Создание и деятельность архива юридического лица. правовые и организационные аспекты

666
Создание и деятельность архива юридического лица регламентируется законодательством РФ. Все юридические лица, вне зависимости от формы собственности, обязаны хранить всю документацию, касающуюся труда и заработной платы наемных сотрудников, а также ряд других документов, касающихся их деятельности, и при ликвидации передавать ее в государственный или местный архив.

Действующим законодательством нашей страны регламентируется обязательное хранение определенных документов юридических лиц вне зависимости от их формы собственности. Но большинство компаний принимает решение о хранении гораздо большего спектра связанной со своей работой информации так, чтобы в любой момент иметь доступ к ней. Создание и деятельность архива юридического лица прописаны в ФЗ № 24 от 20.02.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации». В этом законодательном акте можно найти ответы на все вопросы, связанные с особенностью архивирования документации. Кроме того, содержащаяся в подобной документации информация подлежит включению в государственные информационные ресурсы. Контроль за этим возложен на местные органы власти, которым предприятия и организации всех форм собственности подают документальную информацию, которая будет включена в состав информационных ресурсов нашей страны.

Основные правовые аспекты ст.8 ФЗ №24 от 20.02.1995г в вопросе создания и деятельности архива юридического лица

Создание и деятельность архива юридического лица. правовые и организационные аспектыСт. 8 вышеупомянутого ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» содержит основные нормы и правила создания и деятельности архива юридического лица. Ее появление обусловлено стремительным развитием предпринимательской деятельности и  появлением большого количества частных предприятий. В них на протяжении даже короткого срока действия образуется огромное количество документации. Ее правовая ценность огромна. Именно поэтому многие акты, связанные с их работой, подлежат передаче на архивное хранение. Как это происходит и описано в этой статье главного ФЗ, регламентирующего работу документальных хранилищ.

Создание и деятельность архива юридического лица, согласно ФЗ №5341-1 от 07.07.1993г. «Об архивном фонде РФ и архивах»

Этот законодательный акт регламентирует работу государственных и местных архивных организаций, на которых возлагается обязанность приема и хранения документации в интересах их собственников, которыми являются предприятия, в том числе и с частной формой собственности. Эти организации финансируются за счет бюджетных средств, что принципиально отличает их от частных, которые являются отделами крупных предприятий. Классическое определение этих учреждений дано в ГОСТе 51141-98. Этот утвержденный постановлением Госстандарта РФ законодательный акт архивом называет специальную организацию или ее структурное подразделение, основным видом деятельности которой является прием подлежащей архивированию информации на хранение с возможностью их использования.

Рекомендуем материалы по теме:

Создание и деятельность архива юридического лица согласно ГОСТ 51141-98

Согласно данному ГОСТу в нашей стране функционируют следующие типы документальных хранилищ:

  • Юридического лица – в нем хранятся только те документы, которые связаны с его работой;
  • Объединенный – он предназначен для архивирования документации юридических лиц одного вида деятельности;
  • Объединенный, отраслевой – в нем хранится документация всех или наиболее важных для государственных информационных ресурсов компаний, которые относятся к одной отрасли народного хозяйства нашей страны.

Данная типология утверждена Основными правилами работы ведомственных архивных организаций. В них также содержится информация, касающаяся разработки положений о деятельности частных структур, которая предшествует их созданию.

На этом этапе следует, в первую очередь, определиться, какой тип хранилища документации вам нужен. Это будет зависеть от его функционального назначения. Чаще всего создают архивы офисов, которые будут заниматься приемом и архивированием всех актов, приказов, положений и т.д., связанных с работой компании, при условии отсутствия у нее филиалов. Положение о его деятельности можно разработать на основании Примерного положения, утвержденного приказом Госархива №176 от 18.02.1992г. Нужно лишь изменить первый раздел, касающийся общих положений архивирования, не забыв в нем упомянуть о следующем:

  • Будут ли входить подлежащие архивированию документы в состав государственного архивного фонда нашей страны;
  • Является ли переданная на хранение документация собственностью сдавшего ее юридического лица, согласно его Устава;
  • Подлежат ли заархивированные документы последующей их передаче в государственный или местный архив и заключены ли с ними соответствующие договоры.

Разработкой положений о создании собственных мест хранения документов занимаются и частные предприятия, и коммерческие банки, и акционерные общества. В том числе и те, которые имеют региональную сеть отделений и филиалов. В положениях должна в обязательном порядке содержаться информация о функциях вновь созданного подразделения головного офиса и о его взаимоотношениях с архивными подразделениями филиалов.

Функции головного архива Функции архивов филиалов
Он предназначен для приема и архивирования исключительно информации головного офиса корпорации и ее структурных подразделений. На работу отделов филиалов он не влияет. Осуществляют оперативный прием и хранение информации, поступающей со всех отделов, и самостоятельно управляют этим процессом.
На него возлагаются функции координирования состояния хранения документации в филиалах и прочих структурных подразделениях одного юридического лица. Он контролирует работу прочих хранилищ, входящих в состав данной компании и подчиняется распоряжениям руководства головного офиса. Самостоятельно организуют архивную работу, разрабатывают Положение о своей работе, а также принимают решение об уничтожении документов, сроки хранения которых уже вышли.
Осуществляет оперативное организационное руководство всей сети архивных подразделений предприятия и его филиалов. Принимает на хранение документацию, которая ранее содержалась в других местах хранения. Длительному хранению в этих хранилищах подлежат только те акты, которые могут понадобиться для оперативной деятельности филиалов.

В государственные или местные архивы из частных архивных организаций документация может быть передана только в двух случаях:

  • При ликвидации частного хранилища;
  • При заключении договора о регулярной передаче документов, хранение которых регламентируется ФЗ.

При ликвидации хранилищ филиалов документация передается в Головной архив компании. По инициативе руководства ему может быть присвоен статус Центрального документального хранилища с соответствующими этому наименованию правами и полномочиями, но все это нужно будет учесть при разработке положения о его работе.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что при выборе типа создаваемого отдела нужно обращать внимание на все факторы, которые могут повлиять на его деятельность с учетом специфики основной деятельности компании и принятого в ней документооборота. Не менее важным вопросом будет разработка правовых положений документальных хранилищ филиалов и при необходимости внесение дополнений об архивировании документов в Устав предприятия.

Поскольку положение о деятельности архивного подразделения частной компании утверждает ее первый руководитель, то на рассмотрение ему должна быть передана докладная записка, в которой представлены все возможные варианты создания собственного хранилища документов, а их достоинства и недостатки, «подводные камни», которые могут всплыть после начала деятельности.

Вебинар 19 апреля: "Оформляем организационно-распорядительные документы: сложности и нюансы"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Создание организационно-распорядительных документов в организации
  2. Подготовка, утверждение (подписание) и доведения организационно-распорядительных документов до исполнителей
  3. Разработка, утверждение и применение Альбома образцов организационно-распорядительных документов в организации
  4. Создание документов в условиях электронного документооборота

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Утверждение правового статуса вновь созданного архива юридического лица

Утвердить правовой статус собственного архива необходимо всем юридическим лицам негосударственной формы собственности. Это касается и частных предприятий, и коммерческих банков с сетью филиалов, и крупных холдингов, объединений, корпораций и т.д. Дело в том, что их уставные и правовые документы, регламентирующие их деятельность, крайне редко содержат информацию о правовом положении собственного документального хранилища, его структуре и принципах работы.

Как показывает практика, в уставах многих юридических лиц негосударственной формы собственности правила хранения документации, связанной с их работой, отсутствуют. Кроме того, многие ответственные за архивирование лица даже путают понятия архива, как основного вида деятельности, направленного на получение прибыли и архива, как структурного подразделения организации, имеющего свои функции. В первом случае, прием документов на хранение осуществляется за вознаграждение и на договорной основе. Во втором случае – их работа прописана в отдельном пункте Устава компании. Причем правовое положение документальных хранилищ оказывается не предусмотренным уставными документами не только небольших предприятий, но и крупных холдингов, корпораций и АО, не говоря уже о коммерческих банках, филиалы которых размещаются в разных регионах нашей страны и являются географически удаленными от головного офиса и друг от друга.

Вся эта неопределенность с правовым положением документальных хранилищ крайне негативно сказывается на сохранности информации. Документы, зачастую, попросту не передаются на хранение или в них не выполняется их систематизация. Это затрудняет поиск необходимой информации в тот момент, когда она очень нужна. Кроме того, в этом случае наблюдаются и недостаточные взаимоотношения региональных отделений, филиалов и головного офиса, которое обостряется при их географической удаленности друг от друга. Еще это может вызвать ряд вопросов при заключении договора с государственным или местным архивом, куда необходимо передавать на ответственное хранение определенные документы.

На основании вышеизложенного можно с уверенностью утверждать, что правильное правовое оформление деятельности архивного подразделения имеет огромное значение для любых компаний с негосударственной формой собственности.

В министерствах и ведомствах нашей страны уже неоднократно разрабатывались типовые положения о работе индивидуальных архивов предприятий, коммерческих банков, корпораций и объединений. Причем эти нормативные акты действуют и до сих пор. На основании содержащихся в них норм разрабатываются положения любых документальных хранилищ, организуется их работа, связанная с приемом, архивированием и дальнейшим использованием документации. Но для того, чтобы точно знать, кто является истинным владельцем переданных на хранение документов – юридическое лицо или сам архив, и требуется разработка правового статуса, при которой нужно учесть все вопросы, связанные с этим.

Как утверждают опытные специалисты, руководители многих частных предприятий при утверждении вновь разработанного положения о документальном хранении допускают одну и ту же ошибку – координирование его деятельности поручают ДОУ. После чего в обязанности руководителя этой службы будет входить организация работы документального хранилища. Что в итоге снижает его уровень ответственности и мешает взаимоотношениям с другими структурными подразделениями компании, передающими на хранение свою документацию. Это в итоге делает контроль за сохранностью информации недостаточным.

Положение об индивидуальном архиве юридического лица должно быть утверждено первым его руководителем. Только в этом случае этот отдел станет полноценным структурным подразделением, со своими обязанности и правами.

Создание и деятельность архива юридического лица с учетом его правопреемственности

Правопреемственность на ранее заархивированные документы – это то, что интересует владельцев подлежащих ликвидации компаний-банкротов и реорганизуемых предприятий. Данный вопрос касается и нашего советского наследия, выраженного в виде хранилищ документации предприятий той эпохи, информация которой может быть актуальной и до сих пор. В результате неоднократно проводимых реформ большинство советских архивных организаций было приватизировано. Они получили самостоятельный юридический статус и продолжили свою работу. Но теперь возник вопрос, кто же является собственником содержащейся в них документации и кто имеет право на доступ к ней и ее использование. К сожалению, по состоянию на сегодняшний день данный вопрос все еще не решен на государственном уровне. И получить доступ к документу советской эпохи или к содержащейся в ней информации может только прямой правопреемник. Все прочие варианты правопреемственности даже не рассматриваются.

В результате этой неопределенности закрытой в хранилищах оказалась важнейшая научно-техническая документация, разработка которой, в свое время, стоила огромных денег. Это касается и ценных конструкторских разработок, и специальных проектов, которые до сих по актуальны и могли бы быть использованы на благо нашей страны. Здесь нужно упомянуто еще об одном законодательном акте – Положении об Архивном фонде РФ. Согласно его норм, все без исключения документальные акты, касающиеся работы компаний всех форм собственности до момента создания акционерного общества, признаются собственностью государства. То есть все документы предприятия, которые были созданы до утверждения его Устава, остаются в госархиве и возможность получения содержащейся в них информации будет исключена. Та документация, которая была создана после его передачи в частную собственность, будет  владением компании. А это значит, что даже после архивирования, содержащаяся в нем информация может быть использована для текущей работы и доступ к ней будет всегда открыт.

Эти нормы крайне важны при создании частного документального хранилища любой компании негосударственной формы собственности. Особенно это касается крупных холдингов и корпораций, поскольку все документы, оставшиеся после их работы в рамках государственной организации, подлежат немедленной передачи в госархив и не могут быть использованы для предъявления претензий к руководству холдинга или его сотрудников, поскольку их собственником является государство. Задачей частной компании является лишь их прием или передача на архивирование в госархив.

На это нужно обратить внимание при передаче дел, поскольку желание оспорить это положение в суде возникает у многих собственников вновь созданных компаний с негосударственной формой собственностью. В этом случае целесообразно создание объединенного документального хранилища информации группы компаний, которые были образованы после распада одного государственного предприятия на несколько частных. Но при этом нужно иметь в виду следующее:

  • Каждое вновь образованное юридическое лицо с негосударственной формой собственностью имеет право на доступ к определенной части документации, оставшейся после распада государственной организации, правопреемником которой он не является.
  • Доля владения документальной информацией, оставшейся после распада государственного предприятия на несколько частных и хранящаяся в архиве, должна быть прописана в договоре о разделе имущества.
  • Условия организации хранилища оставшейся от государственного предприятия документации должны быть оговорены всеми образованными на его базе частными компаниями. О чем должен быть составлен специальный документ.

Оптимальным вариантом будет создание решением Совета Директоров отдельной компании, которая будет заниматься архивированием документации. Она заключит договор с каждой частной компанией, созданной на основе государственного предприятия. В нем будут прописаны особенности ее доступа к архивным документам и порядок использования содержащейся в них информации, ее участие в содержании хранилища и порядок передачи на архивирование своей документации при выходе из холдинга.

Все вышеуказанные нормы должны быть включены в Положение о работе объединенного архива холдинга, созданного на базе государственного предприятия. Оно должно быть рассмотрено и утверждено всеми первыми руководителями компаний, входящих в его состав.

Создание и деятельность архива юридического лица с учетом вопроса хранения документов по личному составу

Эта документация подлежит обязательному хранению на протяжении нескольких десятков лет, на протяжении которых может неоднократно возникнуть необходимость обращения к ним. Это касается, в первую очередь, информации о труде и заработной плате, которая необходима для исчисления рабочего стажа и назначения пенсии. Поэтому законодательством установлена возможность свободного доступа граждан РФ к тем документам, в которых содержится информация, касающаяся его прав и свобод. За исключением случаев, когда запрет на доступ к ним законодательно утвержден.

Ст.24 Конституции РФ гласит, что все юридические лица вне зависимости от формы собственности, а также ФЛП, имеющие наемных работников обязаны хранить всю документацию, в которых содержится информация, подтверждающая место работы того или иного гражданина нашей страны, его должность, стаж, кадровые перемещения и заработную плату. Она является полностью конфиденциальной, поэтому доступ к ней может быть открыт лишь ограниченному кругу лиц.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль