Внесение изменений в распорядительные документы организации

334
Внесением изменений в документ является не только замена в нем отдельных слов, цифр или целых предложений на другие, но и исключение из документа каких-либо элементов без замены, а также добавление новых элементов. Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации. Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами: для этих целей может специально издаваться отдельный документ или в распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы. Заголовок документа, посвященного внесению изменений в документы организации, должен отображать данный факт. О требованиях к структуре и содержанию документа о внесении изменений, а также учете изменений, внесенных в распорядительные документы организации, вы узнаете из данной статьи.

Требования к структуре и содержанию документа о внесении изменений

Текст распорядительного документа о внесении изменений, как и любого другого распорядительного документа организации, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части необходимо привести обоснование внесения изменений. В качестве обоснования может выступать:

  • ссылка на законодательный акт, нормативный правовой акт вышестоящей организации или изданный самой организацией документ, принятием которого вызвано внесение изменений;
  • цели, которые преследует внесение изменений;
  • факты или события, послужившие причиной внесения изменений.

Приведем некоторые примеры таких обоснований:

В связи с принятием Федерального закона от 29 декабря 2010 г. № 437-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О некоммерческих организациях" и отдельные законодательные акты Российской Федерации"…

Во исполнение постановления Правительства Москвы от 14 апреля 2009 г. № 289‑ПП "Об упорядочении выдачи документов органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им организациям"…

В соответствии с пунктом 3 приказа от 12 сентября 2011 г. № 63 "Об утверждении инструкции по делопроизводству"…

В целях приведения приказов генерального директора в соответствие с действующим законодательством…

В целях совершенствования системы защиты персональных данных работников…

В связи с изменением структуры и штатной численности Финансового департамента…

Внесение изменений в распорядительные документы организацииРаспорядительную часть документа, как правило, начинают со слов "Внести в (вид, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа, в который вносятся изменения) следующие изменения:….".  Например:

Внести в распоряжение финансового директора от 20 ноября 2008 г. № 86-фр "Об утверждении Положения о премировании работников Финансового департамента" следующие изменения:…

В том случае, когда изменения в распорядительный документ вносятся не в первый раз, необходимо после его наименования в скобках уточнить редакцию документа, в которую вносятся изменения, перечислив в хронологическом порядке все документы, вносившие изменения. Например:

Внести в приказ от 11 января 2010 г. № 1 "Об утверждении Правил внутреннего распорядка" (в редакции приказа от 12 февраля 2011 г. № 12) следующие изменения:…

Если одним документом вносятся изменения в несколько документов организации, изменения в каждый из них оформляются отдельным пунктом. Изменяемые документы при этом упоминаются в хронологическом порядке. Например:

1. Внести в приказ от 19 августа 2009 г. № 67 "Об утверждении Положения о Финансовом департаменте" следующие изменения:

2. Внести в приказ от 30 апреля 2010 г. № 39 "Об утверждении Положения о Юридическом департаменте" следующие изменения:

3. Внести в приказ от 10 июня 2010 г. № 47 "Об утверждении Положения о Департаменте маркетинга" следующие изменения:

Основные требования к текстам распорядительных документов о внесении изменений таковы:

  • вносимые в документы изменения должны излагаться последовательно:

вначале по порядку перечисляются изменения, которые вносятся непосредственно в текст распорядительного документа, и только затем – изменения, которые вносятся в приложения к нему;

  • каждое изменение оформляется отдельным пунктом (подпунктом, абзацем);
  • при внесении изменений необходимо сначала указать конкретную структурную единицу документа, в которую вносятся изменения (пункт, часть, абзац, предложение и т.д.), начиная с наименьшей, после чего сообщить характер изменений;
  • при внесении изменений соответствующий текст заключается в кавычки.

Для того чтобы понять какие формулировки использовать в текстах документов о внесении изменений, стоит всего лишь ознакомиться с несколькими нормативными правовыми актами аналогичного характера. Встречающиеся в них фразы вполне применимы для распорядительных документов, издаваемых в любых организациях.

Приведем некоторые наиболее типичные формулировки из нормативных правовых актов, которые используются при внесении различного рода изменений:

  • при замене слов, цифр:

в пункте 3 слова "По окончании" заменить словами "В течение двух месяцев после окончания";

в абзаце втором пункта 4 слова "в одном экземпляре" заменить словами "в двух экземплярах";

в третьем предложении пункта 5 слова "до 30 сентября" заменить словами "до 31 октября";

в пункте 6 слова "служба документационного обеспечения управления" заменить словами "Управление делами" в соответствующих падежах;

в пункте 3 приложения к приказу цифры "3-5" заменить цифрами "2-10";

в пункте 5.3 приложения к приказу слова "более 250 листов" заменить словами "более 200 листов";

  • при дополнении словами, цифрами, предложениями:

пункт 3 после слова "передается" дополнить словами "для уничтожения";

первое предложение абзаца второго пункта 7.3 после слов "внутренней описи" дополнить словами "по специальной форме";

пункт 8.12 дополнить новым предложением следующего содержания:

"Лист-заверитель и внутренняя опись не нумеруются";

  • при дополнении структурными единицами:

пункт 3.11 дополнить новым абзацем следующего содержания:

"При частичном оформлении дела внутренняя опись документов дела может не составляться";

подпункт "а" пункта 7 дополнить новым шестым абзацем следующего содержания:

"иные заявления (в хронологическом порядке)";

  • при исключении слов, цифр, предложений:

в пункте 2 слово "итоговая" исключить;

в абзаце третьем пункта 3 слова "служебной записки или" исключить;

из первого предложения пункта 4 слова "отдел кадров" исключить;

  • при исключении или признании утратившими силу структурных единиц:

в пункте 2 абзацы пятый и шестой исключить;

пункт 4 признать утратившим силу.

Следует обратить внимание на то, что, в соответствии с существующей практикой, при отмене, признании утратившим силу пункта документа нумерация следующих за ним пунктов не меняется.

Если структурную единицу документа требуется существенно изменить или изменения в нее уже неоднократно вносились, внесение изменений целесообразно оформить путем изложения такой единицы в новой редакции. Например:

пункт 5.7 изложить в следующей редакции:

5.7. По окончании года номенклатура дел закрывается итоговой записью о количестве и категориях дел";

абзац первый пункта 5.10 изложить в следующей редакции:

"5.10. При заведении дело помещается в обложку, производится нумерация листов.".

Свои особенности имеет внесение изменений в текст документа, оформленного в виде таблицы. Приведем некоторые формулировки, которые можно использовать в таком случае:

в таблице в приложении № 2 название графы 4 изложить в следующей редакции:

"Номер тома (части тома)";

в таблице в приложении № 3:

графу 1 считать графой 2;

дополнить новой графой 1 "№ п/п";

дополнить раздел второй таблицы в приложении № 5 пунктом 2.8 следующего содержания:…

В случае внесения в таблицу существенных изменений, а также при затруднениях с изложением существа необходимых изменений, рекомендуется оформить их путем приведения в создаваемом документе новой редакции таблицы.

Учет изменений, внесенных в распорядительные документы организации

Помимо порядка внесения изменений в распорядительные документы и правил их оформления в организации также необходимо определить, каким образом в дальнейшем будет производиться учет этих изменений. Очевидно, что при работе с распорядительными документами необходимо иметь однозначную и непротиворечивую информацию о том, когда и какие изменения в них были внесены.

При использовании в организации системы электронного документооборота (СЭД) данная проблема решается довольно легко – внесением в электронные регистрационные карточки измененных распорядительных документов соответствующих отметок, а также простановкой ссылок на документы, которыми в них были внесены изменения.

Если в организации используется журнальная форма регистрации документов, то в журнале (бумажном или электронном) следует предусмотреть дополнительную графу, в которой по мере внесения изменений в распорядительные документы организации будет указываться необходимая информация.

От того, насколько четко и подробно будет описана процедура внесения изменений в распорядительные документы организации, зависит не только количество времени, затрачиваемого на подготовку документов, вносящих изменения в ранее изданные, но и количество ошибок, допускаемых работниками организации в связи с использованием в своей деятельности неактуальных версий документов.

Главное, о чем важно помнить!

  • Внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается.
  • Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.
  • Как правило, изменения в распорядительный документ вносятся документом такого же вида, т.е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение – распоряжением и т.д.
  • Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами:
    • Для этих целей может специально издаваться отдельный документ.
    • В распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы.
  • Помимо порядка внесения изменений в распорядительные документы и правил их оформления в организации также необходимо определить, каким образом в дальнейшем будет производиться учет этих изменений.

И. Н. Мелещеня, главный эксперт-методист консалтинговой группы «ТЕРМИКА»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль