Корпоративная система документооборота на примере банка россии

225

Банковская система исторически складывалась как система, деятельность которой во многом зависит от эффективности и быстроты обработки различных информационных массивов (как финансово-экономического, так и управленческого характера). Опыт Центрального банка РФ по созданию корпоративной системы документационного обеспечения во многом уникален, что связано как с масштабностью и сложностью задач, решаемых Банком, так и с особенностями его управленческой структуры. БАНК РОССИИ образует единую централизованную систему с вертикальной структурой управления.

Статья 83 Федерального закона от 02.12.90 №394-1 "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)"

В систему Банка России входят центральный аппарат, территориальные учреждения (главные управления или национальные банки в соответствующих субъектах РФ), расчетно-кассовые центры, полевые учреждения и иные организации, необходимые для реализации функций Банка России. Обоснование внедрения САДД в Банке России Как и в большинстве учреждений со сложной структурой, в Банке России важное значение имеют уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Для Банка России эта проблема приобретает еще один аспект: Центральный банк ведет широкий информационный обмен с органами государственной власти, кредитными учреждениями и международными финансовыми организациями. Причем большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. Кроме того, управление территориаль-ными учреждениями Банка России связано с постоянным обменом служебной документацией и отчетностью. Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через Банк России. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем. Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в Банке России еще в 90-х гг. Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 г. Системы автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД). Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующихся на автоматизации работы с документами. В доработке функциональных требований приняли активное участие специалисты Банка России, что позволило учесть специфику работы с информацией в Банке и обеспечить единообразный подход разработчиков и пользователей к системе. Основные функции САДД. Система классификаторов В САДД осуществляется регистрация нормативных документов Банка России, распорядительных документов (приказов по основной деятельности и по личному составу, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями системы Банка России, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, гражданами. В САДД также ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов. САДД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством Банка России и его подразделений, и действиях исполнителей. Важным элементом программы является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в САДД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в т. ч. тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

  • полная номенклатура дел подразделений (является основой номерообразования при регистрации, а также источником информации о физическом местонахождении исполненного или рассмотренного документа);
  • структурированный перечень подразделений центрального аппарата;
  • справочник должностных лиц, уполномоченных давать поручения по исполнению документов;
  • перечень работников-исполнителей;
  • справочник организаций, юридических и физических лиц, с которыми ведется переписка (с указанием адресов и иерархической подчиненности);
  • группы документов;
  • стандартные тексты (дает возможность занесения типовых резолюций и аннотаций документов);
  • тематический рубрикатор (наиболее сложный вид справочника, находящийся в разработке; должен систематизированно представлять всю совокупность вопросов, по которым осуществляется информационное взаимодействие подразделений Банка, а также взаимодействие с внешней средой; справочник дает возможность группировать документы одной тематики);
  • виды доставки (почта, телеграф, E-mail, международные курьерские службы и др.);
  • типы файлов (дает возможность дополнительно классифицировать электронные образы документов, привязанные к регистрационным формам);
  • типы связок (один из наиболее важных классификаторов, дает возможность введения традиционных для делопроизводства взаимосвязей: "во исполнение", "в дополнение", "первичный - повторный", "запрос", "согласование"; также содержит семантические элементы, связанные с отражением отмены или изменения сферы (сроков) действия нормативных и распорядительных документов, систематизацией переписки по конкретной теме или группе вопросов и т. д.);
  • перечень пользователей с указанием видов доступа и полномочий на работу в САДД;
  • стандартизированные списки рассылки типовых документов;
  • кабинеты (совокупность документов, связанных с деятельностью структурного подразделения или должностного лица).

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций-корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников и устраняются ошибки при регистрации документов. Использование САДД в работе Банка. Этапы работы С 1997 г. эксплуатация САДД в центральном аппарате Банка России и в Московском главном территориальном управлении осуществляется в промышленном режиме. В настоящее время в центральном аппарате в САДД работают более 300 пользователей во всех структурных подразделениях. В 2001 г. завершена работа по внедрению типовой САДД ТУ в 78 террито-риальных учреждениях Банка России и ряде организаций при Банке России. САДД ТУ функционирует в рамках общих технологических принципов с САДД центрального аппарата Банка России. Во всех территориальных учреждениях Банка работа строится на основе соблюдения единых нормативных требований и применении типовых классификаторов Представляется, что на данном этапе в Банке России решена принципиальная задача - обеспечена унификация технологии документационного обеспечения управления. Внедрение и использование корпоративной системы автоматизации документооборота является основным фактором, обеспечивающим совершенствование работы с управленческими документами в Банке России. На первом этапе работы с помощью САДД была решена задача регистрации, контроля за движением и исполнением служебной документации. Нынешний этап связан с обеспечением документационного взаимодействия САДД центрального аппарата Банка России и САДД ТУ, а также более широким использованием их функциональных возможностей (прикрепление к электронным регистрационным карточкам файлов документов, работа с проектами документов). В настоящее время в системе представлены электронные образцы распорядительных документов, издаваемых Банком России, переписка с федеральными органами по наиболее актуальным вопросам банковской деятельности, ряд других документов. Используются сканирование, автоматическая регистрация файлов, поступающих по телекоммуникационным каналам от учреждений Банка России - участников системы взаимоувязанного документооборота, перерегистрация ранее введенных в систему проектов служебных документов. Таким образом, система не только обеспечивает единый эффективный порядок работы, но и, что более важно, создает инфраструктуру для последующего внедрения более функционально насыщенных, более интеллектуальных систем. Кроме того, разрабатывается автоматизированная система ведомственного хранения архивных документов, которая будет информационно связана с САДД. Взаимодействие с САДД будет строиться на основе совместного использования классификаторов, а также путем передачи в архивную систему электронных образов документов и регистрационных форм САДД. Перспективы развития корпоративной системы документооборота В перспективе представляет интерес создание официальной компьютерной базы данных, содержащей документы Центрального банка РФ (нормативные документы и наиболее важные материалы информационного характера), а также документы высших органов государственной власти и управления РФ, затрагивающие вопросы банковской деятельности. К сожалению, в России в настоящее время официальная рассылка такой документации осуществляется с использованием традиционных, "доэлектронных" способов передачи информации. Принятие Закона от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" дает дополнительный стимул к рациональному сокращению рассылки документов в бумажном виде и может стать отправной точкой для организации работы с различными видами документов преимущественно в электронном виде. Решение этих вопросов применительно к Банку России целесообразно рассматривать в рамках создания единого информационно-документационного центра (в ряде центральных банков такие системы получили название центров документации). Активная организация центров документации началась еще в 90-х гг. Как правило, центры, действующие в рамках внутрибанковской сети, осуществляют подбор, систематизацию и организуют использование документированной информации, как поступающей в банк, так и создаваемой его подразделениями. Эффективное использование системы обеспечивается непосредственным доступом сотрудников к информационным массивам. При этом должны быть учтены требования по защите служебной информации и возможность получения документов по запросам внешних респондентов. Учитывая административные традиции и специфику организации управленческого процесса в нашей стране, на такие подразделения можно возлагать и определенные контрольные функции. Создание в Банке России корпоративной системы документооборота связано и с изменением роли службы документационного обеспечения. В период внедрения системы она стала своего рода инновационно-методическим центром. Была проведена масштабная работа по подготовке нормативных и распорядительных документов, закрепляющих новые процедуры работы. Переработана Инструкция по делопроизводству - основной нормативный акт, регламентирующий работу с документами на традиционных носителях. Инструкция, в частности, определяет единые технологические требования к организации документооборота с использованием САДД, устанавливает систему "административных рамок" в работе с документами и в широком смысле является методологической базой для организации работы с информацией. С учетом опыта внедрения САДД в центральном аппарате Банка России подготовлен ряд организационно-методических документов, в т. ч. рекомендации по организации внедрения и использования системы, о порядке установки клиентских мест, по оптимизации технологии документооборота, а также типовые классификаторы. Помимо руководства пользователя и руководства администратора САДД в Банке России издан Регламент работы с документами в условиях применения САДД.

  • категории документов, подлежащих обработке в рамках технологии САДД;
  • виды операций, выполняемых каждой группой работников;
  • порядок работы с различными категориями документов (входящие, исходящие, распорядительные, нормативные, внутренние);
  • полномочия администраторов, организацию контроля за действиями пользователей, порядок назначения пользователям функций видов доступа в САДД;
  • правила заполнения информационных полей и процедуры, обеспечивающие информационную целостность системы.

Информационная ценность системы напрямую зависит от способности пользователя правильно заполнить все обязательные регистрационные и поисковые реквизиты и, что особенно важно, адекватно отразить содержание и контекст создания документа

Самое серьезное внимание было уделено обучению пользователей и контролю за эффективностью использования системы. В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией явилось одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение САДД и ее полноценное использование в подразделениях Банка России. Перспективы развития службы ДОУ Банка России В перспективе одной из важных задач службы ДОУ должна стать разработка эффективной информационной модели Банка. Служба ДОУ призвана комплексно осознать и гармонизировать информационные потребности подразделений. При этом важно устранить дублирование информационных потоков (подразделения - получатели однотипной информации создают параллельные базы данных, зачастую не взаимодействующие между собой). В этой связи необходима работа по изменению психологии пользователей документальной информации: свободный доступ к электронной базе данных должен стать стимулом к отказу от создания "личных архивов". При этом уже сейчас очевидно, что дальнейшее развитие корпоративной системы документооборота должно быть связано не только с совершенствованием управленческих процедур и развитием информационного менеджмента: оно во многом зависит от характера информационного взаимодействия Банка России с внешней средой.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль