Особенности составления документов при подготовке к годовому общему собранию акционеров

273
Подготовка к общему собранию акционеров в основном сводится к подготовке соответствующих документов или форм документов, информационных материалов, без которых проведение собрания невозможно. Требования к составу, содержанию многих документов закреплены в соответствующих правовых актах.

Особенности составления документов при подготовке к годовому общему собранию акционеровВ составе документов для проведения общего собрания акционеров можно назвать:

  • список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
  • бюллетени для голосования на общем собрании;
  • информация (документы) для обязательного предоставления лицам, имеющим право на участие в собрании;
  • проекты решений по вопросам повестки дня и др.

 Кроме того, подготавливаются и так называемые «рабочие документы», которые представлены различными формами. Это регистрационные формы (например, журнал регистрации участников общего собрания, журнал регистрации доверенностей на право участвовать в собрании); формы протоколов счетной комиссии и др.

Все эти документы важны, и поэтому следует подробнее остановиться на особенностях некоторых из них.

Список лиц, имеющих право на участие в собрании

В список лиц, имеющих право на участие в собрании, включаются акционеры – владельцы обыкновенных акций общества, владельцы определенных типов привилегированных акций, предоставляющих их владельцам право голоса по вопросам повестки дня данного собрания, и другие лица в соответствии с российским законодательством. Такое право акционеров – владельцев определенных категорий акций закрепляется уставом конкретного общества.

Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании, – это не просто перечень акционеров общества. Он составляется в точном соответствии с данными реестра акционеров и должен содержать сведения, определенные Положением о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг (утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 02.10.1997 № 27):

  • фамилия, имя, отчество (полное наименование) акционера;
  • данные, необходимые для его идентификации: вид, номер, серия, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность, или наличие государственной регистрации для акционеров – юридических лиц (номер государственной регистрации, дата регистрации); орган, выдавший документ (наименование органа, осуществившего регистрацию);
  • адрес проживания или регистрации (местонахождение) акционера;
  • данные о количестве, категории и типе принадлежащих акционерам акций, в т.ч. голосующих как по всем, так и по отдельным вопросам повестки дня данного собрания.

Кроме того, в списке отдельно указывается адрес для направления корреспонденции (почтовый адрес), если он не совпадает с адресом, по которому акционер зарегистрирован.

Пример формы списка лиц, имеющих право на участие в собрании акционеров

Особенности составления документов при подготовке к годовому общему собранию акционеров

Составление такого списка имеет большое значение для определения кворума собрания, количества бюллетеней и других, необходимых для проведения собрания документов. По адресам, указанным в списке, осуществляется рассылка сообщений о созыве общего собрания акционеров. Однако его важнейшими функциями являются подтверждение прав акционеров на участие в общем собрании и голосовании по вопросам повестки дня. Данные списка позволяют определить правомочность принимаемых на собрании решений.

Большое значение имеет дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров. Не случайно она специально утверждается советом директоров при принятии решения о созыве собрания.

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон) установил, что дата составления списка не может быть установлена ранее даты принятия решения о проведении собрания (т.е. не ранее заседания совета директоров) и не более чем за 50 дней до даты проведения общего собрания акционеров. А в случае, если устав общества допускает участие в общем собрании акционеров лиц, которые вместо личного присутствия могут в установленные сроки направить бюллетени для голосования, дата составления списка лиц устанавливается не менее чем за 35 дней до даты собрания. Именно в этих временных рамках определяется дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров конкретного общества.

Акционерам (владеющим не менее чем 1% голосов) должно быть предоставлено право ознакомления со списком. Это позволяет оценить соотношение сил на предстоящем собрании, при необходимости связаться с другими участниками, направить им свое мнение по вопросам повестки дня собрания или обсудить возможные варианты голосования. Акционеры должны иметь возможность ознакомиться со списком в период со дня сообщения о проведении общего собрания акционеров и до закрытия собрания. Однако нужно иметь в виду, что данные документов и почтовые адреса физических лиц, включенных в список, могут быть предоставлены только с согласия этих лиц.

Акционеру может потребоваться и подтверждение факта включения его в список или правильности включения в список данных. В этом случае общество обязано выдать ему выписку из списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании. Если же акционеры по какой-либо причине в список не включены, общество выдает им об этом соответствующую справку с объяснением причин.

Бюллетени для голосования

Способ голосования (с использованием бюллетеней для голосования или без их использования) закрепляется в уставе общества. В соответствии с Законом в обществах с числом акционеров – владельцев голосующих акций более 100 голосование на общих собраниях обязательно проводится бюллетенями для голосования. Однако общества с меньшим числом акционеров голосование по вопросам повестки дня общего собрания акционеров также могут осуществлять бюллетенями.

О важности роли, которая принадлежит этому документу при принятии решений на общем собрании акционеров, свидетельствует тот факт, что требования к информации, включаемой в текст бюллетеней для голосования, установлены Законом. Кроме того, Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров (зарег. в Минюсте РФ 16.07.2002 за № 3578) (далее – Положение) содержит разъяснения по вопросам, касающимся содержания бюллетеней и порядка работы с ними. Это не случайно, так как от того, как заполняется бюллетень, какая информация в него включается, во многом зависит судьба принимаемых решений.

На заметку!

Бюллетени заготавливают на этапе подготовки к общему собранию акционеров после того, как их форма и текст утверждены советом директоров.

Законом определяется и порядок голосования бюллетенями. Так, бюллетени могут вручаться под роспись при регистрации участников непосредственно перед собранием.

Возможно и направление бюллетеней лицам, указанным в списке, до собрания в определенные сроки. В этом случае бюллетени направляются заказным письмом или вручаются под роспись не позднее, чем за 20 дней до даты проведения собрания.

Такой порядок установлен, в частности, для обществ с числом акционеров – владельцев голосующих акций 1000 и более. Но и иные общества в своих уставах могут предусмотреть обязательное направление или вручение бюллетеней для голосования до проведения общего собрания.

В уставах обществ с числом акционеров более 500 тысяч может быть предусмотрено опубликование в установленные сроки бланков бюллетеней в печатном издании. Издание определяется уставом и должно быть доступно всем акционерам. Таким образом, в обществах, которые направляют, вручают или публикуют бюллетени до проведения общего собрания акционеров, участниками собрания считаются лица, присутствующие на собрании или направившие заполненные бюллетени в адрес общества. Если бюллетени были направлены участникам до собрания, при определении его кворума и подведении итогов голосования учитываются бюллетени, полученные обществом не позднее, чем за два дня до даты проведения общего собрания акционеров.

 Форма бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров не установлена. Однако правовыми актами определяется состав информации, включаемой в бюллетени, и данные требования не могут быть нарушены. Так, в соответствии с Законом бюллетени для голосования на общем собрании акционеров должны содержать:

  • полное фирменное наименование общества;
  • место нахождения общества;
  • форма проведения общего собрания (собрание или заочное голосование);
  • дата, место и время проведения общего собрания;
  • почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени (в случае, когда заполненные бюллетени в соответствии с уставом общества могут быть направлены до проведения собрания);
  • формулировки вопросов повестки дня, включающие формулировки решения, которое может быть принято в результате голосования; имя каждого кандидата в составе органов управления или контроля.

При формировании повестки дня соблюдается общее правило: каждое предложение в повестку дня отражается в ней отдельным вопросом. Эти вопросы включаются в бюллетени для голосования (затем и в протокол общего собрания акционеров);

  • варианты голосования по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против», «воздержался»;
  • упоминание о том, что бюллетень должен быть подписан акционером.
  • Помимо перечисленных законодательных требований Положение обязывает включать в бюллетени для голосования следующую информацию:
  • указание числа голосов, принадлежащих лицу, имеющему право на участие в общем собрании, которыми он может распоряжаться при голосовании;
  • поля для проставления числа голосов, отданных за каждый вариант голосования;
  • разъяснения о порядке заполнения бюллетеня.

Например, разъясняется, что голосующий вправе выбрать только один вариант голосования; при избрании членов совета директоров, которое осуществляется кумулятивным голосованием, в бюллетене должны быть разъяснения существа кумулятивного голосования (Разъяснение существа кумулятивного голосования содержится в приведенном примере бюллетеня для голосования) и т.п.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

На заметку!

Подобные разъяснения необходимы. Если их не включать в бюллетени, акционеры могут по-разному выразить свое решение, что сделает невозможным подсчет результатов голосования.

Уже говорилось о том, что повестка дня годового общего собрания акционеров включает две группы вопросов: подведение итогов прошедшего финансово-хозяйственного года и избрание руководящих и контрольных органов.

При голосовании по вопросам подведения итогов финансово-хозяйственного года и другим вопросам деятельности общества, не связанным с избранием (утверждением) кандидатов в тот или иной орган, в бюллетенях должна быть определена очередность их рассмотрения.

Формулировки вопросов и принимаемых решений переносятся в дальнейшем в протокол общего собрания акционеров в той последовательности, как это указано в бюллетене для голосования.

При избрании членов совета директоров, утверждении состава ревизионной комиссии и т.п., в бюллетень включается графа, где напротив имени каждого кандидата проставляется число голосов, отданных за него. Целесообразно разъяснить в бюллетене и порядок распределения голосов, поданных за кандидатов.

Таким образом, информация по рассмотренным группам вопросов в бюллетенях для голосования представляется по-разному. Поэтому удобнее готовить два вида бюллетеней.

Примеры бюллетеней для голосования на годовом общем собрании акционеров

Особенности составления документов при подготовке к годовому общему собранию акционеров

Особенности составления документов при подготовке к годовому общему собранию акционеров

Как видно из примера, бюллетени для голосования – документы именные и должны быть подписаны акционерами. Акционеры – физические лица указывают свою фамилию и инициалы, например:

Особенности составления документов при подготовке к годовому общему собранию акционеров

 Акционеры – юридические лица указывают полное фирменное наименование юридического лица, а также должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего от его имени бюллетень, например:

Особенности составления документов при подготовке к годовому общему собранию акционеров

Следует напомнить, что в случае подписания бюллетеня представителем акционера указываются инициалы, фамилия представителя, а также реквизиты доверенности, на основании которой он действует (номер, дата выдачи и выдавшее доверенность лицо). Например:

Особенности составления документов при подготовке к годовому общему собранию акционеров

Информация (документы) для обязательного представления лицам, имеющим право на участие в собрании

На этапе подготовки общего собрания должен быть подготовлен ряд информационных материалов (документов), с которыми каждый участник перед собранием мог бы ознакомиться, чтобы обстоятельно изучить все вопросы, входящие в повестку дня общего собрания. Подготовка таких материалов обязательна – это является требованием правовых актов.

Информация и порядок ее предоставления должны позволить акционерам получить полное представление о деятельности общества и принять на собрании обоснованные решения. С этой целью рекомендуется подбирать материалы таким образом, чтобы их легко можно было соотнести с конкретными вопросами, а также указывать на них, к какому именно вопросу они относятся.

Законодательством определяется перечень информации, которую необходимо представить при подготовке к общему собранию. В Положении не только расширен перечень, но и сформулирован ряд требований к документам, которые в него входят.

В число документов для обязательного предоставления лицам, которые имеют право на участие в собрании, входят: годовой отчет общества; заключение ревизионной комиссии о достоверности данных, содержащихся в годовом отчете; рекомендации совета директоров по распределению прибыли и др. Очевидно, что состав материалов зависит от повестки дня собрания и характера принимаемых на нем решений.

Если повестка дня общего собрания включает вопросы о выборе членов совета директоров, генерального директора, членов ревизионной комиссии и т.п., участникам общего собрания должна быть предоставлена полная информация о кандидатах на эти должности, включая письменное согласие кандидата занять соответствующую должность. В случае отсутствия письменного согласия желательно личное присутствие кандидата на собрании и подтверждение им в устной форме своего согласия, прежде чем вопрос об избрании будет поставлен на голосование.

Важно знать!

Законом не запрещено предоставлять лицам, участвующем в общем собрании акционеров, иную дополнительную информацию, предусмотренную уставом общества.

Подготовка комплекса документов, с которыми акционеры могут ознакомиться перед общим собранием, имеет очень большое значение. Их изучение позволяет заинтересованным лицам всесторонне оценить последствия принимаемых решений. Значительную роль в формировании такой оценки играет мнение совета директоров. Поэтому Кодекс (Свод правил) корпоративного поведения (введен в действие распоряжением ФКЦБ «О рекомендациях к применению Кодекса корпоративного поведения» от 04.04.2002 № 421/р) рекомендует перед общим собранием помимо прочего предоставлять акционерам доклад совета директоров, в котором отражается позиция наблюдательного совета и особые мнения членов совета директоров по вопросам повестки дня собрания.

В соответствии с Законом необходимые документы и информационные материалы должны быть доступны для ознакомления участникам собрания в течение 20 (в ряде случаев и 30) дней до проведения общего собрания акционеров, а также на протяжении всего времени его проведения. Акционеры имеют право перед общим собранием не только ознакомиться с информацией, но и получить копии интересующих их документов.

Регистрационные формы

Обязательной процедурой при проведении любого собрания является регистрация участников. Регистрацию проводят для определения наличия или отсутствия на собрании кворума. Другими словами, по ее итогам определяют саму возможность проведения общего собрания акционеров.

Для проведения регистрации необходима подготовка регистрационной формы, например журнала регистрации участников общего собрания акционеров. Данные из журнала впоследствии включают в протокол счетной комиссии, а сама регистрационная форма должна являться приложением к протоколу и подтверждением правомочности собрания.

Форма журнала регистрации участников общего собрания акционеров нормативно не установлена. Однако при его составлении важно учесть, во-первых, сопоставимость данных журнала регистрации и списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и, во-вторых, возможность идентификации лиц, явившихся для участия в собрании.

Кроме того, как известно, акционер может участвовать в собрании лично или через своего представителя, действующего в этом случае на основании доверенности, составленной в письменной форме. Поэтому, чтобы получить общую картину возможного голосования, в регистрационную форму целесообразно включить данные о количестве переданных по доверенности или полученных по доверенности акций.

Пример формы журналов регистрации общего собрания акционеров:

Особенности составления документов при подготовке к годовому общему собранию акционеров

Конечно же, рассмотренными документами (формами документов) перечень документации, которая необходима для проведения собрания, не ограничивается. Формы ряда документов, которые используются при проведении собрания, будут рассмотрены в следующей публикации.

Однако нужно иметь в виду, что детализировать общий порядок подготовки к собранию, в т.ч. определять точный состав необходимой документации, – это право каждого конкретного общества.

Т.А. Быкова, канд. ист. наук, доцент РГГУ

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Таблица. Пример формы списка лиц, имеющих право на участие в собрании акционеров.doc
  • Форма. Пример бюллетеня для голосования на годовом общем собрании акционеров.doc
Доступно только подписчикам
  • Форма. Пример бюллетеня для голосования на годовом общем собрании акционеров.doc
  • Форма. Пример формы журналов регистрации общего собрания акционеров.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.42%
  • Делопроизводство 15.83%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.83%
  • Имидж секретаря 10.83%
  • Деловой этикет 11.25%
  • Карьерный рост 7.92%
  • Документооборот 17.5%
  • Электронный документооборот 15.83%
  • Архивное дело 82.92%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль