Общение с руководителем

1691
Вы читаете очередную статью цикла, направленного на улучшение качества деловых коммуникаций. Эта публикация, как следует из названия, посвящена общению с руководством. В ней пойдет речь о том, как наладить отношения со своим непосредственным начальником, как его лучше понимать. Информация из этого материала адресована самым любопытным и любознательным.

Научиться читать чужие мысли люди стремились на протяжении всей истории существования цивилизации. Приборы, приспособления и магические снадобья, позволяющие заглянуть «в голову» другого человека, описаны многими сказочниками и фантастами. Если бы они существовали, это очень сильно упростило бы наши коммуникации, поскольку позволило бы избежать множества коммуникативных барьеров. Поскольку волшебного снадобья в широком доступе нет, а прибор еще не изобрели, люди пытаются угадать, о чем думает другой человек, размышляя над причинами тех или иных действий.

Общение с руководителемВ психологической науке есть понятия деятельности (внешнее проявление) и мотивации (внутренняя причина). Если с деятельностью все более-менее понятно – это совокупность действий, направленных на достижение какого-либо результата, то с определением мотивации сложнее. В основе мотива лежит потребность, т.е. ситуация нехватки чего-либо в данный момент. В самых общих чертах, говоря о мотивации, выделяют два ее вида: мотивация достижения, то есть получения каких-либо благ, и мотивация избегания неудач - за этим стоит потребность в безопасности.

Кроме того, следует понимать, что деятельность любого человека полимотивирована, то есть, совершая какое-либо (одно) действие, человек преследует сразу несколько целей.

Например, приходя на работу, мы одновременно хотим получить несколько результатов: заработать денег, реализовать себя в профессиональном плане, пообщаться с коллегами, узнать что-то новое и т.д.

 Таким образом, любой поступок, любое слово - а именно по ним мы с вами пытаемся угадать, что думает другой - может одновременно иметь под собой множество причин.

Например, если ваша соседка по подъезду, которой вы накануне не дали сахару, с утра выглядит мрачно и не поздоровалась с вами в лифте, то почему так произошло? Вариантов может быть множество:

  • она на вас все еще злится;
  • ее кошка всю ночь кричала и не давала ей спать;
  • она поругалась со своим мужем и ни на что не обращает внимания;
  • она провела хорошую ночь с мужем и уже поэтому ни на что не обращает внимания;
  • она забыла дома очки и не узнала вас;
  • она думает о предстоящей работе и мысленно погружена в этот процесс;
  • она просто рассеянная и для нее это обычная ситуация.

Вариантов того, о чем она думает, как вы понимаете, может быть еще очень и очень много. Причин для того или иного действия может существовать огромное количество. Бывает так, что эти причины могут быть противоположны, а результат (как вы его воспринимаете) одинаковый. Как, например, в ситуации с мужем соседки. Поэтому можно бесконечно долго угадывать, что является истинной причиной того или иного поведения. Но такого рода умозаключения часто бывают ошибочны по двум причинам: во-первых, вы не владеете всей полнотой информации, которой располагает сам человек (это особенно актуально при попытках угадать причины поведения своего руководителя, так как руководитель видит общую картину происходящего), и во-вторых, ваша логика может отличаться от того, как мыслит другой человек.

Напомним, что в первом цикле мы выделяли три сферы коммуникаций секретаря/личного помощника:

  • начальство;
  • коллектив;
  • внешние контрагенты.

Хорошо ли Вы понимаете своего руководителя

Коммуникации с руководителем стоят по значимости на первом месте, потому что именно в этом заключается ваша основная функция - служить связующим звеном между руководителем и другими двумя сферами. Если вы хорошо понимаете своего начальника, то вы сможете качественно выполнять свою работу. Но ситуация часто складывается иначе.

От непосредственного начальника в нашей жизни зависит многое, поэтому многие люди тревожатся относительно того, что думает о них их руководитель. Но есть и другая сторона этого вопроса – это конфликты с руководителями. В конфликтной ситуации то, о чем думает и, соответственно, что собирается предпринять начальник, имеет огромное значение. Таким образом, можно выделить две группы негативных эмоций, которые возникают в адрес руководителя: это тревога (страх), если починенный не уверен в своем профессионализме или личных качествах; и злость (гнев), в случае если взаимодействие с непосредственным начальником складывается не так, как хотелось бы. Так, оба эти момента – тревога и злость – часто отражаются в том, ответы на какие вопросы люди хотели бы узнать. Недостаток информации и, следовательно, возникающие домыслы по этому поводу как раз являются источником негативных эмоций (злости и раздражения) в адрес руководства. Оба эти чувства - страх и злость - отрицательно сказываются на качестве деловых коммуникаций.

Полезно знать!

Напоминаем, что под качественной коммуникацией мы понимаем передачу информации от одного лица к другому в полном объеме и без искажения содержания.

Страх и злость часто мешают сотруднику уточнить необходимые нюансы. В первом случае человеку не хочется лишний раз «нарываться», а во втором – неприятно вступать в контакт с непосредственным руководителем (к сожалению, такие случаи нередки).

В этой статье мы разберемся с рядом вопросов, которые интересуют сотрудников. Тем более что существуют вопросы, ответы на которые реально могут помочь наладить взаимоотношения с начальством; но есть и темы, размышления о которых никак не влияют на качество деловых коммуникаций, а только отнимают ваше время, либо могут и вовсе их ухудшить.

Ответы на какие вопросы о себе вы хотели бы узнать у своего начальника

При подготовке данной статьи нами был произведен небольшой социологический опрос с целью выяснить, что же на самом деле интересует людей. Задание респондентам было сформулировано так: «Представьте себе, что у вас есть миелофон (волшебный прибор для чтения мыслей из фильма «Гости из будущего») и вы можете узнавать, о чем думает ваш начальник… Ответы на какие вопросы вы хотели бы получить в первую очередь?».

Дорогие друзья, прежде чем читать дальше, попробуйте сами сформулировать пять вопросов о том, что вы хотели бы узнать от собственного руководства. Если у вас есть возможность, сделайте это прямо сейчас в письменном виде!

При обработке результатов мы убрали повторяющиеся вопросы, и в итоге получилось 13 вопросов, которые были объединены в несколько групп.

Вопросы, выявляющие уровень вашей тревожности и касающиеся стиля руководства

Предлагаем вашему вниманию первую группу вопросов:

  • Как босс ко мне относится и как оценивает качество моей работы?
  • Порядочный ли человек мой начальник?
  • Не уйдет ли начальник в другую компанию? Как это отразится на мне? Кого пришлют на его место?

Анализируя эти вопросы, можно сказать, что люди, которые их задали, испытывают некоторую тревожность по поводу того, как начальник оценивает их в профессиональном и в личном плане.

Рассуждая о порядочности руководителя, человек оценивает, насколько порядочно руководитель отнесется именно к нему. Что касается ухода с должности руководителя с последующим появлением приемника, то здесь тоже можно сделать вывод о том, что автор этого вопроса испытывает тревогу, вызванную сомнением в своих профессиональных качествах. По большому счету, знание ответов на эти вопросы практически не отразится на качестве работы сотрудника и не поможет улучшить что-то в его деятельности. Кроме того, если человек много времени уделяет размышлениям на подобные темы, уровень тревоги может вырасти.

Тем не менее, особенное внимание следует уделить вопросу №1: «Как босс ко мне относится и как оценивает качество моей работы?». Это самый популярный вопрос, который автору задавали участники опроса. Однако он сформулирован не совсем правильно! Дело в том, что данная формулировка слишком размыта. Гораздо лучше перефразировать его таким образом: «Что конкретно я должен сделать, чтобы продвинуться на следующую ступень карьерной лестницы, получить прибавку к заплате и пр.?». Кстати, один человек из опрошенных задал именно этот вопрос (это вопрос № 4). Над этим действительно стоит поразмышлять!

На наш взгляд, именно этот вопрос является самым полезным для дальнейшего профессионального роста. Он хорош тем, что ответ на него дает ту необходимую информацию, которая продвинет человека по службе. Такой вопрос говорит о том, что человек имеет мотивацию на достижение результата. Для того чтобы лучше понимать, каких действий от вас ждет руководитель, полезно помнить, что начальники – тоже люди! И они тоже делятся на две категории.

У одних превалирует мотивация к достижению результата, а у других преобладает мотивация к избеганию трудностей. Это касается как и тех, кто сам управляет своим бизнесом, так и тех, кто работает в качестве руководителя структурного подразделения какой-либо компании. Владельцы могут быть настроены на рост, склонны рисковать, чтобы увеличить доходность своего бизнеса, либо стараться просто удержать свою компанию на плаву и для них важнее безопасность. Если же ваш начальник, как и вы, в данной компании работает по найму, то он может быть настроен на карьерный рост и повышение показателей эффективности работы отдела. Если же он придерживается мотивации избегания неудач, то он скорее будет настроен более консервативно и будет поддерживать статус-кво внутри своего отдела или внутри своей компании.

Понаблюдайте за своим руководителем, и вы сможете сделать вывод о том, какая мотивация у него превалирует. Кстати, понимание этих моментов поможет ответить и на другие вопросы, связанные со стилем руководства, такие как:

  • Каким образом и как часто начальник планирует проверять качество моей работы?
  • На какие мои нарушения начальник будет смотреть сквозь пальцы?
  • Почему ужесточается дисциплина для всех членов команды, когда кто-то один нарушает правила внутреннего распорядка?

Вопросы с негативной эмоциональной окраской

Следующий тип вопросов содержит в себе ярко негативную эмоциональную окраску. Напоминаем: это реальные вопросы, заданные живыми людьми.

  • Интересно, что он (она) о себе думает, являясь на работу в плохом настроении и срывая зло на подчиненных?
  • Он что, правда думает, что в общении с подчиненными можно употреблять нецензурные выражения, да еще в таком оскорбительном тоне?

Если у сотрудников возникают такие мысли - это результат накопленного негатива (причем, накопленного с обеих сторон), который чреват назревающим конфликтом. В подобном случае можно посоветовать призвать на помощь свою рациональность и попробовать проанализировать ситуацию с точки зрения выгод и затрат.

Пример: начальница – женщина, она не умеет себя вести с людьми вообще и с подчиненными в частности. Те, кто давно у нее работает, по выражению ее лица, когда она приходит, могут определить, стоит ли с ней разговаривать. У помощницы в этой ситуации самая сложная функция, поскольку именно ей приходится больше всего времени проводить с руководителем и постоянно решать текущие вопросы. Сотрудники данного подразделения и других отделов предпочитают общаться с помощницей. И этот факт злит начальницу чрезвычайно: она чувствует, что ее избегают и игнорируют.

Эта ситуация абсолютно реальная. В результате нашей совместной работы с помощницей (которая обратилась за психологической помощью к автору статьи) было принято решение продолжать работать в этой организации. С этой клиенткой мы заполнили таблицу, где она (помощница) выписала факторы «за» и «против» того, чтобы остаться работать в этом качестве. В соответствующих столбцах указана значимость каждого фактора в баллах по 10-балльной шкале.

Общение с руководителем

Клиентка была немало удивлена, когда выяснила, что факторов «За» для нее в этой ситуации оказалось больше. Кроме того, как мы видим из таблицы, колонка «За» существенно перевешивает по значимости колонку «Против». Собственно, этим и было обусловлено решение помощницы остаться еще на определенное время в данной компании. Вы можете проанализировать свою текущую ситуацию (если сами находитесь в трудных обстоятельствах) по такому же принципу.

Еще один пример конфликтной ситуации, где сотрудница часто начинала свою речь со слов «Ну и что он/она себе думает…»?

Пример: Наталья Н. хотела уйти в отпуск. Но ее начальница отказалась подписывать заявление на отпуск, сказав, что Наталья должна согласовать дату своего ухода с остальными членами коллектива. Начальница, женщина пятидесяти с лишним лет, в данной должности работает около 7 лет, и с большой долей вероятности можно сказать, что ее мотивация состоит в избегании неудач. Она консервативна и стабильна. Ее устраивает устоявшийся порядок в ее отделе, а девизом является такая фраза: «Оставьте меня в покое, пусть все идет само собой». Наташа же в свою очередь очень злится на начальницу….

Причиной подобного поведения руководителей служит психологическое выгорание, вызванное потерей интереса к своему делу. Кроме того, с большой долей вероятности можно предположить, что у этих женщин серьезные неполадки в личной жизни и неудовлетворительное состояние здоровья. Подчиненным таких горе-начальников, конечно, от этого не легче, но если вы «отловили» у себя подобные мысли, значит, пора заполнять таблицу, приведенную выше, которая поможет разобраться в таких вопросах как:

  • что эта работа вам дает?
  • чего это стоит?
  • насколько эти факторы значимы для вас?

Если в результате вы приняли решение остаться работать в данной компании, то утешением может послужить следующее: следует смириться с ситуацией. «Да, он/она действительно имеет право думать именно так…».

Если руководитель вправду полагает, что имеет право «отрываться» на сотрудниках, но эта компания продолжает существовать, если речь идет о собственнике бизнеса или если вышестоящее начальство позволяет этому человеку находиться в статусе руководителя отдела невзирая на такие проявления - значит, все-таки, он/она имеет право так думать и так себя вести.

Вопросы искренние и позитивные

В следующую группу вошли вопросы, знание ответов на которые может помочь продвинуться по службе и наладить хорошие отношения с начальством:

  • Как себя чувствует мой начальник, как его здоровье?
  • Что может порадовать моего начальника в качестве подарка к празднику?
  • Где мой начальник черпает силы и позитив, чтобы каждый день приходить на работу в хорошем настроении?
  • Как работает его логика? Как он умудряется решать такие сложные задачи?

Искренний интерес, которым буквально пропитаны эти вопросы, безусловно поможет наладить добрые взаимоотношения; с другой стороны, задумываясь над тем, КАК мыслит начальник, можно прибрести бесценный опыт, который наверняка пригодится в будущей профессиональной деятельности.

Как мы уже говорили, угадывать мысли других людей очень трудно. Возможно огромное количество вариантов. К тому же логика другого человека нам не всегда очевидна. И поэтому вместо того, чтобы угадывать, попробуйте включить эмпатию и почувствовать то, что происходит с другим человеком.

Личный опыт: работая помощником руководителя, я старалась наладить контакт с моим новым боссом, которому в первое время приходилось очень тяжело. И мне важно было, чтобы у него было хорошее настроение, тем более что мы с ним находились в одном помещении за соседними столами и от его настроения очень сильно зависела атмосфера в отделе. О том, что происходило с его настроением, я судила по двум факторам. Во-первых, я отслеживала моменты, когда сама начинала уставать. Поскольку мы работали в одном и том же режиме, о том, что с ним происходит, я могла догадываться по своему состоянию. Когда мне хотелось передохнуть, я смотрела на его лицо. Как правило, босс к этому моменту выглядел устало. Тогда я молча приносила ему чай или кофе. Он его молча принимал и становился похож на человека.

Этот пример особенно полезен тем, у кого начальник – мужчина. Парадокс заключается в том, что представители сильного пола сами о себе говорят так: «Если ты хочешь знать, о чем думает мужчина, просто спроси его об этом!». Однако личный опыт автора показал другое: если у вышеописанного руководителя спрашивали, хочет ли он чай или кофе, он всегда отвечал отказом. Но от кофе, предложенного без спроса, никогда не отказывался и принимал его с явным удовольствием. Такая забота была ему приятна и придавала ему сил.

Мы не призываем прямолинейно следовать этому совету, а рекомендуем быть более гибкими и чуткими для того, чтобы не понимать, а чувствовать. Хотя в реальности ситуация выглядела именно так, но могло быть иначе. Другой человек мог бы начать возмущаться, что его отвлекли от дел, или просто не обратить внимания на принесенный напиток. В таком случае ваша забота окажется невостребованной, а кофе останется не тронутым.

Интуиция – сильная сторона женщин, и вы можете на уровне интуиции догадаться, что нужно сделать и чего не стоит делать. Для этого совершенно не обязательно обладать миелофоном, волшебными снадобьями или сывороткой правды. Просто старайтесь внимательней относиться к собственной интуиции.

То, что думает начальство – действительно значимо, т.к. в данный момент эти люди занимают более высокое положение. Ваше финансовое благополучие и ваш эмоциональный настрой в большой степени зависит от них. Как показали эти вопросы, здесь действительно есть определенная тревога и негатив. Как вы, наверное, обратили внимание, некоторые вопросы из тех, что задали респонденты, можно назвать бесполезными, поскольку их обдумывание занимает ваше время, не отражаясь непосредственно на качестве выполнения должностных обязанностей. Обычно это бывает именно так. Каждый день любому человеку в голову приходит огромное количество таких бесполезных вопросов по поводу различных людей (не только начальника). Это создает определенный информационный шум, не такой опасный, если вы не заостряете на них свое внимание. Как только подобный вопрос начинает занимать большую часть ваших размышлений и плотно застревает у вас в голове, он становится вредным и превращается в коммуникационный барьер.

В заключение статьи мы надеемся, что наша информация оказалась для вас полезной, и хотим напомнить о тех вопросах, которые мы просили сформулировать в начале. Возможно, вам удалось понять, какая мотивация у вас сейчас стоит на первом плане, каково ваше истинное отношение к своей работе и начальнику или, может быть, у вас возникли собственные идеи относительно того, как лучше понять своего босса.

Шеломенцева Ольга, психолог, бизнес-тренер

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль