Резолюция как форма отражения управленческих решений

1007
Существует множество способов, позволяющих зафиксировать принятое руководителем управленческое решение. Но, безусловно, самым распространенным способом является резолюция.

Резолюция (от лат. resolutio – разрешение) представляет собой надпись на служебном документе, сделанную должностным лицом и содержащую принятое им решение.

Читайте также: Резолюция: правила оформления

Документы, в которых определен порядок оформления резолюций:

  •  ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст;
  •  Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003[1] определяют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30 – 2003 и виды реквизитов документов. Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 резолюция включает в себя:
  • фамилии, инициалы исполнителей;
  • содержание поручения (при необходимости);
  • срок исполнения;
  • подпись руководителя;
  • дату.

Пример резолюции

Федорову К.М.

Поляковой Л.Н.

Для подготовки отчета.

Срок – 01.11.2015

05.10.2015

Основные элементы резолюции

Указание об исполнении документа дается одному или нескольким должностным лицам.

Инициалы исполнителей могут проставляться как перед фамилией[2], так и после нее.

Если поручение дается нескольким исполнителям, то ответственным за исполнение документа является работник, фамилия которого в резолюции указана первой либо напротив фамилии которого проставлена отметка «отв.». Остальные должностные лица, указанные в резолюции, являются соисполнителями. Ответственный за исполнение документа может быть указан также в тексте резолюции.

В целях повышения исполнительской дисциплины и качества подготовки документов, для максимальной скоординированности действий структурных подразделений при исполнении поручений руководства рекомендуется отразить в Инструкции по делопроизводству организации права, обязанности и ответственность исполнителя и соисполнителей. Например:

Ответственный исполнитель и соисполнители: права, обязанности, ответственность

1. В процессе исполнения документов ответственный исполнитель имеет право:

– определять порядок исполнения поручения, не противоречащий порядку, определенному руководителем, давшим поручение (в том числе порядок подготовки и согласования документов по исполнению поручения, сроки и форму участия соисполнителей в работе по исполнению поручения);

– координировать работу соисполнителей;

– принимать мотивированное решение о включении или отказе от включения в проект итогового документа представленных соисполнителями предложений и замечаний;

– информировать руководителя, давшего поручение, о нарушении сроков представления предложений соисполнителями;

– готовить предложения о продлении срока исполнения поручений с указанием объективных причин продления и планируемой даты исполнения.

2. Соисполнители имеют право:

– выносить на рассмотрение ответственного исполнителя замечания и предложения по различным вопросам исполнения поручения (порядку исполнения поручения, проекту итогового документа и т.д.);

– представлять ответственному исполнителю и другим соисполнителям по своей инициативе документы, имеющие непосредственное отношение к исполнению поручения, а также свой вариант проекта итогового документа.

3. Ответственный исполнитель обязан:

– анализировать все поступившие от соисполнителей замечания и предложения;

– принимать исчерпывающие меры по устранению разногласий между соисполнителями, согласованию их позиций, учету замечаний и предложений, а в случае невозможности их учета в итоговом документе составить перечень принципиальных разногласий;

– представлять лицу, осуществляющему контроль исполнения поручения, сведения о ходе исполнения или копии соответствующих документов;

– направлять проект итогового документа на визирование всем соисполнителям;

– представлять руководителю, давшему поручение, завизированный всеми соисполнителями документ;

– после подписания итогового документа передать его копии всем соисполнителям;

– подготовить итоговый документ к отправке адресату.

4. Соисполнители обязаны:

– соблюдать порядок и срок исполнения поручения, определенный ответственным исполнителем;

– качественно анализировать информацию и представлять ответственному исполнителю необходимые письменные материалы (проекты документов, сведения, справки и т.д.) или сообщать свое мнение в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя;

– представлять документы или сообщать свое мнение ответственному исполнителю в установленный им срок; в случае нарушения срока представления ответственному исполнителю необходимых документов – принимать меры по завершению исполнения поручения и сообщать ответственному исполнителю о причине задержки и ходе исполнения поручения;

– своевременно визировать проект итогового документа;

– в случае несогласия с предложенным проектом итогового документа – своевременно его визировать с пометкой «с замечаниями» и представлять письменные замечания и предложения по проекту документа;

– в случае невозможности по объективным причинам подготовки заключения в установленный срок – представлять служебную записку ответственному исполнителю с просьбой об организации продления срока согласования проекта документа.

5. На ответственного исполнителя возлагается ответственность за:

– качество подготовки (полноту, достоверность информации, использованной при подготовке итогового документа), правильность оформления документов;

– полноту и корректность отражения замечаний и предложений соисполнителей и согласующих лиц в новой редакции документа;

– соблюдение установленных сроков исполнения поручения.

Иногда возникает необходимость дать разные указания нескольким исполнителям по одному документу. В таком случае каждый из указанных работников является ответственным за исполнение резолюции в части, его касающейся.

Федорову К.М.

Подготовить отчет по разделу 1.

Срок – 30.09.2015

 

Поляковой Л.Н.

Разработать сводный график погашения задолженности.

Срок – 01.10.2015

Иванькову И.В.

Отчет по выполненным мероприятиям – еженедельно по средам в форме служебной записки.

20.09.2015

Если документ не требует дополнительных указаний по его исполнению, направлен для информации или в нем изложена стандартная ситуация с типовыми сроками исполнения, резолюция может быть оформлена упрощенно: т.е. может включать только фамилию и инициалы исполнителя, дату и подпись руководителя.

Сорину И.В.

20.09.2015

Резолюции должны содержать ясные и исчерпывающие указания о порядке и характере исполнения документов.

Срок, в течение которого исполнители могут обратиться к руководителю с предложениями о внесении изменений в резолюцию (по составу исполнителей, содержанию поручения), следует зафиксировать в локальном нормативном акте организации (Инструкции по делопроизводству). Например:

Изменения в резолюцию (по составу исполнителей, содержанию поручения) могут быть внесены в срок, не превышающий двух дней после получения документа исполнителем, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно. Предложения с обоснованием необходимости изменений представляются руководителю, давшему поручение, вместе с документом и поручением.

Обычно при подготовке резолюций используется принцип иерархии: от верхнего уровня управления к нижнему.

Как правило, руководитель адресует резолюцию только тем должностным лицам, деятельностью которых он руководит в соответствии с организационной структурой и распределением обязанностей. Например:

Резолюция как форма отражения управленческих решений

Особое внимание необходимо обращать на указание даты резолюции: ее проставляет или сам руководитель, или секретарь после рассмотрения документов руководителем.

Резолюции пишутся руководителем, как правило, от руки на документе на свободном от текста месте или на отдельном листе – специальном бланке для резолюций, прилагаемом к рассматриваемому документу, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.

Резолюция на отдельном листе

Практика оформления резолюций по ГОСТ Р 6.30 – 2003 на отдельном листе выглядит предпочтительнее, так как исключает появление на документе надписей, затрудняющих прочтение реквизитов документа (исходящего номера, даты, текста), документ выглядит более аккуратно, удобнее проследить последовательность резолюций (если резолюций несколько).

Резолюция, в случае ее оформления на отдельном листе, прикрепляется к документу, к которому относится, и вместе с ним подшивается в дело. При передаче дел на хранение в архив скрепка или скоба удаляются, а лист с резолюцией нумеруется как отдельный документ.

Если в организации заведена практика оформления резолюций на отдельном листе, удобнее использовать бланки для резолюций, на которых указаны наименование организации, должность, инициалы, фамилия руководителя, предусмотрено место для проставления даты резолюции, даты и номера документа. Такие бланки можно изготовить самостоятельно с помощью компьютера или заказать в типографии.

Пример бланка резолюции

Резолюция как форма отражения управленческих решений

Также можно использовать бланки с текстами наиболее часто употребляемых руководителем поручений и фамилий исполнителей – проектами резолюций[3]. Это ускорит процесс работы с документами, которые нужно рассмотреть руководителю. Ему понадобится лишь ознакомиться с проектом резолюции на документе и поставить подпись в случае согласия.

Пример бланка резолюции с текстом

Резолюция как форма отражения управленческих решений

При этом важно понимать, какая ответственность ложится на секретаря при подготовке проектов резолюций и работе с ними. Секретарь должен хорошо ориентироваться в основных бизнес-процессах организации, знать ключевые направления деятельности подразделений и алгоритмы их взаимодействия, приоритетность решаемых вопросов.

Оптимизация процесса рассмотрения документов: важные моменты

Итак, рассмотрев основные варианты оформления резолюций по ГОСТ Р 6.30 – 2003, их состав, расположение, можно обратить внимание на некоторые моменты, реализация которых позволит оптимизировать процесс рассмотрения документов и наложения резолюций, сделать его более удобным как для руководителя и его секретаря, так и для исполнителей.

  1. Составлять резолюции следует таким образом, чтобы исключалось двоякое толкование и понимание текста.
  2. Целесообразно устанавливать четкий срок исполнения документов – дату, а при необходимости – и точное время исполнения. При использовании руководителем в резолюции слов «срочно», «незамедлительно», «оперативно», «весьма срочно» следует зафиксировать в локальном нормативном акте организации конкретные сроки исполнения поручений, которые подразумеваются под каждым из слов. В противном случае это может привести к неверному толкованию работником указания руководителя и срыву сроков исполнения поручения. Например: документы и задания, имеющие в поручении указание:
  • «незамедлительно»: исполняются не позднее одного рабочего дня, следующего за датой выдачи поручения;
  • «срочно»: исполняются не позднее двух рабочих дней, следующих за датой выдачи поручения;
  • «оперативно»: исполняются не позднее десяти рабочих дней, следующих за датой выдачи поручения.
  1. Использовать бланки для резолюций с напечатанным текстом типовых поручений и фамилий исполнителей.
  2. Замыкать резолюции на верхний уровень системы делегирования полномочий и далее следовать принципу служебной иерархии.
  3. Разработать перечень документов, которые могут передаваться на рассмотрение, минуя руководителя. Обычно в таком перечне указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы, возможно – наименование организации-отправителя, а также наименования структурных подразделений или должностных лиц, которым направляются документы на рассмотрение. Перечень необходимо утвердить у руководителя и ознакомить с ним ответственные подразделения и должностных лиц.

Пример перечня документов, передаваемых в структурные подразделения

без рассмотрения руководителем организации

Вид/содержание документа

Структурное подразделение

И.О. Фамилия, должность работника

Входящие письма от филиалов о направлении ежемесячных отчетов о доходах и расходах

Финансовое управление

И.К. Ивова, начальник управления

Входящие письма от ООО «Сервис» о направлении графиков работы в рамках действующих договоров

Административно-хозяйственная служба

А.Л. Зимин,

начальник службы

Входящие (сопроводительные) письма от контрагентов о направлении подписанных с их стороны документов (договоров, актов, спецификаций и т.д.)

Структурное подразделение, ответственное в соответствии с локальными нормативными актами организации за подписание направленного документа (курирующее вопрос)

Руководитель ответственного структурного подразделения

Мы надеемся, что данные в этой статье советы помогут оптимизировать как рабочее время руководителя, так и ваше личное рабочее время, сделав процессы по работе с поручениями и резолюциями более отлаженными и прозрачными.

О. А. Лепеха, начальник отдела документационного обеспечения ООО «Газпром инвестпроект»

 

[1] Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003. Росархив; ВНИИДАД. Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003.

[2] Пункт 3.13 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003.

[3] При изготовлении бланков с фамилиями исполнителей желательно оставить перед первой фамилией несколько строк пустого места: если руководитель посчитает необходимым назначить кого-либо из работников, не указанных в шаблоне, ответственным исполнителем, он сможет вписать фамилию сверху от руки.

Резолюция как форма отражения управленческих решений

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.75%
  • Делопроизводство 16.13%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.04%
  • Имидж секретаря 10.04%
  • Деловой этикет 11.11%
  • Карьерный рост 7.89%
  • Документооборот 17.2%
  • Электронный документооборот 14.7%
  • Архивное дело 82.8%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль