Организационные и практические вопросы деятельности архива юридического лица

280
Положение об архиве - это основной правовой документ, который раскрывает все стороны его деятельности. Содержание основных разделов. Что может и должен хранить архив? Как обеспечить сохранность и режим хранения документов? Рассматриваем вопросы комплектования архива документами. Знаете ли вы, с какого срока временного хранения документы должны передаваться в архив?

Положение об архиве - основной правовой документ, раскрывающий все стороны деятельности архива. В нем должны найти отражение функции архива, которые составляют основные задачи деятельности данного подразделения. Как всякий правовой документ такого характера, Положение об архиве состоит из отдельных разделов.

Раздел "Общие положения"

В этом разделе должны быть четко зафиксированы правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, полное наименование должности работника, ведущего архив.

В конкретном положении об архиве в зависимости от масштаба и специфики деятельности организации, а также от ее правовых взаимоотношений с филиалами и отделениями определены мера прав и ответственности архива и его обязанности по отношению как к структурным подразделениям центрального офиса, так и филиалам (отделениям).

Каково наименование должности работника, ведущего архив?

К сожалению, в справочнике Минтруда России 2000 г. эта должность по Единой тарифной сетке (ETC) отнесена к 5-му разряду, т. е. ниже заведующего складом. А это означает, что заведующий архивом даже самой крупной организации, даже со специальным высшим образованием может быть формально отнесен к разряду обслуживающего персонала. Безусловно это нонсенс.

К счастью, большинство руководителей юридических лиц это прекрасно понимают и стараются избежать наименования должности "заведующий архивом". Поэтому, если вы хотите иметь в качестве работника, ведущего архив, грамотного и опытного специалиста, необходимо уйти от формального наименования и дать ему должность по штатному расписанию данного юридического лица (начальник отдела хранения, главный специалист административного департамента и т. д.) и в трудовом договоре и других документах по личному составу записывать именно эту должность, а в приказе о приеме на работу сотрудника конкретно указывать название должности с исполнением обязанности заведующего (ведущего архив юридического лица). Это позволит принимать на работу сотрудников, обладающих достаточной квалификацией и опытом работы.

В организациях с малым документооборотом и небольшим объемом документов, передаваемых на хранение в архив, возможно совмещение функций работника, ведущего другой участок работы, с исполнением обязанностей лица, ответственного за архив.

От чего может зависеть численность работников архива?

Расчеты, сделанные на основе анализа затрат времени на все виды архивных работ и существующих норм, показывают, что имеется "критическая масса документов", по достижении которой необходимо введение штатной должности архивиста. Она составляет 5,0 тыс. дел. Это тот самый объем документов, обслуживание которого по всем параметрам может обеспечить опытный, знающий работник. Нет нужды говорить о том, что назначение лица на должность заведующего архивом должно проходить в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации.

Раздел "Состав документов архива"

Что должен и может хранить архив?

Архив любого юридического лица обязан хранить только делопроизводственные документы.

Зачастую идет смешение функций архива библиотеки справочных пособий, периодических изданий, кодификационного материала юристов. В ряде случаев помещение архива используется для хранения бланков, бумаги и иного канцелярского материала, а это совершенно недопустимо. Архив содержит документы постоянного хранения, документы по личному составу, документы временного срока хранения, образовавшиеся в деятельности юридического лица. В архив должны передаваться документы по личному составу (личные дела, карточки по форме Т-2, невостребованные трудовые книжки) только уволенных сотрудников.

К сожалению, распространенной ошибкой являются два случая. Первый - когда кадровая служба хранит у себя всю кадровую документацию, в т. ч. и на уволенных работников, и не передает ее в архив в установленном порядке. Второй - когда кадровая служба, ссылаясь на отсутствие площадей, пытается передать на хранение в архив всю кадровую документацию. Оба эти варианта являются ошибочными.

Определенные проблемы вызывает хранение в архиве документов временного срока хранения.

С какого уровня срока временного хранения документы должны передаваться на хранение в архив?

В Основных правилах работы ведомственных архивов указывается, что документы временного срока хранения передаются в архив с установленным сроком хранения 10 лет и выше.

Представляется, что это положение Правил на данный момент явно устарело. Стоит напомнить, что ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" для всех видов первичной бухгалтерской и банковской документации установлен 5-летний срок хранения. Эта документация, как известно, составляет в большом количестве организаций основные объемы документов, в них образующихся. Естественно, их сохранность должна быть обеспечена путем организации хранения этой документации в архиве юридического лица, т. к. структурное подразделение (бухгалтерия, операционные отделы банков и другие соответствующие структуры) не может и не должно обеспечивать надлежащие условия хранения, учет и оперативную выдачу этой документации. Эта задача целиком ложится на работу архива юридического лица.

Необходимо иметь в виду, что очень многие юридические лица стали преемниками бывших государственных структур разного профиля. В силу этих обстоятельств в их архивах могут храниться документы, созданные в период деятельности юридического лица как государственной организации. Это относится прежде всего к юридическим лицам, хранящим научно-техническую и иную специальную документацию. Если документы хранились в архиве организации до ее приватизации, они должны быть указаны в разделе положения "Состав документов архива" отдельным пунктом с указанием объемов и хронологических рамок.

Раздел "Задачи и функции архива"

За документы, утрата которых произошла в структурных подразделениях юридического лица, архив ответственности не несет

Первостепенной целью любого архива является обеспечение сохранности и режима хранения документов, находящихся в архиве. Анализ контрактов и договоров работников архивов коммерческих организаций показал, что в них присутствует нечеткая формулировка - "обеспечение сохранности документов в офисе", а это означает, что в соответствии с данной формулировкой лицо, ответственное за архив, несет ответственность за все утраты документов, случившиеся в учреждении. Это неверно. С точки зрения правовой архив и его работники несут ответственность за документы, принятые в архив в установленном порядке, т. е. только после их приема по акту или по сдаточным описям.

Технические условия хранения документов достаточно четко прописаны в соответствующих нормативах. Они касаются требований к помещению архива, температурно-влажностному режиму, оборудованию и т. д. Актуальным вопросом является обеспечение режима хранения документов.

РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ - порядок организации доступа к ним физических и юридических лиц

При определении права доступа указываются не персоналии, а наименования должностей

Одним из основных моментов, требующих разрешения, является определение права доступа в архивохранилище. Совершенно очевидно, что кроме лица, ведущего работу архива, право доступа в архивохранилище должен иметь определенный круг должностных лиц. Для негосударственной организации он определяется руководителями или, если это компания холдинговая, советом директоров. В этот круг должны входить руководящие работники юридического лица с правом решающего голоса; по решению руководителя юридического лица - начальники структурных подразделений, например, руководитель службы документального обеспечения управления (ДОУ), главный бухгалтер, начальник режима, руководитель кадровой службы и т. д.

Право несанкционированного вскрытия архива имеет комиссия, назначаемая руководством юридического лица Должен быть совершенно четко отражен в соответствующем нормативном документе порядок несанкционированного вскрытия архива в случае чрезвычайных обстоятельств. Учитывая, что многие организации, особенно негосударственные, имеют право введения грифа "Коммерческая или банковская тайна", а также грифа "Конфиденциально", специальным распорядительным документом юридического лица следует предусмотреть, какие категории сотрудников имеют право на получение из архива тех или иных видов информации.

Решение этих вопросов должно найти отражение в соответствующем распорядительном документе юридического лица, где с учетом конкретной ситуации четко обозначались бы указанные вопросы.

Существует ряд нормативно-методических основ комплектования.

Учетной единицей, как правило, является дело, состоящее из первичных документальных комплексов, образуемых делопроизводством

Каждая учетная единица (дело, документ) должна поступать в архив только в соответствии с описью или другим учетным документом, фиксирующим поступление данной единицы на хранение в архив.

Каждая учетная единица должна соответствовать по своему составу документов, включенных в нее, и оформлению требованиям основных нормативно-методических документов, утвержденных руководством данного юридического лица, инструкции по делопроизводству и номенклатуре дел.

Каждым структурным подразделением юридического лица должен быть передан на хранение в архив в установленном порядке комплекс документов, соответствующий номенклатуре дел данного подразделения на делопроизводственный год. В случае отсутствия тех или иных видов документов или дел структурное подразделение обязано представить исчерпывающие объяснения об отсутствии или незаведении дел, предусмотренных номенклатурой данного подразделения на соответствующий календарный год.

Архив юридического лица в случае непередачи любым структурным подразделением документальных комплексов (дел), обозначенных в номенклатуре, обязан подать необходимые сведения руководству организации юридического лица с просьбой о принятии соответствующих решений.

Необходимо издание по представлению архива распорядительного документа (приказа, распоряжения), который обязывал бы руководителей структурных подразделений юридического лица по окончании делопроизводственного года организовывать работу по подготовке к передаче и передачу дел в архив в соответствии с предложенным графиком.

Очень важно, чтобы в этом распорядительном документе обязательно указывалась необходимость выполнения требований инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел данного юридического лица. Также было бы целесообразным установить конкретные даты окончания данной работы и в одном из пунктов поручить службе ДОУ и архиву отчитаться об ее итогах.

После издания этого документа служба ДОУ и архив обязаны провести предварительный контроль за состоянием документов, находящихся на хранении в структурных подразделениях и предназначенных для передачи на архивное хранение.

При организации этой работы нужно исходить из нескольких основных принципов:

  1. Целью и задачей архива является получение наиболее полных комплексов документов от каждого структурного подразделения.
  2. Исполняя эту задачу, работник архива должен действовать в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел организации, в частности, каждого структурного подразделения.
  3. Работники службы ДОУ и архива, проводя контроль за организацией документов в делопроизводстве, которые должны быть переданы в apxив, обязаны следовать основным принципам формирования первичных документальных комплексов и, понимая все сложности работы со структурными подразделениями, предъявлять им минимум необходимых требований, которые можно свести к следующему:

Черновики, незаверенные копии, варианты документов в дело не формируются

  • в деле должны формироваться только подлинники или заверенные копии делопроизводственных документов;
  • документы формируются в деле в соответствии с требованиями заголовка номенклатуры дел данного структурного подразделения;
  • в одно дело не должны включаться документы постоянного и временного сроков хранения и по личному составу;
  • каждое дело должно иметь заголовок, соответствующий его заголовку в номенклатуре дел структурного подразделения.

Запрещается ставить заголовки типа: "Бумаги по объекту "К"", "Документы о строительстве" и т. д. Каждый заголовок должен прежде всего фиксировать название видов документов в данном деле и его направленность

Требования к передаче документов в архив юридического лица должны быть четко обозначены в соответствующих документах (инструкции по делопроизводству и номенклатуре дел юридического лица). Эти документы являются обязательными для исполнения любым работником независимо от ранга. Поэтому здесь не может быть деления, как это зачастую случается, особенно в финансовых организациях, на документы обязательного исполнения и иные.

Задача службы ДОУ архива, прямая обязанность ее работников - контролировать исполнение всеми структурными подразделениями юридического лица требований по передаче дел в архив в соответствии с графиком и информировать руководство об имеющихся нарушениях.

Работу по формированию и ведению архива необходимо строить на основе разумного компромисса, который удовлетворил бы обе стороны, т. е. службу ДОУ и архив, с одной стороны, и структурные подразделения юридического лица - с другой

В большинстве организаций на сегодняшний момент главнейшей задачей является получение от структурных подразделений или филиалов юридического лица полных комплексов документов, сформированных в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел, которые отражали бы деятельность данного юридического лица. Технические моменты, т. е. подшивка, нумерация, переплет, оформление обложки дела, составление описи и др., целесообразнее проводить или силами работников архива, или с привлечением работников государственного архива, если организация состоит на учете государственного архивного учреждения, или привлекая к этой работе сотрудников специализированных архивных фирм.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль