Деловой этикет: зачем он нужен секретарю

1911
В России должность «секретарь» была учреждена Петром I в 1720 году. Требования к секретарю и тогда были очень высокими: он должен быть образован, знать иностранные языки и законы, соблюдать субординацию и этикет, уметь самостоятельно разбираться в различных ситуациях. И обращаться к нему в то время следовало не иначе, как «Ваше благородие». К сожалению, в дальнейшем профессия секретарь стала не очень авторитетной и долгое время ограничивалась функциями «подай-принеси». Но развитие бизнеса в России и кросс-культурные отношения заставили переосмыслить функции как секретариата в целом, так и секретаря как персонального помощника руководителя в частности. В результате за последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Теперь на секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи компании.

Деловой этикет современного секретаря руководителя

Секретарь, как правило, – первый человек, с которым сталкивается пришедший в компанию человек; первый, чей голос слышит звонящий по телефону, и т.д. Через секретаря проходят важнейшие коммуникации в самой компании. Поэтому от того, насколько грамотен, лоялен, воспитан секретарь, зависит не только престиж компании, но зачастую и успех деловых переговоров и контактов.


Язык и этикет искусной деловой переписки


Международный Профессиональный Клуб Секретарей (Professional Secretaries International) дает следующее определение: «Современный секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Но надо понимать, что секретарь – это не руководящая должность. Секретарь в первую очередь – помощник, ассистент, который должен оставаться в тени, поддерживая и укрепляя положительный имидж как своего непосредственного руководителя, так и всей компании в целом. Зачастую карьерный рост руководителя сопровождается карьерным ростом секретаря. Часто грамотные секретари становятся офис-менеджерами, управляющими делами своей компании, заведующими секретариата или канцелярии, административными директорами. Поэтому им пригодится знание делового этикета.

Пример карьерной лестницы секретаря

Деловой этикет: зачем он нужен секретарю

Мало быть профессионалом в своей области и четко выполнять распоряжения руководства, надо еще суметь оставить о себе хорошее впечатление как о человеке.


Обсуждаем практические ситуации


Профессия секретаря очень схожа с профессией актера – он всегда в центре внимания. Улыбка, хорошие манеры, приятный голос, сдержанность в выражениях и жестах, доброжелательность и соответствующий внешний вид создадут особую атмосферу в офисе и расположат клиентов и деловых партнеров к вашей компании и вашему руководителю.

Сейчас многие российские компании испытывают необходимость в привлечении положительного внимания к своей деятельности и продукции извне. Поэтому имидж компании формируется на основе прямого контакта, при котором каждый сотрудник рассматривается как лицо организации, по которому судят о состоянии всей структуры. И роль представителей и доверенных лиц организации имеет непосредственное воздействие на создание позитивного целостного имиджа лидера, а значит, и всей компании. Деловой этикет позволяет создать приятное впечатление о компании.

Деловой этикет в карьере секретаря

Современный секретарь руководителя может сыграть не последнюю роль в выстраивании желаемого имиджа компании, в которой он работает, не только за счет своей профессиональной компетенции, но и за счет знания правил бизнес-этикета, и в особенности международного делового этикета.


Читайте также: Основы делового этикета


Довольно часто этикет рассматривают как отдельно стоящую дисциплину, которая не имеет отношения к межличностному общению. Это довольно распространенное заблуждение, которое основано на непонимании того, что есть «общение» и что есть «этикет».

Давайте вместе попробуем разобраться в этих понятиях.

Этикет – свод правил поведения, обхождения, принятых в определенных социальных кругах.


В разделе «Деловой протокол и этикет» вы найдете больше информации по теме.


Этикет – это не жесткие правила, которые мешают человеку жить, а наоборот – соблюдение этих правил часто помогает выйти из затруднительных положений. Этикет – правила поведения при контактах с другими людьми.

Основы делового этикета включают правила поведения в бизнес-среде и является важной составляющей деловых отношений, делая их более комфортными.

Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении внешнего вида человека, манеры общения с партнерами, коллегами и руководством, ведения телефонных переговоров, а также порядок проведения презентаций, деловых встреч и т.д.

Деловое поведение – система поступков индивида, связанная с реализацией его деловых интересов и включающая взаимодействие с партнерами, клиентами, руководителями, подчиненными, коллегами. Деловое поведение реализуется через общение, установление взаимоотношений и принятие решений, способствующих успеху в бизнесе и позитивному имиджу (компании или человека).


Оценка квалификаций офисных специалистов и административных работников в РФ


Таким образом, деловой этикет – важнейшая сторона профессионального поведения делового человека.

Причины для изучения делового этикета

Деловой этикет: зачем он нужен секретарю

Международный деловой этикет и бизнес-этикет

В связи с развитием международных деловых отношений надо понимать, что зарубежный партнер – это представитель не только другого государства, но и другой культуры, которая построена на традициях, обычаях и законах данной страны. И несмотря на то, что международный бизнес-этикет регламентирует правила поведения деловых партнеров, стоит учитывать особенности ментальности различных стран – то, что считается нормальным в одной стране, может вызвать непонимание в другой. Каждая страна уникальна по-своему, имеет свою историю и свои особенности. Знание этих особенностей, в том числе и со стороны секретаря как представителя компании, покажет зарубежному партнеру вашу грамотность и компетенцию, и возможно, сыграет важную роль при заключении выгодного контракта.


Деловой английский язык для секретаря: Позитивный язык для делового общения


Подготовка к встрече с представителями зарубежных компаний должна начинаться с изучения особенностей национального этикета вашего делового партнера.

Внимание к аспектам, данным ниже, поможет вам избежать досадных промахов во время переговорного процесса и выстроить взаимовыгодные отношения с вашими новыми партнерами.

Форма коммуникации

Вопросы, ответы на которые следует узнать заранее (до переговоров, встречи)

1

Приветствие

Как люди приветствуют друг друга?

Как обращаются друг к другу?

Какую роль в общении играют визитные карточки?

2

Уровень формальности

Какого взаимодействия ожидают от вас – формального или неформального?

3

Подарки

Принято ли дарить подарки в деловых кругах?

Какие подарки следует дарить, а каких лучше избегать?

4

Прикосновения

Как относятся к тактильным контактам?

5

Визуальный контакт

Принято ли смотреть прямо в глаза?

6

Эмоции

Активно ли проявляют свои эмоции или сдерживают?

7

Молчание и паузы

Вызывает ли молчание неловкость или воспринимается нормально?

Считается ли молчание признаком уважения или будет воспринято как оскорбление?

8

Межличностное расстояние

Какое межличностное расстояние будет комфортным для общения? И насколько близко можно подходить к партнеру?

9

Язык жестов

Какие жесты приняты?

Нет ли запретных жестов, которые могут обидеть или оскорбить партнера?

Какие жесты являются одобряющими?

10

Пунктуальность

Стоит ли ожидать от своего зарубежного партнера пунктуальности?

Насколько может быть гибок график деловых встреч?

11

Язык общения

На каком языке следует вести переговоры и деловую документацию?

12

Столовый этикет

Есть ли особенности в принятии пищи и свои ритуалы?

13

Внешний вид

Какого стиля одежды придерживаются?

Какого цвета в одежде стоит избегать?

На что обращают внимание в первую очередь?

Конечно, этот список вопросов можно расширить и сделать более развернутым. Но исходя из своей практики, могу сказать, что именно эти 13 пунктов являются ключевыми при подготовке к первой встрече с зарубежными партнерами.

Стоить отметить, что о некоторых странах у нас сложились определенные стереотипы, которые зачастую не имеют никакого отношения к реальной жизни, а тем более к налаживанию деловых контактов.


Профессиональные стандарты в Российской Федерации


Например, финны – «горячие» финские парни, китайцы – хитрые и безответственные, а испанцы – конфликтные и несговорчивые люди.

К сожалению, все эти стереотипы довольно часто мешают плодотворному сотрудничеству, особенно в начале делового общения.

О чем важно помнить секретарю, осваивая деловой этикет

  • Именно современный секретарь руководителя должен являться безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, партнерами и конкурентами.
  • Деловой этикет предусматривает правила поведения, которые требуются деловому человеку, чтобы выглядеть достойно в любой ситуации, и не только связанной с работой.
  • Подготовка к встрече с представителями зарубежных компаний должна начинаться с изучения особенностей национального этикета вашего делового партнера.
  • 13 ключевых вопросов, которые являются ключевыми при подготовке к первой встрече с зарубежными партнерами.

Е.С. Игнатьева, бизнес-консультант, коуч, имиджмейкер

Деловой этикет: зачем он нужен секретарю

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.47%
  • Делопроизводство 15.15%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.85%
  • Имидж секретаря 9.85%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.2%
  • Документооборот 16.29%
  • Электронный документооборот 14.39%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль