Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

351
Выставки, конференции, торговые ярмарки являются важным инструментом продвижения компании и установления контактов как с клиентами, так и с партнерами. Дни таких мероприятий очень насыщены, компании стараются провести их с максимальной эффективностью. Чтобы достичь хороших результатов, необходимо провести тщательнейшую подготовительную работу, которая зачастую ложится на плечи помощника руководителя.

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставкахВ переписке, которая возникает при организации встреч на выставках, можно выделить следующие направления:

  • Согласие на встречу.
  • Инициация встречи на выставке на стенде компании.
  • Согласование даты и времени встречи.
  • Уточнение состава участников встречи и другой информации.
  • Изменение времени встречи.

Инициация встречи на выставке на стенде компании

Форма приглашения ко встрече на стенде компании зависит от того, установлены ли вашей компанией деловые связи с приглашаемой стороной или же это первые деловые контакты.

Вот пример сообщения, адресованного компании, с которой не было деловых контактов – они только устанавливаются:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Теперь приведем пример приглашения, предназначенного партнерам или клиентам, с которыми уже были установлены деловые связи до данной выставки:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Даже если в подготовке таких сообщений принимает самое активное участие помощник руководителя или секретарь, подписать его должен руководитель организации, руководитель регионального подразделения либо подразделения, отвечающего за развитие продукта, направления и т.п.

Встреча на конференции может проходить с партнерами, с которыми вы уже работали или встречались: тогда предложение пообщаться может иметь более неформальный характер.

Пример сообщения неформального характера 1

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Пример сообщения неформального характера 2

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Согласие на встречу

Если руководителя компании, которой выслано подобное приглашение, оно заинтересовало, он может попросить своего помощника включить встречу с представителями данной компании в свое расписание, например:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Здесь приведен пример внутренней переписки, а она чаще всего очень неформальна и не предполагает использование формальных обращений, указание должностей и т.п.

Согласование даты и времени встречи

Выставки, конференции, торговые ярмарки и другие подобные мероприятия – всегда очень напряженное время как для экспонентов (участников выставки), так и для посетителей. Большая часть времени расписана еще до начала выставки. Поэтому, получив такое сообщение от руководителя, менеджер/помощник начинает переписку по согласованию деталей. Чтобы назначить время встречи, следует определить несколько временных интервалов с тем, чтобы партнеры могли выбрать для себя удобное время.

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Выбрав время из предложенных временных интервалов, можно дать такой ответ:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Если потенциальные участники встречи не могут определиться со временем сразу, вы можете получить следующий ответ:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Если вы хотите напомнить партнерам, что они должны сообщить вам время встречи, воспользуйтесь таким сообщением:

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

В ответ могут быть получены как информация о возможных временных интервалах, так и извинения с объяснением причин, по которым партнеры не дают информации о возможном времени встречи:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Поблагодарите партнеров за извинения и предоставьте информацию о наиболее удобном для вас времени встречи:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Еще один, более неформальный, вариант согласия посетить стенд компании может быть таким:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

В случае если была достигнута предварительная договоренность о встрече, уточните детали следующим сообщением:Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Некоторые фразы, которые можно использовать для согласования времени:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Уточнение состава участников встречи и другой информации

Возможно, участникам встречи нужно знать, кто именно будет на стенде и кто будет принимать участие во встрече. Со своей стороны, партнеры предоставляют перечень участников от своей компании:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

В ответном сообщении можно как предоставить список участников со своей стороны, так и подтвердить время встречи и дополнительно сообщить телефон или другую информацию, необходимую для осуществления оперативной связи в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

По мере приближения даты и времени встречи имеет смысл обменяться телефонами с тем, чтобы у вас была возможность подсказать партнеру, как лучше добраться до вашего стенда.

Если номера телефонов для связи не сообщили, их можно запросить следующим образом:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Изменение времени встречи

Не всегда получается так, что договоренности остаются в силе. Зачастую происходят какие-нибудь изменения, скажем, во времени встречи.

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Согласие на перенос встречи может быть дано следующим образом:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

Достаточно очевидно, что следует поблагодарить за согласие на перенос времени встречи – к примеру, следующей фразой: «Thank you for your flexibility».

В заключение хотим дать еще раз ценный совет: чтобы получить максимальную отдачу от участия в выставках и конференциях, уделите пристальное внимание их подготовке, составлению графика встреч и согласованию деталей, и тогда затраты и усилия принесут свои плоды.

Задание 

Найдите в тексте примеров писем, опубликованных в статье, соответствующие эквиваленты на английском языке и заполните таблицу:

Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках

А.М. Лобанова, канд. экон. наук, доц. каф. ДиДОУ, ГУУ

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 5.43%
  • Делопроизводство 10.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 6.2%
  • Имидж секретаря 7.75%
  • Деловой этикет 6.98%
  • Карьерный рост 6.98%
  • Документооборот 12.4%
  • Электронный документооборот 10.08%
  • Архивное дело 86.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль