Делопроизводство: рекомендации специалистов

54
Как организовать документооборот в компании? Все этапы работы с поступившими документами. Что нужно делать с конвертами с надписью «Лично»? Как распределить документы на регистрируемые и нерегистрируемые? Редакция журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» подскажет, где искать ответы на эти и многие другие вопросы по делопроизводству… 04.09.2009

Рационально организованный документооборот способствует успеху деятельности аппарата управления в целом. Вместе с тем, когда говорят о технологии обработки документов, в основном имеют в виду регистрацию, исполнение документов, контроль за сроками их исполнения. Гораздо меньше уделяют внимание процедурам так называемой «экспедиционной» обработки входящей и исходящей документации. Однако в организации документооборота важны все этапы, и нарушения, допущенные при приеме или отправке документов, могут привести к достаточно серьезным последствиям. 

В статье Т.А. Быковой, канд. ист. наук, доц. РГГУ, «Технология обработки документов при их получении и отправке» вы найдете подробную информацию обо всех этапах работы с поступившими документами, о том, что нужно делать с конвертами с надписью «Лично» и о предварительном распределении документов на регистрируемые и нерегистрируемые.  

Предлагаем вашему вниманию отрывок из статьи:

На поступивших документах проставляется отметка в виде регистрационного штампа. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 штамп проставляется на лицевой стороне первого листа поступившего документа в правом углу нижнего поля. Штамп содержит наименование организации, дату поступления, порядковый учетный номер документа (регистрационный номер). Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса (проставляется при регистрации документов). Организация вправе дополнить эти реквизиты и включить в штамп необходимые данные. Например, количество листов поступившего документа.

Если на документах есть пометки «Срочно» или «Вручить немедленно», в штампе может быть проставлено и время получения, например:

19.01.2009 10.20

Обратим внимание на дату поступления, которая проставляется в штампе. Практика показывает, что она зависит от времени передачи документов в организацию. 

Так, во многих организациях на всех документах, поступивших в подразделение приема и отправки корреспонденции, например до 14.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления). На корреспонденции, поступившей в подразделение после 14.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня. 

Время может быть иным, но порядок в организации должен быть единым и закрепляться в соответствующих организационных документах.

Очень важно учитывать следующее: с момента проставления отметки о поступлении (регистрационного штампа) организация-получатель несет ответственность за поступивший документ. Поэтому он должен ставиться только после проверки документов. Кроме того, отметка о поступлении позволяет учитывать поступившую в организацию документацию, а значит, ее нужно проставлять на всех документах. Если конверты не вскрываются, штамп проставляется на них»…

Всю статью читайте в № 9 2009 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера».

Оформить подписку



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.3%
  • Делопроизводство 19.79%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.37%
  • Имидж секретаря 12.83%
  • Деловой этикет 13.9%
  • Карьерный рост 9.63%
  • Документооборот 21.93%
  • Электронный документооборот 18.72%
  • Архивное дело 79.14%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль