Создание и деятельность архива юридического лица. правовые и организационные аспекты

345

Быстрое развитие информационных процессов, происходящих в современном обществе, создание качественно новой информационной среды значительно усилили интерес к организации хранения информации. Эта тенденция нашла свое выражение в Федеральном законе от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

Документирование информации, являясь обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов. Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Статья 8 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации"

Развитию архивного сектора сохранности документов способствовало, помимо прочего, появление значительного количества негосударственных организаций, в которых образуются большие объемы разнообразных по содержанию и важности массивов документов, многие из которых должны быть переданы на архивное хранение как имеющие большую практическую и правовую ценность. В связи с этим возникает ряд проблем по обеспечению правового статуса архивов, которые призваны хранить данную документацию. Архив документов организации - совокупность архивных документов, архивные учреждения или структурное подразделение учреждения, организации и предприятия, осуществляющие прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Основы законодательства РФ от 07.07.93 № 5341-1 "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах"

В данном случае речь идет как о государственных и муниципальных архивах, для которых хранение архивных документов является основной задачей, финансируемой государством или органом местного самоуправления, так и архивах учреждений, организаций, предприятий иных форм собственности, где архив, как правило, является структурным подразделением, выполняющим лишь часть функций организации. Более широкое определение архива дано в ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28. АРХИВ - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием на хранение архивных документов с целью их использования.

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Виды архивов Достаточно полно разработана типология ведомственных архивов, которая нашла отражение в Основных правилах работы ведомственных архивов документов организации. Согласно этой типологии, архивы юридических лиц могут быть представлены как:

  • архив юридического лица, осуществляющий хранение архивных документов только данной организации;
  • объединенный архив, осуществляющий хранение документов различных организаций, входящих в данную отрасль или сферу деятельности;
  • объединенный архив, осуществляющий хранение архивных документов организаций разных отраслей или разных сфер деятельности;
  • объединенный отраслевой архив, осуществляющий хранение архивных документов всех или имеющих наиболее важное значение организаций данной отрасли или сферы деятельности.

Прежде чем приступить к разработке Положения об архиве негосударственной организации, необходимо определиться, какой тип архива должен быть создан исходя из тех задач, которые будут ему поручены. Наиболее распространенным типом архива является и, очевидно, будет являться архив офиса, выполняющий функции архива организации, в том случае, если эта организация не имеет филиалов и отделений. В этом варианте для разработки Положения об архиве подходит в основном Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Госархива от 18.08.92 № 176. При его применении основной переработке должен быть подвергнут разд. I "Общие положения", так как его содержание не отвечает существующей правовой базе, а также реалиям образования архива негосударственной организации.

В частности, в конкретном разделе "Общие положения" должно быть указано:

  • входят ли архивные документы в состав Архивного фонда РФ;
  • являются ли они собственностью организации со ссылкой на соответствующий пункт Устава;
  • должны ли они передаваться на хранение в государственный или муниципальный архив в соответствии с имеющимся договором.

Если проводится разработка положения об архиве акционерного общества, коммерческого банка, имеющих филиальную сеть, то принципиально должен быть решен главный вопрос: какие функции станет выполнять создаваемый архив? Здесь имеется несколько вариантов. Взаимоотношения архива головного офиса и архивов филиалов

Функции головного архива Функции архивов филиалов Примечания
Головной архив не влияет на деятельность архивов филиалов и осуществляет целевые функции по приему на хранение документов только его структурных подразделений Решают свои задачи по хранению документов самостоятельно В случае ликвидации архивы филиалов передают свои документы в установленном порядке в соответствующие государственные или муниципальные архивы или заключают с ними договоры о регулярной передаче на хранение архивных документов
Осуществляет функции организационно-методического руководства за состоянием архивного хранения документов, образующихся в деятельности филиалов и отделений. Осуществляет непосредственный контроль за деятельностью архивов филиалов в соответствии с распоряжением руководства головного офиса Осуществляют все функции, связанные с деятельностью архива организации, начиная от разработки Положения об архиве до выделения документов к уничтожению и др. Архив головного офиса может принимать на хранение документы ликвидированных филиалов и отделений, прежде всего не имеющих прав юридического лица и работающих по доверенности. В таком случае ему целесообразно придать статус центрального архива, закрепив в положении о нем соответствующие права и полномочия
Осуществляет функции организационного руководства (см. п. 2) и регулярно принимает в установленном порядке архивные документы от всех действующих филиалов и отделений, осуществляет их хранение в своих архивохранилищах В филиалах и отделениях остаются на хранение только документы, необходимые в их оперативной работе Архив головного офиса получает статус центрального объединенного архива, фактически хранящего весь архивный фонд данной корпорации

Совершенно очевидно, что вопрос о выборе типа архива должен решаться с учетом всех конкретных обстоятельств деятельности данного юридического лица на основе совместного изучения этой проблемы юридической службой организации, службой филиальной сети, службой безопасности и т. д. Важнейшим обстоятельством являются правовое положение филиалов и отделений и тот факт, насколько четко обозначены в их уставах вопросы архивного хранения документов, образовавшихся в результате их деятельности. Представляется, что перед разработкой непосредственного положения об архиве должна быть подготовлена специальная докладная записка на имя руководства организации, рассматривающая все вышеизложенные варианты, их плюсы и минусы и согласованная с заинтересованными структурными подразделениями организации.

Правовой статус архива

Обращаясь к проблеме решения правового статуса архива на современном этапе, следует отметить, что прежде всего это актуально для негосударственных организаций (коммерческих банков, акционерных обществ, холдинговых компаний и т. д.), так как зачастую вопросы правового положения архива в их структуре и организации его работы не находят должного отражения в основных правовых документах.

Изучение уставов многих юридических лиц показало, что нередко вопросы организации хранения документов, образовавшихся в результате деятельности, не бывают представлены. Имеется известная путаница между понятиями "архив как направление деятельности" и "архив как юридически оформленное структурное подразделение или специально выделенный участок работы". В частности, не разработаны вопросы правового положения архива в крупных холдинговых компаниях, а также акционерных обществах и коммерческих банках, имеющих разветвленную сеть филиалов и отделений, зачастую расположенных в других географических регионах.

Между тем, как показывает практика, неразрешенность этих вопросов оказывает негативное воздействие на организацию хранения архивных документов, и прежде всего на ее оперативное использование. Возникают также известные трудности во взаимоотношениях филиалов и отделений, имеющих различный правовой статус, с государственными и муниципальными архивами, особенно при решении вопросов передачи документов на постоянное хранение в эти архивы.

В силу указанных причин представляется, что надлежащее правовое оформление понятия "архивное хранение документов" и статуса архива достаточно актуально для любой организации.

В российском архивоведении не раз разрабатывались типовые положения об архивах учреждений, организаций, предприятий разных уровней, начиная от архива министерства (ведомства), архива промышленного объединения до архива отдельно взятой организации. С точки зрения практического применения этих документов при выполнении архивом любой организации, как государственной, так и негосударственной, его непосредственных задач и функций, связанных с приемом, учетом и использованием архивных документов, названные выше нормативные документы не утратили своего практического значения. Однако совершенно иной правовой статус организаций, и прежде всего обладание ими правом собственности на архивные документы, создание принципиально иных по типу объединений этих организаций, зачастую не связанных отраслевой принадлежностью, диктуют тщательную разработку правового статуса архива, которая должна найти отражение в первой части положения об архиве юридического лица.

Необходимо отметить, что типичной ошибкой при утверждении положения об архиве, исходя из того, что зачастую этот участок работы или подразделения находится в подчинении руководителя службы ДОУ, является утверждение этого документа не руководителем организации, а руководством данной структуры. Это снижает уровень ответственности архива, не позволяет ему в полной мере решать свои задачи во взаимоотношениях с руководителями других структурных подразделений и осуществлять контроль за сохранностью документов. Поэтому положение об архиве организации, для того чтобы архив стал полноправным участком работы, должно быть в обязательном порядке утверждено непосредственно высшим руководством организации.

Правопреемственность на архив

Отдельным, очень важным вопросом является создание или реорганизация архивов бывших советских хозяйственных предприятий, которые включали в себя множество разнообразных производственных единиц. В ходе проводившихся реформ большинство из них были приватизированы и приобрели самостоятельный юридический статус. В силу этого возник закономерный вопрос о праве использования информационных ресурсов - архивных документов, ранее хранящихся в едином архиве бывшего советского государственного предприятия. К сожалению, этот вопрос не разрешен ГК РФ, т. к. вопросы правопреемственности на документы, образовавшиеся в деятельности предшественника, там не рассматриваются, за исключением прямой правопреемственности.

Как быть в ситуации, когда огромный комбинат, бывший ранее одним юридическим лицом, имевший единый архив, разбивается на несколько десятков самостоятельных юридических лиц, каждое из которых вправе претендовать на определенную долю документной информации, хранящейся в архиве?

Особенно остро эти вопросы стоят перед организациями, производящими научно-техническую, проектную, конструкторскую и другие виды специальной документации, информация которой имеет актуальное научное, практическое применение и стоит немалых денег. Хотелось бы сразу отметить, что Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.94, определило, что в случае изменения форм собственности учреждений, организаций, предприятий документы, образовавшиеся при осуществлении их деятельности, до их акционирования остаются государственной собственностью.

Это означает, что документы, образовавшиеся до утверждения устава частного юридического лица, остаются в собственности государства, являются государственной частью Архивного фонда РФ и в установленном порядке подлежат контролю архивных органов. Документы, образовавшиеся в деятельности организации после утверждения ее устава как негосударственной организации, являются собственностью данной организации. Это положение принципиально важно при формировании любого архива негосударственной организации, но особенно значимо при создании холдинговой компании, потому что все документы, оставшиеся после ликвидации или реорганизации государственных учреждений и т. п., отнесенные в соответствии с п.10 вышеназванного Положения об Архивном фонде Российской Федерации, не могут быть предметом рассмотрения споров и претензий компаний к участникам холдинга, т. к. их владельцем является государство, а компании могут лишь решать вопрос о месте хранения данных документов.

Считаем необходимым обратить особое внимание на этот момент, потому что он зачастую вызывает наибольшее непонимание и попытки оспорить его в законном порядке у ряда вновь образованных на основе государственных организаций юридических лиц. Рассматривая вопрос о создании объединенного архива группы компаний, возникших после распада одного юридического лица на несколько десятков, необходимо иметь в виду следующее:

  • каждая из вновь образованных компаний, ранее входивших в единое юридическое лицо, имеет право на определенную долю документов, образовавшихся в деятельности бывшего единого юридического лица;
  • вопрос о доле владения документной информацией из ранее образованного массива документов, хранящегося в архиве прежнего юридического лица, может быть решен в договоре о разделе имущества в соответствии с целенаправленными интересами каждой из вновь образованных компаний;
  • учитывая, что, как правило, эта группа компаний объединена генеральным договором и осуществляет совместную деятельность, совершенно очевидно, что наиболее целесообразно сохранить документную информацию предшественником как единое целое;
  • исходя из этого, необходимо выработать условие организации хранения оставшегося от предшественника документного комплекса-архива.

В этих целях рекомендуется путем решения этого вопроса на совете директоров назначить компанию - хранителя архива предшественника. Компания - хранитель архива заключает договор с каждой из компаний, входящих в группу, о мере и доле ее участия в содержании архива, порядке использования документов, а также условиях передачи части документной информации компании, выходящей из холдинга. Все вышеназванные положения должны быть в обязательном порядке включены в разрабатываемое положение об объединенном архиве холдинговой компании, которое рассматривается и утверждается всеми руководителями компаний, вошедших в холдинг.

Хранение документов по личному составу

Хотелось бы особо остановиться на правовых вопросах организации хранения документов по личному составу. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

Статья 24 Конституции РФ

Таким образом, все документы, подтверждающие место работы, должность, стаж, перемещения по работе и изменения заработной платы, в обязательном порядке должны быть сохранены в любой организации независимо от формы собственности. Так как эта информация является конфиденциальной, должны быть обеспечены условия хранения, не позволяющие допуск к ней лиц, не обладающих правами на ознакомление с ней.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.27%
  • Делопроизводство 17.84%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.21%
  • Имидж секретаря 11.74%
  • Деловой этикет 12.68%
  • Карьерный рост 8.92%
  • Документооборот 19.72%
  • Электронный документооборот 17.37%
  • Архивное дело 81.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль