Анализ результатов обследования и настройка СЭД

41
Во время реализации второго этапа внедрения (обследования документооборота для настройки и внедрения СЭД) для сбора информации используются следующие методы: анализ нормативной базы, интервьюирование и анкетирование пользователей. Полученные данные анализируются специалистами отдела внедрения или рабочей группой, и на основании этих данных производится настройка системы электронного документооборота.

Под анализом информации, полученной в ходе обследования, будем понимать применение различных методов анализа документов и полученных данных для построения общей схемы работы с документами. Только после полного, объективного анализа информации мы можем приступить к настройке системы. Настройка системы позволяет внести в базу данных информацию о пользователях системы, организационной структуре учреждения, правилах работы с документами. Без первоначальной настройки и заполнения обязательных справочников система электронного документооборота работать не будет. В свою очередь, полноценная и грамотная настройка системы позволит максимально автоматизировать технические функции делопроизводителя по заполнению форм учета документов. Анализ результатов обследования и настройка СЭД – достаточно сложный, кропотливый и очень ответственный участок работы. Здесь необходимо не только настроить систему электронного документооборота под конкретного пользователя, но и продумать общую схему движения основных документов. Качество выполнения этого этапа во многом зависит от качества выполнения предыдущего этапа внедрения – проведения обследования: смогли ли мы на этом этапе учесть все нюансы, ответить на основные вопросы, касающиеся работы пользователей и движения документов в организации.

Кто может реализовать этап анализа и настройки?

Анализ результатов обследования и настройку СЭД может осуществить организация-клиент самостоятельно, а также можно привлечь стороннюю организацию, занимающуюся внедрением программного продукта. И тот, и другой вариант возможен, но в каждом есть свои плюсы и минусы.

Самостоятельно

Безусловно, настройку и анализ организация-клиент осуществляет самостоятельно в том случае, если самостоятельно проводила предыдущий этап (обследование) и уже имеет представление об общих принципах организации работы в СЭД (регистрация, движение, контроль, исполнение документов). В случае самостоятельного анализа и настройки базы данных  специалистам организации, внедряющей СЭД, потребуется достаточно длительное время для того, чтобы настроить систему для запуска в пробную эксплуатацию: придется не только изучить информацию, но и разобраться с настройками системы. Да, у вас работает опытный специалист, которому вы доверили внедрение СЭД, но не нужно забывать, что ему необходимо будет  погрузиться в специфику и тонкости предметной области – делопроизводства и управления документами. Только технических знаний и опыта здесь недостаточно. Есть в этом варианте и свои прелести – если ваш специалист самостоятельно проведет  обследование, анализ и настройку системы, он приобретет бесценный опыт и сможет ответить на многие вопросы в процессе эксплуатации СЭД. Но забудьте об этом работнике минимум месяца на три во время внедрения – в это время он будет заниматься только изучением и настройкой системы.

Как правило, самостоятельное внедрение практикуют организации, уже знакомые с устанавливаемым программным продуктом (вышестоящая организация или учреждение со схожей сферой деятельности работает с закупаемой системой и поможет с настройками), или  компании, которые осуществляют дозакупку рабочих мест.

С помощью сторонней организации

Если для вас важен результат внедрения, вы дорожите своим временем и временем сотрудников и не можете выделить на внедрение и текущее обслуживание СЭД отдельного специалиста, – приглашайте стороннюю организацию. Но здесь тоже есть свои подводные камни: обратите внимание на опыт ведения подобных проектов у специалистов этой организации, почитайте отзывы.

Обязательно еще на первом этапе внедрения назначьте ответственного исполнителя со стороны вашей организации, который будет контролировать все работы и осуществлять взаимодействие с представителями компании-исполнителя.

Если настройкой занимается сторонняя организация, то вам необходимо очень тщательно ознакомиться с моделью организации делопроизводства и документооборота, получившейся в результате настойки.  Вы имеете право отклонить предлагаемый вариант, внести свои коррективы и предложения. В то же время внедрение – это процесс непрерывного взаимодействия организации-клиента и организации-исполнителя, поэтому не игнорируйте пожелания и рекомендации сторонней организации, т.к. они могут быть вам очень полезны.

Реализация этапа анализа и настройки СЭД

Как раз на этапе анализа и настройки СЭД идет столкновение двух моделей – «как есть» (мы получаем эту модель во время анализа результатов обследования) и «как должно быть» (во время настройки предлагаем оптимальный вариант решения). Правильный подход к реализации этапа анализа и настройки позволит оптимизировать и сделать документооборот в Анализ результатов обследования и настройка СЭДорганизации эффективнее. Этот этап в свою очередь можно разбить на несколько частей:

  1. Анализ информации.
  2. Согласование предлагаемого варианта с заказчиком.
  3. Настройка СЭД под конкретную организацию.

Как правило, организации при покупке программного обеспечения заказывают обследование, анализ и настройку СЭД. В данном случае внедрение происходит оперативно, качественно и без отрыва от производства.

Например, внедрение СЭД «Дело» в Норильском городском совете депутатов длилось в течение одного месяца (15 рабочих мест). База данных была настроена для работы со всеми группами документов различными пользователями (регистратор, исполнитель, контролер, руководитель), успешно прошло обучение всех пользователей и технолога  – и все это в максимально короткие сроки.

Анализ информации

Специалист (или рабочая группа), занимающийся анализом информации, должен быть предварительно знаком с внедряемой системой электронного документооборота для того, чтобы знать, какую информацию ему нужно собрать и вычленить из общего объема подготовленных материалов (из нормативных документов, анкет и интервью с сотрудниками организации).

Прежде чем начать работу в любой СЭД, необходимо заполнить так называемые справочники, которые содержат в себе информацию, используемую в системе для формирования реквизитов регистрационных карточек документов (РКД), а также для  определения направлений документопотока. Если не знать, какие справочники в системе существуют и как их нужно заполнять, сбор и анализ информации становятся бесцельными.

К тому же этот специалист должен знать «азы» делопроизводства и документооборота, нормативную базу, касающуюся создания и движения электронного документа, применения ЭЦП и т.д. Все эти знания во время анализа информации помогут специалисту или рабочей группе четко представить схему движения основных документов в СЭД, исключить варианты неоптимального прохождения документов, а также создать предпосылки юридически значимого электронного документооборота.

Так, например, выглядит обобщенное описание предлагаемой модели межведомственного взаимодействия (рис. 1), которое подготовили специалисты организации-исполнителя.

Суть модели заключается в создании на выделенном сервере единой для всех Ведомств базы данных и установке клиентских рабочих мест с доступом к этой базе для ведения собственного делопроизводства. Таким образом, система обеспечит регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, резолюций и отчетов по документам внутри каждого Ведомства. В «точках регистрации» документов должно быть организовано сканирование оригиналов документов. По каждому зарегистрированному документу в системе будут храниться данные, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. В этом случае по массиву всех зарегистрированных документов возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе в целях контроля исполнения документов. Т.е. системой «N» будет сопровождаться традиционно принятый в Ведомстве документооборот.  Одновременно будет  создаваться единая общедоступная база регистрационных карточек всех документов с возможностью просмотра их электронных версий. Это  создаст предпосылки  реализации основной цели внедрения системы «N» - движения документов между органами исполнительной власти (наименование субъекта) в электронном виде.

Анализ результатов обследования и настройка СЭД

Рис. 1. Модель межведомственного взаимодействия.

Согласование предлагаемого варианта  с заказчиком

Перед тем как перейти к настройке (если внедрением занимается сторонняя организация), нужно пройти этап согласования предлагаемого варианта настройки СЭД с заказчиком.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Самая главная задача организации-исполнителя во время реализации этого этапа заключается в том, чтобы донести до организации-заказчика информацию обо всех изменениях, которые произойдут в правилах регистрации и движения документов с внедрением системы электронного документооборота. Как правило, данная информация представлена в виде графиков и таблиц с отображением взаимосвязи структурных подразделений и схем движения документов (рис. 2).

Анализ результатов обследования и настройка СЭД

Рис. 2. Рекомендуемая схема обработки документа группы «Обращения граждан» в СЭД

Конструктивная беседа специалистов организации-исполнителя и организации заказчика позволит прийти к консенсусу и выбрать самые оптимальные варианты настройки системы.

Настройка СЭД 

И, наконец, после того, как окончательный вариант настройки утвержден, мы непосредственно начинаем заносить информацию об организации, полученную в результате анализа, в СЭД. В базу данных вносятся данные о пользователях и их правах на работу в системе, организационная структура учреждения, порядок регистрации и движения документов и т.д. Вся внесенная в СЭД информация в дальнейшем используется для более оперативного заполнения форм учета (например, реквизиты «Исполнитель», «Подписал», «Корреспондент» в РКД для исключения внесения в эти формы ошибочной информации. Настройки помогают разграничить права пользователей в системе в соответствии с их должностными обязанностями и выстроить всю систему по работе с документами в четком следовании регламентам, правилам и инструкциям, принятым в организации. Грамотная настройка позволит максимально автоматизировать работу пользователей в системе, а также сделать работу специалистов организации в системе наиболее комфортной.

В СЭД «Дело» в регистрационной карте (форма учета документов) можно настроить автоматическое заполнение ряда повторяющихся реквизитов, а после сохранения  данных автоматически пересылать эту регистрационную карту нужному должностному лицу.

Во время настройки следует учитывать и перспективу развития СЭД, возможность ее дальнейшего расширения и масштабирования.

Например, настраивая работу в системе для следственного управления Республики Хакасия (СУ РХ), специалисты отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» учитывали, что в этой базе данных, скорее всего, будут работать еще 7 межрайонных отделов, которые территориально удалены, но подведомственны СУ РХ. Не стоит забывать, что в организации  постоянно происходят изменения (штат, состав пользователей, правила работы с документами), поэтому база данных периодически должна подвергаться актуализации.

Таким образом, анализ информации, полученной во время обследования, позволяет более точно настроить СЭД под конкретную организацию. Во время анализа и настройки важно учесть возможность оптимизации делопроизводства и документооборота в организации: сделать цепочку движения документов от начального до конечного пункта максимально короткой, а работу пользователей в системе – наиболее комфортной.

А.Н. Сергеева, ведущий специалист отдела внедрения, ООО "Корпоративные системы - Консалтинг"

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10%
  • Делопроизводство 15.2%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.4%
  • Имидж секретаря 10.4%
  • Деловой этикет 10.8%
  • Карьерный рост 7.6%
  • Документооборот 16.8%
  • Электронный документооборот 15.2%
  • Архивное дело 83.6%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль