Внедрение электронного архива с нуля

847
В последнее время стало модным говорить об электронном архиве. Нелишним будет также отметить важность применения новейших технологий для сохранения конкурентоспособности на рынке. Наш холдинг не остался в стороне от современных направлений делопроизводства. Ниже речь пойдет о попытке внедрения электронного архива в современной инвестиционно-девелоперской компании.

В нашем холдинге два юридических лица с одинаковой номенклатурой дел. Для удобства назовем их Фондообразователь 1 и Фондообразователь 2. Оба являются дочерними предприятиями. В нашем случае под документальным фондом мы будем понимать все документальные массивы, накопленные в результате деятельности Фондообразователя 1 и Фондообразователя 2, а архивным фондом – дела, оформленные согласно правилам делопроизводства с учетом сроков их хранения.Внедрение электронного архива с нуля

Наша компания - одна из ведущих инвестиционно-девелоперских компаний России, активно работающая в сегментах офисной, торговой, развлекательной, гостиничной и жилой недвижимости. Сегодня наша компания располагает такими успешными показателями, как широкая география текущих операций, значительный объем активов, находящихся во владении и управлении, уровень диверсификации и качество управления портфелем активов. Нами развивается реализация таких нестандартных и качественных продуктов, как многофункциональные комплексы, которые обеспечивают уникальные возможности для инвестиций и позволяют оптимально решать широкий круг задач в области недвижимости. Высококачественные объекты уже украшают такие города, как Калининград, Ростов-на-Дону, Нижневартовск и Владивосток. На очереди – реализация проектов в Казани и Нижнем Новгороде.

Рано или поздно в каждой организации возникает проблема хранения документации. Увы, зачастую мы имеем дело не со сформированными по все правилам делами, прошитыми, пронумерованными и хранящимися в хронологической последовательности в специально отведенных местах. Чаще всего это просто совокупность рабочих документов, дублирующих как друг друга, так и оригиналы документов, хранящихся в организации. Конечно, электронный архив - это выход из ситуации, но не следует думать, что при этом вместо шкафа с переполненными папками мы имеем коробку с дисками или несколько флеш-карт.

Важно знать!

Электронный архив - это, прежде всего, взаимосвязанный комплекс программных и технических средств, посредством которого документы хранятся в электронном виде.

Удобство хранения, поиска нужной информации – вот основные задачи электронного архива.

Непосредственно для нас первоочередной задачей было устранить нехватку места для хранения дел ввиду того, что архив как отдельная структура не предусмотрен. К слову, это присуще многим современным компаниям. Кроме того, руководством было высказано пожелание о постепенном переходе на электронный документооборот. Для каждого из подразделений потребность в электронном архиве была своя: где-то она обусловлена необходимостью работы с документами одновременно группами сотрудников и сохранностью оригиналов, где-то, напротив, отсутствием необходимости работы с накопленными массивами документов вообще.

Организация работы по созданию электронного архива

Система электронного документооборота, с помощью которой ведется делопроизводство в компании, – это «Дело», версия 8.9.0, система для хранения дел - «Архивное дело», версия 3.0.3. Выбор данной системы был обусловлен тем, что она уже использовалась в главном офисе.

Постепенный переход от бумажного к электронному документообороту был одной из целей, поставленных генеральным директором компании. К сожалению, ограниченный бюджет не позволял и не позволяет в полной мере реализовать переход к электронному документообороту и архиву, т.к. подразумевает покупку дорогостоящего программного обеспечения и оборудования, установку СЭД на каждом рабочем месте и предполагает наличие в штатном расписании единицы архивиста.

К примеру, на текущий момент мы не можем позволить себе внедрить систему поточного сканирования, которая позволила бы решить задачу в гораздо более короткие сроки. Поточное сканирование влечет за собой покупку более дорогого оборудования, т.е. такого, которое работает с разными форматами, осуществляет двухстороннее сканирование, само распознаёт тип бумаги и ее формат и т.п. У нас же стоит аппарат более низкой ценовой группы, с которым надо «работать вручную».

Но проблема хранения бумажных массивов существует и так или иначе должна была быть решена. Поэтому административной службой разработано промежуточное решение: было решено перевести в электронный вид и после чего уничтожить только часть наименее используемых документов, но при этом занимающих значительное место на стеллажах. Кроме того, был запланирован перевод на электронный носитель технических паспортов всех существующих объектов недвижимости и последующее их размещение в общем доступе в программе 1С. Но и тут мы столкнулись с рядом проблем:

  • нежеланием руководства нести траты на оборудование и оплату дополнительных работ по переводу документов с бумажного на электронный носитель;
  • непониманием со стороны рядовых сотрудников важности проводимой работы;
  • следует также отметить ограничение ресурса серверов, на которых хранится вся информация в электронном виде.

Приходилось ежедневно вести переговоры - с руководителями подразделений, от которых требовалось принять решение и выделить бюджет, с сотрудниками, от которых требовалось участие в совместной экспертизе ценностей документов и определении порядка и формата их хранения, со специалистами IT-отдела, от которых требовалось предоставить достаточное место на дисковом пространстве, что также влекло материальные затраты. Однако, несмотря на нежелание нести дополнительные расходы и трудозатраты, никто не отрицал очевидность назревшей проблемы. Поэтому в результате данной полемики работа все же началась. К ней был также привлечен сотрудник, не числившийся в административно-хозяйственном управлении, но имеющий профильное, а именно - историко-архивное образование.

Создание электронного архива в финансовом управлении

На следующем этапе был выявлен отдел, наиболее остро нуждавшийся в свободных пространствах – финансовое управление. Совместно с сотрудниками данного отдела и административной службой были проведены следующие мероприятия:

  • Экспертиза ценности документов, хранящихся в отделе.

Они условно могут быть поделены на три группы. Копии заявок на платеж, частичные копии договоров аренды и дела, сформированные из тех или иных документов, имеющих отношение к работе управления по каждому юридическому лицу, расположенные в хронологическом порядке.

  • Выявление приоритетных документов, определенных к хранению.
  • Уничтожение рабочих документов, утерявших актуальность.
  • Определение порядка хранения массивов документов в базе.

Другой вид документов, определенных к переводу в электронный вид, - это технические паспорта объектов недвижимости, хранящиеся в отделе капитального строительства. Предварительная подготовка состояла из отбора действующих паспортов и уничтожения недействительных экземпляров и многочисленных копий. Данные работы проводились тем же сотрудником, выделенным для работы с архивом, при участии коллег из отдела капитального строительства.

Проведение указанных работ в финансовом управлении было обусловлено крайней необходимостью в стеллажах, а также тем, что дела, определенные к переводу на электронный носитель, наименее всего нуждались в предварительной обработке и проверке правильности их хранения.

В случае же с техническими паспортами первоочередной задачей было ограничить свободный доступ сотрудников к оригиналам указанных документов. Тому способствовало несколько факторов, а именно: отсутствие контроля за возвратом паспортов, их сохранность ввиду ветхости многих экземпляров и, наконец, необходимость одновременного доступа нескольких сотрудников к одному документу.

Параметры электронного архива

Затем был проведен следующий этап формирования электронного архива, - собственно, перевод документов с бумажного на электронный носитель.

В электронном виде были сформированы две базы. Одна находится непосредственно в программе «Архивное дело»: сюда вошли документы финансового управления, которые распределены по структурно-номинальному признаку, согласно документам Фондообразователя 1 и Фондообразователя 2.

Они представляли собой выписки из лицевых счетов и заявки на платежи с 2003 по 2010 гг. Соответственно и выписки, и заявки после сканирования были преобразованы в отдельные многостраничные PDF-файлы, которые были сгруппированы в порядке возрастания сумм согласно выписке на каждую дату. Перед сканированием все документы были проверены на соответствие и наличие. После перевода на электронный носитель данные документы были уничтожены с оформлением соответствующего акта.

Вторая база была размещена в программе 1С: Предприятие, версия 8.0. Здесь располагаются технические паспорта объектов недвижимости, документация отдела капитального строительства.

Поскольку каждый объект недвижимости учтен в программе, осталось только добавить наименование нового вида документации. К особо удобным новшествам стоит отнести кнопки «Отправить по электронной почте» и «Печать». Удобство данных нововведений практически сразу было отмечено сотрудниками всех смежных подразделений.

Отдельно стоит отметить, что при переводе этих документов на электронный носитель была проведена их инвентаризация, что позволило получить данные о наличии паспортов, сроках их действия. Подобная информация, как и наличие электронной версии, позволит в дальнейшем сэкономить как материальные, так и трудовые затраты на работу с техническими паспортами.

Удобство и преимущества второй базы заключаются в том, что с ней могут работать все без исключения сотрудники компании, тогда как для первой базы нужно иметь доступ к программе «Архивное дело». Но с учетом того, что данные документы финансового управления не использовались в текущей работе, необходимости в постоянном доступе нет.

Увы, программы 1С и Дело не интегрируются между собой. Поэтому при поиске нужных материалов сотрудникам приходится выяснять, в какой программе они хранятся и при отсутствии доступа к таковой уходит дополнительное время на его обеспечение.

Проблемы, с которыми пришлось столкнуться в ходе внедрения электронного архива

Проведение работы по формированию электронного архива осложнял ряд проблем:

  • постоянные жалобы сотрудников подразделений на нехватку времени, не позволяющую в полной мере провести экспертизу ценности хранящихся документов;
  • общепринятое заблуждение, что данная работа не актуальна и не влияет на рабочие процессы в целом;
  • затрудненный доступ к делам, папки-скоросшиватели лежат бессистемно;
  • опасения из серии «А вдруг понадобится?», хотя речь идет о делах, которые не открывались с момента их формирования.

Но главной проблемой остается недопонимание руководством реальных объемов работ и желание сэкономить, что приводит к ограничениям проведения работ как в целом по систематизации документального фонда, так и в частности по переводу документов на электронный носитель.

Тут нельзя не упомянуть о минусах бумажного делопроизводства, характерных как для нашей компании, так и для всего современного делопроизводства.

Стремление сотрудников хранить в копиях любые материалы, имеющие отношение к решению той или иной производственной задачи, хотя при этом никаких сводных реестров об их наличии, как правило, не ведется, все делается «по памяти». То есть сотруднику другого подразделения невозможно найти искомое. В чем тогда смысл хранения? Выход может быть найден в виде реестров документов в общем доступе у каждого сотрудника компании.

Передача подлинников документов в структурные подразделения «под роспись» - в одних случаях это ведение соответствующего журнала, в других – копирование документов и отметка должностного лица на копии. Соответственно, это лишние трудовые и материальные затраты. В идеале вести такие данные в СЭД, но это требует ее установки на каждом рабочем месте.

Практически не проводится работа по отбору и уничтожению утерявших актуальность документов. В результате за годы накапливаются буквально стеллажи с ненужными документами, разбор которых влечет за собой ещё большие трудозатраты, чем если бы эта работа проводилась регулярно. Представляется разумным хотя бы раз в полгода проводить инвентаризацию документов. Это должно быть утверждено регламентом или положением о документообороте компании либо осуществляться на основании приказа руководства.

Итоги работы

 «Архивное дело»

Работа велась более года. За это время удалось освободить несколько шкафов, разобрать другие дела по их структурному признаку. Многие документы уничтожались без предварительного сканирования, т.к. представляли собой подборку копий с оригиналов, хранящихся в компании, и не содержали какой-либо особо ценной и систематизированной информации. Здесь стоит еще раз сказать о необходимости проводить работу по уничтожению ненужных документов регулярно, т.к. это позволит оптимизировать рабочий процесс и внимание будет уделяться действительно важным задачам. Увы, чаще всего в основе нежелания заниматься работой по разбору и систематизации документов лежит элементарная лень и ложное представление о том, что «может быть, когда-нибудь эти документы понадобятся». Как они могут понадобиться, если в подавляющем большинстве случаев сотрудники даже не помнят или не знают об их существовании? Не это ли показатель того, что они не нужны и давно уже не актуальны?

Более наглядно результаты работы по финансовому управлению представлены в нижеследующей таблице.

Внедрение электронного архива с нуля

Общий вид электронного архива представлен на рисунке.

Внедрение электронного архива с нуля

Общий вид электронного архива.

1С: Предприятие

Переведено в электронный вид порядка 970 технических паспортов по объектам недвижимости, расположенным в 62 субъектах Российской Федерации.

Частично решена «проблема архивной полки», освободилась часть занимаемых шкафов (хотя несколько стеллажей тут же были заняты вновь). Но реорганизация и частичная утилизация дел позволила разобрать их по фондообразователям и в хронологическом порядке.

Проведенная работа значительно ускорила поиск необходимых документов как в электронной, так и в бумажных версиях, что, конечно же, экономит время. Наличие электронной версии документа позволяет работать с ней нескольким сотрудникам одновременно. Облегчено предоставление электронной версии внешним контрагентам и службам. Наличие электронной версии документа обеспечивает большую сохранность бумажной версии.

Начатая работа не прошла незамеченной руководителями других подразделений. Были отмечены удобства новой системы хранения и поиска документов и начаты подобные инвентаризации в других отделах.

Работа в настоящее время ведется, поэтому сложно сказать, что нам сделать не удалось. Точно можно сказать одно – нам не удалось добиться введения в штатное расписание ставки архивиста и приобрести дорогостоящий многофункциональный сканер.

Пока что мы планируем закончить работу с документами финансового управления, а затем будем проводить полистный разбор документов отдела капитального строительства. Предстоит долгая и трудоемкая работа.

Правильная постановка процесса делопроизводства, основанная на снижении «бюрократизма», наследия советской эпохи, удобная организация и хранение накопленного документального и архивного фонда - это одна из основ успешной работы и развития организации.

Рулева Е.Е., главный специалист отдела эксплуатации ООО "РГСН"

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль