Организация хранения документов в акционерных обществах

159
В предыдущих публикациях говорилось, что одной из важных задач в области работы с документами является формирование документального фонда акционерных обществ и обеспечение сохранности входящих в него документов. В данной статье мы поговорим об организации хранения документов и о тех требованиях, которые предъявляются к данному процессу.

Формирование документального фонда акционерного общества

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477) (далее - Правила) определили, что документальный фонд организации составляют документы, созданные и полученные ею в результате взаимодействия с органами управления, организациями и гражданами. Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив организации (п. 27).

Документальный фонд формируется после окончания работы с документами в делопроизводстве. Документы определенное время хранятся в структурных подразделениях, в службе делопроизводства (в небольших организациях - у секретаря) и используются в справочных целях. После окончания срока текущего хранения часть документов передается в архив организации. Наиболее важные документы, которые должны храниться постоянно, передаются затем на хранение в государственные архивы. Таким образом, формирование документального фонда требует, во-первых, организации текущего хранения документов в подразделениях, где с ними работали, и, во-вторых, подготовки документов к передаче их на хранение в архив организации.

Каждый из этапов характеризуется определенными действиями.

Текущее хранение документов предполагает формирование дел с документами, оконченными делопроизводством, составление номенклатуры дел общества и организацию хранения дел (документов).

Организация хранения документов в акционерных обществахДокументами, которыми следует руководствоваться при организации этой работы, являются Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. № 03-33/пс) (далее – Положение о хранении документов), Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее – Основные правила) и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к Приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558) (далее – Перечень типовых документов). Основные правила содержат, в частности, требования к составлению номенклатуры дел, формированию дел, а также требования к хранению документации. Но не менее важно знать, где и сколько нужно ее хранить.

Сроки хранения тех или иных документов определяются содержащейся в них информацией. В зависимости от этого документы могут храниться постоянно или временно. Временные сроки хранения подразделяются на сроки свыше 10 лет и сроки до 10 лет.

Завершенные дела временного хранения (до 10 лет) в течение определенного срока хранятся в структурном подразделении, в котором они были сформированы. Затем документы уничтожаются. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух или более лет для справочной работы, после чего должны передаваться в архив общества.

Все вышеперечисленное – это общие положения. Конкретные сроки хранения различных категорий документов нормативно установлены Перечнем типовых документов и Положением о хранении документов.

В соответствии с Положением о хранении документов все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела (п. 3.5), которые представляют собой совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).

Правильное распределение документов в дела – важная задача. Это позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Поэтому в Положении о хранении документов закрепляется не только обязательность формирования дел, но и принципиальное требование – формировать дела в соответствии с утвержденной в установленном порядке номенклатурой дел общества (п. 3.5).

По определению, закрепленному государственным стандартом, формирование дел - это не только группирование исполненных документов в соответствующее дело, но и систематизация документов внутри дела. Другими словами, при формировании дел должно уделяться внимание и тому, как документы систематизированы, т. е. разложены внутри дел.

В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник, например, секретарь руководителя, дела формируются централизованно в секретариате. В крупных организациях, имеющих внутреннюю структуру, дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате руководства, канцелярии).

Положение о хранении документов не раскрывает правила формирования дел. Методика содержится в Основных правилах, которые конкретизируют соответствующие нормы Положения. Какие же действия предполагает формирование дел?

Оформление папок

Прежде всего, в начале календарного года необходимо завести папки (скоросшиватели или регистраторы), в которые в течение года будут помещаться документы, оконченные делопроизводством. Количество папок должно соответствовать количеству дел, включенных в номенклатуру.

Например, если в номенклатуру включено 20 дел, то заводится 20 папок.

При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, то есть те дела, которые по истечении определенного срока будут передаваться на хранение в архив организации. Частичное оформление предполагает, что на обложку дела выносятся только те сведения, которые при формировании дел дают возможность сразу определить, в какую папку следует поместить тот или иной документ. Кроме того, когда дело сформировано, данные на обложке должны точно и однозначно указать на состав документации, находящейся в папке, и таким образом позволить быстро найти нужный документ.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется по типовой форме. Форма обложки закреплена ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» и Основными правилами. Она включает в себя полный состав реквизитов, необходимых при подготовке дела к передаче на постоянное или длительное хранение в архив, расположенных в определенной последовательности. При оформлении обложки в делопроизводстве (при заведении дел) используется эта же типовая форма, однако указывать на ней все реквизиты нет необходимости. В состав сведений о документах при частичном оформлении обложки дела входит следующее:

  • полное и/или сокращенное название организации. Нужно иметь в виду, что сокращенное название может быть помещено на обложку только в случае, если оно официально зарегистрировано.

Открытое акционерное общество «Центр экономического развития» - ОАО «ЦЭР»;

  • название структурного подразделения.

Канцелярия, Бухгалтерия, Планово-экономический отдел;

  • индекс дела, точно соответствующий его индексу в номенклатуре дел.

Дело № 03-07, где 03 –индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 – порядковый номер дела в номенклатуре;

  • заголовок дела, который также переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Именно заголовок раскрывает сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело.
  • срок хранения дела.

1 год, 10 лет, «хранить постоянно» и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

(См. Пример частичного оформления обложки дела во вложенных документах).

Работа по формированию дел

После заведения и оформления папок начинается следующий этап - собственно работа по формированию дел. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

В деятельности предприятий и организаций создаются и используются самые разные документы, различающиеся по видам, назначению, срокам хранения и т.д. Чтобы был возможен их быстрый поиск и обеспечена сохранность документации, формирование дел проводится по определенному порядку, который закреплен, прежде всего, Основными правилами. Эти правила являются типовыми, поэтому внутренние документы конкретных обществ (ими могут являться, например, Инструкция по делопроизводству, Положение о хранении документов и т.п.) обязательно должны включать разделы по формированию дел и хранению документации. Как известно, такие документы разрабатываются с учетом специфики состава документов обществ.

В любом случае работа по формированию дел складывается из следующих операций:

  • распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);
  • расположение документов внутри дел в определенной последовательности.

Распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам)

Правила распределения и раскладки исполненных документов по папкам (делам) являются общими для всех документов независимо от их видовой принадлежности, особенности содержания и т.д.:

  • Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел (п. 3.5.1 Основных правил работы архивов организаций).

В течение года в деятельности организаций могут появиться новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел. В этом случае из них формируют новое самостоятельное дело, а его заголовок вносят в номенклатуру под резервным номером.

  • В дело можно помещать только те документы, которые по своему содержанию точно соответствуют его заголовку (п. 3.4.8).
  • Запрещается подшивать в дело неисполненные документы (п. 3.5.1). В дела должны помещаться только те из них, на которых есть отметка об исполнении и направлении их в дело. Только в этом случае можно с уверенностью сказать, что работа с документом закончена (вопрос решен по существу, информация принята к сведению, использована при подготовке другого документа и т.п.). Кроме того, государственными нормативными документами запрещено подшивать в дела документы, которые подлежат возврату другой организации или другому структурному подразделению (п. 3.5.1).
  • Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела (п. 3.5.3).

Например, отдельно группируют годовые и квартальные отчеты, в отдельные дела помещают приказы и распоряжения и т.п.

  • В дело включается по одному экземпляру каждого документа (п. 3.5.3).

Повторяющиеся экземпляры (копии, черновики документов, дублетные экземпляры) не помещаются в дела вместе с подлинниками, а отделяются от них. В противном случае это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на их поиск, неоправданно увеличивает объем хранимых дел.

Правда, возможны исключения, если, например, речь идет об особо ценных документах или если копии содержат важные пометы, которых нет на подлиннике.

В Положении о хранении документов отдельно оговорены действия, которые нужно предпринимать, если подлинник документа, подлежащий хранению, утрачен или поврежден. Если это происходит, в дело подшивается копия такого документа, заверенная в установленном порядке (п. 3.4 Положения). В любом случае утраты или повреждения подлинника документа должен составляться акт с указанием причин повреждения и т.п., подписанный руководителем структурного подразделения и утвержденный генеральным директором общества. В случае повреждения или утраты бухгалтерских документов акт удостоверяется и главным бухгалтером. Акт помещается в дело вместе с копией документа и является подтверждением законности замены подлинника.

  • Документы помещаются в дела вместе с приложениями и дополнительными материалами (п. 3.5.4). При этом не имеют значения даты утверждения или составления приложений. Если же приложения имеют слишком большой объем, они группируются в самостоятельное дело. В самом документе об этом делается соответствующая отметка.
  • В дело, как правило, группируются документы одного календарного года (п. 3.5.3). Однако есть и исключения из правила.

Например, так называемые «переходящие дела» содержат документы, работа с которыми переносится на следующий год; личные дела формируются в течение всего периода работы должностных лиц в организации, а дела с документами выборных органов формируются за период их созыва.

В Основных правилах содержится и требование, касающееся толщины формируемых дел – не более 4 см. Это примерно соответствует 250 листам. Поэтому если документов в деле больше, его разделяют на тома, которые имеют одинаковые заголовки (п. 3.5.3).

Переписка о поставке продукции. Том 1.

Переписка о поставке продукции. Том 2.

Расположение документов внутри дел

Следующая операция – это систематизация документов, то есть их правильное расположение внутри дела. От того, насколько грамотно она выполняется, также зависит быстрота поиска необходимой документной информации.

Основным принципом систематизации документов внутри дел является их расположение в порядке, при котором последовательно освещаются определенные вопросы деятельности организации. Для этого при формировании дел используют определенные признаки или их сочетания (п. 5.4.3.1 Основных правил работы архивов организаций).

Достаточно часто используется так называемый предметно-вопросный признак. Он предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов. В этом случае в дело помещают документы, посвященные одному вопросу, например:

Переписка об организации выставки.

Систематизация по предметно-вопросному признаку совпадает с хронологическим расположением документов внутри дела: документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним, что является обязательным, например, при сдаче документов в архив. Хронологический признак предполагает также группировку документов за определенный период времени, например, за месяц или за год:

«Месячные отчеты филиалов» или «Годовые отчеты филиалов».

Номинальный признак – это группировка в дело документов одного вида (разновидности): акты, справки и т.д.

Корреспондентский и географический признаки предполагают, что за основу помещения документов в дело берут конкретного корреспондента или его месторасположение. Эти признаки чаще всего используются при формировании дел с перепиской. Например:

Переписка с компанией «Стройтехнология»

или

Переписка с предприятиями Курской области.

При алфавитной систематизации документов используют первые буквы фамилий их авторов, названий организаций-корреспондентов, наименований административно-территориальных единиц и т.д.

Нужно сказать, что при формировании дел всегда используется несколько признаков, чтобы наиболее точно определить состав документов в конкретном деле. Правильной систематизации документов внутри дел постоянного хранения уделяется особое внимание.

Нюансы систематизации документов внутри дел 

Рассмотренные выше правила формирования дел являются общими и касаются самых разных документов. Но нужно иметь в виду, что систематизация внутри дел разных категорий документов имеет свою специфику, которая также должна учитываться.

Так, распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (п. 3.5.5).

Следует обратить внимание на следующее: часто организационные документы (уставы, положения, инструкции) утверждаются распорядительными документами. В этом случае организационные документы являются приложениями к распорядительным документам и группируются вместе с ними. Однако они могут утверждаться и в качестве самостоятельных документов (например, устав акционерного общества утверждается на общем собрании акционеров или положение о структурном подразделении утверждается генеральным директором без издания приказа). В этом случае из соответствующих организационных документов формируют отдельные дела.

Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) рекомендуется группировать в отдельные дела (п. 3.5.5).

Протоколы заседаний коллегиальных органов управления (совета директоров, правления), комиссий и т.п. систематизируют в делах в хронологическом порядке и по номерам. Как уже говорилось, документы к протоколам, если их объем невелик, должны группироваться вместе с самими протоколами, к которым они относятся.

Однако в практике деятельности акционерных обществ часто отдельно формируют два дела: одно с протоколами заседаний и принятыми решениями, другое - с документами к заседаниям (повестка дня, тексты докладов, заключения, справки, проекты решений и др.). При этом, группируя документы к заседаниям, необходимо придерживаться порядка рассмотрения вопросов, установленных повесткой дня.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. По хронологии располагают инициативные документы, а письма-ответы помещаются за письмами-запросами.

К систематизации плановых и отчетных документов сформулированы отдельные требования.

Так, утвержденные планы, отчеты, сметы и др. группируются отдельно от их проектов (п. 3.5.5). Годовые планы и отчеты хранятся отдельно от квартальных и месячных. Важно обратить внимание на то, что плановая и отчетная документация независимо от времени составления или даты поступления хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию.

Например, отчет за 2010 год, составленный в 2011 году, будет храниться в делах 2010 года, а план на 2011 год, составленный в 2010 году, должен быть помещен в дело 2011 года.

В алфавитном порядке формируются дела с обращениями граждан. В зависимости от количества поступающих обращений это могут быть отдельные тома на каждую букву алфавита или объединенные в одном деле документы заявителей с начальными буквами фамилий, например, от А до Ж, от З до М и т.д. Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу; одна группа отделяется от другой чистым листом бумаги.

Дела с документами, связанными последовательностью делопроизводства, например, личные, арбитражные, о выдаче лицензий и т.п., формируются по принципу «досье», то есть отдельного дела. В таких делах документы располагаются в хронологическом порядке, начиная с инициативного документа.

Квитанции, счета, наряды, накладные и другие документы, имеющие порядковые номера, размещаются внутри дела в порядке возрастания номеров. Так же группируются финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.).

Подводя итоги, отметим, что соблюдение рассмотренных выше правил позволяет не только осуществлять оперативный поиск необходимых документов: грамотное формирование и оформление дел значительно облегчают экспертизу ценности документов обществ и их подготовку к последующему хранению уже в архиве организации.

Т.А. Быкова, доц. РГГУ, канд. ист. наук

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Документ. Пример частичного оформления обложки дела.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль