Секретарь в соцсетях

105
В наше время уже не редкость встретить в социальных сетях того или иного специалиста либо офисного сотрудника. Читатели нашего журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» были замечены на таких ресурсах, как Facebook, «ВКонтакте», «Мой Мир», а самое приятное – на нашем сайте – www.sekretariat.ru.

В социальных сетях и форумах современный человек может узнать много нового и полезного: что происходит в мире, родном городе, найти профессиональные новости, прочитать актуальные статьи, получить важную информацию, разместить свои фотографии и просто пообщаться и найти друзей или единомышленников.

Действительно, присутствие в соцсетях позволяет решать и многие профессиональные задачи: связаться с коллегой, отыскать нужные для работы сведения, осуществить поиск в рамках животрепещущих тем: подарки к праздникам, тенденции офисной моды и пр.

Сегодня форматы общения принято разделять на общение виртуальное и реальное. Первый план предполагает общение и присутствие в Интернете, второй – в реальной жизни. И когда спрашивают о презентации, например, компании на соответствующем рынке, задают вопрос: есть ли компания в сети, то есть присутствует ли она в Интернете (сайт, ссылки в соцсетях и т.п.).

Человек, как известно, существо социальное и без общения жить не может. Коммуникабельность зависит от многих вещей: типа темперамента (холерик, сангвиник, флегматик, меланхолик), типа личности (интроверт или экстраверт), предрасположенностей, социальных уровней.

Считается, что холерики, сангвиники и экстраверты более общительны в сети в режиме «онлайн» (то есть в чатах и программах мгновенных сообщений), а меланхолики, флегматики и интроверты предпочитают общаться из «офлайна». То есть последние более склонны к дистанционному общению в Интернете - через форумы, электронную почту и т.п.

При этом и первая, и вторая группы могут активно пользоваться социальными сетями.

Многие воспринимают социальные сети как возможность общаться без границ в буквальном смысле этого слова. Эти интернет-сервисы позволяют поддерживать контакты со своими друзьями и родственниками за рубежом, находить новых знакомых, общаться с известными личностями и многое другое.

Правда, некоторые компании, опасаясь, что сотрудники будут «висеть в соцсетях» весь рабочий день напролет в ущерб своим прямым обязанностям, перекрывают доступ к популярным сайтам и ресурсам общения. Хотя все зависит, конечно, от каждого конкретного случая, такую политику также нельзя назвать неоправданной. Ведь порой так трудно удержаться от многих соблазнов, которые современному человеку предоставляет Интернет, особенно соцсети, не говоря уже о возникновении опасной интернет-зависимости (Интернет-зависимость (или интернет-аддикция) — навязчивое желание подключиться к Интернету и болезненная неспособность вовремя отключиться от Интернета. Интернет-зависимость является широко обсуждаемым вопросом, но её статус как психического расстройства формально не установлен).

Опасности и соблазны всемирной паутины

Наряду с возможностями, которые дарует всемирная паутина, она обнажает и демонстрирует те вещи и факты, которые обычно люди склонны скрывать.

При желании о человеке можно очень многое узнать, «считать» его личность, просмотрев его открытую переписку.Секретарь в соцсетях

Как он реагирует на реплики? Насколько высок уровень его общей культуры и речи в частности? Как он выглядит на фотографиях и какие тематические фотографии он преимущественно размещает? Обидчив ли он? Часто ли меняет работу? Насколько он этичен в момент общения? Как быстро он отвечает на сообщения? Отвечает ли вообще или за него это делает робот?

Общаясь в соцсетях с другими людьми, многие забывают о том, что там, за монитором, находится живой человек, а не только его фотография и анкета. Из-за такой иллюзии недосягаемости иногда происходит совершенно неадекватное собственное позиционирование, что выражается в поведении, речи, выбранных фотографиях. Человек самовыражается «на всю катушку», совершенно забывая о том, что «Большой брат» следит за ним. Интернет безжалостно и откровенно демонстрирует как достоинства личности, так и ее недостатки и даже пороки.

Например, некто посещает определенный ночной клуб. А клуб этот отличается странными посетителями. Или человек не подумав нажал на кнопку «нравится», а мнение о нем уже сложилось - и некоторые профессиональные горизонты могут перед ним закрыться. Его могут начать опасаться, перестать вести с ним дела.

Наиболее распространенные ошибки онлайн-самопрезентации в соцсетях связаны именно с размещением ненужной или даже порочащей хозяина странички информации.

Например, изображение, где человек запечатлен с мрачным выражением лица, в нелепом, почти голом виде или в странной одежде (с подписью «Я на отдыхе») иной раз демонстрирует позицию «Да, я такой и все тут, мне на всех наплевать».

Очень часто можно встретить в соцсетях фотографии, где у человека не видно лица и глаза спрятаны за темными очками. Социальные психологи утверждают, что если человек скрывается за тёмными стеклами, это говорит о многом: о желании скрыть факты из своей жизни, желании скрыться самому, возможно, о комплексах. А специалисты в области этикета убеждены, что весьма неэтично беседовать с человеком, не сняв темные очки. Иногда в темных очках предпочитают оставаться музыканты, певцы и люди творческие, претендующие на оригинальность. Конечно, они нарушают традиционный этикет, но им это прощается – за те или иные творческие достижения.

Примером разного профессионального и социального позиционирования может служить имидж Ивана Ивановича Демидова – телеведущего, режиссера, политического деятеля. Когда он в 1990-е гг. вёл передачу «Музобоз» в молодом возрасте, то использовал тёмные очки как часть своего образа. После того, как он ушел в политику, он сменил кожаный пиджак на строгий костюм и снял тёмные очки. Заместитель Министра культуры РФ хорошо знает правило делового этикета, гласящее, что в тёмных очках трудно делать светлые дела.

Иначе говоря, правила делового этикета распространяются и на самопрезентацию в Интернете. Как бы человек ни выглядел (даже если он считает, что не очень хорошо), он обязан открыть лицо и глаза для собеседников в сети.

Размещая фотографию в соцсети, лучше выбрать самую выигрышную фотографию, на которой лицо запечатлено крупным планом.

Помните и о том, что любой мало-мальски разбирающийся в психологии и людях человек сможет по фотографии очень многое «считать». Фотографии расскажут, куда человек путешествует, как и во что он одет и, соответственно, дадут представление об уровне его заработка и жизненных приоритетах. Так, если человек чаще всего выкладывает в сеть фотографии с семьей, значит, она у него в приоритете, и т.д.

Рекрутинг в соцсетях

Сегодня соцсети выполняют еще одну функцию: рекрутинг, подбор кадров.

Разумеется, сам руководитель не будет пытаться проследить, какую жизнь в соцсетях ведёт его персональный помощник, как позиционируется его секретарь. Но нельзя исключить ситуацию, что он случайно наткнется на профиль своего административного помощника, если оба «обитают» на одном сайте.

Партнёр шефа может сообщить за чашкой кофе своему другу: «А знаешь, вчера я видел вашего секретаря топлес в «Фейсбуке»…».

Нередко в соцсетях ведут поиск и наблюдение хедхантеры, так называемые «охотники за головами» (от англ. headhunter; head — «голова» и hunter — «охотник»). Как вы думаете, почему они стоят на страже и не ленятся прочесывать и «Одноклассники», и «ВКонтакте», и даже Twitter и Facebook? Потому что на специализированных рекрутинговых сайтах персона может выглядеть достойно и прилично, а в соцсетях, которые изначально были местом неформального общения, ведет себя совсем не по-деловому.

А иногда HR-менеджеры просто отслеживают и пытаются понять, что все-таки важно для человека, который заявляет о себе на собеседовании, что он весьма успешен, с кем и как он общается, как выглядит на личных фотографиях, каков круг его увлечений, предпочтений, оценивают его общую культуру и стиль общения.

На мнение HR-ров о человеке влияет также то, насколько полно заполнена страница с личными данными («профиль») человека, каковы отзывы о его записях в блогах, комментарии к текстам, манера вести диалог, количество его друзей, выбранные приложения, игры и т.п.

Ресурсы LinkedIn, «Профессионалы», «Яндекс.Люди», «Мой Круг», «Деловой мир» считаются сегодня пространством для профессионального позиционирования, а Facеbook, «Одноклассники», «ВКонтакте», «Мой мир» считаются личными сетями. При этом «охотники за головами» могут использовать для своих целей все имеющиеся каналы информации.

Некоторые люди продолжают довольно беспечно относиться к информации о себе, размещая себя в «оригинальном» виде. Так, девушка, предпочитающая выставлять напоказ нюансы своего телосложения, вряд ли дождётся предложения о достойной работе.

Соцсети как источник информации

Соцсети могут также служить источником информации о компании и о работодателе. Можно пообщаться на форумах, познакомиться с людьми, которые уже работают в интересующей вас организации, поучаствовать в профессиональной дискуссии, как это происходит на ресурсе www.sekretariat.ru, проявить себя в качестве эксперта.

Конечно, когда собеседники общаются на такие деликатные темы, как, например, характер руководителя, это лучше делать в личной переписке («писать в личку»).

В соцсетях создаются целые профессиональные сообщества и сообщества по интересам. Здесь организовываются удивительные флэшмобы, переходящие в реальные события. (Убрала бы – флэшмоб это когда все собираются и что то делают неожиданное, в основном, акции какие то или танцы, а не «по делу») Пребывая в таких «кланах», можно узнать много ценной информации, приобрести весьма достойных знакомых, получить предложение работы, осуществить проект, попасть на нужное мероприятие.

Этикет в соцсети

И всё же, несмотря на удобство, комфорт общения, лёгкость вступления в контакт, не стоит забывать о правилах хорошего тона, которые остаются таковыми как в онлайне, так и в офлайне.

Поведение и выбранный стиль беседы, лексика, манера общаться в сети формируют мнение окружающих о персоне и влияют на ее репутацию в целом.

В одном из номеров нашего журнала мы писали о нетворкинге – как позитивном, так и негативном.

Так, откровенные продажи и навязывание услуг сразу же после нового знакомства считаются образцом негативного нетворкинга и дурным тоном. Таких людей обычно отправляют в черный список.

Продавать секретарю через соцсеть (в отличие от «продажников») нечего, кроме самого себя. Но и себя продать будет трудно, если работодатель увидит потенциального кандидата в недостойном образе.

Что еще, кроме уже упомянутого нами в статье, можно отнести к числу «хитов» по неправильному общению в соцсетях и на профессиональных ресурсах?

  • Манера игнорировать сообщения, вопросы и предложения огорчает и раздражает собеседника.
  • Односложные ответы, например, только «да, «нет» или «ок».
  • Особенно невежливо оставлять без ответа человека, который вам написал, в то время как вы сами в это время находитесь в сети.

Недавно у автора статьи была такая ситуация: собеседник в Facebook попросил отзыв по своему проекту, в ответ на его просьбу об этом был выслан текст объемом примерно в 2 страницы. Собеседник ответил односложным «ок». Пришлось уточнять, что имелось в виду под таким коротким ответом.

Странным и далеким от воспитания выглядит обращение на «ТЫ» где бы то ни было – и в соцсети в том числе, конечно. Как знать, может, под ником вашего собеседника скрывается начальник – настоящий или будущий?

Можно вспомнить правило этикета: первой предлагает (или не предлагает) перейти на «ТЫ» женщина, старший по возрасту и/или по статусу человек. Иное является нарушением.

Очень важно знать меру времени, находясь в соцсетях. Нельзя злоупотреблять общением в Интернете в ущерб работе или полноценному отдыху. Бывает, что и придя домой после тяжелого рабочего дня человек бросается общаться в соцсети. Следите, чтобы ваше увлечение не переросло в настоящую зависимость.

Если же на рабочем месте не запрещен выход в соцсети, то период пребывания сотрудника/секретаря в них можно легко отследить при помощи системного администратора.

Что полезного для себя может найти в соцсетях административный помощник?

В буквальном смысле слова – все! Для этого надо знать свои цели и задачи и выбрать правильный ресурс.

Соцсети имеют такое название не случайно: в основе их концепции лежит социум, т.е. общество и место человека в обществе, его общение. Поэтому информацию о подобных ресурсах можно получить по цепочке от своих друзей - «френдов» (так называют виртуальных и реальных друзей в Интернете).

На заметку

При желании пообщаться «просто так», расслабиться, лучше выходить в Интернет с этой целью из дома.

Если нужно получить рекомендацию, узнать тенденции в интересующей профессиональной сфере, получить срочный совет по работе от коллеги из другой компании, то в этом вам поможет наш портал «O-Делопроизводство и СЭД».

При возникновении необходимости найти нужные товары и услуги соцсети также смогут помочь. Специальные тематические ресурсы, рубрики внутри сетей (организация праздников, корпоративов, приобретение канцтоваров, подарков, вечернего платья для банкета, доставка грузов, бронирование гостиниц, покупка электронного авиабилета) предназначены для того, чтобы можно было не выходя из соцсети решить многие рабочие задачи.

Итак, подводя итоги, можно сказать, что современные социальные сети – это удобный, быстрый и надежный инструмент для общения, самопрезентации и поиска актуальной информации. Но, как и любой инструмент, он будет опасен в руках небрежных пользователей, поэтому еще раз напоминаем вам о важности соблюдения правил этикета при любом, в том числе неформальном общении. Даже если вы чувствуете себя в кибер-среде как рыба в воде, помните, что акулы из HR-агентств не дремлют, а за незнакомым вам именем или ником может скрываться ваш будущий – или настоящий – начальник.

И.В. Денисова, препод. РГГУ, тренер-консультант, эксперт в области деловой культуры

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль