Корпоративный кодекс: документ нашего времени

1586
Корпоративный кодекс – документ, основополагающий при формировании корпоративной культуры организации. Чем он отличается от этического кодекса или кодекса деловой этики? Эти документы регулируют лишь нюансы делового поведения и этикета. Корпоративный же кодекс включает более широкий спектр вопросов.

Преимущества корпоративной культуры

Формирование корпоративной культуры – один из важнейших управленческих инструментов. Корпоративная культура – это сплоченная работа коллектива. С ее помощью каждый сотрудник стремится к достижению общих целей и задач.

Компании с сильной корпоративной культурой отличаются особым позитивным имиджем.

Так, сотрудникам предлагаются определенные схемы поведения и философия, социальная стабильность. Персонал максимально вовлечен в работу, что увеличивает производительность труда. Как следствие, растет эффективность достижения производственных целей и задач.  

Корпоративная культура должна стать для всех естественной средой. При этом организация достигает целей, соблюдая моральные и этические нормы.

Читайте также: Разрабатываем кодекс корпоративного поведения сотрудников

Корпоративная культура организации включает:

  • представление о миссии, ценностях, целях и задачах;
  • модели делового поведения и общения сотрудников;
  • дресс-код;
  • внутреннюю коммуникацию;
  • стиль управления;
  • символику;
  • сложившиеся традиции, обычаи.

Рекламная или PR-кампания для внешней аудитории не могут кардинально изменить имидж организации. Необходимо налаживать работу внутри с собственными сотрудниками. Заинтересованность людей в общем деле – основа успеха любой деятельности.

Регламентация корпоративной культуры

Корпоративный кодекс – это свод правил, соблюдение которых обязательно для работников.

Допускается оформление других локальных нормативных актов (положения о корпоративной культуре, корпоративной политики и др.). Это остается на усмотрение организации. Создание корпоративной культуры – это инициатива юридического лица, а не законодательное требование. Тем не менее, предпочтение, как показывают наблюдения, отдается именно кодексу.

Содержание кодекса зависит от специфики корпоративной культуры организации. Ее различные аспекты могут (и это оправдано) получать отражение в отдельных, более узких нормативных актах (стандартах). Это документы, посвященные вопросам служебного поведения, дресс-кода, корпоративного управления и т.д. Именно они затем лягут в основу единого документа. Ведь разработка единого корпоративного кодекса – задача кропотливая. Она потребует интеллектуальных усилий и привлечения представителей разных подразделений.

Корпоративный кодекс – это «живой» документ, подлежащий постоянному анализу. Его содержание может дополняться новыми разделами, появляются свежие редакции. Чтобы документ работал, нужно разрабатывать его с позиций проектной деятельности. Уделить  внимание не только «написанию» норм, но и их внедрению, популяризации, закреплению на практике. В противном случае корпоративный кодекс может стать «неподъемным» перечнем абстрактных правил.

При другом подходе отдельные корпоративные стандарты могут дополняться частными нормами практического характера. Тогда содержание кодекса будет носить скорее идеологический характер. Он будет концептуально отражать цели, видение, миссию и принципы деятельности. Здесь кодекс сближается с таким документом, как политика.

О порядке разработки корпоративного кодекса

Создание рабочей группы (совета по этике)

Инициатива разработки корпоративного кодекса принадлежит топ-менеджменту организации. Причем одного выделения средств на оплату внешних консультантов недостаточно. Взгляд самого руководства на миссию, цели и политику – вот что является главным.

Для разработки корпоративного кодекса создается рабочая группа. В ее состав включаются руководители и специалисты структурных подразделений. Из числа членов рабочей группы формируется совет (или комиссия, комитет) по этике. В его полномочия входит анализ той или иной ситуации в соответствии с положениями кодекса. Состав совета имеет смысл утвердить уже на этом этапе. Так будет поддерживаться заинтересованность членов группы в конечном результате.

При определении состава совета должны учитываться моральные качества и профессиональные достижения кандидатов. Важны их авторитет, стаж работы и вклад в развитие организации.

В состав совета по этике следует включить и руководителя службы ДОУ. Служба ДОУ контролирует качество подготавливаемых документов и их соответствие нормам деловой этики. Не обойтись и без специалистов службы персонала и отдела по связям с общественностью.

Пример приказа создания совета по этике:

  АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЭКВАТОР»

(АО «ЭКВАТОР»)

ПРИКАЗ

15 апреля 2015 г.                                   № 305

Москва

О формировании совета по этике

В целях обеспечения внутреннего порядка деятельности АО «Экватор» и соблюдения норм деловой этики сотрудниками

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. С момента издания настоящего приказа создать постоянно действующую группу – Совет по этике (далее – Совет).
  2. Утвердить состав Совета:

Председатель Совета:

Иванова Е.К. – заместитель директора по общим вопросам.

Члены Совета:

Лазарева Л.В. – заместитель директора по качеству;

Пугачева К.Л. – начальник отдела кадров;

Леонтьева Н.В. – начальник службы документационного обеспечения управления;

Булыгин А.П. – начальник отдела по связям с общественностью;

Панкратова Е.С. – главный специалист отдела по связям с общественностью;

Петров К.Г. – начальник юридической службы;

Лаврентьева Г.П. – начальник инженерной службы;

Чернявская Ю.С. – начальник финансового отдела.

Секретарь Совета:

Зайцева И.П. – делопроизводитель.

  1. Председателю Совета:
    1. Обеспечить разработку, согласование и утверждение в установленном порядке Положения о Совете – в срок до 29.04.2015.
    2. Разработать, утвердить и довести до сведения персонала план работы Совета на II полугодие 2015 года – в срок до 10.05.2015.
    3. Организовать работу по подготовке и обсуждению проекта корпоративного кодекса – в срок до 01.07.2015.
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                       Николаев                             В.П. Николаев

Обсуждение и согласование проекта

Данный этап важен для создания действительно «работающего» документа. Идеология сложна для восприятия, когда предложена «сверху» или «извне». Поэтому рекомендуется привлечь к обсуждению проекта кодекса широкий круг сотрудников.

Сделать это можно, разместив проект документа на внутреннем портале или в сетевой папке. Сотрудники должны иметь возможность оставлять замечания и предложения.

Например, на форуме или по e-mail, на который принимаются пожелания.

Все поступившие сообщения должны быть рассмотрены. Во-первых, они могут быть действительно полезны. Во-вторых, инициатива персонала не должна остаться без внимания. После предварительного широкого обсуждения проводится заседание совета по этике (рабочей группы). Это уже финальное обсуждение проекта. Итоги оформляются в форме протокола. В протоколе отражается решение совета о соответствии проекта кодекса текущим потребностям компании. Кроме того, даются рекомендации для его утверждения, например:

СЛУШАЛИ: начальника отдела по связям с общественностью Булыгина А.П. – об основных положениях проекта корпоративного кодекса АО «Экватор», ходе его разработки и обсуждения.

ВЫСТУПИЛИ: начальник отдела кадров Пугачева К.Л. – проинформировала о вкладе персонала в подготовку корпоративного кодекса, наиболее интересных предложениях, включенных в проект документа.

ПОСТАНОВЛИ: признать проект корпоративного кодекса соответствующим интересам, масштабам и специфике деятельности АО «Экватор», рекомендовать проект корпоративного кодекса к утверждению.

Правила документирования согласования корпоративного кодекса такие же, как и для локальных нормативных актов (например, оформление листа согласования установленной формы и т.д.).

Утверждение, введение в действие

Корпоративный кодекс в обязательном порядке подлежит утверждению. Документ утверждается руководителем (генеральным директором), распорядительным документом или решением коллегиального органа. Преимущественно корпоративный кодекс утверждается коллегиальным органом. Пример реквизита «Гриф утверждения документа»:

Решением Совета директоров

АО «Экватор»

от «10» июня 2015 г. № 235.

Далее издается приказ о введении в действие корпоративного кодекса. Затем кодекс доводится до сведения сотрудников. После этого он обязателен для исполнения.

  АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЭКВАТОР»

(АО «ЭКВАТОР»)

ПРИКАЗ

01 июля 2015 г.                                                                                                      № 475

Москва

О введении в действие Корпоративного кодекса

В целях формирования и внедрения в практику деятельности АО «Экватор» (далее – Общество) норм и традиций корпоративного поведения, отвечающих современным требованиям к ведению бизнеса; для формирования корпоративной культуры и положительного образа Общества, а также обеспечения его устойчивого развития

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Ввести в действие с момента издания настоящего приказа Корпоративный кодекс АО «Экватор» (далее – Кодекс).
  2. Руководителям структурных подразделений обеспечить доведение содержания Кодекса до сведения сотрудников, организовывать и оценивать работу подразделений с соблюдением норм, установленных Кодексом.
  3. Начальнику отдела кадров Пугачевой К.Л. подготовить проекты изменений действующих локальных нормативных документов, определив порядок работы с Кодексом на этапах трудоустройства и адаптации персонала.
  4. Начальнику отдела по связям с общественностью Булыгину А.П. обеспечить доведение Корпоративного кодекса до сведения заинтересованных сторон.
  5. Совету по этике руководствоваться Кодексом в своей деятельности, обеспечивать его постоянную оценку на предмет актуальности.
  6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                           Николаев                                                            В.П. Николаев

Тиражирование

Первые шаги по ознакомлению сотрудников мы уже проиллюстрировали на примере. Далее следует системная работа с помощью инструментов внутренней коммуникации (Интранет, корпоративная пресса и др.). Не обойтись и без совершенствования внутренней нормативно-правовой базы и управленческих механизмов.

Содержание кодекса должно быть доступно сотрудникам, клиентам и деловым партнерам. Его текст размещается на официальных сайтах, в корпоративных изданиях, в СМИ.

Например, у компании «Роснефть» Кодекс деловой и корпоративной этики в pdf размещен на официальном сайте в разделе «Устойчивое развитие» («Корпоративная культура»)[1]. У «ЛУКОЙЛа» – в разделе «Корпоративное управление» («Внутренние документы Компании»)[2]. Кодекс корпоративной этики «РОСНАНО» – в разделе «Раскрытие информации» («Уставные и внутренние документы»)[3].

Структура кодекса

Корпоративный кодекс – многостраничный локальный нормативный акт. Его основные элементы:

  1. Титульный лист. Минимальный набор реквизитов титульного листа: наименование организации, гриф утверждения документа, наименование документа, место и год издания. Например:

Акционерное общество «Экватор»

(АО «Экватор»)

УТВЕРЖДЕН

Решением Совета директоров

АО «Экватор»

от «10» июня 2015г. № 235

Корпоративный кодекс

Москва

2015

Корпоративному кодексу, как и другим нормативным документам, может присваиваться регистрационный номер.

  1. Содержание –  включает  порядковые номера и заголовки разделов (подразделов), обозначения и заголовки приложений, номера страниц.
  2. Основной текст документа.

Корпоративный кодекс традиционно включает разделы (подразделы):

  • миссия, цели и ценности;
  • принципы корпоративной культуры, корпоративный имидж;
  • правила делового поведения (в т.ч. в случае конфликтов), нормы деловой этики;
  • взаимодействие с целевыми аудиториями (коллегами, партнерами, акционерами, конкурентами и т.д.);
  • правила (механизмы) применения и профилактика нарушений требований кодекса;
  • противодействие коррупции;
  • защита окружающей среды, безопасность труда;
  • дресс-код.

Корпоративный кодекс может содержать информацию об органах управления и принципах их работы. Данные сведения могут составлять самостоятельный документ – кодекс корпоративного управления.

Кодекс может также включать: введение (излагается основное назначение документа), общие (первый раздел кодекса) и заключительные (последний раздел кодекса) положения.

В общих положениях указывается сфера распространения кодекса. В заключительных – порядок его утверждения и внесения изменений.

Как правило, корпоративный кодекс не содержит приложений. Однако в случае необходимости они могут использоваться (образцы заявлений, анкет и др.).

Многие компании оформляют корпоративный кодекс с использованием логотипов и фирменных цветов. Допускается выделение отдельных фрагментов текста и фотографии (например, Кодекс корпоративной этики «Сбербанка», Кодекс деловой этики НК «ЛУКОЙЛ» и др.).

Корпоративный кодекс – это важнейший внутренний документ. Он определяет «погоду» в организации, ее идеологию. Его разработка – не формальность, а кропотливая работа. Это не только эффективный инструмент презентации компании и поддержания ее имиджа. Все больше руководителей считают корпоративную политику залогом успеха и повышения производительности труда. В этом смысле корпоративный кодекс – это, несомненно, документ нашего времени.

Статью Буслаевой Е. С., начальника отдела делопроизводства и контроля читайте в №2 2016 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Корпоративный кодекс: документ нашего времени

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль