Ошибки в документах

1501
От ошибок, как известно, никто не застрахован, и все мы периодически их совершаем. Какие-то из них не влекут за собой никаких последствий, а какие-то могут негативно отразиться на результатах нашей работы. Это же можно сказать и об ошибках в документах. Какие из них могут повлиять на смысл документа? Как избежать риска судебных разбирательств? В статье мы рассмотрим эти вопросы.

Документ, подписанный неустановленным лицом

Подпись неустановленного лица является одной из самых распространенных ошибок в документах. Сотрудники служб делопроизводства не проверяют, кем был подписан документ. Такое положение недопустимо. К договору, акту, акцепту должен быть приложен приказ или доверенность, подтверждающие полномочия подписанта. В противном случае подобные ошибки в документах могут спровоцировать судебное разбирательство, и не факт, что оно закончится в пользу вашей компании. Например, подпись неустановленного лица, стоящая под актом сверки, не делает этот акт документом, подтверждающим признание долга контрагентом.

Это подтверждает и судебная практика. ФАС Северо-Западного округа (постановление от 25 марта 2014 г. № Ф07-1502/2013 по делу № А56-44437/2012) отметил, что просроченная кредиторская задолженность в подобной ситуации была включена налоговым органом в доходы организации на законных основаниях.


Технология работы с документами. Документооборот


В данном случае истек трехлетний срок исковой давности, но поскольку акт сверки был подписан неустановленным лицом, то суд не счел его свидетельством того, что срок исковой давности был прерван. Это решение было принято с учетом данных почерковедческой экспертизы и того, что организация-контрагент не находилась по юридическому адресу.

Чтобы исключить подобные ошибки в документах, обязательно проверяйте полномочия лиц, подписывающих документы. С особым вниманием следует контролировать полномочия подписанта в тех случаях, когда он не является руководителем компании. В таких ситуациях обычно рядом с наименованием должности ставится косая черта, она сигнализирует о том, что подпись в документе поставлена не тем лицом, которое указывается в качестве подписанта.

Некорректное наименование документа

Каждый документ должен иметь соответствующее своему содержанию наименование, оно позволит правильно идентифицировать и классифицировать его, дать ему правовую оценку. В практике встречаются такие критические ошибки в документах, когда наименование было присвоено произвольно. Например, путевой лист наименовался как акт или справка. Даже такая, на первый взгляд, несущественная ошибка может стать причиной судебного спора.

Как пример можем привести постановление ФАС Дальневосточного округа от 11 июля 2013 г. № Ф03-2842/2013 по делу № А51-22128/2012. Суд принял решение в пользу компании, указав, что в законодательстве не устанавливается перечень документов, которые необходимо оформлять при осуществлении налогоплательщиком расходных операций. В постановлении суда подчеркивалось, что закон не предъявляет каких-либо специальных требований, в том числе и к наименованию документов.

Однако компания, допустившая ошибку в документах, была вынуждена отстаивать свою правоту через суд и столкнулась с негативными последствиями претензий налоговиков. Это еще раз доказывает, что необходимо правильно указывать наименование любого документа.

Отсутствие документов

Ошибки в документах – это не только неправильное оформление, но и утрата, потеря или просто неоформление нужных бумаг. При отсутствии документов невозможно подтвердить сделку, принятие управленческого решения, имеющийся перед компанией долг. Такого же мнения придерживаются и судебные органы.

Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 2 марта 2015 г. № 13АП-1404/2015 по делу № А56-50663/2014 свидетельствует, что суд счел невозможным признать наличие долга без соответствующих документов. В судебном решении указано, что, как следует из пункта 8 статьи 3 и пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 6  декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», предъявленный акт сверки расчетов, к которому не были приложены первичные документы, не признается бесспорным доказательством и подтверждением размера задолженности.


Правила регистрации документов


Поскольку задолженность ООО «Супервэйв Групп» перед истцом не имела документального подтверждения в указанной сумме, у суда первой инстанции не имелось правовых оснований для взыскания 74 801 руб. 48 коп. в пользу истца.

Значение документа в судебном споре невозможно переоценить. Чтобы избежать судебных споров и ситуаций, в которых компания вынуждена терпеть убытки, необходимо проверять наличие всех документов и производить сверку с журналами входящих и исходящих документов, перечнями приложений к договорам, принимаемыми управленческими решениями.

Неправильное наименование экономического субъекта

Субъект экономической деятельности должен наименоваться в документах максимально подробно и в соответствии с учредительными документами. Внимание следует обращать не только на реквизиты собственного предприятия, но и на то, правильно ли указаны реквизиты в документах от контрагентов. Ошибки в документах от контрагентов также могут стать причиной лишения этих бумаг правового статуса.

Как пример рассмотрим постановление Президиума ВАС РФ от 20 октября 2011 г. № 10095/11 по делу № А82-4392/2010-27. Судом было установлено, что по отношению к контрагентам ООО «Регул» и ЗАО «Грата» истец не проявил должной осмотрительности. Эти контрагенты не прошли регистрацию в Едином государственном реестре юридических лиц. Кроме того, свидетельство о постановке на налоговый учет и присвоении ИНН налогоплательщиков не соответствовало установленному Порядку и условиям присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц (утв. приказом МНС России от 3 марта 2004 г. № БГ-3-09/178). Утвержденная для юридических лиц структура ИНН представляет собой десятизначный цифровой код, каждый элемент которого имеет определенное значение. Десятая цифра в коде ИНН – контрольное число, которое рассчитывается по определенному алгоритму. В ИНН указанных контрагентов контрольные числа были неверными, что свидетельствует о том, что коды составлялись без применения данного алгоритма и не могли быть присвоены какой-либо организации в законном порядке.

Это весомый аргумент за то, что проверять ошибки в документах и реквизиты контрагента необходимо особенно тщательно.

Нет четкого разъяснения факта хозяйственной операции

При оформлении документов многие специалисты не задумываются об экономической сути хозяйственной операции или же просто не понимают ее. В итоге смысл документа и его содержание бывают достаточно поверхностными. Смысловые ошибки в документах могут вызвать многочисленные споры, поскольку неясно, что конкретно имелось в виду.

Чтобы избежать этого, необходимо с максимальной степенью детализации составлять документ. Когда его содержание основано на каком-то другом документе или нормативном акте, обязательно дайте ссылку на этот документ.

Как правильно составлять и передавать документы по электронной почте

Современный документооборот уже немыслим без Интернета и электронной почты. Большинство компаний используют этот вид связи, позволяющий значительно сократить обмен информацией. Документы, присылаемые контрагентами по электронной почте, секретарь регистрирует и передает по назначению руководству компании в том же порядке, что и документы на бумажных носителях. Но это неверно и считается ошибкой в документах. Суды отказываются принимать к рассмотрению любые документы, подлинность которых не подтверждена, в том числе и переданные по e-mail.

В качестве примера рассмотрим постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25 сентября 2014 г. № 09АП-38731/2014-ГК по делу № А40-49556/13. Суд счел, что не имеют под собой оснований доводы компании о том, что передача документов по электронной почте является обычной практикой. Документ первичного учета должен быть составлен на бумажном носителе, а в том случае, когда он составлен и передан в электронном виде, должен быть удостоверен специальной электронной подписью лица, имеющего соответствующие полномочия на его подписание.

На практике лучше избегать передачи и составления юридически значимых документов по электронной почте. Без электронной подписи они фактически не имеют никакой юридической силы. Когда документ от контрагента поступил по e-mail, попросите его также прислать оригинал в адрес компании обычной почтой.

На документе отсутствует дата

Если на входящем или исходящем документе отсутствует дата, зарегистрировать его невозможно, поскольку невозможно понять, когда он был составлен. Дата составления документа – важный реквизит, подтверждающий его актуальность. Без ее указания трудно судить о том, действительно ли факты хозяйственной деятельности имели место. К тому же подобные ошибки в документах могут стать причиной спора в отношении их подлинности.

В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 июля 2014 г. по делу № А78-7040/2013 суд отказался принять документы только на основании того, что они были составлены с нарушением установленных требований. В частности, в первичных учетных документах не были указаны номера и даты.

Всегда проверяйте в документах такой обязательный реквизит, как дата его составления.

В документе не указаны сроки

Для ряда документов требование указания конкретной даты является обязательным.

Например, руководитель издает приказ, в котором указывает, что перечисленные работники предприятия должны выполнить определенное производственное задание к конкретной дате. Если эта дата не указана, можно говорить об ошибке в документе. В другом случае контрагент по договору обязуется построить дополнительный офис для вашей компании к концу года. Если в условиях договора отсутствует конкретная дата, это чревато не только просрочкой выполнения работ, но и тем, что договор может быть признан незаключенным.

В доказательство этому рассмотрим решение ФАС Поволжского округа от 15 февраля 2010 г. по делу № А06-7620/2008. В суде разбиралась ситуация, когда сторонами был подписан договор подряда, в котором не была указана дата окончания работ. Согласно этому договору, истец обязывался выполнить работы по заказу ответчика. По итогам разбирательства арбитражным судом было установлено, что в договоре подряда отсутствовали существенные условия: согласованные сроки начала и окончания работ. На этом основании договор был признан судом незаключенным.

Аналогичное дело рассматривалось в постановлении ФАС Поволжского округа от 1 марта 2010 г. по делу № А12-16704/2009. Судом установлено, что в соответствии с пунктом 1 статьи 708 ГК РФ в договоре подряда были указаны сроки начала и окончания выполнения работ. Из текстов дополнительных договоров от 20 мая 2009 г. № 1р/09, 2р/09, 3р/09, 4р/09 следует, что срок начала работ зависит от сроков поступления денежных средств на расчетный счет подрядчика и определенных действий, которые подрядчик должен был совершить. Кроме того, в договоре не было окончательного согласования срока окончания работ. Учитывая эти обстоятельства, суд признал договоры незаключенными.

Приведенные примеры показывают, что считаться ошибкой в документах может не только отсутствие даты, но и неуказание конкретных сроков.

Несоответствие оформления документов требованиям ГОСТ

Все организационно-распорядительные документы компании должны соответствовать тем требованиям к оформлению, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Но решения судов по этому вопросу неоднозначны.

В судебном постановлении Двадцать первого арбитражного апелляционного суда от 29 июня 2015 г. № 21АП-1041/2015 по делу № А83-2832/2014 указывается на наличие существенных ошибок и нарушений в виде несоответствия требованиям ГОСТа. Те документы, которые были приобщены к делу в качестве доказательств, были незаверенными ксерокопиями, не соответствующими пункту 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003.


Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли


Поэтому они были признаны судом лишенными доказательственного значения. ГОСТ требует, чтобы при заверении соответствия копии документа оригиналу под реквизитом «Подпись» была проставлена заверительная надпись «Верно». Под этой надписью должна быть указана должность лица, заверившего копию, стоять его личная подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия), а также дата заверения.

Однако в судебной практике встречаются и противоположные мнения судей. Об этом свидетельствует постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12 февраля 2015 г. по делу № А36-4080/2014. Суд в этом случае счел, что ссылка истца на несоответствие имеющихся удостоверительных записей на копиях документов требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 не может быть признана обоснованной. В качестве причины такого решения указано, что в данном стандарте содержатся требования, имеющие рекомендательный характер.

Но, как бы там ни было, чтобы гарантированно исключить ошибки в документах, необходимо проверять соответствие их оформления требованиям ГОСТ.

Несоответствие документа Общероссийскому классификатору ОКУД

«Общероссийский классификатор управленческой документации» утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299 (далее – ОК 011-93). Он используется для следующих задач:

  • регистрация форм документов;
  • упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
  • сокращение количества применяемых форм; исключение из обращения неунифицированных форм;
  • обеспечение учета и систематизация унифицированных форм документов на основе их регистрации;
  • контроль за составом форм документов и исключение дублирования информации;
  • рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов.

В случаях, когда ошибки в документах компании обусловлены несоответствием требованиям ОКУД, эти документы могут быть признаны судом недействительными.

Согласно апелляционному определению Челябинского областного суда от 16 сентября 2013 г. по делу № 11-10010/2013, справка, представленная в качестве доказательства, была отклонена судом по причине несоответствия требованиям ОКУД. В соответствии с ОК 011-93 такой вид документов, как справки, относится к унифицированным формам документации. Поэтому оформление справки должно отвечать тем требованиям, которые предъявляются к унифицированным формам документов. Судом установлено, что справка, которую истец представил в органы пенсионного обеспечения, не имеет таких обязательных реквизитов, как дата выдачи и регистрационный номер. Кроме того, на этом документе стояла подпись неустановленного лица. Вердикт суда гласил: представленная справка не может являться основанием для назначения или перерасчета сумм пенсии.

В то же время существует судебная практика, в которой классификатор ОКУД признан имеющим силу только рекомендательного документа. В соответствии с апелляционным определением Омского областного суда от 21 марта 2012 г. по делу № 33-1710/2012 судом было установлено, что требования к соответствию предоставленного отчета формам ОКУД ОК 011-93 не могут быть приняты во внимание. Решение принято на основании того, что нормами ОКУД не регламентируются вопросы раскрытия информации управляющей организацией.

Во избежание дополнительных временных и финансовых затрат работодатель должен стремиться к тому, чтобы свести ошибки в документах к минимуму. Все документы, которые работник получает на руки, должны в обязательном порядке проверяться на соответствие требованиям законодательства.

В заключение можно сделать вывод: хотя в судебной практике могут встретиться разные, порой диаметральные подходы к ситуации, любой документ необходимо оформлять так, чтобы риск компании был минимальным.

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль