Офисное гостеприимство. Формы внимания и угощения, принятые в деловой сфере

536
Угощение в офисе нельзя считать обязательным. Однако законы гостеприимства, принятые во всем мире, все же предполагают некоторое угощение и требуют определенного внимания к гостям каждого учреждения. Многие компании приходят к необходимости обучить свой персонал у специалистов, справедливо полагая, что квалифицированные знания и умения в части приема клиентов и деловых партнеров составляют важный элемент имиджа компании. Мы уже рассказали вам о требованиях к предметам сервировки и правилах протокольного угощения на переговорах. Во второй части статьи вы познакомитесь с организацией кофе-паузы, узнаете о кабинетном угощении.

Кофе-пауза

Кофе-пауза (иногда ее называют «кофе-брейк») проходит в свободной обстановке на совещаниях, семинарах, перерывах на конференциях и т.д. Цель подобного антракта – подкрепиться и немного отдохнуть. Такой перерыв не следует рассматривать как полноценную еду или обед. Это скорее возможность непринужденного неформального общения участников мероприятия, кратковременный отдых, столь необходимый в процессе умственного напряжения во время работы по обсуждению спорных вопросов на переговорах, семинарах, тренингах и т.д.

Кофе может быть приготовлен:

  • в кофеварках (необходима фильтрация);
  • кофейных автоматах;
  • или подан в больших термосах (только растворимый кофе!). В них кофе не остывает иногда до 3-4 часов.

Считается хорошим тоном наличие на выбор двух видов кофе. Обычно предлагается крепкий (натуральный) и кофе без кофеина. Изыски, как правило, отсутствуют. Важна быстрота, удобство и оперативность.

Чай на «кофе-паузе»

Для компании современного уровня хорошим тоном считается наличие нескольких видов чая. Идеально – 4 вида:

  • черный чай;
  • черный чай с бергамотом;
  • зеленый чай;
  • зеленый чай с жасмином.

Если чай подается в одноразовых пакетиках (что допустимо), то правильнее, если к ним подаются маленькие заварные чайники. Конечно, такая сервировка требует дополнительных затрат, но если речь идет о высоком качестве сервиса и имидже компании, то стоит потратиться.

Офисное гостеприимство. Формы внимания и угощения, принятые в деловой сфереЕсли чайные пакетики завариваются непосредственно в чашке, то пакетики должны быть поданы только в упаковке-конвертике или, что лучше, в коробке, чтобы каждый мог выбрать сорт чая по вкусу.

Если заварные чайнички отсутствуют, то следует продумать посуду для отходов, то есть для использованных чайных пакетиков, чтобы их не оставляли на блюдце.

Кабинетное угощение

Традиция кабинетного угощения связана не только с желанием проявить уважение к гостям офиса и кабинета начальника отдела или главы компании, но и понятными практическими целями – предоставить возможность гостю или гостям передохнуть, осмотреться, справиться со смущением, волнением и т.д. Иногда кабинетное угощение становится неплохой разрядкой, если разговор затянулся или возникла пауза.

В некоторых случаях, например, во время протокольного визита вежливости, угощение в кабинете – часть общего ритуала встречи. Визит вежливости является проявлением общепринятой формы протокольного общения между участниками переговоров, а чай или кофе – обязательный пункт в программе приема гостей со стороны принимающей стороны. Поэтому угощение рассматривается в этом случае как элемент протокольного общения.

Угощение организуется по усмотрению хозяина кабинета на основе общепринятых правил офисного гостеприимства. В больших компаниях непосредственную подготовку угощения проводит секретарь, помощник или специальный сотрудник.

Особенностью угощения в кабинете является то, что, в отличие от кофе-паузы, гости обслуживаются не самостоятельно, а с участием сотрудника и, как правило, за столом. Такая форма индивидуального обслуживания требует особой ответственности.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Для удобства работы сотрудника службы сервиса рекомендуется составить общий список продуктов и предметов сервировки для подноса в самом полном виде. Данный реестр можно повесить где-нибудь под рукой, например, в хозяйственном шкафчике, на внутренней стороне дверцы полки и т.д. так, чтобы он всегда был перед глазами.

Список должен включать в себя, например, следующие предметы сервировки:

  • поднос;
  • чашки с блюдцами для чая/кофе;
  • ложечки чайные и кофейные;
  • заварной чайничек для пакетированного чая;
  • тарелочку для отходов;
  • молочник/сливочник;
  • сахарницу;
  • щипчики для сахара;
  • ложечку для сахара-песка;
  • тарелочку (розетку) для лимона;
  • вилочку для лимона;
  • бумажные салфетки;
  • фигурные декоративные салфетки;
  • влажные гигиенические салфетки для рук;
  • десертные тарелочки.

На офисной кухне должно иметься достаточное количество бумажных салфеток самого разного назначения: Посуда не должна стучать о стол, а горячие чашки не должны оставлять на нем следов. Поэтому список можно дополнить еще и салфетками:

  • обычные бумажные;
  • ажурные бумажные для декоративных целей;
  • влажные для рук.

Фигурные салфетки должны иметь разный размер, чтобы их можно было использовать для:

  • подносов;
  • стаканов и воды (персонально);
  • бутылок с водой и стаканов;
  • десертных тарелок;
  • чашек в качестве подставок на стол.

Угощение гостям кабинета предлагается обычно через несколько минут после начала беседы. Во время протокольного визита вежливости – через 5-7 минут.

Ассортимент напитков и продуктов кабинетного угощения отличается несколько большим разнообразием по сравнению, скажем, с ассортиментом для участников обычных переговоров.

Так, считается хорошим тоном предложить 2–3 сорта чая или кофе, а также прохладительные напитки и соки. Не более. Для тех, кто предпочитает пить растворимый кофе, необходимо держать под рукой баночку дорогого растворимого кофе.

Для секретарей, обслуживающих гостей шефа, весьма удобна для приготовления чая пресс-кружка (френч-пресс). При отжиме заварка остается на дне, и чай/кофе разливается без помех. Удобнее всего иметь несколько таких кружек, чтобы использовать их для разных сортов чая или кофе.

Выпечка, десерты, фрукты предлагаются только в самых редких случаях в связи с очевидным неудобством данных видов продуктов. Если же они все-таки предлагаются, то подавать их принято на десертных тарелочках, проложенных фигурной салфеткой, без магазинной упаковки (даже если она очень красивая).

Очередность подачи угощения соответствует протокольному старшинству и всегда соблюдается (мы уже об этом писали в одном из номеров журнала). Тем не менее, напомним: угощение принято сначала подавать гостю, потом хозяину кабинета. Если гостей несколько, то сначала первому по статусу гостю, затем второму гостю и т.д. Использованную посуду принято убирать точно в таком же порядке.

И в заключение. Способы и стиль офисного угощения вполне логичны, последовательны, основаны на здравом смысле и требованиях делового протокола. Достойный уровень офисного гостеприимства существенным образом влияет на впечатление от компании, ее имидж и деловую репутацию. Чем выше этот уровень, чем качественнее проявленное внимание и уважение, тем комфортнее чувствуют себя в офисе гости компании, ее клиенты и деловые партнеры.

Э.Б. Басмановаспециалист по этикету

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.03%
  • Делопроизводство 15.48%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.61%
  • Имидж секретаря 11.61%
  • Деловой этикет 11.61%
  • Карьерный рост 9.68%
  • Документооборот 16.77%
  • Электронный документооборот 14.84%
  • Архивное дело 79.35%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль