Существенные ошибки в документах

569
Все мы время от времени делаем ошибки. Какие-то из них влекут за собой негативные последствия, другие никак не отражаются на результате. Какие ошибки оказывают серьезное влияние на документ и судебные решения, мы рассмотрим в данной статье.

Подписание документа неустановленным лицом

Самой распространенной ошибкой является подписание документа неустановленным лицом.  Обычно сотрудники служб делопроизводства не проверяют, кто конкретно подписал документы. Так делать нельзя. Необходимо к документу, например договору, акцепту оферты, акту, приложить приказ, подтверждающий полномочия подписанта, или доверенность. Иначе может возникнуть судебный спор, который закончится не в пользу вашей компании. Так, акт сверки, подписанный неустановленным лицом, не является надлежащим документом, свидетельствующим о признании контрагентом долга.

Такую же точку зрения высказал ФАС Северо-Западного округа (постановление от 25.03.2014 № Ф07-1502/2013 по делу № А56-44437/2012). Он отметил, что налоговый орган в аналогичной ситуации правомерно включил в доходы организации просроченную кредиторскую задолженность. Дело в том, что трехлетний срок исковой давности истек, а акт сверки, подписанный со стороны контрагента неустановленным лицом, не свидетельствует о прерывании срока исковой давности. При принятии такого решения суд учел данные почерковедческой экспертизы и то, что организация-контрагент не находится по юридическому адресу.

Проверяйте полномочия лиц, которые подписывают документы. Особое внимание заслуживают ситуации, когда вместо руководителя документ подписывает какое-либо лицо. (В таком случае ставят косую черту, сигнализирующую о том, что документ подписан не тем лицом, которое указано в качестве подписанта!)

Отсутствие документов

Утрата, потеря или просто не оформление документов также являются грубыми ошибками. Нельзя подтвердить долг перед компанией, принятие управленческого решения, оформление крупной сделки или покупку недвижимости без документов.

Читайте также: Распространенные ошибки в составлении текста документа. Основные требования и рекомендации к написанию

Суды также считают, что без документов невозможно подтвердить долги.

Так, например, в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2015 № 13АП-1404/2015 по делу № А56-50663/2014 суд посчитал невозможным признать долги без документов. Суд указал, что по смыслу п. 8 ст. 3 и п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» акт сверки расчетов без первичных документов, на основании которых он составлен, не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой. Без документального подтверждения задолженности ООО «Супервэйв Групп» перед истцом в указанной сумме суд первой инстанции не имел правовых оснований для удовлетворения требований истца и взыскании 74 801 руб. 48 коп.

Таким образом, нужно проводить сверку наличия документов, зарегистрированных в журналах входящих и исходящих документов, документов к договорам, управленческих решений. Это позволит избежать судебных споров и случаев, когда из-за отсутствия документов компания терпит убытки.

Неправильное наименование документа

Документ должен иметь свое наименование, которое позволяет его идентифицировать, найти среди других документов, дать ему правовую оценку. Если компания произвольно назвала документ, например, вместо путевого листа справкой или актом, такая ошибка не является критической, поскольку суть документа осталась. Однако подобная ошибка может привести к судебным спорам.

В качестве примера можно назвать постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.2013 № Ф03-2842/2013 по делу № А51-22128/2012. Суд поддержал компанию, указав, что законодательство не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций. Также суд подчеркнул, что законодательство не предъявляет каких-либо специальных требований к оформлению (заполнению) документов, в том числе к их наименованию.

Тем не менее, компании все равно пришлось доказывать свою правоту в суде и столкнуться с негативными последствиями претензий налогового органа. Все это говорит о необходимости правильного оформления наименования документа.

Неверное указание экономического субъекта

Наименование экономического субъекта должно быть указано максимально полным образом. Кроме того, оно должно соответствовать учредительным документам. Важно проверить не только собственные реквизиты, но и правильность реквизитов в документах от контрагентов. Ведь ошибки в документах контрагентов свидетельствуют о том, что компания не проявила должной осмотрительности.

Пример: постановление Президиума ВАС РФ от 20.10.2011 № 10095/11 по делу № А82-4392/2010-27. Суд установил, что в отношении контрагентов ООО «Регул» и ЗАО «Грата» компания не проявила должной осмотрительности. Данные контрагенты не зарегистрированы в Едином государственном реестре юридических лиц. ИНН налогоплательщиков не соответствуют Порядку и условиям присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц (утв. приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178). Структура ИНН для организации представляет собой десятизначный цифровой код. Десятый знак ИНН является контрольным числом, его расчет происходит по определенному алгоритму. В ИНН 7708264512 и 6306345138 контрольные числа неверные. Следовательно, данные ИНН составлены без применения специального алгоритма и какой-либо организации не присваивались.

Вот почему всегда имеет смысл проверять наименование контрагента.

Отсутствие четкого разъяснения факта хозяйственной операции

Многие специалисты, оформляя документы, не задумываются об экономическом смысле хозяйственной операции. В результате содержание документа получается достаточно поверхностным. Подобные документы вызывают многочисленные споры, так как не понятно, что конкретно имелось в виду в документе.

Конституционный Суд Российской Федерации в постановлении от 24.02.2004 № 3-П установил, что судебный контроль также не призван проверять экономическую целесообразность решений, принимаемых субъектами предпринимательской деятельности. Последние обладают самостоятельностью и широкой дискрецией в сфере бизнеса. Кроме того, действующее законодательство не содержит требований о необходимости детального указания в актах приемки оказанных услуг объема трудозатрат работников исполнителя по выполнению договорных обязательств (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12.05.2014 по делу № А81-2271/2013).

Однако во избежание судебных споров лучше максимально детально разработать содержание документа. Если содержание можно установить из другого документа, например, локального акта, коллективного договора, хозяйственного договора, то нужно сделать ссылку на данный документ.

Составление и передача документов по электронной почте

Интернет и электронная почта плотно вошли в нашу жизнь. Многие компании присылают документы по электронной почте. Секретарь их регистрирует и передает электронные документы наравне с документами на бумажных носителях, пришедших по почте, руководству компании. Однако это неправильно. Суды отказывают компаниям, которые предъявляют документы, которые были переданы по e-mail.

Как пример приведем постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2014 № 09АП-38731/2014-ГК по делу № А40-49556/13. Суд указал, что доводы компании о том, что передача документов по электронной почте считается обычной практикой, не основаны на доказательствах. Соответственно, эти доводы являются необоснованными. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Избегайте передачи и составления важных документов по электронной почте, т.к. такие документы фактически не имеют юридической силы. Если контрагент прислал документ по e-mail, попросите его продублировать документ по почте.

Отсутствие даты на документе

Отсутствие даты на документе делает невозможным зарегистрировать документ и понять, когда он был составлен. Действительно ли факты хозяйственной деятельности имели место? Кроме того, могут возникнуть споры в отношении действительности самого документа.

В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.07.2014 по делу № А78-7040/2013 суд не принял документы.  Например, в отношении контрагента по транспортным операциям налогоплательщиком представлены:

  • договор, в котором указано, что контрагент обязуется оказать услуги по перевозке оборудования собственным транспортом;
  • акт об оказании услуг автотранспорта;
  • товарно-транспортные накладные;
  • путевые листы грузового автомобиля;
  • счет-фактура.

Представленные первичные учетные документы составлены с нарушением установленных для их оформления требований: в них не указаны номера, даты.

Проверяйте в документах наличие даты в качестве обязательного реквизита!

Отсутствие сроков в документе

В ряде документов обязательным требованием является указание конкретной даты.

Например, руководитель издает приказ. В приказе он указывает, что сотрудники должны выполнить определенные действия к конкретной дате. Отсутствие даты будет ошибкой. Другой пример: контрагент должен построить новый офис для вашей компании к концу года. Отсутствие конкретной даты может вызвать просрочку выполнения работ, повлечь неисполнение обязательств или признание договора незаключенным.

В качестве примера можно назвать решение ФАС Поволжского округа от 15.02.2010 по делу № А06-7620/2008. Суд рассмотрел ситуацию, когда сторонами был подписан договор подряда № 2 без даты его совершения. По этому договору истец обязался выполнить работы по заказу ответчика. Разрешая спор, арбитражный суд установил, что договор подряда не имеет согласованных сроков начала и окончания работ. В связи с этим суд признал договор незаключенным.

Аналогичный спор рассмотрен в постановлении ФАС Поволжского округа от 01.03.2010 по делу № А12-16704/2009. Суд указал, что в силу п. 1 ст. 708 ГК РФ в договоре подряда указываются начальный и конечный сроки выполнения работы. Из договоров от 20.05.2009 № 1р/09, № 2р/09, № 3р/09, № 4р/09 следует, что начало срока работ поставлено в зависимость от поступления денежных средств по договорам на расчетный счет подрядчика и совершения последним определенных действий. Кроме того, срок окончания работ сторонами не согласован. При таких обстоятельствах арбитражный суд правомерно признал подписанные сторонами договоры незаключенными.

Статья 190 ГК РФ гласит: установленный законом, иными правовыми актами, сделкой или назначаемый судом срок определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами. Срок может определяться также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить.

Условие договора подряда («работы должны быть выполнены в течение периода времени с момента перечисления аванса») без определения точной даты совершения этого действия не может быть признано указанием на событие, которое неизбежно должно наступить. Поэтому в договоре подряда сторонами не согласованы начальный и конечный сроки выполнения работ (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 № 165 (Обзор судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными)).

Подобные споры показывают, что нужно проверять не только саму дату на документе, но и указание конкретных сроков.

Несоответствие документов требованиям ГОСТ

Документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Однако судебная практика в вопросе соответствия документов требованиям ГОСТ не однозначна.

В постановлении Двадцать первого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2015 № 21АП-1041/2015 по делу № А83-2832/2014 суд указал на существенные ошибки и нарушения в виде несоответствия требованиям ГОСТ. Приобщенные документы в ксерокопиях не заверены и не соответствуют п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и лишены доказательственного значения. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно». Также проставляют должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Но есть и противоположное мнение судей – постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.02.2015 по делу № А36-4080/2014. Ссылки заявителя на несоответствие имеющихся удостоверительных записей на копиях документов требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 не могут быть признаны обоснованными. Причина – названный стандарт содержит требования рекомендательного характера.

Тем не менее, во избежание рисков необходимо проверять соответствие реквизитов и самих документов требованиям ГОСТ.

Несоответствие документа ОКУД

«ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (далее – ОК 011-93)[1] предназначен для решения следующих задач:

  • регистрации форм документов;
  •  упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
  •  сокращения количества применяемых форм;
  •  исключения из обращения неунифицированных форм документов;
  •  обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
  •  контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
  •  рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Если компания выдала документы, не соответствующие унифицированным формам (о заработке работника, о работе с наличными денежными средствами), то они могут быть признаны судом недействительными.

В апелляционном определении Челябинского областного суда от 16.09.2013 по делу № 11-10010/2013 суд не принял справку, предоставленную в суд. Причина – справка не соответствует требованиям ОКУД. Согласно ОК 011-93 справка является унифицированной формой документации. Соответственно, такая справка должна отвечать требованиям, предъявляемым к унифицированным формам документов. Как установлено судом, представленная истцом в орган пенсионного обеспечения справка не имеет реквизитов: даты выдачи, регистрационного номера. Также она подписана неуполномоченными лицами. Вывод: данная справка не могла быть положена в основу для назначения или перерасчета сумм пенсии.

Однако существует и противоположная практика, в которой классификатор ОКУД признается рекомендательным документом. Смотрим апелляционное определение Омского областного суда от 21.03.2012 по делу № 33-1710/2012. Суд указал, что жалобы о несоответствии предоставленного отчета формам ОКУД ОК 011-93 не могут быть приняты во внимание судебной коллегией. Дело в том, что нормы ОКУД не регламентируют вопросы раскрытия информации управляющей организацией.

Работодатель, выдавая работнику документы, всегда должен проверять их на соответствие требованиям законодательства.

В качестве заключения отметим, что судебная практика формирует несколько иной взгляд на любую ситуацию. На документ нужно смотреть не только с точки зрения оформления шрифта, требований к полям или содержанию и корректуре. Документ следует оформлять так, чтобы максимально снизить риски компании.

Шестакова Е.В., канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

 

[1] Приказами Росстандарта от 05.08.2015 № 1071-ст, № 1072-ст с 1 сентября 2015 г. (с правом досрочного применения в правоотношениях, установленных указаниями Банка России для 84/2015) введены в действие Изменения 83/2015, 84/2015 к данному документу соответственно.

Существенные ошибки в документах

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.15%
  • Делопроизводство 19.89%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.26%
  • Имидж секретаря 12.71%
  • Деловой этикет 13.81%
  • Карьерный рост 9.94%
  • Документооборот 21.55%
  • Электронный документооборот 18.78%
  • Архивное дело 79.01%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль