Документ нашего времени: политика

218
Продолжаем знакомить вас с новыми документами нашего времени, занимающими важное место в системе управления современной организацией. На этот раз обратим взгляд в сторону документа, определяемого термином «политика». Политика в области управления персоналом, охраны труда, промышленной безопасности, качества, энергетическая – кажется, в любой деятельности сегодня компания должна руководствоваться политикой. Рассмотрим специфику этого документа и этапы его создания на примере политики в области качества. Специалисты, имеющие опыт разработки системы менеджмента качества и выбравшие данную сферу в качестве своей профессиональной деятельности, знакомы с методикой разработки такого документа, как политика. Однако зачастую обязанности по ее разработке распределяются между сотрудниками «близких» по направлению деятельности подразделений. Кроме того, политика включена в систему документации организации, тесно связана с другими документами, являясь производной от одних (распорядительных) и составляя основу для других (системы менеджмента качества). Поэтому руководителю службы ДОУ рекомендуется не только руководствоваться политикой как нормативным актом организации, но и знать специфику ее документного статуса и порядок разработки.

Политика как документ

В соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001 документация системы менеджмента качества (СМК) включает в себя заявления о политике и целях в области качества, оформленные в виде официального документа.

Политика в области качества определяется стандартом как «общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством» (см. п. 5.3 ISO 9001). Политика должна отражать цели организации, содержать обязательства непрерывно совершенствовать результативность системы менеджмента качества, создавать основу для определения и анализа целей в области качества. Она доводится до сведения сотрудников организации и пересматривается для обеспечения ее постоянного соответствия требованиям законодательства и современности.

Анализируя требования стандарта, делаем вывод, что политика – значимый  документ, локальный нормативный акт, определяющий вектор развития организации, лежащий в основе всей документации СМК.

О порядке разработки документа

Подготовка проекта политики в области качества начинается с поручения руководства организации. Работу над текстом документа, как правило, осуществляет специальное подразделение или сотрудник, ответственный за внедрение системы менеджмента качества. При этом в процесс должны быть вовлечены работники всех подразделений компании.

Выделим основные этапы в рамках подготовки и издания политики.

1. Определение принципов и задач организации в области качества. Подготовка проекта политики в области качества.

При составлении проекта политики в области качества важно обеспечить отражение в ней всех требований ISO 9001, установленных для данного документа. Политика должна соответствовать реальным целям деятельности организации, а также формировать основу для последующего определения целей в области качества. В текст политики должны быть включены обязательства, связанные с постоянным повышением результативности СМК (см. далее).

На данном этапе предполагается проведение анализа истории деятельности организации, ее текущего положения на рынке, а также дискуссий с участием представителей высшего руководства для определения вектора дальнейшего развития организации.

2. Рассмотрение проекта политики на заседании координационного совета по качеству.

В целях разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества в организациях создаются координационные советы, на заседаниях которых рассматриваются проекты документов, результаты аудитов системы менеджмента в организации, принимаются стратегически важные решения в области управления качеством. Обязанности, права и ответственность координационного совета определяются Положением о совете – локальным нормативным актом, разрабатываемым, как правило, специалистами по СМК. Иногда, при наличии иных коллегиальных совещательных органов, на них кроме прочих возлагаются функции координационного совета по качеству.

Состав координационного совета утверждается приказом организации. В состав совета должны входить представители высшего руководства, начальники или специалисты структурных подразделений, вовлеченных в бизнес-процессы организации. Координационный совет возглавляется председателем (представителем высшего руководства по качеству – см. п. 5.5.2 ISO 9001), технической подготовкой к заседаниям совета и документированием результатов его деятельности занимается секретарь совета. Кроме того, в тексте приказа можно указать на, например, необходимость:

  • руководствоваться Положением о координационном совете:

«Председателю и членам совета в своей работе руководствоваться Положением о координационном совете ООО «Лазурь» (в редакции согласно приложению)»;

  • составить план работы совета:

«Секретарю координационного совета разработать план работы координационного совета на II полугодие 2015 года» и т.д.

Обсуждение и принятие координационным советом решения о соответствии текста политики основным намерениями организации – важный этап в ее разработке. Принятое решение оформляется в форме протокола, предоставляющего достаточно оснований для утверждения документа директором организации. Приведем пример текста протокола:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Об обсуждении проекта Политики в области качества ООО «Лазурь».

СЛУШАЛИ:

Заместитель директора по качеству Лазарева Л.В. – представила проект Политики в области качества ООО «Лазурь», аргументировала его соответствие специфике, масштабам и стратегическим целям деятельности ООО «Лазурь», требованиям законодательства Российской Федерации.

ВЫСТУПИЛИ:

1. Ведущий специалист службы приема и размещения гостей Никифорова Н.Л. – поддержала выводы Лазаревой Л.В., обратила внимание на соответствие представленного проекта документа современным требованиям индустрии гостеприимства.

2. Главный специалист отдела рекламы и маркетинга Пуговкин И.С. – поблагодарил разработчиков проекта Политики в области качества, поддержал выводы Лазаревой Л.В., Никифоровой Н.Л., подчеркнул, что внедрение системы менеджмента качества на основе представленного проекта Политики в области качества окажет влияние на качество предоставляемых ООО «Лазурь» услуг и поспособствует укреплению положительного имиджа организации в глазах общественности.

ПОСТАНОВИЛИ:

Проект Политики в области качества соответствует стратегическим целям, специфике и масштабу деятельности ООО «Лазурь», может быть представлен к утверждению.

3. Подготовка, согласование и издание распорядительного документа об утверждении и введении в действие политики в области качества.

Для придания официального статуса политике ее текст утверждается и вводится в действие с помощью распорядительного документа – приказа. Приведем пример:

  ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЛАЗУРЬ»

(ООО «ЛАЗУРЬ»)

ПРИКАЗ

15 апреля 2015 г.                                                                                                                  № 99

Москва

Для обеспечения соответствия системы менеджмента качества требованиям ISO 9001:2008 (ГОСТ ISO 9001-2011) и с учетом заключения, принятого Координационным советом по итогам рассмотрения проекта документа,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С момента подписания данного приказа утвердить и ввести в действие Политику в области качества ООО «Лазурь» (далее – Политика) в редакции согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений:

2.1. Принять Политику для руководства и исполнения.

2.2. В течение 3-х рабочих дней с момента подписания приказа ознакомить работников подразделений с принципами, установленными Политикой.

2.3. Оценивать работу подчиненных работников с учетом соблюдения ими принципов, установленных Политикой.

2.4. Доводить принципы, установленные Политикой, до вновь принятых на должности работников в рамках прохождения ими испытательного срока.

3. Обеспечить размещение Политики на официальном сайте ООО «Лазурь»; в общедоступных местах в виде плакатов; в форме приложений к договорам с партнерами и поставщиками, работа которых оказывает влияние на качество предоставляемых ООО «Лазурь» услуг.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по качеству Лазареву Л.В.  

Директор                                           Николаев                                                      В.П. Николаев

Политика в данном случае оформляется в качестве приложения к приказу. В верхнем правом углу приложения размещается гриф утверждения документа, например:

УТВЕРЖДЕНА

приказом ООО «Лазурь»

от 15 апреля 2015 г. № 99

Подчеркнем, что приказ об утверждении политики в области качества – распорядительный документ длительного действия, актуальный до внесения в него изменений или отмены. На это следует обращать внимание при пересмотре в установленные сроки (например, ежегодно) текста политики.

4. Оформление политики в области качества, ее тиражирование.

Интересная особенность политики в области качества состоит в том, что, являясь по своему статусу официальным документом, «фундаментом» системы менеджмента (что понятно при прочтении требований ISO 9001), политика доступна широкому кругу лиц, заинтересованных в деятельности организации.

Очевидно, что внедрение системы менеджмента качества имеет как внутреннюю цель, связанную с совершенствованием деятельности предприятия, так и внешнюю, предполагающую формирование его привлекательного имиджа в глазах общественности – партнеров, клиентов. Поэтому текст документа всегда публикуется на официальном сайте организации, в корпоративных изданиях, буклетах и т.д.Документ нашего времени: политика

С этой целью для оформления текста политики используются корпоративные цвета, графические элементы, отражающие направление деятельности компании, и т.д.

Таким образом, после утверждения приказом (где она оформляется в качестве приложения) политика становится «самостоятельным» документом, что находит отражение в ее формуляре (составе реквизитов).

О структуре политики

Политика в области качества, как правило, представляет собой одностраничный документ, в структуре которого можно выделить следующие обязательные смысловые блоки:

1) Формулировка основной цели организации в области качества, например:

постоянное повышение удовлетворенности потребителей, выход на зарубежные рынки в роли надежного поставщика услуг, бесперебойная работа с точным соблюдением условий договоров с потребителями и т.п.

2) Перечень обязательств, которые берет на себя руководство организации для обеспечения качества предоставляемых услуг или продукции, в том числе:

непрерывное совершенствование системы управления, бизнес-процессов, повышение квалификации работников и др.

3) Основные принципы, на которых основывается политика организации в области качества (способы достижения целей в области качества), среди которых:

лидерство руководства, осуществление деятельности с соблюдением требований законодательства и установленных норм, внедрение новых технологий, мониторинг и анализ управленческой информации для принятия объективных решений, вовлечение работников в решение стоящих перед организацией задач и т.д., или задачи, решаемые для достижения главной цели.

Текст документа рубрицируется: фрагменты текста оформляются в виде абзацев, выделяемых с помощью маркеров. Интересно, что текст политики, соответствующий прежде всего нормам официально-делового стиля, характерного для языка служебных документов, может иметь подчеркнутую экспрессивность отдельных элементов. 

Политика в области качества не имеет устойчивого формуляра, однако практика работы сформировала определенный порядок оформления реквизитов, позволяющих идентифицировать данный вид документа, в их числе:

  • наименование организации;
  • эмблема организации;
  • наименование вида документа;
  • собственно текст;
  • подпись руководителя организации;
  • ссылка на распорядительный документ, которым вводится в действие политика (номер, дата).

Проиллюстрируем на примере:

(эмблема)                                      Общество с ограниченной ответственностью «Лазурь»

                                                                                               (ООО «Лазурь»)

Политика в области качества

         Деятельность ООО «Лазурь» направлена на удовлетворение нужд и пожеланий своих гостей. Высокая оценка нашего труда потребителями услуг – залог успеха и лидерства в индустрии гостеприимства. Наша главная цель – стабильно предоставлять клиентам услуги высочайшего класса.

          Для этого мы стремимся:

  • использовать только первоклассную продукцию и предлагать лучший сервис;
  • внедрять инновационные подходы, гибкое и эффективное управление ресурсами и процессами;
  • создать бизнес-модель, основанную на показателях эффективности, снижении издержек и повышении доходности;
  • внедрять новые услуги для обеспечения соответствия услуг требованиям рынка и потребностям гостей;
  • улучшать условия работы и квалификацию персонала, совершенствовать систему мотивации труда.

           В рамках достижения целей в области качества мы принимаем на себя следующие обязательства:

  • постоянно повышать качество оказываемых услуг;
  • соблюдать требования законодательства и добровольно принимаемых требований международных и национальных стандартов;
  • внимательно изучать потребительский спрос и ожидания для достижения максимальной удовлетворенности потребителей, соответствия предоставляемых услуг современным тенденциям индустрии гостеприимства.

Мы осознаем значимость ответственного подхода к выполнению работы, всестороннего удовлетворения нужд клиентов, постоянного и активного профессионального развития персонала компании. Система качества помогает нам держаться на уровне, контролировать и совершенствовать процесс оказания услуг. Руководство ООО «Лазурь» берет на себя обязательства по постоянному повышению результативности системы менеджмента качества в соответствии с требованиями ISO 9001.

Директор

ООО «Лазурь»                                             Николаев                                            В.П. Николаев

Утверждена и введена в действие приказом ООО «Лазурь»

от 15 апреля 2015 г. № 99

Таким образом, политика в области качества как документ имеет отличительные черты. Политика тесно связана с управленческой документацией организации, является основным документом системы менеджмента качества, что получает отражение в характере информации, а также стилевых особенностях текста. В то же время она представляет собой открытый документ и способствует формированию и поддержанию положительного имиджа организации.

Буслаева Е. С., начальник отдела делопроизводства и контроля

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль