Выбор системы электронного документооборота

416
Поговорим об особенностях выбора системы электронного документооборота и делопроизводства для крупных компаний. При выборе системы электронного документооборота и делопроизводства для крупных компаний следует обратить внимание на вопросы, связанные с территориальной распределенностью. Есть различные виды решений электронного документооборота для таких компаний. Предлагаем выбрать вариант, который подойдет именно для вас.

Итак, у нас есть территориально распределенная компания, у которой несколько офисов, и мы хотим настроить взаимодействие с помощью электронного документооборота. Какие варианты существуют?

  1. Локальная сеть. Можно ничего и не придумывать, если между офисами компании хорошие каналы связи и качественно настроенные VPN-каналы.

Этот вариант подходит для компаний, офисы которых находятся в одном городе, и количество людей в офисах не велико (до 100-150 человек).

Читайте также: Новые требования к системам электронного документооборота

  1. Работа через веб-доступ. В случае если программный продукт, который мы рассматриваем для создания электронного документооборота, содержит полнофункциональный веб-доступ, то этот вариант тоже хорош. Но веб-доступ должен быть полнофункциональным, чтобы удаленные офисы могли работать абсолютно так же, как и в головном офисе.

Для этого варианта тоже стоит учитывать скорость и ширину интернет-каналов между офисами.

  1. Терминальный доступ. Если же между офисами нет локальной сети, то можно воспользоваться этим вариантом. Он удобен тем, что сотрудник удаленного офиса, открыв удаленный рабочий стол (Remote Desktop), попадает на привычный для него рабочий стол, где может работать без ограничений (ну разве что напечатать на принтере сложно).

Для обеспечения бесперебойной работы необходим хороший интернет-канал между офисами и сервер терминалов, характеристики которого будут зависеть от количества подключающихся сотрудников.

  1. Репликация. В случае если между офисами интернет-канал нестабилен или его попросту нет, то системы электронного документооборота и делопроизводства должны содержать механизм репликации.

Механизм устроен следующим образом: в удаленном офисе есть вторичный сервер репликации, на котором содержится копия информации, необходимая для сотрудников именно этого офиса, без лишней информации. При изменении работниками информации сервера синхронизируются через заданный интервал времени и обновляют измененную информацию на актуальную. 

Репликация хороша еще и тем, что сотрудники вообще не будут догадываться о том, что периодически офисы могут быть недоступны. Это безусловный плюс для системы, так как не будет негатива из-за постоянных сбоев и обрывов связи.

Технология репликации применима для компаний, офисы которых находятся на довольно удаленном расстоянии друг от друга.

  1. Сервисы интеграции между системами. Все предыдущие способы взаимодействия подразумевали использование одной системы электронного документооборота. В этом же варианте рассмотрим  вариант взаимодействия, когда офисы компании имеют разные системы электронного документооборота и делопроизводства. Приведем пару примеров.

Есть крупная холдинговая структура, предприятия которой имели возможность автоматизировать документооборот самостоятельно, а теперь головной организации необходимо обеспечить взаимодействие между ними.

Или вот другой пример: владелец нескольких компаний хочет объединить свои компании в единую информационную сеть, при этом не осуществляя «революцию» посредством смены системы.

Для обеспечения взаимодействия между различными системами и используется сервис интеграции между системами. Система, содержащая этот сервис взаимодействия, должна уметь синхронизировать некоторые справочники, давать возможность обмениваться документами и позволять организовывать сквозные процессы между системами.

  1. Комбинируем. При выборе варианта территориально распределенной работы допускаются комбинации перечисленных вариантов. Все зависит от того, какая у нас компания, сколько офисов, как далеко они находятся друг от друга и какие интернет-каналы используются между ними.

Итак, мы рассмотрели основные варианты взаимодействия между офисами территориально распределенной компании. Выбор за вами.

СЛОВАРЬ

VPN (англ. Virtual Private Network – виртуальная частная сеть) – обобщенное название технологий, позволяющих обеспечить одно или несколько сетевых соединений (логическую сеть) поверх другой сети (например, Интернет).

Дамир Мухутдинов, менеджер отдела продаж «DIRECTUM»

Выбор системы электронного документооборота

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль