Для чего нужен интерфейс?

159
Система автоматизации делопроизводства и документооборота работает, когда в ней работают пользователи. Именно пользователь является самым важным звеном в системе, поэтому столько внимания уделяется интерфейсу и вопросам эргономичности в ECM-системах. Каковы же причины внимания к интерфейсу системы?

Можно выделить четыре основные причины пристального внимания к интерфейсу системы.

  1. ECM-системы призваны оптимизировать бизнес-процессы.

Пользователи, работающие в системе, имеют дело с большим количеством документов, поэтому интерфейс системы должен позволять им выполнять типовые операции с документом (создание, изменение, согласование, рецензирование) за минимальное количество кликов мыши или операций ввода данных с клавиатуры.

Читайте также: Мобильные СЭД – новый интерфейс и новая функциональность

  1. ECM-системы внедряются, чтобы обеспечить соответствие бизнес-процессов требованиям правовых регуляторов и бизнеса.

Ясный и понятный интерфейс позволит уменьшить количество операторских ошибок. И наоборот, перегруженный и излишне универсальный интерфейс может привести к тому, что пользователь выберет неправильную опцию. В этом случае система будет только препятствием на пути к соответствию законодательным требованиям.

  1. Современные компании испытывают постоянное давление со стороны конкурентов. Да и макроэкономическая обстановка не всегда благоприятная. Чтобы противостоять этим факторам, компании должны работать еще эффективнее. Одним из путей повышения эффективности является сокращение времени и усилий на обучение сотрудника, скорейший выход его на «проектную мощность». То есть новый сотрудник должен практически сразу приступить к выполнению своих обязанностей с полной эффективностью.

В этом случае от информационных систем требуется не только простота интерфейса и модели работы, но и возможность самообучения. Вариантов решения этих задач – целая гамма: от встроенной справки до возможностей геймификации процесса самообучения (геймификацию относят к самым новым веяниям в области ECM).

  1. Другим ярким направлением в сфере управления корпоративной информацией является социализация. Применительно к ECM социализацию можно охарактеризовать как добровольное и инициативное использование системы работниками для решения собственных задач. Пользователи сознательно выбирают ECM-систему для решения своих задач, даже если это не требуется регламентами, так как система позволит решить задачи эффективно и оперативно.

Например, пользователи хранят в системе персональные документы (проекты документов, над которыми работают, предложения руководству, документы, повышающие собственную эффективность). Или же пользователи сами организуют при помощи ECM-системы совместную работу над каким-либо проектом или документом.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна обладать легким и простым интерфейсом, не отталкивала пользователя, не усложняла процесс создания документа и совместной работы над документами.

Для чего нужен интерфейс?

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль