От всего массива поступающих документов группа нерегистрируемых и отправляемых непосредственно в структурные подразделения документов составляет 20%. Вторая группа - это документы, секретарем не регистрируемые и отправляемые непосредственно в структурные подразделения. Секретарь составляет и подписывает перечень групп документов, которые регистрируются по месту их исполнения.

Примерный перечень этих групп документов:

  • письма, присланные в копии для сведения;
  • телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
  • сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
  • графики, наряды, заявки, разнарядки;
  • сводки и информации, присланные, для сведения;
  • учебные планы, программы, копии;
  • рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.;
  • прейскуранты, копии;
  • нормы расхода материалов;
  • поздравительные письма и пригласительные билеты;
  • бухгалтерские документы;
  • печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
  • научные отчеты по темам;
  • месячные, квартальные, полугодовые отчеты;
  • формы статистической отчетности;

Перечень утверждается руководителем. Периодически в него могут вноситься изменения. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, составляют порядка 15% от всего массива поступающих документов.

Третья группа - это документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Четвертая группа документов составляет порядка 60% (100 - 5 - 20 - 15 = 60), которые и направляются секретарем на рассмотрение руководства организации. Однако наиболее рациональна система распределения поступающих потоков документации, когда руководству организации на рассмотрение поступает не 60-65% документов, а 10-15%.

Каким же образом достичь такого результата, и каковы здесь задачи секретаря?

Чтобы это осуществить, в организации необходимо применить метод делегирования полномочий. Это означает, что руководитель организации поручает (делегирует свои полномочия) одному из опытных работников регистрировать оставшиеся 60-65% поступающих документов и распределять их следующим образом: 10-15% - руководству организации, 45-50% - в структурные подразделения.

С этой целью руководитель организации издает приказ (распоряжение), где назначает должностное лицо, ответственное за подобное распределение документации, перечисляет группы документов, подлежащие распределению этим должностным лицом, доводит до сведения руководителей структурных подразделений, что эти документы должны исполняться без резолюции руководителя на основании отметки назначенного им должностного лица. Такая рациональная система распределения поступающих документопотоков способствует более оперативному исполнению документов и, что самое главное, освобождает руководство организации от рассмотрения ненужной для него документации.

Секретарь руководителя должен способствовать применению такой системы распределения поступающих потоков документов.

После предварительного распределения поступающих потоков документов секретарь регистрирует необходимые группы документов и отправляет их на рассмотрение руководству и исполнение в структурные подразделения или конкретным должностным лицам.

Документы регистрируются в день их поступления. Как правило, это требование инструкции по делопроизводству секретарями выполняется. Но вот второе требование инструкции - документы рассматриваются руководителем организации в день поступления - зачастую не соблюдается по различным причинам. Секретарь должен убеждать руководителя в том, чтобы он рассмотрел входящую почту в день поступления, так как, во-первых, на следующий день будет такая же "кипа" документов, а во-вторых, среди них есть контрольные документы, срок контроля которых начинается с момента поступления документа в организацию. В процессе рассмотрения документа руководитель накладывает свою резолюцию.

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

В резолюции в качестве исполнителей может быть указано несколько должностных лиц или структурных подразделений. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, однако все исполнители отвечают за качество результата. Это правило должно быть зафиксировано в инструкции по делопроизводству.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, и он вносит содержание резолюции в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ), а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии, размноженные секретарем.

При наличии сегодня у секретаря копировальной техники практика "поочередной" передачи подлинника документа исполнителям уходит в прошлое. Если к документу имеется многостраничное приложение, оно передается поочередно между исполнителями. При рассмотрении руководитель ставит некоторые группы документов на контроль, о чем секретарем делается отметка на документе и в РКФ.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается должностному лицу, которому она адресована. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

Документооборот отправляемых документов.

Основная работа секретаря с отправляемыми документами заключается в их регистрации, обработке и отправке. Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Досылка или замена уже отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28.08.97 № 1108. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Документооборот внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - прохождению поступающих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем секретарю, который контролирует правильность их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.

Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Красавин А.С.

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.16%
  • Делопроизводство 15.45%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.57%
  • Имидж секретаря 10.57%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.72%
  • Документооборот 17.07%
  • Электронный документооборот 15.45%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль