Что должен знать и уметь профессионал, занимающийся модернизацией и внедрением СЭД

76
В последнее время наиболее частым вопросом, обсуждаемым на страницах профильных журналов, на научно-практических конференциях и форумах, стал вопрос выбора и внедрения СЭД, а также участия в этом проекте представителей делопроизводственных служб организаций. Стоит отметить положительное мнение большей части экспертов в данном вопросе не только насчет необходимости такого участия, но и возможности привлечения руководителей и сотрудников подразделения делопроизводства к разработке требований к СЭД, проведению настроек и тестированию приобретенной системы, обучению пользователей, написанию внутренних нормативных актов по работе с документами. Также очевидно, что мнение экспертов отчасти совпадает с желанием многих руководителей компаний (работодателей). Такой вывод можно сделать на основании требований к должностям руководителей делопроизводственных подразделений, которые можно увидеть на сайтах HeadHunter, job.ru и т.п.

Действительно, работодатели нередко хотят «заполучить» универсального работника, умеющего анализировать существующие процессы, выявлять их слабые стороны, определять риски, намечать пути модификации процессов, разрабатывать программы развития направления в целом, организовывать проектную работу (с разработкой соответствующих технических документов, проведением выбора решения), проводить презентации решений, реализовывать проекты, поддерживать текущую деятельность.Что должен знать и уметь профессионал, занимающийся модернизацией и внедрением СЭД

Конечно, такой подход имеет свои сильные стороны и позволяет добиться не только законченного цикла реализации проектов, но и контроля выполнения процессов.

Вместе с тем, как показывает практика, предъявляемые работодателями требования к функциям более чем в 50% случаев не соответствует требованиям к знаниям и опыту кандидатов, поскольку работодатели часто готовы возложить весь комплекс работ не на профессионала, получившего профильное образование и имеющего большой практический опыт, а на специалиста, часто не имеющего законченного высшего образования, получившего незначительный опыт в области делопроизводства (2-3 года работы), знакомого лишь с такими общими делопроизводственными функциями, как регистрация, учет и постановка на контроль документов.

Объяснение такого явления очевидно: работодатель либо не придает должного внимания проекту, либо желает сэкономить на нем, принимая решение не нанимать высококвалифицированный (и высокооплачиваемый) персонал. Но нельзя забывать, что возложение функционала по организации проекта на неподготовленного работника влечет значительные риски, а сам проект будет потенциально обречен на провал.

Требования к компетенциям работника

Для того чтобы понимать, какой подготовкой, какими знаниями и навыками должен обладать работник, чтобы качественно справиться с проектом выбора и внедрения СЭД, предлагаю поэтапно сформулировать требования к его компетенциям в той же последовательности, в которой производится реализация проекта внедрения информационной системы для автоматизации документооборота в организации, рассматривая при этом исключительно ключевые этапы проекта.

Анализ текущего состояния дел

Этап 1. Перед тем, как предлагать какие-либо решения по оптимизации и автоматизации документооборота, почти во всех случаях необходимо провести анализ текущего состояния дел, который заключается в проверке наличия и актуальности нормативных документов, выявлении и изучении проблем при работе с документами организации, определении степени обученности и вовлеченности в процессы персонала, наличия и применения средств автоматизации. Для проведения всестороннего исследования и анализа полученных данных работник должен не только иметь глубокие знания в соответствующей предметной области (знать законодательную и нормативно-методическую базу, общие требования к оформлению основных видов управленческих документов, понимать, как должны быть построены процессы обработки документов), но и обладать хорошими аналитическими способностями (изучение и анализ полученного материала, сопоставление имеющихся в организации нормативных документов с реальной деятельностью подразделений) и умением работать с персоналом (интервьюирование, анкетирование).

Итогом 1-го этапа может стать подготовленная работником аналитическая записка о состоянии делопроизводства с указанием имеющихся проблем и включающая предложения по их преодолению.

В такой аналитической записке может быть указано, что имеются проблемы при осуществлении процессов: например, действующая СЭД на момент проведения исследования не поддерживает необходимое количество процессов, не позволяет оперативно обрабатывать документы большому количеству пользователей (указать, сколько всего пользователей), не дает возможность осуществлять оперативный поиск нужной информации, организовать совместную работу пользователей с документами (указать, какую конкретно), имеет неудобный для пользователей архаичный интерфейс и т.д.

Дальнейшее откладывание решения возникших проблем приведет к следующим последствиям (указать, каким).

Для решения проблем предлагаются следующие действия:

  • подготовить техническое задание на проведение модернизации имеющейся СЭД с учетом области необходимой автоматизации (согласовать в организации, передать поставщику решения);
  • получить от поставщика решения официальное коммерческое предложение по модернизации СЭД;
  • в случае получения приемлемых для организации условий по модернизации СЭД (стоимость и сроки) заключить с поставщиком решения соответствующий договор, провести модернизацию имеющейся информационной системы;
  • в случае получения неприемлемых для организации условий по модернизации СЭД (слишком высокая стоимость работ, длительные сроки выполнения либо невозможность реализации требований в полном объеме) организовать проведение работ по выбору нового решения для автоматизации документооборота.

Таким образом, уже на начальном предпроектном этапе становится очевидным, что работник, ответственный за организацию проекта внедрения СЭД, должен обладать комплексными знаниями в таких областях, как документоведение и архивное дело, управление проектами, управление рисками, информационные технологии, а также хорошими аналитическими и коммуникационными навыками, умением разрабатывать документы.

Определение области автоматизации, уровня и порядка проведения работ по автоматизации

Этап 2. Данный этап выполняется в независимости от того, будет ли производиться модернизация имеющейся СЭД либо будет выбираться новое решение.

Для того чтобы определить, какие управленческие процессы могут быть автоматизированы с помощью СЭД в дальнейшем, спрогнозировать на ближайшую перспективу потенциальное количество ее пользователей, количество документов, подлежащих обработке в автоматизированной системе, требуется провести изучение стратегии развития компании, определить, есть ли возможность использования имеющихся средств автоматизации, имеется ли необходимость выбора новой информационной системы для автоматизации документооборота.

Как упоминалось выше, если в компании уже используются программные средства, автоматизирующие работу с документами, должно быть проведено их изучение на предмет более масштабного использования (расширения автоматизированного функционала, увеличения количества автоматизированных процессов, количества пользователей), возможностей доработки системы, обновления версии, подключения дополнительных модулей, возможности интеграции с другими информационными системами организации (с целью создания единых справочников, настройки сквозных процессов).

Проведение такого анализа позволит сформировать корректные требования по модернизации СЭД для переговоров с поставщиком решения.

Как показывает практика, в некоторых случаях модернизация имеющихся средств автоматизации по стоимости сопоставима с приобретением и внедрением новой информационной системы, поэтому, в случае принятия решения о невозможности дальнейшей эксплуатации и развития текущей СЭД, должно быть подготовлено соответствующее заключение, содержащее сравнение функционала информационных систем, технических возможностей (в т.ч. отказоустойчивости, быстродействия), затрат при принятии различных решений (использование текущей СЭД/выбор и внедрение новой), оптимальности выбранного сценария автоматизации документооборота, эффективности проекта (с указанием снижения расходов на выполнение конкретных процессов) и т.д.

Если принято решение о невозможности дальнейшего применения для автоматизации процессов имеющегося в организации программного обеспечения, нужно подготовить требования к новой информационной системе, для чего могут быть использованы ранее полученные и/или разработанные материалы. Кроме того, для подготовки корректных требований к новой СЭД желательно привлекать компетентных работников подразделения информационных технологий, информационной безопасности, финансового и иных подразделений организации.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

В указанном документе должна быть:

  • четко определена область автоматизации (на основании ранее полученных материалов);
  • указана потенциальная программная платформа (с учетом программных средств, с помощью которых произведена автоматизация других управленческих процессов);
  • сформулированы функциональные и технические параметры новой СЭД (включая требования по информационной безопасности);
  • отражена информация о необходимости интеграции с другими информационными системами, а также требования к опыту поставщика решения в части проведения работ по интеграции.

В требованиях может быть отражен и вопрос применения в электронном документообороте электронной подписи (с учетом действующего законодательства), включена информация о необходимости применения потокового ввода и распознавания документов и т.д.

Итогом 2-го этапа могут стать:

  • заключение о том, каким образом будет проводиться автоматизация документооборота (на основании имеющейся или новой СЭД);
  • ориентировочные стоимость и сроки работ (если будет производиться доработка имеющегося программного продукта);
  • сформулированные и согласованные в организации требования к информационной системе (в случае принятия решения о внедрении новой СЭД).

Таким образом, работник, на которого возложена функция руководства проектом, должен как обладать хорошими аналитическими и организаторскими способностями, уметь составлять технические документы, так и разбираться в основных управленческих бизнес-процессах организации и информационных системах, их автоматизирующих, знать рынок СЭД, быть способным не только проводить переговоры с контрагентами, но и обсуждать возможные варианты реализации проекта с руководством организации.

Выбор новой СЭД

 Этап 3. Один из самых сложных и ответственных этапов проекта. На этом этапе на основании разработанных и согласованных требований к новой информационной системе проводится выбор конкретного решения.

Стоит отметить, что при выборе новой СЭД нужно не только осуществить выбор потенциально подходящих решений с учетом требований к программной платформе и области автоматизации, но и провести переговоры с потенциальными поставщиками или разработчиками этих решений, позволяющие уточнить возможности информационных систем, определить лицензионную политику, получить ориентировочную стоимость и сроки реализации проекта, провести итоговый выбор СЭД. Кроме того, в ходе выбора единственного решения желательно организовать тестирование программного продукта с целью оценки не только функциональности, но и интерфейса информационной системы.

Проведение таких работ требует от работника не только перечисленных ранее навыков, но и знания методик выбора информационных систем, а также умения тестировать, определять соответствие потенциального решения сформулированным и согласованным требованиям, готовить аналитические документы, презентовать выбранное решение руководству организации.

Итогом этапа может стать согласованная с руководством организации новая СЭД, предварительно одобренная (выбранная) проектной командой или рабочей группой.

Реализация проекта

Этап 4. Суть этого этапа заключается в проработке этапности и сроков выполнения работ, заключении договора с поставщиком программного продукта, организации контроля качественного выполнения работ в оговоренные сроки.

Следует отметить, что этот этап выполняется как в случае модернизации имеющегося программного продукта, так и при внедрении новой информационной системы.

Также в рамках реализации проекта должны быть осуществлены:

разработка новых процессов обработки документов, учитывающих полномасштабное применение средств автоматизации (в соответствии с областью автоматизации);

  • обучение персонала работе в соответствии с новыми процессами в СЭД;
  • тестирование и приемка программного продукта с оформлением соответствующих документов;
  • ввод информационной системы в опытную эксплуатацию (или проведение «пилотного проекта»);
  • выявление и фиксирование ошибок, возникших во время опытной эксплуатации (или при запуске «пилотного проекта»);
  • контроль исправления выявленных в информационной системе ошибок (повторное тестирование, оформление соответствующих документов);
  • приемка системы в промышленную эксплуатацию (или полномасштабная реализация проекта).

На этом этапе важно не только организовать четкое и своевременное проведение перечисленных выше работ, но и активно привлекать профильных специалистов организации к тестированию, разработке и согласованию документов, обучению и т.д.

Итогом этапа должна стать полностью внедренная новая или модернизированная СЭД.

Подводя итог всему сказанному, еще раз хочется подчеркнуть, что работник, на которого возлагается ответственный и сложный функционал по руководству проектом модернизации имеющейся СЭД или выбору и внедрению нового решения, должен обладать комплексом глубоких знаний, большим опытом проведения работ на каждом этапе реализации проекта, отличными коммуникативными навыками и организаторскими способностями. В противном случае проект может реализовываться долго, со значительными ошибками, нарушением установленных сроков либо, при самом худшем варианте развития событий, может быть и вовсе сорван.

Е.В. Романченко, эксперт в сфере делопроизводства

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.69%
  • Делопроизводство 15.12%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.08%
  • Имидж секретаря 10.08%
  • Деловой этикет 10.85%
  • Карьерный рост 7.36%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.73%
  • Архивное дело 83.72%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль