Номенклатура дел общества

1170
Номенклатура дел является локальным нормативным документом, обязательным для исполнения всеми без исключения работниками акционерного общества. Ее значение трудно переоценить. Прежде всего, с ее помощью обеспечивается порядок при систематизации управленческих документов и формировании дел. Кроме того, составляя номенклатуру дел, намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.

Номенклатура дел применяется и при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия, поэтому при регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

И, наконец, номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения.

 Таким образом, номенклатура дел является одним из основных инструментов организации делопроизводства на предприятии. Но чтобы им действительно стать, номенклатура должна отвечать определенным требованиям. О порядке разработки и структуре номенклатуры дел вы узнали из № 1 журнала. Сегодня мы познакомим вас с содержанием этого документа.

Разработка содержания номенклатуры дел проходит нескольких этапов:

  1. Определение круга документов для включения в номенклатуру.
  2. Определение системы индексации и установление индексов дел.
  3. Составление заголовков (наименований) дел.
  4. Систематизация заголовков дел (определение порядка расположения заголовков дел внутри раздела номенклатуры).
  5. Определение сроков хранения дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру

Номенклатура дел обществаСоставлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации обществом своих задач. Изучаются устав и положения об органах управления, структурных подразделениях и т.п., штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки) и т.д. Но главным источником являются сами документы организации.

Основное требование, предъявляемое к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

На заметку!

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Определение системы индексации и установление индексов дел

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения.

Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03» и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Если организация небольшая, не имеет структурных частей и ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме, индекс дела будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например:

 04-02, где «04» - это обозначение вопроса деятельности (например, «Реклама»), «02» - порядковый номер дела в номенклатуре.

Индекс дела, включенного в номенклатуру, проставляют в первой графе. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных непредусмотренных заранее дел в случае их появления.

Составление заголовков (наименований) дел

Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Он содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), а также уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах и указание подлинности и копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Степень детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Понятие «дело» употребляется в заголовках личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например:

«Дело об организации центров детского творчества в Северо-Восточном административном округе».

Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанные последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например:

«Документы о строительстве административного корпуса (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседаний Правления за 2011 год (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов «материалы» и «документальные материалы» неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

  • Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например:

«Переписка с компанией «МЕДИОН».

  • Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например:

«Переписка с молочными комбинатами о поставке и использовании тары».

  • Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например:

«Переписка со спортивными школами Южного и Восточного административных округов о помощи в организации летнего отдыха детей в спортивных лагерях».

  • В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, по которому велась переписка, например:

«Переписка об организации международной выставки «Спорт и отдых».

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и также протоколов, в заголовке указываются вид документа, автор и год, например:

«Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам за 2011 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 2011 г.».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, их периодичность, например:

«Годовой бухгалтерский отчет», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

Это связано с тем, что годовые и квартальные (или месячные) отчеты имеют разные сроки хранения.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр):

«Годовые отчеты о вывозе и ввозе продукции производственно-технического назначения и по оказанным услугам (форма 1-П)».

Нужно иметь в виду, что при включении в номенклатуру дел электронных документов в их заголовке должно присутствовать указание «Электронные документы». Например:

«Переписка с молочными комбинатами о поставке и использовании тары. Электронные документы».

Определение порядка расположения заголовков дел внутри раздела номенклатуры

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основывается на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупного общества дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Вначале располагаются заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности общества в целом (устав, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения).

Далее располагают заголовки дел с распорядительной документацией вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самого общества (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них – месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем с неподчиненными организациями и в конце с подведомственными организациями (если они есть), своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

«Переписка с компанией «Инком», «Переписка с компанией «КОСМОС», «Переписка с компанией «Максигор»

или

«Переписка с предприятиями Волгоградской области», «Переписка с предприятиями Тульской области» и т.д.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

В третью графу заносят количество дел (томов конкретного дела). Как уже говорилось, толщина дела не должна превышать 4 см, что примерно составляет 250 листов. Если количество листов документов, включенных в дело, превышает этот предел, дело делят на несколько частей – томов. Точное количество частей может стать известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, поэтому эта графа заполняется в конце текущего года.

Определение сроков хранения дел

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Если номенклатура составляется не впервые, то обязательно используются номенклатуры дел за предшествующие годы. При определении сроков хранения документов могут использоваться:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558) (далее – Перечень типовых управленческих документов);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2001 № 1182) и др.

Перечень типовых управленческих архивных документов, введенный в действие в 2010 г., является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, характерных для большинства организаций, включая негосударственные. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений. Запрещается уменьшать нормативные сроки хранения. Но в отдельных случаях сроки хранения могут быть увеличены самой организацией, если это вызвано спецификой ее деятельности.

Список документов акционерных обществ с указанием сроков их хранения содержит также Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс) (Далее – Положение). В список включены документы, которые либо соответствуют Федеральному закону от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», либо образуются в деятельности предприятий и организаций только данной организационно-правовой формы: проспекты эмиссии ценных бумаг, протоколы общих собраний акционеров, бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров и т.п.

Например, Положением был впервые установлен срок хранения списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании, как отдельного вида документа, а не как приложения к протоколу собрания. Нужно отметить, что в Перечне типовых управленческих архивных документов 2010 года (в отличие от предыдущего перечня) включены многие виды документов акционерных обществ со сроками хранения, установленными Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Что касается временных сроков, то акционерным обществам предоставлено право их изменять, но только в сторону увеличения. Такие изменения обязательно должны быть зафиксированы либо в уставе, либо в иных внутренних документах общества. Срок временного хранения документов может быть также увеличен в случае проведения проверок, возникновения разногласий, следственных и судебных дел, если документы имеют к этому отношение. В этих случаях они хранятся до принятия окончательного решения, если решение принимается после истечения установленного срока хранения.

Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются экспертным путем ведущими специалистами организации. В графе «Срок хранения» могут быть проставлены и такие отметки, как «ДЗН» (До замены новыми), «ДМН» (До минования надобности), «ЭК» (Экспертная комиссия), «ЭПК» (Экспертно-проверочная комиссия). Отметки «ДЗН» и «ДМН» используются для определения длительности хранения дел, содержащих копии документов или инструктивные, нормативные документы, разработанные органами власти и управления и хранящиеся в делах организации временно – до замены их новыми. Отметки «ЭК» и «ЭПК» означают, что часть документов дела может иметь научное или историческое значение. После окончания срока хранения таких дел они обязательно проходят экспертизу.

Нормативно установлено, что электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. (Пункт 48 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ 15.06.2009 г. № 477).

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, то все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2010 году, исчисляется с 1 января 2011 года.

В графе «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о ведении дела в электронном виде и т.п. В этой же графе указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел акционерного общества позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив общества для дальнейшего - уже архивного - хранения. Акционерным обществам методическую помощь в составлении номенклатур дел могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

О порядке организации работы с документами на последующих этапах будет рассказано в следующей публикации.

Т.А. Быкова, доц. РГГУ, канд. ист. наук

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма. Фрагмент заполненной номенклатуры дел.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 5.43%
  • Делопроизводство 10.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 6.2%
  • Имидж секретаря 7.75%
  • Деловой этикет 6.98%
  • Карьерный рост 6.98%
  • Документооборот 12.4%
  • Электронный документооборот 10.08%
  • Архивное дело 86.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль