Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения

441
В некоторых организациях документы повторно регистрируют во время их передачи между подразделениями. Повторная регистрация документа имеет ряд существенных недостатков. Кроме того, такая технология работы противоречит нормативно-методической базе делопроизводства. Решить данную проблему и перейти на однократную регистрацию всех документов можно с помощью использования современного программного обеспечения, например, системы электронного документооборота.
  • В чем заключаются недостатки повторной регистрации документов?
  • Какова основная причина повторной регистрации?
  • Позволяют ли СЭД отказаться от повторной регистрации документов?

Термин «регистрация документов» и его определение приведены в п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти1: «регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера2 и запись в установленном порядке сведений о документе.

Сведения о документе во время регистрации записываются в журнал или регистрационную карточку. Причем, обе формы регистрации документов в делопроизводстве (журнальная и карточная) могут вестись как на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения.

Читайте также: Технология работы с входящими документами

Регистрацию документов принято производить в пределах групп, в зависимости от типа документопотока и вида документа. Для каждой регистрируемой группы документов организация устанавливает правила регистрации и включает их в инструкцию по делопроизводству. При этом в инструкции по делопроизводству организации рекомендуется отразить следующие положения, касающиеся регистрации каждой группы документов, а именно:

  • место (места) регистрации;
  • способ регистрации (вид формы регистрации в ручном варианте или автоматизированном режиме);
  • срок и порядок регистрации;
  • структуру регистрационного номера;
  • перечень  сведений о документе, включаемых в регистрационную форму, и правила заполнения данных сведений.

В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержится перечень сведений, которые должны вводиться в систему электронного документооборота (далее - СЭД) при регистрации документов. Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся адресант, дата поступления документа, входящий номер документа. При этом вышеуказанные Правила разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах. То есть состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться органом (организацией).

Для большинства документов процесс регистрации является обязательным, так как он фиксирует факт создания документа в организации или факт получения документа организацией. Также регистрация обеспечивает учет документов и ведение справочной работы (поиск документов и составление отчетов).

Повторная регистрация документа. Формы регистрации документов в делопроизводстве

Термин «повторная регистрация документа» и его определение не содержатся в нормативно-методической базе делопроизводства. Но на практике в некоторых организациях документы повторно регистрируют при передаче между подразделениями. Другими словами, при повторной регистрации документ сначала регистрируется в одном подразделении (при создании или получении от сторонней организации или гражданина), а затем передается на исполнение в другое (второе) подразделение. При этом во втором подразделении сведения о документе повторно вносятся в другую регистрационную форму (другой журнал или другую регистрационную карточку), а самому документу может быть присвоен новый регистрационный номер.

Понятие «повторная регистрация» также может использоваться в отношении входящих документов, т.е. документов, поступающих от других организаций и граждан. В некоторых организациях при уже зарегистрированной копии входящего письма, поступившей по электронной почте или факсу, повторно регистрируют подлинник документа, который поступает в организацию позднее. Данная тема выходит за рамки статьи и не рассматривается в ней.

Недостатки повторной регистрации документа

Повторная регистрация документа при передаче его между подразделениями одной организации увеличивает трудоемкость работ по обработке документов. В данном случае в каждом подразделении нужно от начала до конца заполнить регистрационную форму. То есть если в подразделение поступает много документов, то повторная регистрация документов будет отнимать «львиную» долю рабочего времени сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства.

А если во время повторной регистрации документу присваивается новый регистрационный номер, то это будет негативно влиять на дальнейшую работу с документом. При такой технологии работы документ будет иметь несколько регистрационных номеров и дат. Соответственно, при поиске документа по его регистрационному номеру могут возникнуть проблемы, а при оформлении ссылки на документ может быть непонятно, какой регистрационный номер и дату необходимо указывать.

Нормативно-методическая база делопроизводства и однократность регистрации документа

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)3 запрещала повторную регистрацию документов в организации, устанавливая следующие правила регистрации:

3.2.1.2. …

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Отметим, что ГСДОУ устанавливала общие требования к документационному обеспечению управления. Однако этот документ в настоящее время не является нормативным, а скорее носит рекомендательный характер и в определенной части устарел.

Действующие сегодня Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие положения по регистрации документов и не включают положений, запрещающих или разрешающих повторную регистрацию документов. Однако Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти4, разработанные в соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», говорят о том, что регистрация документов должна быть однократной:

3.4.1. …

При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

  • централизация операций по приему и отправке документов;
  • распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
  • организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
  • исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
  • однократность регистрации документов;
  • устранение необоснованных согласований проектов документов;
  • регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Итак, в настоящее время надо стремиться к тому, чтобы регистрация документа была однократной. Это означает, что документ регистрируется только один раз и повторно не регистрируется при передаче в другое подразделение организации.

Основная причина повторной регистрации документа в организации

Основная причина использования повторной регистрации в организации заключается в потребности учета документов, поступающих для работы в подразделение, и отсутствия в организации специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматизировать работу с документами.

У работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении организации, в большинстве случаев существует необходимость учитывать основные сведения о документах, как создающихся в данном подразделении, так и поступающих из службы ДОУ и других подразделений организации. Ведение данного учета обеспечивает фиксацию факта поступления документа в подразделение, позволяет осуществлять справочную работу по документам и контролировать исполнение поручений руководителя подразделения.

Поэтому если в организации не используется специализированное программное обеспечение, то осуществлять учет всех документов в подразделении можно только с помощью заполнения «своих» регистрационных форм. Соответственно, в данном случае при передаче документа между подразделениями организации сведения о передаваемом документе будут вручную повторно вноситься в регистрационные формы каждого из подразделений.

Если о повторной регистрации не говорится в инструкции по делопроизводству организации, но у работника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, существует потребность вести учет документов, осуществлять поиск, составлять отчеты, а также контролировать исполнение поручений своего руководителя, то он обычно создает для подразделения отдельные электронные журналы, которые заполняются в табличном процессоре MS Excel и в которые повторно вносятся основные сведения о поступающих в подразделение документах.

Системы, позволяющие отказаться от повторной регистрации документа

В настоящее время большинство систем электронного документооборота (СЭД)5 поддерживают однократную регистрацию документов и позволяют отслеживать дальнейшую работу с документом, в том числе движение документов, как в электронном, так и бумажном виде. Документ регистрируется в СЭД однократно: один раз создается регистрационная карточка документа (далее - РК), в которую в процессе регистрации вносятся основные данные о документе и к которой, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронный образ документа6. Затем РК документа направляется с помощью СЭД в другие подразделения организации. При этом пользователи, работающие в подразделении-адресате, получают в СЭД эту же РК документа.

Другими словами, в СЭД подразделение-адресат получает вместе с документом заполненную регистрационную карточку, в которой можно фиксировать ход и результат исполнения документа в подразделении-адресате7. В итоге в данном подразделении исчезает необходимость повторно создавать регистрационную карточку (или осуществлять повторную регистрацию) для документа, поступившего из другого подразделения организации. При такой технологии работы электронные регистрационные карточки, направленные вместе с документами в подразделение, автоматически включаются в электронную картотеку подразделения и могут использоваться для учета и поиска документов, формирования отчетов, осуществления контроля за исполнением поручений и т.д.

Отметим, что в большинстве СЭД пользователи работают с единой регистрационной карточкой документа и в итоге в одну РК вводится вся информация о работе с документом, которую выполнили разные должностные лица. Кроме того, СЭД автоматически фиксирует пересылку регистрационной карточки и электронного документа (электронного образа документа) между подразделениями организации. А на основании этих данных в любом подразделении можно легко получить (например, с помощью функции поиска) список документов, поступивших из других подразделений организации за указный период времени.

Если же в организации даже при использовании СЭД существует потребность передавать часть документов между подразделениями на бумажном носителе, то в этом случае данные о передаче бумажного документа целесообразно вводить в СЭД.

Однако если документ передается в подразделение в бумажном виде, в СЭД все равно следует пересылать в подразделение-адресат электронную регистрационную карточку документа, так как именно данная операция позволит отказаться от повторной регистрации документа.

В настоящее время СЭД используются не во всех организациях. Некоторые организации на начальном этапе формирования системы делопроизводства не могут позволить себе приобретение и внедрение СЭД или думают, что СЭД им не «по карману». Но затрагивая данную проблему, отметим, что ряд СЭД (не все) позволяют внедрять их поэтапно.

Чтобы использовать СЭД можно было только в службе ДОУ и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, система должна позволять одному пользователю одновременно работать за нескольких должностных лиц. Это нужно для того, чтобы работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, мог в одном разделе СЭД получать документы, адресованные любому должностному лицу в подразделении, мог вводить в систему резолюции руководителя подразделения и его заместителя, а также контролировать их исполнение и т.д. В дальнейшем рабочие места СЭД могут быть докуплены для всех работников подразделения, а права пользователя, ответственного за ведение делопроизводства, могут быть изменены.

Отметим, что максимальный эффект от использования СЭД достигается тогда, когда рабочие места системы установлены всем должностным лицам, участвующим в работе с документами. Поэтому при поэтапном внедрении организации стараются постепенно подключить к системе всех должностных лиц и расширить состав автоматизируемых функций делопроизводства.

Итак, внедрив в организации современную систему электронного документооборота и подключив к системе всех должностных лиц и сотрудников, ответственных за делопроизводство, можно значительно упростить ведение документооборота в компании и избежать повторной регистрации документа.

Е.М. Каменева, главный специалист – эксперт компании «Электронные офисные системы»

 

1 Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

2 Кроме того, во время регистрации на документе проставляется дата его создания или дата поступления документа в организацию.

3 Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

4  Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

5 Некоторые другие многопользовательские системы, относящие к иным классам программ, также поддерживают однократную регистрацию документа и позволяют отказаться от повторной регистрации документа.

6  Электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

7  Права пользователей на работу с РК устанавливаются при настройке СЭД.

Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.27%
  • Делопроизводство 17.84%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.21%
  • Имидж секретаря 11.74%
  • Деловой этикет 12.68%
  • Карьерный рост 8.92%
  • Документооборот 19.72%
  • Электронный документооборот 17.37%
  • Архивное дело 81.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль