Удостоверение документов

295
ГОСТ Р 6.30-2003 отвечает далеко не на все насущные вопросы, связанные с реквизитом «Подпись». Особенно много противоречивых толкований вызывает вопрос о замене подписи отсутствующего руководителя организации или подписи руководителя структурного подразделения подписью другого работника. Вызывают споры вопросы о применении факсимильной подписи, правильности оформления реквизита «Оттиск печати» и необходимости использования грифа утверждения в ряде случаев. Известный эксперт в сфере делопроизводства и кадрового дела В.И. Андреева отвечает на самые актуальные вопросы.

Замена подписи руководителя на подпись другого уполномоченного лица

      Документы часто подписываются не руководителем организации или руководителем структурного подразделения, а лицом его замещающим, которому делегированы соответствующие полномочия.

       Передача полномочий по решению управленческих задач, и в том числе по изданию организационно-распорядительных документов, в многолетней практике оформлялась приказом руководителя организации.

Отметим, что в 1979 г. руководителем Главного архивного управления при  Совете Министров СССР были утверждены унифицированные формы организационно-распорядительной документации, разработанные ВНИИ документоведения и архивного дела, в состав которых вошли унифицированные формы приказов о распределении обязанностей между руководством министерства, промышленного объединения, предприятия и приказов о внесении изменений в распределение обязанностей между руководством.

       В настоящее время  делегирование полномочий, чаще всего, оформляется доверенностью, выдаваемой от имени юридического лица за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

       В случае замены подписи одного должностного лица на подпись другого лица необходимо учитывать следующие обстоятельства:

  • замещение отсутствующего руководителя другим работником не связано с изменением должности этого работника, т. к. при этом не происходит временного перевода работника на другую работу (должность), а оформляется исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором (п. 2 ст. 60 ТК РФ);
  • согласно ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.22.) в реквизит «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ, а все имеющиеся в организации должности включаются в штатное расписание организации.

       В связи с этим при замене подписи руководителя организации или руководителя структурного подразделения на подпись другого уполномоченного лица в реквизите «Подпись» следует указывать должность этого лица, а не заменять ее широко распространенными в практике, но совершенно неправомерными записями «И.о. директора», «И.о. начальника отдела» (в штатном расписании организации такие должности отсутствуют).

Таким образом, ставить в реквизите «Подпись» должность отсутствующего работника с отметкой «И.о.» (исполняющий обязанности) является ошибкой, закрепившейся в практике.

В настоящее время предпринимается попытка изменить сложившуюся ситуацию, устранить неверное оформление реквизита «Подпись» при замене подписи руководителя организации или руководителя структурного подразделения организации.

Надлежащее оформление данной ситуации предусматривается в готовящемся в Комитете по труду и социальной политике Госдумы РФ проекте нового федерального закона «О документировании отношений в сфере труда».

Порядок подписания многостраничных документов

       Довольно часто у практиков возникает вопрос о порядке подписания многостраничных документов, в частности о возможности их постраничного подписания. С реквизита «Подпись» начинается оформляющая часть документа, поэтому подпись располагается после текста документа (или после отметки о наличии приложения в сопроводительном письме), на Удостоверение документовпоследней странице.

       Однако в необходимых случаях во избежание подделок в документах (например, в договорах, в приказах) требуется подтверждение подлинности каждой страницы документа. В связи с этим представляется возможным подписание документа на каждой странице (постранично), а не только после текста. Такой порядок подписания многостраничных документов, а также виды данных документов можно предусмотреть в инструкции по делопроизводству. При этом полный состав элементов реквизита «Подпись» обязательно должен быть указан на последней странице документа (т. е. после текста), а на предыдущих страницах можно, например, проставлять только личную подпись руководителя.   

Факсимильная подпись

Все большее распространение в практике начинает приобретать факсимильная подпись, являющаяся аналогом собственноручной подписи руководителя, ее механическим воспроизведением с помощью специального штампа, на котором отображена (вырезана) личная подпись руководителя. Следует подчеркнуть, что в ГОСТ Р 51141-98 определение понятия «факсимильная подпись» отсутствует. ГОСТ Р 6.30-2003 также не предусматривает проставление в документах факсимильной подписи должностного лица.

       Об использовании факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования говорится лишь в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Однако в данной статье закона речь идет об использовании факсимиле «при совершении сделок». При этом аналог собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

       В соответствии с п. 3.22. ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входит личная (а не факсимильная) подпись должностного лица. В то же время в нормативных правовых актах не содержится и прямого запрещения на применение аналога собственноручной подписи.

Представляется возможным применение факсимильной подписи в документах, не вызывающих определенных юридических последствий, например в письмах, приглашающих на презентацию, в поздравительных письмах и т. п. В данном случае использование факсимиле при оформлении документов должно быть оговорено в Инструкции по делопроизводству или закреплено в приказе руководителя организации.     

Заверяем подлинность подписи: реквизит «Оттиск печати»

К составу удостоверения документов относится и реквизит «Оттиск печати». Реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, которые фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25).

       Действующее законодательство регулирует вопросы применения печатей только в части их наличия, формы и содержания информации, внесенной в печать.

Например, Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 7 ст. 2) и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5 ст. 2) содержат аналогичные нормы об обязательности наличия в обществе круглой печати с полным наименованием общества на русском языке и указанием места его нахождения. Печать общества также может содержать наименование общества на языке народов России и (или) иностранном языке.

       Отметим, что законодательством не ограничено количество печатей, которые могут быть изготовлены в организации, не установлен порядок их применения, не запрещено вносить в печати дополнительные надписи по усмотрению организации. В сложившейся практике нередки случаи использования организацией нескольких печатей:

  • печати организации;
  • печати структурного подразделения организации с его наименованием (например, «Канцелярия», «Отдел кадров» и др.);
  • печати для удостоверения документов различных видов (например, «Для договоров»).  

       При наличии в организации нескольких печатей целесообразно закрепить правила их применения в инструкции по делопроизводству или установить порядок их использования в приказе, изданном руководителем организации.    

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Какими бывают печати?

  1. Гербовые печати. Печати организаций могут содержать изображение Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ, гербов городов и районов РФ. Право на использование гербовой печати установлено Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ. Использование изображения герба при изготовлении печатей регламентируется соответствующими законами, государственными стандартами, нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами городов и районов РФ.

       Гербовые печати используются в документах центральных органов власти, федеральных органов исполнительной власти, органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, органов представительной и исполнительной власти городов и районов.

Важно знать      

В негосударственных организациях не допускается использование гербовых печатей. Вместо герба в центре печати в данном случае может быть изображена эмблема организации или указано ее сокращенное наименование, предусмотренное Уставом.

  1. Форма печати. Печати организаций имеют круглую форму, о чем прямо говорится в ряде законодательных актов, например в законах об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью.

       По окружности печати располагаются: полное наименование организации на русском языке (при необходимости – и на других языках) и указание на место его нахождения.

       Печати структурных подразделений и печати для отдельных видов документов (простые печати) могут быть различной формы: круглые, квадратные, прямоугольные, треугольные, овальные.

  1. Материал, из которого изготовлена печать. Печати различаются по материалу, из которого они изготовлены. Каучуковые (резиновые) печати используются для простановки их оттисков на документах с помощью штемпельной краски. Металлические печати применяют для наложения в предусмотренных случаях сургучных печатей (например, при заверении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них), а также для опечатывания сейфов и дверей.

В каких документах проставляется оттиск печати?

Необходимость дополнительного удостоверения подписанного документа оттиском печати, как правило, устанавливается соответствующими нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок оформления конкретных видов документов, например п. 5 ст. 185 ГК РФ устанавливает, что «доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации». Оттиск печати проставляется в личных документах граждан (паспорт, диплом, трудовая книжка и др.), в бухгалтерских документах (платежное поручение, приходный кассовый ордер и др.).

При наличии у документа, требующего простановки оттиска печати, установленной формы, в документе обозначается место для печати (буквы «МП» или надпись «Место печати»).     

Оформление реквизита «Оттиск печати»

Многие виды документов заверяются оттиском печати традиционно (обычай делового оборота), например договоры, акты, справки, отзывы и др. В данных документах отсутствуют отметки, указывающие на место проставления оттиска печати, поэтому следует обратить внимание на соотношение оттиска печати и реквизита «Подпись».

       Вопрос о таком соотношении не рассматривается ни ГОСТ Р 6.30-2003, ни Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), но находит отражение в некоторых ведомственных нормативных актах.

Например, в п. 3.2.20 Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде РФ (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.08.2001 № 125) указывается, что «при заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ». Новая редакция от 15.06.2007 Приказ №76.

       Полагаем, что это правильное решение поставленного выше вопроса, т. к. оттиск печати удостоверяет именно полномочия должностного лица по изданию соответствующего документа, а не «подлинность» личной подписи или «правильность» расшифровки личной подписи. В связи с этим представляется недопустимым ставить оттиск печати на личную подпись руководителя, закрывая ее печатью, или на расшифровку личной подписи. Отметим также, что в ранее издававшихся редакциях государственного стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов указывалось, что оттиск печати должен захватывать часть слова, обозначающего должность лица, подписавшего документ, и может частично (вначале) захватывать его личную подпись (не обязательно).

       На заметку

Рекомендуем закрепить в инструкции по делопроизводству порядок простановки оттиска печати в документах, а также включить в инструкцию перечень документов, на которых ставится печать, с указанием разновидности этой печати.     

Утверждение документа

В состав удостоверения документов входит также реквизит «Гриф утверждения документа». Хотелось бы обратить внимание на то, что при утверждении документа должностным лицом одной из составных частей этого грифа является дата утверждения документа.

В сложившейся практике, при использовании современных автоматизированных технологий подготовки документов дату утверждения документа часто заготавливают в печатном виде, забывая о том, что данный элемент грифа утверждения вносится от руки должностным лицом, утверждающим документ.

Допускается частично заготавливать дату при печатании документа, т. е. обозначать год или месяц и год. В последнем случае от руки проставляется только число и месяц или только число. Это правило также нужно зафиксировать в инструкции по делопроизводству.

С использованием грифа утверждения связана еще одна распространенная ошибка: для утверждения документа издается другой документ без всяких на то оснований или, наоборот, вместо издания, например, приказа об утверждении документа используется способ личного утверждения документа должностным лицом.

       С этой путаницей должны разобраться специалисты службы ДОУ при подготовке инструкции по делопроизводству. Рассмотрим несколько примеров. В некоторых организациях издают приказы для утверждения должностных инструкций, что представляется излишним.

Конечно, с одной стороны, должностная инструкция – многостраничный документ, состоящий из разделов, пунктов и подпунктов. Но с другой стороны, каждая должностная инструкция имеет ограниченную сферу действия: распространяется только на тех работников организации, которые занимают данную должность.

       После утверждения должностной инструкции руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом документ вступает в силу без каких бы то ни было дополнительных действий, указаний или распоряжений. Поэтому должностные инструкции не требуют издания специального утверждающего их документа и утверждаются должностным лицом.

       В то же время для утверждения такого сложного по составу информации документа, как, например, положение об аттестации работников организации, далеко не всегда издается соответствующий приказ руководителя, что было бы вполне оправдано, т. к. переход организации к проведению аттестации работников процесс непростой и многоступенчатый:

  • обоснование введения процедуры аттестации и изменение условий заключенных с работниками трудовых договоров;
  • создание аттестационной комиссии и разработка графика проведения аттестации;
  • разработка всех необходимых для проведения аттестации форм документов (отчетные документы работника и его непосредственного руководителя, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист и т. д.) и другие процедуры.

       Другим «классическим» примером документа, требующего утверждения посредством издания приказа, является инструкция по делопроизводству, требования которой обязательны для всех работников, связанных с созданием, обработкой и хранением документов организации.

Введение в действие данного документа требует: его тиражирования и передачи исполнителям; разъяснения работникам организации закрепленных в Инструкции положений; методического обеспечения процесса перехода на работу по новой Инструкции; при необходимости, проведения обучения работников структурных подразделений организации новым приемам и процедурам, связанным с обработкой документов. Кроме того, следует организовать контроль за сроками внедрения Инструкции и правильным ее применением.

       Таким образом, способ утверждения документа посредством издания другого документа целесообразно применять при подготовке и внедрении сложных по содержанию организационных документов (локальных нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность организации в целом.

       Традиционно в инструкцию по делопроизводству включается Перечень документов организации, подлежащих утверждению. Как правило, документы в этом Перечне для удобства восприятия располагают по алфавиту видов документов.

Можно дополнительно классифицировать документы Перечня по признаку «способ утверждения» (личное утверждение документов руководителем организации, утверждение посредством издания руководителем организации соответствующего приказа, утверждение документа решением общего собрания акционеров или участников общества и др.

      В.И. Андреева, канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.04%
  • Делопроизводство 15.26%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.44%
  • Имидж секретаря 10.44%
  • Деловой этикет 10.84%
  • Карьерный рост 7.63%
  • Документооборот 16.87%
  • Электронный документооборот 15.26%
  • Архивное дело 83.53%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль