Как строить карьеру секретаря

316
Если вы точно знаете, чего хотите, вы это получите, потому что свою карьеру можно построить только своими руками - так считает наша сегодняшняя героиня. Предлагаем вашему вниманию интервью с Александрой Цымбал, которая прошла в своей карьере путь от сотрудника контакт-центра до помощника вице-президента компании. Сегодня Александра расскажет о своей «формуле успеха», а также поделится с вами секретами эффективной коммуникации и организации своего рабочего времени.

Александра, как начинался Ваш карьерный путь?

Я закончила Геологоразведочную Академию (сейчас это Российский государственный геологоразведочный университет им. Серго Орджоникидзе) по специальности «прикладная математика в геофизике».

Учебу в Академии я совмещала с работой в Национальной Службе Новостей, занимаясь развитием и наполнением сайта компании в ночное время суток.

Я вела страницу «Интервью» на сайте. Записывала на видеомагнитофон интервью политических деятелей в вечернях новостях и передачах, потом расшифровывала, перепечатывала, оформляла тегами текст в соответствии с установленными шаблонами, подбирала фотографии, размещала информацию на сайте. Кроме того, делала рассылку новостей и вела рубрику вопросов и ответов.

В результате этой работы я приобрела навык быстрого набора текста вслепую, научилась основам написания html-страниц. В процессе поняла принципы создания сайтов.

Когда я закончила Академию, у меня был выбор, как и у всех выпускников ВУЗов – работать по специальности или нет. И я выбрала второе. Конечно, непонятно, зачем учиться пять лет, а потом не работать по профессии, но у меня на это были причины.

Работа в геофизике связана с исследованием месторождений, а, следовательно, с поездками в районы Крайнего Севера. Когда я выбирала профессию, меня очень привлекала такая перспектива, но к тому времени, как обучение в ВУЗе подходило к концу, я уже познакомилась со своим будущем мужем, и мне уже не хотелось проводить семейную жизнь в постоянной разлуке.

И тогда мне предложили поучаствовать в очень интересном проекте в должности руководителя интернет-ресурса в одной небольшой компании, и я согласилась….

Почему Вы ушли из этой компании? И как развивалась Ваша дальнейшая карьера?

Как строить карьеру секретаряПроработав два года в прекрасном коллективе, я стала обращать внимание на отрицательные стороны компании. Та же «серая» зарплата, отсутствие социального пакета, стабильных условий работы – все это не давало покоя моим планам на будущее. Возникло непреодолимое желание работать в крупной компании, став той самой частью системы, отдавая которой частичку себя, можно было бы получить то же самое взамен. После недолгих поисков мой выбор пал на компанию МТС, но на тот момент в этой компании на все позиции требовался опыт работы по предлагаемой специальности, только на должность специалиста контактного центра требовался любой опыт работы. Но тот, кто работал в этой должности, может понять, что это за работа. С утра до вечера вы занимаетесь только тем, что помогаете людям. У абонентов возникают вопросы, проблемы, пожелания, замечания, многие звонят не в настроении. А вы в течение двух-трех минут, отвечая на их вопросы, консультируя, помогаете им в решении вопросов и, следовательно... делаете мир лучше.

Расскажите о специфике общения с клиентами в компании МТС?

Люди успокаиваются не тогда, когда вы им что-то говорите, а когда вы внимательно их слушаете. Нужно просто выслушать, быстро определить причину возникшей проблемы и решить ее. Все просто.

У нас же не служба доверия, мы не оказываем психологическую помощь. У нас есть точные инструкции, что делать в той или иной ситуации. Абоненту кажется, что произошла катастрофа, а на самом деле у нас, работников контакт-центра, есть четкий план решения всех вопросов, имеющих отношение к нашей работе. В результате звонящий считает, что это лично вы решили все его проблемы.

Так сложилось, что в первый же рабочий день один из абонентов направил благодарственное письмо в мой адрес, и я получила первый подарок от компании - как сейчас помню: «кружка, футболка, ручка». Для меня эта благодарность стала большим стимулом в дальнейшей работе.

Каждый раз, когда я поднимала трубку и отвечала на вопросы абонентов, мой голос был наполнен искренностью, добротой, желанием помочь в решении любых вопросов. Поэтому самый главный навык, который я приобрела в контактном центре – именно желание помочь. И когда мне предложили должность помощника директора по управлению персоналом, я ни минуты не сомневалась в том, что мне необходимо получить эту должность.

Какими же качествами нужно обладать, чтобы быть хорошим помощником?

Нужно любить свою работу! Потому что если злиться на то, что приходится часто задерживаться или менять собственные планы, то невозможно будет полностью наслаждаться работой и получать от нее свой «кусочек счастья», который нельзя выразить только в виде заработной платы и премии.

Удовольствие от работы – это, прежде всего, удовлетворение собственных амбиций, радость от выполнения поставленных задач и гордость за исполнение, на первый взгляд, задач невыполнимых.

В моей работе больше всего меня привлекает тот факт, что у меня есть руководитель, которому я обязана помогать. И вот это обязательство и делает меня счастливой, а работу мою - любимой. Когда помогаешь человеку по собственной воле, всегда можно услышать «Тебя никто об этом не просил», а я выполняю свою работу, потому что обязана, но при этом получаю удовольствие.

Что Вы считаете самым сложным в профессии помощника?

По большому счету, не каждому человеку подходит такая работа. Часто интересы руководителя приходится ставить гораздо выше своих и делать это нужно с удовольствием.

Например, руководитель поручает мне организовать конференцию директоров (120 человек) в июле на Алтае. Конференция готовится не два дня, а около двух месяцев. Поэтому я спокойно планирую свой отпуск с семьей на август.

В процессе подготовки к конференции выясняется, что на Алтае нет баз, которые могли бы принять такое количество людей, мы меняем место проведения на Сочи, а там на июль уже нет мест, поэтому приходится переносить конференцию на август. Тогда я подхожу к своему руководителю и спрашиваю, обязательно ли мое присутствие на конференции или достаточно просто организовать процесс, ведь мой муж уже взял отпуск, билеты куплены, путевки оплачены. Директор отвечает, что моего присутствия не требуется, но в процессе подготовки меняет свое решение и говорит, что мне нужно ехать вместе со всеми прямо в ту самую неделю моего отпуска. Я даже не стану напоминать ему: «Вы же говорили…», я просто поменяю свои планы, какой ценой – это другой вопрос.

Рабочий день у нас в компании с 8:30 до 17:30, и, конечно же, вечером начинаются срочные поручения и просьбы, которые нельзя отложить до завтра, поэтому задерживаться приходится очень и очень часто.

Что для Вас важно в общении с людьми? И какие качества необходимо у себя вырабатывать, чтобы общение было максимально эффективным и приносило удовольствие?

Конечно же, важна коммуникабельность. Я считаю, что коммуникабельностью является не только свободное общение с коллегами, партнерами, руководством, но и умение строить конструктивный диалог с любым человеком. Часто в своей работе я сталкиваюсь с ситуациями, когда важная встреча не начинается вовремя из-за непредвиденных обстоятельств. В таком случае поможет умение подстраиваться под ситуацию, строить разговор с незнакомыми людьми, спокойно менять линию поведения и поддерживать разговор на любую тему.

Случается так, что встреча назначена, все собрались, а руководитель задерживается на встрече с президентом компании. Здесь не дашь каких-либо ценных указаний. Сначала я предлагаю чай/кофе, потом обычно собравшиеся начинают обсуждение текущих вопросов, каких-то поручений, сроки их исполнения, предстоящие мероприятия. А через час коллеги выходят из кабинета и говорят, что решили все вопросы сами и встреча с руководителем им уже не требуется.

Быть коммуникабельным – совсем не означает болтать без умолку со всеми подряд, скорее, это умение четко, структурировано, лаконично и вежливо вести разговор для достижения взаимопонимания с человеком. Кроме того, в нашей профессии важно не забывать о конфиденциальности, оставаясь вежливой даже отвечая на провокационные вопросы.

Немаловажным навыком в работе помощника является умение слушать и слышать, потому что очень часто в поручениях, замечаниях или комментариях руководителя по отношению к вам лично или к его подчиненным слышится подтекст.

Например, кто-то приходит и просит назначить встречу. Весь график на неделю расписан, а значит, организовать ее нет возможности. Мимо проходит мой руководитель, и посетитель настойчиво просит у него выделить час на встречу. Руководитель отвечает: «Хорошо, приходите в среду». По тону руководителя сложно понять, что имеется в виду: вежливый отказ или решение изменить график. В случае отказа помощнику предстоит нелегкая задача объяснить гостю, что встречи все-таки не будет. Можно, например, назначить встречу, а потом позвонить и сказать, что планы поменялись.

Нужно всегда внимательно обращать внимание на интонации. Часто ваш руководитель не имеет права сказать, что не хочет, например, встречаться с тем или иным человеком или разговаривать с ним по телефону, поэтому о его решении приходится догадываться по выражению лица, интонациям, жестам. Поверьте, любой начальник оценит по достоинству ваше умение понимать его с полуслова.

Я узнаю настроение своего руководителя по походке, когда слышу его шаги в коридоре, и абсолютно точно в этот момент понимаю, в каком он настроении. Сразу становится понятно, с какими вопросами стоит подходить, а с какими нужно подождать, что принести: чай или кофе, нужно ли соединять его по телефону с желающими переговорить или лучше пригласить их в кабинет.

Что сейчас входит в Ваши обязанности?

Когда я только начинала карьеру помощника, я занималась графиком руководителя, приемом посетителей, телефонными звонками приемной, организацией поездок: оформлением виз, заказом билетов, организацией трансферов.

После двух лет работы мои обязанности значительно изменились. Теперь моя должность называется помощник вице-президента, но я скорее бизнес-ассистент, чем просто помощник руководителя. Сейчас в мои обязанности входит контроль проектной деятельности структурных подразделений, которые находятся в подчинении у вице-президента компании. Каждое подразделение готовит план по операционной и проектной деятельности. Я эти планы собираю, консолидирую, утверждаю у вице-президента, затем отслеживаю их исполнение, готовлю отчет, проверяю на соответствие бонусному плану, формирую все эти данные, после этого материал предоставляется президенту на рассмотрение на заседании Правления.

Кроме того я занимаюсь организацией и проведением различных мероприятий, контролирую исполнение поручений директора, занимаюсь ведением делопроизводства, выполняю отдельные поручения руководителей других подразделений.

Например, я помогаю сотрудникам региональных подразделений с организацией виз, когда они едут на конференцию в другую страну.

Документооборот в нашей компании электронный, но не во всех регионах организована миграция баз таким образом, чтобы можно было запускать на согласование приказы за подписью директора БЕР ( БЕР («Бизнес-единица «Россия») - часть головного офиса в Москве, который руководит работой регионов),поэтому если в регионах или макро-регионах возникают какие-то трудности, проблемы, требуется содействие в решении вопросов, и в этом я принимаю активное участие.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Считаете ли Вы себя состоявшимся человеком?

Нет, не считаю. Мне есть к чему стремиться. Еще много жизненных целей, много планов. И мысль о том, что достичь еще нужно многого придает мне силы и уверенность в себе.

Какими Вы видите перспективы своего карьерного роста? В каких направлениях планируете развиваться дальше?

Если честно, в настоящее время я перспектив не вижу, потому что очень довольна тем, что имею. Тем не менее, прекрасно знаю, что в любой момент при необходимости смогу развиваться внутри компании в любом подразделении: например, в маркетинге или в коммерческом блоке.

Многие персональные ассистенты первых лиц в нашей компании переходят на должности ведущих специалистов, руководителей проектов, начальников отделов.

Главное знать, чем ты хочешь заниматься, проявить себя, а человеку, уверенному в своих возможностях, не составит труда занять нужную позицию, и для этого в нашей компании есть все возможности.

Каков, с Вашей точки зрения, главный секрет успеха в профессиональной деятельности?

Секрет успеха - в действии, на мой взгляд. Все, что с нами происходит, зависит от нас самих. Свою карьеру можно построить только своими руками. Никто не сделает нас счастливыми, только мы сами. Поэтому каждый раз, когда нужно что-то сделать – делайте. Никогда не откладывайте на полчаса, на день, на два, а берите здесь и сейчас то, что вам нужно. И тогда через год, обернувшись и насладившись проделанной работой, идти дальше будет гораздо легче. Если вы точно знаете, что хотите - вы это получите.

Александра, а есть ли у Вас собственные способы борьбы с рутиной и неприятностями?

Если нужно заняться какой-то рутинной работой, то я делаю ее в первую очередь, потому что, откладывая ее на потом, руки до нее вообще могут не дойти. А когда вы понимаете, что впереди еще очень много дел, то скучные дела делаются очень быстро и незаметно.

Что касается неприятностей, то они, конечно, бывают. Мне очень тяжело с ними справляться, поэтому изо всех сил я стараюсь их не допускать. Сейчас даже не вспомню, какая неприятность была последней, но вначале работы я с ними сталкивалась, это правда. Преодолевала их, идя дальше и учась на собственных ошибках.

Расскажите, как Вы распределяете свое рабочее время, как планируете дела?

Я практически не планирую дела. Есть материалы, которые мне нужно подготовить, согласовать, направить к определенному сроку. Этим я обычно занимаюсь во второй половине дня. В первой половине дня проходят совещания, я их протоколирую. Оформляю протокол вечером, когда вокруг становится меньше людей и стихают звонки. Все остальное делаю в течение дня быстро и по порядку.

Но в приоритете, конечно, интересы начальника, и только потом все остальные вопросы.

Как Вы думаете, есть ли у Вашей должности будущее в России? Каким Вы его видите?

Я не понимаю, что значит «есть ли будущее»? Разве наша профессия уже вымирает? Конечно, будущее есть и самое светлое, на мой взгляд. Есть, например, прекрасная должность «Помощник Президента РФ». По-моему, нам всем есть к чему стремиться.

У каждого человека есть свои невидимые ангелы, мы называем их ангелами–хранителями. Они даются нам небесами, мы сами не выбираем их и не можем отказаться от них и их помощи. Потому что помощники нужны каждому, кому-то в меньшей степени, кому-то в большей.

Однажды моя первая начальница в МТС позвонила мне ночью из Швейцарии и пожаловалось на то, что в отеле, в котором она остановилась, неожиданно отключили свет и воду. Что я могла сделать в этой ситуации? Представьте, что могло произойти, если в пятизвездочном отеле Швейцарии отключили свет? Минимум катастрофа. Если честно, я была в недоумении. И слова: «Сделай что-нибудь, пожалуйста, ты же все можешь» - повергли меня в шок. Я сказала: «Хорошо». И легла спать, повесив трубку. Через пять минут мне перезвонили, и я услышала радостное «Спасибо».

Мы с вами прекрасно понимаем, что это не моя заслуга. Но дело не в этом. Дело в том, что человек, помощником которого я являюсь, в очередной раз убедилась в том, что для нее я могу сделать все.

Что Вы думаете о карьере в жизни женщины?

Я считаю, что нельзя дать однозначного ответа на этот вопрос. Все зависит от характера женщины, от ее социального положения, от ее образования и воспитания. Каждому свое. Скептицизма хватает на всех. Когда женщина не работает, занимается семьей и детьми, ее часто осуждают. Но и в тех, кто приходит домой поздно, оставляет детей на няню и даже в выходные не уделяет достаточно времени семье, тоже есть желающие бросить камень.

Полагаю, что всего должно быть в меру. У моего ребенка есть няня, он часто ездит отдыхать не с родителями, а с бабушкой и дедушкой, но зато я могу позволить отдыхать ему, например, на море все три летних месяца. Родителей он видит практически только в выходные дни. Но знали бы вы, какие это выходные! В эти дни мы устраиваем настоящие праздники, ходим в театр, в музеи, гуляем в парке, летом всей семьей катаемся на велосипедах, зимой – на горных лыжах и ни в коем случае не проводим весь день перед телевизором. К тому же я позволила заняться себе карьерой только после того, как моему ребенку исполнилось три года.

Что бы Вы хотели пожелать, посоветовать своим коллегам?

Мне не хотелось бы давать советов, но я пожелаю моим коллегам в первую очередь любви, терпения и радости по отношению к делу, которым они занимаются, чтобы каждый день, который они проводят на своем рабочем месте, приносил удовольствие от работы. Чтобы руководители были понимающими, коллеги - доброжелательными, а результаты работы превосходили все ожидания.

Штрихи к портрету

Что Вы читаете: женские и деловые журналы, газеты, книги. Какие?

 Я читаю только один журнал: «Forbes», женские журналы и газеты не читаю вообще. Из книг предпочитаю классику и книги о личностном росте. Увлекаюсь психологией. В настоящее время много свободного времени уходит на получение дополнительного образования, поэтому учебники снова вошли в мою жизнь.

Какие фильмы Вы смотрите?

Фильмы смотрю только по рекомендациям друзей или знакомых. Предпочитаю романтические картины, а также исторические фильмы.

Ваши кулинарные предпочтения.

Готовить я не люблю, если честно, и даже не умею. Дело в том, что мой муж завидный кулинар и к плите меня не подпускает. Особых предпочтений в еде нет, но я стараюсь следить за фигурой и поэтому иногда себя ограничиваю.

Как и во что Вы предпочитаете одеваться?

Я считаю, что одежда должна быть удобной и элегантной. На работу обычно надеваю платье или костюм, туфли на среднем каблуке, а в пятницу, пользуясь возможностью, с удовольствием прихожу в джинсах.

Как и где Вы отдыхаете?

Я отдыхаю два раза в год. Зимой – с семьей езжу кататься на горных лыжах, как правило, в Альпы. Летом предпочитаю отдых в лесу или у озера. Главное, быть вместе с любимыми людьми.

Есть ли у Вас хобби?

Да, в первую очередь это книги, музыка, японский язык, шахматы.

Японский язык я стала изучать на втором курсе института, так сказать, «за компанию». Очень интересный и сложный язык, а трудности меня привлекают. Мне был очень интересен загадочный мир иероглифов - их чтение, написание, значение. К тому же это прекрасно тренирует память, так же как и шахматы. В шахматы играю с детства, занималась в секции. Очень люблю эту игру, потому что, просчитывая ситуацию на пять шагов вперед, четко представляя комбинацию, которая приведет тебя к победе, получаешь неимоверное удовольствие, особенно если в этот момент твой соперник всячески пытается помешать тебе.

Из книг предпочитаю таких авторов, как Лууле Виилма, Дипак Чопра, Зигмунд Фрейд. Увлекаюсь психологией. Если кто-то из моих близких скажет, что книга хорошая, прочитаю не задумываясь, даже если будет просто детектив.

Занимаетесь ли Вы спортом?

Спортом не занимаюсь, но два-три раза в неделю хожу на тренировки в фитнес–клуб, а по выходным за компанию с сыном хожу в бассейн и после этого играю с ним в настольный теннис.

Александра Цымбал, помощник вице-президента по операционным вопросам ОАО "МТС"

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.81%
  • Делопроизводство 17.12%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.71%
  • Имидж секретаря 11.26%
  • Деловой этикет 12.16%
  • Карьерный рост 8.56%
  • Документооборот 18.92%
  • Электронный документооборот 16.67%
  • Архивное дело 81.98%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль