Документы в работе секретаря

286
Предлагаем вашему вниманию интервью с заместителем директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Валентиной Федоровной Янковой. Валентина Федоровна обладает большим опытом и огромными знаниями в сфере документационного обеспечения управления. Она является автором нескольких учебных пособий по делопроизводству и документационной лингвистике, многих популярных тренингов и курсов. Читайте интервью с истинным профессионалом своего дела и интереснейшим человеком.

Уважаемая Валентина Федоровна, Вы являетесь известнейшим специалистом и в сфере традиционного делопроизводства. Каким Вы видите его развитие?

Документы в работе секретаряНаверное, я не сделаю открытия, если скажу, что делопроизводство – это деятельность, обслуживающая управленческий процесс. Именно поэтому развитие делопроизводства будет зависеть, прежде всего, от того, как будет меняться управление, формы организации управленческой деятельности, методы управления. Вторым фактором, влияющим на делопроизводство, являются информационные технологии. Влияние информационных технологий на делопроизводство мы все наблюдаем в наше время. Автоматизированные информационные системы, используемые в управлении, – это системы, обеспечивающие управление документами, как электронными, так и документами на бумажном или иных материальных носителях.

Но автоматизированные информационные системы, в том числе системы электронного документооборота, – это более совершенные инструменты по сравнению с ранее применявшимися технологиями: они не меняют сущности делопроизводства. И хотя сами по себе изменения, которые они приносят в делопроизводство, можно назвать революционными, но это изменения, еще раз повторюсь, технологического характера. Такого рода изменения в истории делопроизводства происходили уже не раз. Приведу только один пример: переход на карточную систему регистрации и учета документов, произошедший в самом конце XIX – начале XX века.

Переход на карточную систему регистрации и учета документов позволил отказаться от огромного количества учетных журналов, которых было множество и в которых фиксировалось каждое перемещение документа из одной инстанции в другую. Можно привести и другие примеры из более ранней истории делопроизводства, например, отказ от столбцовой формы документа и переход к тетрадной, который произошел в начале XVIII века. Перейдя к тетрадной (листовой) форме документа мы получили возможность формировать документы в дела практически так же, как мы это делаем сейчас.

Но изменения технологические не меняют сущностных характеристик делопроизводства. По существу делопроизводство может измениться в том случае, если произойдут серьезные изменения в организации управленческой деятельности. Такого рода примеры в истории тоже есть, и они известны всем специалистам: это переход от приказного делопроизводства к коллежскому (начало XVIII века), а от коллежского – к исполнительному (министерскому) в начале XIX века. Приметы изменений, которые могут затронуть сущностные характеристики делопроизводства, как мне представляется, есть, и связаны они с изменениями в системе управления, которые уже происходят. Система управления в том виде, в каком она существует сейчас – это, в основном, система бюрократического типа, она, как это не покажется странным, до недавнего времени мало отличалась от системы управления XIX века, когда у нас окончательно сформировалась бюрократическая система управления. Но если для того времени бюрократический принцип управления был вершиной управленческой мысли, то сегодня это уже тормоз для развития. Что характерно для бюрократической системы управления? Прежде всего, это жесткая иерархическая структура, жесткое делегирование полномочий, функций, прав и обязанностей. В бюрократической системе без указания начальника почти ничего не делается. Любой управленческое решение спускается сверху вниз по иерархической лестнице, пока не дойдет до исполнителя, так же как любая инициатива идет последовательно по ступеням снизу вверх. В наше время зачастую бессмысленность этой системы выражается в резолюциях. Приведу пример: руководитель при рассмотрении документа написал «Прошу рассмотреть». Что это значит? И без такой резолюции понятно, что документ должен быть рассмотрен.

По сути это означает, что документ вообще не должен был поступать на рассмотрение этому руководителю, раз ему нечего сказать по поводу этого документа. Документ сразу должен поступать тому руководителю, который может вынести конкретную резолюцию, то есть тому, в чью компетенцию входит рассмотрение данного вопроса.

У нас же достаточно широко распространен такой тип руководителя, который старается рассмотреть все документы, которые поступают в организацию, нарушая даже те правила работы с документами, которые сложились в той же бюрократической системе управления и которые предусматривают проведение предварительного рассмотрения документа. В сложившейся у нас системе управления и системе делопроизводства вообще трудно себе представить, как можно работать с документами без направления их руководителю, вынесения резолюции и т.д.

Я не раз убеждалась в том, что работники органов власти часто не понимают, какой смысл, например, в административных регламентах, которые у нас внедряются в управлении с 2004 года, когда после административной реформы органов государственной власти были созданы федеральные министерства, службы и агентства с разными полномочиями. Именно с этого времени и стали разрабатываться и применяться административные регламенты. Фактически переход на управление в соответствии с административными регламентами означал переход на процессное управление, или управление по процессам. Что это значит? Это означает, что, регламентировав административную процедуру отдельного процесса, определив четко, какие действия необходимо совершать, в какой последовательности, за какое время, как их документировать, определив исходную точку процесса и заключительную точку процесса, мы исключаем необходимость руководства вмешиваться в осуществление процесса. В этом случае хозяином положения становится не начальник, а владелец процесса. Получается, что чем больше процессов мы регламентируем, тем меньше остается возможностей и необходимости регулировать деятельность через конкретные управленческие решения, принимаемые руководством. Даже в случае возникновения проблем, требующих регулирования, решение должно приниматься на уровне владельца процесса.

Руководство вмешивается в процесс только в случае, если необходимо изменить саму административную процедуру, например, внести изменения в административный регламент или утвердить новый регламент.

У нас же, к сожалению, часто процессное управление накладывается на старые приемы бюрократической системы.

Процессный подход внедряется не только в органах власти, но и в государственных и негосударственных организациях, но в этом случае разрабатываются уже не административные регламенты, а регламенты бизнес-процессов. Суть, как говорится, та же.

Не буду останавливаться на деталях, главное, что следует сказать, это то, что переход на управление по процессам – это не просто использование новых методов управления в рамках прежней системы; это означает переход на новые принципы управления, которые должны изменить, как принято в таких случаях говорить, парадигму управления, в результате чего мы должны получить вместо бюрократической системы управления систему процессного управления.

Но к чему я все это говорю? Дело в том, что делопроизводство в том виде, в каком оно сложилось сейчас, это делопроизводство, обслуживающее бюрократическую систему управления. Смена парадигмы управления, очевидно, повлечет или, точнее, потребует изменения и делопроизводства. В каком направлении? Прежде всего, очевидно, изменятся некоторые принципы организации документооборота. Большая часть документов, поступивших в организацию, будет распределяться между владельцами процессов, которые должны быть наделены полномочиями по принятию решений по инициированию и завершению процесса. Должна усилиться роль регламентирующих документов – регламентов, административных регламентов, правил, положений и др. При этом должно сократиться, причем в разы, количество распорядительных документов, содержащих конкретные поручения. То есть, как мне представляется, должны произойти серьезные изменения в составе видов документов, в их роли и назначении в управленческой деятельности. Не исключено, что могут измениться и принципы формирования дел, в основу которых также будет положен процессный подход

Вообще такого рода изменения не происходят быстро, возможно, это потребует длительного времени. Главное, что работники управления должны понимать суть происходящих изменений: мы же очень часто в силу присущего многим из нас консерватизма не только не стремимся понять значение происходящих изменений, но и противимся им и считаем их ненужными и даже иногда бессмысленными – бывает и такое.

Какие актуальные проблемы отечественного делопроизводства предстоит решать в России в ближайшие годы? Какие документы необходимо принять, какие доработать?

Думаю, что в ближайшие годы нужно определить место электронных документов в управлении, создать прочную нормативную базу создания, обработки, хранения и использования электронных документов, решить вопросы межведомственного (межкорпоративного) электронного взаимодействия. В настоящее время, на мой взгляд, это самые актуальные задачи. Главное, что предстоит сделать, это четко определить признаки юридической значимости электронного документа на всех этапах его жизненного цикла: в текущей деятельности, на стадии архивного хранения, на этапе использования. Электронная подпись, даже если она применяется при создании документа, не решает всех вопросов. Не решены вопросы обеспечения юридической значимости копий электронных документов, в том числе архивных. Думаю, что в ближайшее время будут приняты новые нормативные документы, в которых найдут решение эти и другие подобные вопросы, будут внесены изменения в уже принятые документы. К сожалению, вопросы организации межведомственного электронного взаимодействия у нас решаются очень тяжело, с большим трудом, в силу того что в органах власти применяются различные системы электронного документооборота.

По данным Минкомсвязи России, в 74 федеральных органах исполнительной власти внедрено 57 продуктов СЭД девятнадцати типов. Конечно, это создает трудности, связанные с подключением ведомств к Системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), Системе межведомственного электронного документооборота (СМЭВ), другим государственным и ведомственным информационным ресурсам и требует создания дополнительных технических и технологических решений.

Какие документы сейчас готовятся ВНИИДАД? Что удалось сделать в 2012 – первой половине 2013 гг.?

В начале этого года институтом завершена работа, начавшаяся еще в 2012 г., по подготовке новой редакции ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот стандарт после утверждения будет иметь другой номер в связи с тем, что он войдет в Систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу – СИБИД. Это седьмая серия стандартов, поэтому номер стандарта будет начинаться с цифры 7. Название стандарта останется тем же: «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Структура стандарта также осталась прежней, термины стандарта представлены в трех разделах – «Общие положения», «Делопроизводство», «Архивное дело», но содержание стандарта изменилось существенно: в стандарт включен ряд новых понятий, у многих понятий уточнены определения. Сейчас стандарт находится в Росстандарте на утверждении; есть надежда, что до конца года он будет утвержден и выйдет его типографское издание.

Еще год назад институтом была завершена работа над словарем терминов «Управление документами»: мы надеемся, что удастся издать словарь, поскольку вопросы понятийного аппарата и терминологии актуальны для всех, от ученых до специалистов-практиков.

В этом году тематика научных исследований института в области документоведения определяется несколькими важными темами. В основном это темы так или иначе связанные с проблематикой электронных документов. Прежде всего, это доработка рекомендаций по организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в архивах организаций и в государственных и муниципальных архивах. Проекты этих документов были подготовлены институтом в прошлом году, в начале этого года проекты рекомендаций были размещены на сайте Росархива, прошли публичное обсуждение и сейчас дорабатываются по полученным замечаниям. К концу года эта работа будет завершена.

Еще одной интересной темой, которой занимается сейчас институт, является разработка требований к системам электронного документооборота с точки зрения методологии делопроизводства и архивного дела.

Известно, что Минкомсвязи России своим приказом в 2011 году утвердило требования к системам электронного документооборота, но в плане требований к функциональной части СЭД этот документ содержит фактически только общие требования. Мы надеемся, что нам удастся провести более глубокое исследование и сформулировать эти требования с позиций методологии делопроизводства и архивного дела.

В течение ряда лет институт по заказу Росархива прорабатывает тему «Мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти», с 2011 года в рамках этой темы мы отслеживаем также, как осуществляется переход на безбумажный документооборот, то есть как выполняется распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р. За те годы, что мы ведем эту работу, у нас накопился достаточно интересный материал.

В прошлом году мы начали работу над словарем видов документов, которая продолжается в этом году и займет еще весь 2014 год.

Кроме плановых тем и тем, выполняемых в рамках ФЦП «Культура России», институт выполняет работы прикладного характера по договорам с органами власти и организациями. В основном это разработка ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел и других нормативных и методических документов.

По договору с Федеральной налоговой службой и Госкорпорацией «Росатом» несколько лет назад были разработаны перечни документов для этих организаций, в настоящее время ведется работа над перечнем документов со сроками хранения для Минфина и подведомственных ему организаций, а по заказу Росархива разрабатывается перечень документов кредитных организаций.

Институт сотрудничает с другими организациями. В первую очередь, это компании-разработчики программного обеспечения: ООО «АС Архив», ЗАО «ЭЛАР» и другие. В частности, с компанией «АС Архив» у нас есть совместные разработки, хотя формы сотрудничества могут быть самые разные.

Каковы планы работы ВНИИДАД в деле совершенствования ДОУ на вторую половину 2013 – 2014 гг.?

В 2013 г. мы должны завершить те темы, о которых я уже сказала, что же касается 2014 г., то пока говорить еще рано, поскольку план научно-исследовательской работы на следующий год еще не утвержден. Определенно можно говорить только о тех темах, которые являются продолжающимися. В частности, это уже упоминавшаяся мной тема о разработке словаря видов документов. Вообще, нужно сказать, что актуальность этой темы очень высока. Специалисты по документационному обеспечению постоянно обращаются с вопросами, где можно посмотреть определения видов документов, а на сегодняшний день такого словаря или справочника нет.

Если наши предложения включат в План национальной стандартизации, то на следующий год мы будем готовить национальный стандарт на базе стандарта ИСО 30300 – первый стандарт из серии стандартов ИСО на системы управления документами.

Планируется ли издание какого-либо нормативного документа, регламентирующего порядок организации и ведения делопроизводства по единым правилам в рамках всей страны, в том числе для коммерческих организаций (типа ГСДОУ, ЕГСД и т.д.)?

Потребность в такого рода документах есть всегда. Но нужно учитывать, что и система государственного управления, и система делопроизводства в тот период времени, когда разрабатывались и применялись названные вами документы (ЕГСД – 1973 год, ГСДОУ – 1988), были иными. Во-первых, все организации в стране были государственными, поэтому государство и думало обо всех организациях. Сейчас ситуация иная: у нас создан достаточно серьезный негосударственный сектор экономики, поэтому рассчитывать на то, что будут разрабатываться нормативные документы по делопроизводству, которые будут распространяться на все организации, не приходится. Кроме того, не следует забывать, что и ЕГСД, и ГСДОУ никогда не были нормативными документами: они по своему статусу были рекомендательными документами, в частности, ЕГСД была одобрена несколькими ведомствами, в том числе Главархивом СССР, Государственным комитетом по науке и технике и др., ГСДОУ была одобрена коллегией Главархива СССР.

Сейчас у нас совершенно иная ситуация, потому что по крайней мере для органов власти есть нормативный документ – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, на основе которых органы власти разрабатывают инструкции по делопроизводству.

Но в связи с вашим вопросом нужно признать, что проблема существует, и она заключается в том, что многие негосударственные компании еще не осознали того, что им самим нужно думать о себе, в том числе самостоятельно решать вопросы организации делопроизводства, формирования и хранения архивных документов и др.

Несколько лет назад один из представителей сообщества страховщиков спросил, не может ли институт (имея в виду ВНИИДАД) разработать типовую инструкцию по делопроизводству для страховых организаций. На что я сказала, что институт это вполне может сделать, если вы готовы заключить договор и профинансировать эту работу. Нужно сказать, что мой ответ вызвал некоторое удивление: видимо, человек полагал, что кто-то должен сделать это просто потому, что в этом есть потребность.

Что в этой ситуации делать негосударственным организациям? Два варианта: 1) жить по правилам, разработанным для государственных организаций или брать их за основу и с учетом положений этих документов разрабатывать локальные нормативные акты; 2) разрабатывать (самостоятельно или по договору со специализированными организациями) собственную нормативную базу, независимо от нормативной базы органов власти.

Появятся ли в ближайшее время новые стандарты или переводы стандартов в области управления документами? Что необходимо сделать в области стандартизации управления документами?

Специалисты по делопроизводству знают, что стандарты, которые были изданы в нашей стране в последние годы, это в основном стандарты Международной организации стандартизации (ИСО) по управлению документами, которые приняты у нас как национальные. Причем, как правило, при разработке наших национальных стандартов применяется так называемый метод обложки, означающий, что текст национального стандарта идентичен (это точный перевод) тексту международного стандарта: фактически меняется только обложка стандарта, которая оформляется в соответствии с национальными требованиями. Такими стандартами являются: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов»; ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами».

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Но есть примеры разработки оригинальных стандартов: так, например, компанией ЗАО «Электронные Офисные Системы» был разработан ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Как я уже говорила, подготовлено новое издание терминологического стандарта.

В 2014 г. мы планируем начать работу по подготовке национальных стандартов на базе стандартов ИСО серии 30300 «Системы управления документами», первым из которых будет стандарт на базе ИСО 30300:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь», вторым, как мы планируем, – стандарт на базе ИСО 30301:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования». Стандарты ИСО серии 30300 «Системы управления документами» предназначены для формирования стратегии управления документами в организациях и создания единой методологии применения систем управления документами.

Какова ситуация с проектом нового Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения?

Перечень разрабатывается, и к концу года работа над ним будет завершена.

Будут ли учтены замечания коммерческих банков при подготовке этого Перечня?

Конечно, все замечания будут оцениваться разработчиками, и, если эти замечания обоснованны, они будут учтены.

Какие реальные меры взыскания могут применяться в настоящее время к организациям за ненадлежащее хранение документов, в том числе по личному составу? Планируется ли внесение соответствующих изменений в законодательную и нормативную базы страны, ужесточающих ответственность должностных лиц за сохранность подобных документов?

Думаю, всем известно, что ответственность за нарушения правил хранения документов установлена Кодексом об административных правонарушениях (КоАП), в частности, это статья 13.20 и статья 13.25, касающаяся ряда организаций: акционерных обществ, паевых инвестиционных фондов и других организаций. Приведу статью 13.20:

«Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей».

Как вы видите, ответственность не очень строгая, но и эту статью применить не очень просто. Мне пока не известно, будут ли вноситься какие-либо изменения в сторону ужесточения. Я вообще считаю, что главное, по крайней мере, в работе с документами, –это повышение общей культуры работы с ними. Не только руководители организаций и работники организаций должны понимать роль и значение документа, но вообще все граждане страны. Австрийскому писателю Францу Кафке принадлежит высказывание о том, что оковы страдающего человечества созданы из канцелярской бумаги. И это действительно так. Особенно в наше время мы все это ощущаем на себе, потому что, к сожалению, часто бывает так, что если ты сам не позаботишься о себе, никто другой этого не сделает. Мы живем в такое время, когда каждый гражданин должен знать законы, по крайней мере, должен уметь их читать, знать, где и как можно найти то, что тебе необходимо, должен знать, куда обратиться, если нарушены права и т.д. А это все связано с документами. Время, когда мы к документу относились как к бумажке, прошло: сейчас мы понимаем, что документ – регулятор социальной жизни, и детей со школьных лет нужно учить этому и вырабатывать у них понимание роли документа в жизни.

В начале июня было опубликовано распоряжение Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р «Об утверждении плана мероприятий («дорожной карты»)…». Что вы думаете по поводу последних шагов нашего Правительства относительно активного применения электронного документооборота?

Принятое Правительством РФ распоряжение предусматривает выполнение ряда мероприятий, направленных на «массовое внедрение электронного документооборота во всех сферах российской экономики». Конечно, нужно очень активно двигаться в этом направлении; главное, чтобы мы видели результаты практической реализации этих решений. Оценивая в целом содержание «дорожной карты», у меня сложилось впечатление, что главное направление всех решений – это повышение контроля за бизнесом, совершенствование отчетности. Может быть, эти решения и облегчают контроль за бизнесом со стороны государства, но даст ли это что-то самому бизнесу кроме дополнительных издержек, – это вопрос спорный. Напомню, что еще года два назад были приняты решения о переходе к электронным счетам-фактурам (были внесены изменения в Налоговый кодекс Российской Федерации и приняты другие подзаконные акты), тем не менее до сих пор мало кто применяет электронные счета-фактуры в своей деятельности. Основная наша беда, если же говорить о государственном управлении, это бессистемность принимаемых решений. Часто бывает так: принимается решение, устанавливаются заранее невыполнимые сроки, потом в установленный срок решение либо не выполняется, либо выполняется формально. Примеров можно привести множество.

Например, по распоряжению Правительства от 12.02.2011 № 176-р модернизацию систем электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти следовало провести к июню 2011 г., а безбумажный документооборот в отношении документов, включенных в перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в электронном виде, должен быть реализован к 1 января 2012 г. – к сожалению, это далеко не так.

Даже не это главное, а главное то, все эти решения, связанные с электронным документооборотом, должны разрабатываться системно, они могут реализовываться по частям, но только в том случае, если на государственном уровне определена политика управления документами, есть орган власти, ответственный за реализацию этой политики, и т.д.

Будет ли ВНИИДАД принимать участие в каких-то из намеченных в Плане мероприятий?

В одном из поручений фигурирует в качестве исполнителей Росархив. Это пункт 2 Плана мероприятий, предусматривающий внесение изменений в законодательство о возможности архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде (в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью). Сразу скажу, что в институт никаких конкретных поручений от Росархива пока не поступало, поэтому трудно сказать, будем ли мы и каким образом участвовать в исполнении этого поручения. По поводу формулировки самого поручения возникают вопросы. Прежде всего, термин «архивирование». Этот термин, как правило, используется специалистами в области информационных технологий: он обозначает хранение электронных документов в системе или в электронном хранилище, которое может быть как частью системы, так и самостоятельным. Применительно к архивному хранению документов используются термины «хранение документов в архиве» или «архивное хранение документов». Поскольку в поручения говорится о длительном хранении, речь идет, видимо, именно об архивном хранении. Не понятно, зачем нужно специально оговаривать возможность хранения электронных образов, скрепленных электронной подписью. А иные документы в электронном виде не должны быть заверены электронной подписью? Тогда это вообще не официальные документы, потому что действующим у нас законодательством предусмотрен только один способ придания юридической значимости электронному документу – электронная подпись. Возникают и другие вопросы, но все нюансы нужно будет выяснять уже в том случае, если нам придется участвовать в выполнении этого поручения.

Может ли что-либо измениться в отношении к СЭД со стороны бизнеса? Ведь ни для кого не является секретом, что СЭД в основном внедряют примерно по следующим причинам:

1. Хочу, т.к. это есть у моего друга.

2. Если говорят, что надо, купим, но подешевле.

Не нужно забывать, что применение системы электронного документооборота в организации не только улучшает работу с документами, но и позволяет сделать все процессы по выработке и принятию решений прозрачными. СЭД дает возможность прослеживать процессы принятия решений, осуществлять контроль за документами и деятельностью, повышать исполнительскую дисциплину. СЭД повышает ответственность не только специалистов, но и ответственность руководства. Можно сказать, что в условиях применения СЭД все документируемые процессы становятся прозрачными и контролируемыми. Мне кажется, что бизнес не всегда заинтересован в этой прозрачности. Не нужно сбрасывать со счетов и тот факт, что любая автоматизированная система, используемая организацией, требует затрат на ее поддержание, а в особых случаях – модернизацию. Затраты на поддержание системы могут составлять от 10 до 20% от ее стоимости.

Несмотря на важность финансовой составляющей, бизнес должен понимать, что документы – это информационный ресурс организации, составляющий часть интеллектуального капитала организации, а значит, это то, что входит в ее активы. Если будет понимание этого, то придет понимание, что документами нужно управлять системно, осуществляя планирование этой деятельности и контроль. СЭД – наилучший инструмент для этого.

Что происходит в сфере нормативного регулирования организации работы с электронными документами в органах государственной власти?

В настоящее время Минкомсвязи России совместно с представителями других ведомств разрабатывает регламент обмена органов власти электронными документами; по-видимому, в ближайшее время будет принято решение о формате архивного хранения электронных документов.

Вы много ездите по стране. Какова ситуация с использованием электронных документов в российских регионах?

Нужно сказать, что во всех регионах, где я бывала, огромный интерес вызывает все, что связано с системами электронного документооборота и электронными документами. Можно даже сказать, что довольно часто люди приходят на семинар только затем, чтобы получить конкретную информацию о том, как и какую СЭД выбрать, что нужно учесть при ее внедрении и т.д. Не меньший интерес вызывают вопросы организации ДОУ, особенно место службы ДОУ в структуре организации, численность работников службы ДОУ, должностные обязанности и др. Работники коммерческих организаций часто жалуются на то, что руководство недооценивает их деятельность и вообще обращает внимание на делопроизводство в последнюю очередь. Это нередко сказывается и на оплате труда работников служб ДОУ.

Вы проводите большое количество семинаров по всей стране, бываете в организациях и на предприятиях. С какими вопросами в области ДОУ к Вам обращаются чаще всего?

Вопросы самые разные, но меня всегда удивляет то, что всегда бывает много вопросов, связанных с оформлением документов, начиная с бланков документов. Казалось бы, вопросы оформления у нас детально разработаны, есть стандарт на оформление документов, тем не менее на практике возникают такие вопросы, которые никаким стандартом не предусмотрены. Много вопросов обычно связано со сроками хранения документов и применением Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения. Многих сейчас интересуют вопросы организации работы с документами, содержащими информацию конфиденциального характера, вопросы организации архива компании или организации хранения архивных документов и другие.

Каково, на Ваш взгляд, место руководителя делопроизводственного подразделения в современной организации?

На мой взгляд, статус руководителя этого подразделения должен быть достаточно высоким. Конечно, многое зависит от типа организации, количества структурных подразделений, объема документооборота. В идеале руководитель службы ДОУ должен находиться в ведении заместителя руководителя, курирующего вопросы информации, документации, архива.

В октябре этого года ВНИИДАД традиционно проводит очередную международную научно-практическую конференцию. Каким вопросам она будет посвящена?

Конференция, которая будет проводиться в этом году, будет двадцатой по счету. Пусть это не юбилей, но цифра значимая. Она говорит о том, что конференция «Документация в информационном обществе» стала традиционным собранием специалистов в области документации и с каждым годом конференция привлекает все большее количество участников. В этом году конференция будет посвящена вопросам управления электронными документами, в то же время конференция будет своего рода подведением итогов многолетней деятельности и обсуждением перспектив на будущее. То, что темой конференции стали вопросы управления электронными документами, свидетельствует о том, что это наиболее актуальная на сегодняшний день тематика.

Вы очень позитивный и деятельный человек, постоянно находитесь в развитии, в поиске нового. Расскажите немного о Ваших планах и проектах (книги, программы семинаров и т.п.) на будущее.

Вообще-то я не очень организованный человек. Конечно, жизнь заставляет что-то планировать, но я стараюсь планирование ограничивать работой. Во всем остальном стараюсь жить, как живут птички Божии, – одним днем. Есть предложения – я работаю, нет – придаюсь лени, хотя это и бывает редко. В мае этого года авторским коллективом с моим участием был подготовлен учебник «Документоведение» (под ред. М.В. Ларина) по специальности «Документоведение и архивоведение» для бакалавриата. Сейчас учебник уже в издательстве «Академия»; когда он выйдет из печати, сказать, конечно, трудно, но я считаю, что большая часть работы все-таки уже сделана, теперь предстоит работа с редактором и издание. Кроме того, у нас договор на учебник «Технологии ДОУ», есть и другие планы.

Расскажите нашим читателям немного о себе: какие книги Вы читаете, какие фильмы смотрите, есть ли у Вас хобби?

Я люблю хорошую литературу: наверное, сказывается филологическое образование. В русской литературе у меня на первом месте Пушкин, Есенин, из прозы – Лесков и Гончаров. По поводу поэзии считаю, что никто не написал стихотворения лучше, чем пушкинское «Что в имени тебе моем...». Илья Ильич Обломов – мой любимый герой в русской литературе. Я несколько лет подряд, находясь в отпуске, перечитывала одноименное произведение и поняла, наконец, в чем тайна русской души – в богатой внутренней жизни, ведь Обломов – это не бездельник, а человек, живущий очень интенсивной внутренней жизнью. Это человек, у которого, как может быть ни у кого другого, работает воображение, а работа воображения – это по сути моделирование действительности. Такой человек интереснее любого практика-прагматика. Вообще, лень – это особое состояние души, когда душа активно работает, а это развивает личность.

К современной литературе отношусь по-разному. Каких-то писателей не читаю (достаточно было одного произведения) – Акунин, Устинова, уже не говоря о Донцовой (это вообще из области графомании). Люблю то, что называется «настоящей литературой». Люблю кино, наше, но не последних лет, американское, итальянское, французское. Как к американцам ни относись, но кино они снимать умеют: есть фильмы, которые можно смотреть бесконечное количество раз («Запах женщины» и «Правосудие для всех» с Аль Пачино, «Зеленая миля», « Побег из Шоушенка» и многие другие). У нас сейчас редко появляются стоящие фильмы. Вообще я не люблю искусство как самовыражение: я в этом смысле – старомодный человек и считаю, что искусство – это поиск идеала, а иначе какой в нем смысл?

Хобби у меня тоже есть и не одно: во-первых, это дача – я люблю выращивать цветы, во-вторых, люблю животных – у меня сибирский кот и кобель карело-финской лайки (оба на редкость умные, не представляю, что бы было, если бы их у меня не было). Есть еще одно хобби – люблю вышивать, правда, занимаюсь этим в оставшееся от всего остального время.

Каковы Ваши пожелания читателям нашего журнала?

Пожелание короткое: умножайте знания и берегите свою бессмертную душу.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, доц.
С В.Ф. Янковой беседовала главный редактор журнала Е.В. Губернская

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.32%
  • Делопроизводство 17.92%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.26%
  • Имидж секретаря 11.79%
  • Деловой этикет 12.74%
  • Карьерный рост 8.96%
  • Документооборот 19.81%
  • Электронный документооборот 17.45%
  • Архивное дело 81.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль