Мотивация секретаря

441
Что такое мотивация? Каждому человеку нужно осознавать свою мотивацию, чтобы успешно построить жизнь и карьеру. Иерархия потребностей. Как можно мотивировать вас и каким образом можете мотивировать вы (других сотрудников, коллег и… даже руководителя)? Правила мотивации

В письмах наших читателей часто говорится о том, что в работе их привлекают: ответственность, осознание значимости выполняемых ими функций для всей компании; взаимодействие с сотрудниками, партнерами и клиентами фирмы. Тем самым они раскрывают свою мотивацию. Что такое мотивация? Как можно мотивировать вас и каким образом можете мотивировать вы (других сотрудников, коллег и… даже руководителя)?

Мотивация – понятие психологии бизнеса. Макс Эггерт, психолог мирового уровня, пишет: «Мотивация – это что-то вроде медузы. Все знают, что это такое, но описать и определить “это” трудно. Несмотря на все трудности, понятие мотивации оказалось очень устойчивым, хотя и не таким строгим, как хотелось бы. Теорию мотивации продолжают использовать в качестве инструмента понимания человека, совершенствования управления. Знание этой теории помогает людям – от самых старших до самых младших по положению и должности – отдать работе свои лучшие способности и добиться лучших результатов». Конечно, каждый человек индивидуален и неповторим, но существуют общие законы психологии, психологии бизнеса, трудовой деятельности.

Мотивация – процесс, который вдохновляет человека и определяет его поведение.

Каждому человеку нужно понимать свою мотивацию, чтобы успешно построить жизнь и карьеру. Не менее важно и организации управлять персоналом исходя из мотивации каждого сотрудника, чтобы правильно определить его место в организации, выстроить план развития его карьеры. Система мотивации персонала заключается не только в материальном стимулировании, но и в моральном поощрении, создании условий для профессионального роста и многого другого.

Пирамида Маслоу

Деятельность человека направлена на удовлетворение потребностей. Напомним известную пирамиду Маслоу, которая выстраивает иерархию потребностей: в ее основании лежат физиологические потребности, выше находится потребность в безопасности, еще выше стоят социальные потребности, потребность в признании и потребность в самоактуализации.

Когда речь идет об удовлетворении физиологических потребностей, актуальной может быть проблема правильной организации питания (в т. ч. при полной или частичной его оплате), что может послужить даже причиной перехода cотрудника в данную компанию. Режим работы должен оставлять человеку возможность восстановить силы.

Если мы говорим о потребности в безопасности (кров, одежда, личная безопасность и защита), то необходимо думать и об охране труда, и об обеспечении жильем, особенно временным, при привлечении работников из других регионов.

Условия работы должны быть безопасными, важны даже такие мелочи, как запирающиеся шкафчики для хранения личных вещей.

Cоциальные потребности.

Мы хотим общаться с людьми, которые разделяют наши радости и заботы, наши надежды и стремления. Найти для каждого возможность стать участником соответствующей ему команды – непростая, но необходимая задача. Важно, чтобы новые работники во время вхождения в коллектив обучались по стандартам компании.

Полезными для создания корпоративного настроя могут быть: продуманная, удобная и красивая униформа или какой-то ее элемент (корпоративный цвет, шарфы, галстуки, значки и т. п.), дресс-код, совместные перерывы в работе; регулярные оперативные встречи.

Как следует реализовывать потребность в признании? В группе или команде каждому человеку нужны статус и роль, соответствующие его индивидуальности и самобытности. Сотрудникам требуются поощрения за их личный вклад и достижения. Перечислим некоторые простые формы поощрения:

  • звание “работник месяца”; право оформлять по личному усмотрению рабочее пространство; участие в программах и тренингах саморазвития; вознаграждение за стаж работы; персональная ответственность за качество постановки и выполнения производственных заданий; привилегии, отличающиеся от общей системы поощрения.

Потребность в самоактулизации – это верх иерархической структуры Маслоу. По сути, она является для каждого человека его cобственным ответом на вопрос, как он хочет прожить свою жизнь, чего намерен достичь.

Это означает стремление быть лучше; искать возможность использовать все таланты и способности, которые даны нам природой; чувствовать удовлетворенность от осознания того, что мы живем правильно, выбрали свое дело, распорядились лучшим образом заложенными в нас способностями и талантами.

Никакая самая лучшая компания не может сделать этот выбор за вас, но хорошая компания стремится помочь, дать шанс, создать условия для полного раскрытия талантов своих сотрудников, не только провозглашая, но и по-настоящему веря, что люди – это самый ценный капитал.

Чтобы понять, насколько озабочена ваша компания созданием правильной системы мотивации, проанализируйте, выполняются ли у вас следующие правила.

Правила мотивации

  1. В компании должны “проговариваться ожидания”, т. е. сотрудникам должно быть известно, что им следует делать. Везде, где есть возможность количественных, конкретных измерений успеха, они проводятся. Существует система вознаграждения, которая всем понятна и выполняется.
  2. Действует “правило матери”. Поощряется разумная организация работ, когда человек сам определяет для себя приятные и неприятные аспекты своей работы и строит ее, как бы вознаграждая себя приятными делами за выполнение нужных, но неприятных ему дел. То, что не нравится, связывается с тем, что привлекает.
  3. Мотивация всегда должна быть разумна – конкретна, измерима, согласована, реалистична, точна. Это хорошо передается американским словом SMART, в переводе – ум.
    Буквы удачно расшифровываются:
    S (specific) – конкретность; M (measurable) – измеримость; A (agreed) – согласованность; R (realistic) – реалистичность; T (time bound) – точность по времени.

    Исполнитель должен знать о критериях и порядке возможного вознаграждения; причем наказания, выговоры лучше делать “с глазу на глаз”, а похвала должна быть публичной. Именно это наиболее эффективный способ достижения результата.

  4. Мотивация – это ежедневный и непрерывный процесс.
  5. В компании происходит постоянное “обогащение мотивации”.

Если есть возможность разнообразить задания – это увеличивает эффективность и мотивирует сотрудника больше, чем исполнение одной и той же рутинной работы. Каждый человек должен иметь возможность выполнять новую работу в соответствии со своими способностями и достигнутыми эффективностью и качеством.

Рабочая ситуация должна вдохновлять людей на положительное мнение о себе, внушая им веру в то, что они смогут, во всяком случае попытаются, справиться с тем, что им казалось невозможным. Несправедливость снижает мотивацию.

Иногда человек согласен работать, даже если оплата его труда кажется ему недостаточной, но если он видит, что рядом с ним работает тот, кто получает явно завышенную оплату труда, терпению человека приходит конец.

При общении с коллегами, руководством следует помнить, что каждый человек – индивидуальность. Психофизиологические особенности, возраст, cоциальное положение, судьба и многое другое накладывают свой отпечаток на характер ведения дел и поведение человека в коллективе.

Потребности, характер и мотивация

В теории мотивации выделяется четыре вида потребностей:

  • в достижении (что означает потребность взять на себя ответственность за решение проблемы и желание довести работу до завершения);
  • во власти (что означает желание держать все под контролем и влиять на других людей, управлять);
  • в принятии (что означает желание нравиться и завоевывать уважение других);
  • в самодостаточности и независимости.

Можно условно разделить характеры людей на группы с различной степенью развития у них той или иной мотивации.

“Помогающие люди”. Для них возможность помочь является существенным дополнительным стимулом.

Обычно это внимательные, устремленные к идеалу, скромные, доверчивые, преданные, восприимчивые и коммуникабельные сотрудники. Ставя перед ними задачу, следует подчеркнуть важность ее исполнения для всей компании, идеальность цели, возможность саморазвития. Лучше это сделать в форме просьбы.

“Директивные люди”.

Как правило, это контролирующие ситуацию, быстро действующие, самоуверенные, умеющие убеждать, любящие риск и соперничество сотрудники. Для них лучшая мотивация – личная персональная ответственность, сложность поставленной задачи, возможность повышения авторитета и статуса.

“Консолидирующие люди”.

Это практичные, экономные, замкнутые, точные, основательные, методичные, конкретные, анализирующие сотрудники. Ставя перед ними задачу, лучше основываться на фактах и цифрах, точных принципах работы, конкретных результатах.

“Адаптивные люди”.

Они – гибкие, ищущие, как правило, молодые, оптимистичные, тактичные, общительные сотрудники. Для них лучшая мотивация – возможность быть на виду, разнообразие поручений, возможность учиться и развиваться.

Исследование мотивации

Теория мотивации предлагает множество разработанных подходов, а компании весьма заинтересованы в правильном их применении. Но на практике все оказывается не так-то просто. В одном известном исследовании, проведенном за рубежом, руководителям компаний было предложено проранжировать ожидания своих работников. Затем исследователи попросили работников проранжировать значимость для них выбранных аспектов.

Работники по степени значимости хотели: 1) признания; 2) чувства причастности к делам компании; 3) помощи в решении личных проблем; 4) безопасности; 5) хорошей зарплаты.

Руководители компаний, как оказалось, полагают, что работники больше всего хотят: 1) хорошей зарплаты; 2) безопасности; 3) продвижения; 4) хороших условий работы; 5) интересной работы.

Такого рода исследования проводятся достаточно давно: так, исследователи упорно трудились, пытаясь найти образ идеальной среды для работников промышленности. Исследования охватывали все аспекты: освещение, досуг, оплату, физический комфорт и т. д. Оказалось, что людям не так важно, что именно они производят, но очень важно, чтобы замечали их индивидуальность, обращались с ними по-человечески. Только в этом случае производство постоянно развивается. Это открытие назвали “эффектом Хоторна”, потому что его впервые обнаружили на заводе Хоторна компании Western Electric в Чикаго.

Итак, мы рассмотрели несколько различных человеческих характеров и особенности их мотивации, а также некоторые общие закономерности влияния правильной мотивации на эффективность и прогресс.

В заключение хочется дать несколько практических советов, которые помогут вам разобраться в собственной мотивации, увеличить эффективность своего труда и получать удовлетворение от работы:

  • Регулярно подводите итоги того, чего вы достигли за день, за месяц, за год (кстати, такие записи очень пригодятся, если возникнет необходимость говорить о повышении).
  • Поставьте перед собой цели, в соответствии с системой SMART.
  • Разработайте форму самовознаграждения – за малые, средние и большие достижения. Если вы чувствуете, что заслужили награду, порадуйте себя (сходите в кино или театр, купите себе подарок и т. п.). При этом будьте честны с собой.
  • Регулярно пересматривайте ваши личные цели и задачи (все люди меняются, а в суете дел необходимо выделить время на осознание того, какие перемены произошли с вами).
  • Постарайтесь увидеть себя со стороны.
  • Следите за своим здоровьем: за питанием, отдыхом и физическим состоянием. Давно известно, что в здоровом теле – здоровый дух.
  • Не стоит ругать себя, грызть, “есть поедом”, это не приведет к улучшению ситуации, важно верить в себя и внушать себе эту веру: стремитесь к тому, чтобы ваш внутренний монолог был положительным. Используйте позитивные внушения и регулярно повторяйте их себе. Именно так желаемое превратится в действительное.

В книге Макса Эггерта “Мотивация” приведены 100 способов сказать: “Хорошо сделано”. Попробуйте вспомнить, как это происходит у вас в компании, или написать их сами.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль