Как подружиться со временем и достичь жизненного баланса?

395
Будни современного секретаря и офис-менеджера насыщенны и многогранны. Как все успеть? Сегодня важно уметь рационально и эффективно использовать свое время. Например, обратившись к техникам и инструментам тайм-менеджмента.

В статье описан подход, который успешно зарекомендовал себя на тренингах по персональному развитию.

 Ваши отношения со временем 

Как определить, какой у вас тип отношений со временем? Ответьте на два простых вопроса:

1. Имеете ли вы представление о своем личном продуктивном времени?1

Допустим, вы ответили «да» или «чаще всего». Тогда у вас есть время, которое можно назвать продуктивным. В случае противоположного ответа время будет «непродуктивным».

2. Планируете ли вы свое время?

Если вы письменно планируете более 20% времени, то оно «планируемое». Иначе речь идет о «стихийном» времени.

Для интерпретации результатов воспользуйтесь матрицей (рис. 1).

Как подружиться со временем и достичь жизненного баланса?
Рис. 1. Матрица, определяющая тип отношений со временем2

По результатам ответов на вопросы можно определить один из четырех типов отношений со временем:

  • «Лучшие друзья». Этот тип отношений свойственен для тех, кто старается рационально использовать время. Человек четко знает свои продуктивные внутренние часы. То есть время наибольшего прилива сил и энергии. Именно на эти периоды приходится выполнение важных и приоритетных задач. Время планируется, что минимизирует влияние его «пожирателей».

Секретари с таким типом взаимоотношений со временем успешно занимаются несколькими видами деятельности. Для них действует золотое правило тайм-менеджмента. Согласно ему 20% планируемого времени приносит 80% результата. Но эти люди мало уделяют внимания полноценному отдыху и восстановлению. В дальнейшем это может привести к истощению, выгоранию, нервным срывам и т. д.

  • «Знакомые». Люди данного типа знают о важности и ценности времени. Но в реальности ситуация выглядит иначе. Они наслышаны о различных техниках тайм-менеджмента. Однако у них нет времени на то, чтобы в них разобраться и применять на практике.

У таких людей есть ежедневник, но он бывает чаще всего пустым. Если они и планируют время, то в большинстве случаев впустую. Реализация многих задач попадает у них в зависимость от внутреннего состояния и «пожирателей» времени.

  • «Приятели». Такие люди не любят письменные ежедневники. Как правило, у них хорошо развита память и интуиция. Многие дела они планируют, но часто забывают или упускают из виду нечто важное.

Они достаточно результативны и амбициозны. Но их результаты подвержены влиянию «пожирателей» времени и связанными с ними рисками. Они умеют расставлять приоритеты и знают, когда лучше работать над задачей. Правда, это время порой тратится на решение второстепенных вопросов.

  • «Никакие». Эти люди не ценят время. Они лишь плывут по его течению. Им также свойственна позиция «тише едешь, дальше будешь». Такое отношение связано с их видом деятельности. Данный тип характерен для ленивых или спокойных людей. Они не стремятся получить от жизни максимум.

Люди с таким типом не имеют представления о личных внутренних часах и дневном ритме. У них отсутствует потребность в перераспределении и оптимизации сил и энергии. А это необходимо для решения важных и приоритетных задач. Их деятельность более подвержена влиянию «пожирателей» времени. Среди секретарей данный тип является нежелательным и встречается очень редко.

На тренингах среди секретарей в основном попадаются «Знакомые» и «Приятели». Предложенные описания отношений со временем уже содержат решения по их развитию. Они связаны, во-первых, с определением личного продуктивного времени. А во-вторых, с необходимостью письменного планирования.

 Что такое личное продуктивное время? 

Для начала рассмотрим следующие типичные для секретаря ситуации.

Например, секретарь не может подготовить отчет для руководителя из-за большого количества посетителей и звонков. Или ему не удается утром сформулировать ни одной мысли для поздравительных писем (хотя раньше с этим проблем не было). А в конце рабочего дня так устает, что не может заставить себя пойти в фитнес-клуб.

Ситуации разные, но все их объединяет общий источник проблемы. Это отсутствие представления о личном продуктивном времени.

Что же такое продуктивное (производительное, результативное) время? Это время, в рамках которого с учетом субъективных и объективных факторов можно эффективно реализовать цель и решить поставленные задачи. Другими словами, продуктивное время — это время наших возможностей. В этот период мы способны и готовы полностью погрузиться в решение приоритетной проблемы. Причем при минимальном влиянии «пожирателей» времени и с учетом специфики своей деятельности.

Как определить личное продуктивное время?

Для этого следует разобраться с влияющими на него факторами. Нашу способность и готовность решать задачи в данный момент определяют субъективные факторы. Как правило, к ним относятся:

  • внутренние часы организма (биологические ритмы);
  • естественный дневной и рабочий ритм;
  • тип суточного биоритма («сова», «жаворонок», «аритмик»).

С ними связаны коэффициент полезного действия и периоды работоспособности (рис. 2). А также режим дня, степень усталости и утомляемости и общий настрой в целом.

Как подружиться со временем и достичь жизненного баланса?
Рис. 2. Типы суточных биоритмов человека

Знание субъективных факторов позволяет определить:

  • в какое время дня ощущается наибольший прилив сил и энергии;
  • когда и после чего проявляются первые признаки усталости;
  • период максимальной работоспособности и т. п.

С объективными факторами связаны:

  • специфика деятельности и функциональные обязанности секретаря:

обеспечение работоспособности офиса и комфортной работы руководителя или работа с клиентами и партнерами и т. п.;

  • особенности решаемых задач (приоритетность, срочность и важность);
  • режимы работы (организаций-партнеров, государственных и муниципальных органов и учреждений, почты, самой организации и ее руководителя);
  • «пожиратели» времени:

пробки, время на ожидания, беседы на нерабочие темы и т. п.

Влияние «пожирателей» времени должно быть сведено к минимуму.

Вернемся к нашим примерам. Ни в одной из ситуаций не было выделено продуктивное время.

В первой ситуации не учитывался фактор специфики деятельности секретаря (пик звонков и визитов посетителей). Второй случай распространен у большинства «сов». Первую половину дня им следует посвятить решению задач, не требующих неординарных решений. В последней ситуации не стоило планировать посещение фитнес-клуба после напряженного рабочего дня.

 Инструменты и методы планирования 

Что происходит, если представление о личном продуктивном времени сформировано? Тогда секретарь точно знает, в какой момент он начинает ощущать прилив сил или признаки усталости. Но здесь все равно не обойтись без планирования.

Какие есть инструменты планирования?

Это стандартный планинг (бумажный еженедельник), электронные планинги на компьютере или в телефоне (например, календарь в Outlook, Week calendar и т. д.). Основное преимущество планинга — он позволяет сформировать целостную картину плана недели.

Общий план недели незаменим для подготовки глобальных задач и проектов. Например, встречи иностранной делегации или сдачи документации в архив и т. п.

Планинг оптимизирует время и силы для достижения личных целей. Среди них посещение тренинга, поход в кино, занятия в фитнес-клубе и т. п.

Эффективность планирования во многом зависит от выбранного метода. В теории и практике тайм-менеджмента есть несколько методов эффективного планирования. Среди них:

  • матрица Эйзенхауэра (срочное и важное; несрочное и важное; срочное и неважное; несрочное и неважное); 
  • принцип Парето (20% усилий дают 80% результата);
  • техника Pomodoro (25 мин работы — 5 мин отдыха);
  • анализ «результаты/затраты»; целеполагание по SMART, PURE, CLEAR и т. п.

 Структура рабочего и личного времени 

Не секрет, что каждый человек стремится к достижению определенной цели или мечты. Кто-то хочет успеха в карьере. Кому-то важно создание и укрепление семейных отношений. Другой мечтает реализовать свои творческие способности или посетить все страны Европы.

Как сделать наше колесо жизненного баланса (работа, семья, друзья, здоровье, хобби и т. п.)3 гармоничным?

Необходимо выбирать для каждой цели время. Тем самым мы структурируем его. У каждого человека своя структура личного времени. Она непостоянна и изменяется на определенном этапе жизни.

Приведем пример структуры рабочего и личного времени секретаря (таблица).

Структура рабочего и личного времени секретаря в течение недели
Вид времени Кол-во ч/ доля в неделю Комментарий
Здоровый и полноценный сон 42–56 ч/ 25–33% Не стоит брать пример с людей, которые спят по 4–5 часов в стуки. Здоровый и полноценный сон — это физиологическая потребность. Сон необходим для нормальной жизнедеятельности и восстановления. Он способствует нормализации психоэмоционального состояния, укреплению иммунитета. Деятельность секретаря связана с постоянным взаимодействием с людьми и решением разнообразных задач. Для восстановления физической и эмоциональной энергии нужен непрерывный сон от 6 до 8 часов в сутки. Как планировать время сна? Следует ложиться и вставать в одно и то же время и соблюдать рекомендуемую продолжительность. Доказано, что здоровый и полноценный сон — это залог успеха
Работа от 40 ч/
от 23%
Время основной трудовой деятельности. У секретаря данное время должно иметь свою внутреннюю структуру. Структура определяется спецификой деятельности и решаемых задач. Как можно сгруппировать время секретаря? Пример: «почта» (разбор и отправка), «клиенты и партнеры» (звонки и письма), «документы» (оформление, учет и хранение), «совещания и встречи» (организация), «офис» (обеспечение канцелярией, водой, кофе), «руководитель» (организация рабочего дня руководителя), «поручения» и т. д. При этом нельзя забывать об отдыхе и небольших перерывах
Семья 8–12 ч/
4,6–7,1%
Нередки случаи, когда успешные люди не смогли создать семью. Осознание смысла семейных ценностей приходит поздно. Как правило, это сопровождается кризисными переживаниями. Но мы поговорим о тех, у кого уже есть семья. Важно сохранить и укрепить эти отношения. Не стоит пренебрегать традицией завтракать и ужинать всей семьей. Это замечательная возможность обсудить новости, выявить проблемы, почувствовать семейный уют и т. п. В рамках структуры времени не забываем и про другие радости. Например, бронируем время для особого семейного ужина или занятий с ребенком
Красота и здоровье 2–4 ч/ 1,2–2,3% Секретарь — не только лицо организации, но и лицо руководителя. Включаем в структуру время для пробежки, фитнес-клуба, йоги и т. д. Здесь важно определить свое продуктивное время. Например, велика вероятность непосещения фитнес-клуба после работы. Также сюда относится время для салона красоты. Секретарь должен следить за собой и поддерживать безупречный внешний вид
Отдых и развлечения 4–6 ч/ 2,3–3,5% Это время для насыщенного и разнообразного досуга и отдыха. Важно, чтобы была возможность переключиться на общение с друзьями, посещение театра или музея, поход в ресторан и т. д. Как сделать отдых полноценным? Во время отдыха не нужно думать о рабочих задачах, нерешенных проблемах или что-то планировать. В противном случае польза от него будет минимальной
Профессиональное и личностное развитие 2–4 ч/ 1,2–2,3% Современный секретарь — это не просто «правая рука» руководителя или «хозяйка офиса». Это настоящий профессионал. Он должен уметь принимать решения. А также знать специфику бизнеса, внутреннюю структуру организации, клиентов, партнеров. Не обойтись и без навыков делового общения и этикета. Важно подпитываться свежими знаниями, идеями, передовым опытом и т. п. Нужно резервировать время: — на посещение тренингов, семинаров, мастер-классов; — участие в профессиональных выставках и конференциях; — повышение квалификации; — чтение популярных книг и т. д. Все это позволит секретарю не только повысить свою квалификацию. Это удовлетворит потребности более высокого порядка. Например, в престиже (признание, служебный рост) и духовных ценностях (познание, самоактуализация). Продуктивное время здесь тоже важно. Например, кто-то может читать книги в дороге на работу. А у кого-то есть привычка читать книги перед сном и т. п.
Хобби и увлечения 2–4 ч/ 1,2–2,3% Хобби и увлечения — это не только один из способов самовыражения. Хобби развивает гибкость и оригинальность мышления. Оно дарит способность работать в режиме многозадачности и т. д. Ложным является мнение, что хобби — удел тех, кто не работает (домохозяйки или аристократы). Хобби и увлечения — это то, что делает нашу жизнь яркой, насыщенной и неограниченной. Резервируйте время, например, на курсы по итальянскому языку или кулинарии
Стихийное личное и рабочее время 50,4–67,2 ч/
30–40%
Рабочее. Чем секретарь отличается от других сотрудников? Высокой мобильностью, зависимостью от внешних обстоятельств и «пожирателей» времени. Сюда относятся поручения руководителя, вопросы и просьбы сотрудников, звонки, посетители и т. д. Чем полезно выделение в структуре стихийного времени? Оно позволяет минимизировать влияние внешних обстоятельств на время секретаря в целом и его эффективность. Личное. У вас появилось такое время в нерабочей обстановке (например, время в дороге, ожидание и т. д.)? Используйте его с максимальной пользой. Можно отключиться от проблем и просто отдохнуть. Как вариант — позвонить родным, почитать книгу или ленту в соцсетях и т. д.

В структуру времени нужно включить и время на питание. Культура правильного питания у многих ограничена перекусами. Необходимо соблюдать режимы завтраков и ужинов. Во всех ситуациях выбирайте здоровую и полезную пищу!

Важный нюанс! Посвятить время работе, семье, здоровью, хобби и увлечениям в рамках одного дня невозможно. Но картина недели поможет оптимизировать время для личных целей.

Воспользуйтесь техникой визуализации. Маркерами в планинге выделите время на те цели, которые актуальны на данной неделе.

Так, время на «Здоровый и полноценный сон» можно выделить красным цветом. «Работу» — синим, «Семью» — зеленым, «Красоту и здоровье» — желтым, «Профессиональное и личностное развитие» — фиолетовым, «Хобби и увлечения» — оранжевым. Стихийное время цветом выделять не нужно. Время на «Работу» может иметь свою внутреннюю структуру (в зависимости от решаемых задач, которые также могут выделяться различными цветами).

 «Золотые» правила тайм-менеджмента 

Безусловно, многое зависит от мотивации и желания быть успешным и счастливым. В работе над собой рекомендуем вам пользоваться «золотыми» правилами тайм-менеджмента. Приведем главные из них и заодно подведем итоги.

1. Анализ текущей структуры личного времени. В течение одной недели необходимо анализировать затраты личного времени. В конце каждого часа в специальную форму (рис. 3) нужно вписать ответ на вопрос: «Что я сделал за последний час?» В конце дня составляется топ-5 «пожирателей» времени. А часы раскрашиваются в соответствии с техникой визуализации.

Как подружиться со временем и достичь жизненного баланса?
Рис. 3. Анализ затрат времени

2. Определение системы жизненных целей. Как мы уже говорили, есть немало методов определения личных целей и ценностей (например, техника «Колесо жизненного баланса»).

Еще одним простым и действенным является метод из коучинга. Ответьте на вопросы: «Каким я вижу себя через 5 или 10 лет?», «Что я имею?», «Что делает меня счастливым?» и «Как я этого добился?». Фиксация ответов и их анализ позволяет определить систему личных целей.

3. Определение продуктивного времени. Причем не только для решения рабочих задач, но и для реализации других целей (посещение спортивного зала, самообразование и т. д.).

4. Формирование структуры личного времени (с учетом системы целей и анализа текущей структуры времени). Недельное планирование с использованием техники визуализации. (Каждая цель в планинге выделяется своим цветом.)

Например, время в среду с 18:30 до 21:00 может быть выделено оранжевым цветом (курсы итальянского).

5. Планирование. Так, у вас уже сформирована структура личного времени. А для каждой ее составляющей определено продуктивное время. Теперь можно переходить к его письменному планированию.

6. Анализ результатов. Анализ результатов проводится ежедневно. Например, в виде ответа перед сном на вопрос: «Все ли мне сегодня удалось сделать?» Подобный вопрос можно задать себе и в конце недели. («Какие действия я предпринял на этой неделе для приближения к своей цели?») В случае положительных ответов следует себя поощрить.

Например, совершить покупки, послушать музыку, посмотреть любимую комедию и т. п.

Задавать себе подобные вопросы необходимо. Важно, чтобы это превратилось в привычку.

Таким образом, подружиться со временем может любой секретарь. Хотя на первый взгляд кажется, что это невозможно. Секрет кроется в том, что надо научиться определять личное продуктивное время (время наших «возможностей»). Затем нужно структурировать его в соответствии с рабочими и личными целями и ценностями. А потом рационально и эффективно использовать с помощью недельного планирования!

Александр Бадмаев, бизнес-тренер


1 Это время наших возможностей. Мы способны полностью погрузиться в решение приоритетной на текущий момент задачи (при минимальном влиянии «пожирателей» времени и с учетом специфики деятельности). Например, секретарь определяет в своем рабочем расписании время, когда наблюдается меньше всего посетителей и звонков. Тогда он может посвятить его работе с документами или подготовке отчетов.
2 Авторская классификация.
3 Колесо жизненного баланса — круг, разделенный на несколько секторов. Считается, что у человека 6–8 важных для него сфер развития.
Как подружиться со временем и достичь жизненного баланса?

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль