Составление и оформление управленческой документации

902
Организационно-распорядительная документация - именно с ней в основном работаете все вы. Содержательная часть документа, общие требования. Помните, что составление текста документа - задача творческая. Этапы согласования текста, придание ему юридической силы. Реквизиты документа. Примеры оформления документов.

Документирование управленческой деятельности - основа дело-производства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения. Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации. Функциональная принадлежность документов - это первое, что следует учитывать при подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение и др. Среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ (ОРД) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления. Видовой состав данной системы документации включает положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения, постановления, протоколы, акты, письма, служебные записки, справки, заявления и другие виды документов организационного, распорядительного и справочно-информационного характера. Подготовка любого из этих документов включает два взаимосвязанных процесса: разработка содержательной части (текста или таблицы), т. е. составление документа и придание юридической силы тексту документа (оформление документа). Разработка содержательной части документа Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА - информация, зафиксированная любым типом письма или любой звукозаписи, заключающая в себя всю или основную часть речевой информации документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т. д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

  • краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
  • объективность и достоверность информации;
  • составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
  • структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
  • широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т. к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
  • нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
  • точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.);
  • краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т. д.);
  • употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период…", "направляем на рассмотрение и утверждение…", "проверкой установлено, что…");
  • ограниченная сочетаемость слов;
Правильно Неправильно
Вносить предложения Давать предложения
Предоставить кредит Выдать кредит
Обладать правом Владеть правом
Вступать в силу Входить в силу
  • использование отглагольных существительных;
Правильно Неправильно
Оказать содействие Посодействовать
Оказать поддержку Поддержать
Произвести ремонт Отремонтировать
  • безличный характер изложения текста;
  • употребление специальных терминов ("решили", "постановили", "приказываю");
  • использование сокращенных слов (экз., с., см., и т. д.);
  • использование универсальных слов с неопределенным значением;
  • исключение из текста архаизмов ("сего года", "при сем направляем").
Правильно Неправильно
продлить пролонгировать
объявление анонс
представить репрезентовать

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Данные о переводе платежных поручений за декабрь 2002 г.

Получатель Номер платежного поручения Дата оплаты Сумма (тыс. руб.)
ООО "Весна" 168 10.12.2002 3000
ООО "Гранат" 174 15.12.2002 8000
ЗАО "Теплый Стан" 185 23.12.2002 2605

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф; если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово "Таблица" и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. Разработка содержательной части документа - творческая задача, требующая профессиональных знаний по вопросу, излагаемому в документе, поэтому на этапе составления текста с документом работает ответственный исполнитель - специалист структурного подразделения, которому поручена подготовка документа. Вместе с тем важную роль в этом процессе играет и служба документационного обеспечения управления, перед которой стоят следующие задачи:

  • обеспечение работников структурных подразделений нормативно-методическими материалами, позволяющими максимально сократить время на работу с текстом документа (инструкция по ведению делопроизводства в данной организации; Табель форм документов, используемых в организации; альбом унифицированных форм документов; сборники типовых и трафаретных текстов документов и т. п.);
  • формирование и ведение базы данных по изданным руководителем организации распорядительным документам, касающимся вопросов деятельности и правомочий структурных подразделений, а также порядка работы с документами с учетом специфики данной организации;
  • оказание консультативной помощи ответственным исполнителям по таким вопросам, как этические аспекты текста составляемого документа и язык и стиль служебных документов.

Характеризуя этап работы исполнителя над текстом документа, следует особо отметить распространенную на практике ошибку, связанную с процедурой согласования текста проекта документа. Недопустимо возлагать задачу согласования документа на работников службы документационного обеспечения управления. Только специалист, составивший проект документа (автор текста), может определить круг должностных лиц, заинтересованных в его согласовании, дать объяснения по замечаниям, высказанным другими специалистами, и доработать текст до взаимоприемлемого варианта.

Оформление текста документа

Юридическую силу документу придают отдельные надписи, называемые реквизитами документа Составленный и согласованный текст документа должен быть оформлен по установленным требованиям, главным из которых является наличие в документе юридической силы. Непосредственно на юридическую силу влияют реквизиты, называемые составом удостоверения документов: гриф утверждения, подпись, печать. Для многих документов важную роль играют визы ознакомления. Почти все документы, за редким исключением, должны оформляться на служебных бланках.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (наименование вида документа) или длительное время (наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.). При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая. Заголовочная часть - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе. Содержательная часть - главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение. Оформляющая часть - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними. Главной частью документа, безусловно, является содержательная, однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу.

Рассмотрим в качестве примера схему оформления одного из организационных документов - положения о структурном подразделении:

Наименование	УТВЕРЖДАЮорганизации	Руководитель организацииПОЛОЖЕНИЕЛичная	Расшифровка	подписьподписи00.00.0000 № 00	00.00.0000Москва
Заголовочная часть
0________________________Наименование структурного _________________________ подразделения	СТРУКТУРА ТЕКСТА	Общие положения	Основные задачи	Функции	Права и обязанности	Ответственность	Взаимоотношения. Связи	Организация работы
Содержательная часть
Наименование должности руководителяЛичная	Расшифровкаструктурного подразделенияподпись	подписиВизы согласования с заинтересованнымидолжностными лицами С положением ознакомлены:	ЛичныеРасшифровки	подписи	подписей	ДатыВ дело № 00-00Личная подпись 00.00.0000 
Оформляющая часть

Проиллюстрируем эту схему условным примером положения о секретариате, составленным и оформленным с учетом требований, предъявляемых к содержанию документов данного вида и порядку придания им юридической силы (составные части реквизитов, вносимые в документ от руки, выделены другим шрифтом):

Составление и оформление управленческой документации

Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей. Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), но допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению, лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль