Документ нашего времени: пресс- и медиа-кит

412
Документ – это инструмент регулирования деловой деятельности. Специалисты по управлению документацией должны понимать специфику не только «традиционных» официально-деловых документов. Им следует обращать внимание и на значимые документы смежных коммуникационных сфер. Из статьи вы узнаете: Чем отличаются друг от друга пресс-кит и медиа-кит? В чем специфика структуры и содержания этих документов? Кто и как должен их разрабатывать?

Зачастую понятия «пресс-кит» и «медиа-кит» используются как синонимы. Однако информационные документы, скрывающиеся за данными терминами, имеют отличия. 

Так, пресс-кит (англ. press kit – комплект для прессы) – это  «папка» с несколькими документами. Они содержат информацию об организации (событии, проекте, персоне). Это наиболее распространенный инструмент взаимодействия организации и СМИ.

Адресат пресс-кита – СМИ (журналист).  Распространяется пресс-кит преимущественно на мероприятиях (выставках, пресс-турах, конференциях и т.д.).

Медиа-кит  –  маркетинговый документ. Создается медиапредприятием для самопрезентации и .

Адресат медиа-кита  –  потенциальный рекламодатель.

Загляните на сайт любого СМИ в Интернет, и без труда найдете этот документ. Медиа-кит – яркий пример того, как область деятельности организации определяет специфику создаваемой документации.

Пресс-кит: информационный пакет для прессы

Основной задачей пресс-кита является предоставление СМИ исчерпывающей информации об организации, мероприятии или персоне. СМИ использует пресс-кит  в  работе над журналистским материалом.

Качество пресс-кита во многом отражает уровень -работы в организации, умение специалистов работать с текстами разных жанров. Фактически мы говорим о комбинированном документе, включающем тексты разных видов.

Если в организационной структуре есть служба по связям с общественностью, то универсальный пресс-кит, содержащий информацию о компании, должен быть подготовлен, а также обновляться и дополняться при подготовке к определенным мероприятиям. Это не только необходимый инструмент взаимодействия со СМИ, но и подспорье в ежедневной работе специалистов.

Но не все организации могут позволить себе финансирование -подразделений. Тогда работа по сбору, обобщению и обработке информации (чаще всего, перед важными мероприятиями) ложится на плечи сотрудников отдела делопроизводства. Ведь к специалистам  делопроизводственного подразделения все чаще предъявляется требование знания основ -деятельности.

Пресс-кит: структура

Традиционно пресс-кит изготавливается на заказ в типографии. Он представляет собой папку с двумя внутренними карманами, дизайн которой разработан в соответствии с фирменным стилем организации. В данной папке собрана и упорядочена необходимая адресату документация.

Рекомендуется в одном кармане размещать документы, содержащие общую информацию (об организации), в другом – созданные специально в рамках проводимого мероприятия или в связи с возникшей необходимостью.

Предусмотрите такой порядок расположения документов, при котором журналист в процессе работы над материалом об организации сможет без труда найти необходимую ему информацию.

Реже пресс-кит издается в форме брошюры, но это требует более существенных финансовых вложений и лишает возможности дополнения или изменения информации после выхода документа из типографии.

Состав пресс-папки

Остановимся на некоторых документах традиционной пресс-папки.

1) Пресс-релиз – информационное сообщение для СМИ. Содержит в себе новость о деятельности организации, изложение ее позиции по какому-либо вопросу. Этот документ – результат аналитико-синтетической обработки источников информации, в том числе официальных, управленческих документов.

Пресс-релиз имеет строгую композиционную структуру. У него есть определенные реквизиты. Это свидетельствует о сложившемся формуляре пресс-релиза. …

Некоторые организации, имеющие большую практику издания пресс-релизов, разрабатывают для данного документа специальный бланк.

Текст пресс-релиза во многом соответствует нормам официально-делового стиля.

Текст пресс-релиза во многом соответствует нормам официально-делового стиля.

2) Информационная справка документ, содержащий основную информацию о компании:

– ее специфика;

– история;

– продукция (услуги);

– этапы и направления развития.

 В терминологии  данный документ еще называют «бэкграундер». Его цель – ответить на возможные вопросы журналистов. А также дополнить информацию о событии, содержащуюся в пресс-релизе.

Например, сведениями об истории вопроса, дополнительными техническими характеристиками и/или мнениями авторитетных лиц.

Рекомендуется оформление информационной справки на общем бланке компании. В остальном структура такого документа достаточно проста: заголовок – текст. Приведем пример:

ЛАЗУРЬ

Общество с ограниченно ответственностью «Гостиница «Лазурь»

(ООО «Гостиница «Лазурь»)

Информационная справка

к пресс-конференции ООО «Гостиница «Лазурь»

на тему «Развитие индустрии гостеприимства региона в рамках подготовки к проведению Чемпионата мира по футболу 2018 года»

15 сентября 2015 года

История гостиницы «Лазурь» началась в ноябре 1998 года, когда строительная фирма «Стройдом» сдала в эксплуатацию построенный по оригинальному проекту пятиэтажный гостиничный комплекс «Лазурный».

В 2003 году комплекс получил официальный статус гостиницы, соответствующей международным стандартам «четыре звезды», и новое название - «Лазурь».

Уже больше десяти лет гостиница «Лазурь» пользуется отличной репутацией благодаря теплой семейной атмосфере, предупредительности и профессионализму персонала, превосходным условиям проживания. 

Сегодня гостиница находится на новом витке своего развития, чтобы в ближайшее время создать для своих гостей еще более комфортные условия проживания и отдыха.

Номерной фонд гостиницы состоит из 50 комфортабельных номеров, в том числе:

  • «ЛЮКС» - двухкомнатный двухместный номер высшей категории.
  • «СТУДИЯ» - полуторакомнатный двухместный номер высшей категории.
  • «ДВУХМЕСТНЫЙ» - однокомнатный номер первой категории.
  •  «ОДНОМЕСТНЫЙ» - однокомнатный номер первой категории.

На территории гостиницы «Лазурь» находятся открытый бассейн, два теннисных корта и зал для занятия фитнесом. Повара всегда готовы вкусно накормить своих гостей в нашем ресторане «Старый город».

В  числе основных задач, поставленных менеджментом гостиницы в рамках подготовки к Чемпионату мира по футболу 2018 года, – расширение номерного фонда и частичная реновация номеров. Для реализации данных целей к 2017 году гостиница планирует подготовить 8 новых номеров категории Standard и завершить реновацию номерного фонда, начало которой планируется в 2016 году.

Номера гостиницы «Лазурь» будут полностью удовлетворять интересам гостей города благодаря большим площадям (40 кв.м.), высокотехнологичной комплектации (система умный дом, спутниковое интерактивное телевидение, Wi-Fi), опциям, обеспечивающим спокойный и комфортный отдых (кровати размера king-size, меню подушек, телефон, сейф, современная сантехника и т.д.). Кроме того, уже сегодня привлекая к работе лучших дизайнеров, руководство гостиницы стремится, чтобы каждый номер рассказывал гостям, многие из которых приедут в Волгоград впервые, историю города-героя и передавал его неповторимую атмосферу.

Для справки. Функции системы «Умный дом» для гостиничных номеров:

1.Система безопасности проживающих: в номерах будут установлены датчики движения и открытия/закрытия входных дверей. Покидая номер, гостю необходимо сдать ключ администратору. Если будет замечено несанкционированное проникновение, на экране у администратора отобразится место, где возможен факт взлома. В номерах в распоряжении гостей будет установлена особая кнопка вызова администратора.

2. Контроль возгораний в помещениях: в каждом номере установлены датчики дыма, с помощью которых определяется точное место возможного пожара (обесточивается).

3. Система энергосбережения: открыть номер гости смогут с помощью электронного ключа. Во время отсутствия в номере гостей электричество не подается.

4. Контроль протечек воды – для профилактики аварийных ситуаций в местах возможного возникновения протечек устанавливаются датчики. В случае протечки, место аварии перекрывается кранами системы водоснабжения, а сигнал на мониторе у администратора оповестит о возникновении чрезвычайной ситуации.

3) Биография – информация о конкретном человеке (с фотографиями), основанная на фактах. Среди них:

  • дата и место рождения;
  • образование;
  • опыт работы (этапы карьерного роста);
  • общественная деятельность;
  • награды и звания.

 Особое значение имеют биографические справки о представителях топ-менеджмента компании. Они помогают доносить правильную информацию о них в СМИ.

4) Публичный отчет.

Традиционно отчетные документы считаются внутренними. С их помощью ведется контроль за деятельностью компании. Отчеты отражают сведения о результатах ее работы. Новые тенденции в управлении призывают к информационной открытости. Отчетность становится публичной, выступает «визитной карточкой», инструментом взаимодействия компании сДокумент нашего времени: пресс- и медиа-кит целевой общественностью. Издание публичной отчетности способствует положительному восприятию организации обществом.

Как правило, в пресс-кит рекомендуют включать актуальный выпуск годового отчета (за предшествующий год). Годовой отчет изначально предназначен для акционеров и инвесторов. А значит, в нем много финансовой информации. Однако в отчет можно включить дополнительные, нефинансовые сведения. Например:

– о деятельности предприятия за прошедший год в разных областях;

– социальной политике;

– управлении персоналом;

– охране окружающей среды;

– благотворительности и др.

На заметку!

Появление новых тенденций обусловлены в том числе внедрением систем менеджмента на основании международных стандартов, например, ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования», ISO 26000:2010 «Руководство по социальной ответственности» и др.

В последнее время в практику работы организаций внедряются  принципы устойчивого развития. В связи с этим рекомендуем включать в состав пресс-кита отчет в области устойчивого развития.  

5) Брошюра (проспект) красочно оформленное многостраничное издание, «визитная карточка» организации. В брошюре описывается структура компании, ее деятельность, мероприятия, приуроченные  к особым датам.

Брошюра – распространенный инструмент -коммуникации. В ней используются:

  • экспрессивные языковые средства, характерные для публицистического стиля;
  • графические элементы (иллюстрации, шрифты). Они предназначены для привлечения внимания и формирования позитивного отношения адресата к организации-автору.

В то же время, брошюра представляет информацию о деловой деятельности организации, производственных результатах, передает содержание внутренних документов компании.

6) Корпоративное издание  – значимый элемент внутрикорпоративного . Оно обеспечивает коммуникацию между руководством и сотрудниками организации. А еще способствует формированию положительного имиджа компании в глазах внешней общественности. Корпоративное издание размещается на официальном сайте и доступно широкой аудитории.

В состав пресс-кита корпоративные журналы и газеты включают для презентации компании, освещения новостей и корпоративной политики.

Корпоративное издание должно передавать достоверную информацию. Это предполагает его официальность, документальность, фактологичность и объективность.

Адресат корпоративных изданий – широкий, но не массовый (профессиональное сообщество). Имиджевая функция издания выражается в публикации сведений о деятельности организации в оптимизированном виде. В тексте сочетаются языковые единицы разных стилей:

– стандартные, характерные для официально-делового стиля;

– и экспрессивные, образные, свойственные стилю публицистическому.

7) Программа мероприятия (конференции, выставки и др.) имеет устойчивую композиционную структуру:

  • наименование документа;
  • тема;
  • дата;
  • место и адрес проведения мероприятия;
  • Ф.И.О. и наименования должностей ведущих и участников;
  • регламент.

Например:

Программа пресс-конференции

ООО «Гостиница «Лазурь»

Дата проведения – 15 сентября 2015 г.

Место проведения – гостиница «Лазурь», конференц-зал «Лазурный»

Адрес: Волгоград, ул. Советская, д. 17

Тема: «Развитие индустрии гостеприимства региона в рамках подготовки к проведению Чемпионата мира по футболу 2018 года»

Ведущий пресс-конференции – Сергей Петрович Соловьев, заместитель директора по общим вопросам ООО «Гостиница «Лазурь»

Участники пресс-конференции:

  • Сергей Михайлович Романов – директор ООО «Гостиница «Лазурь»;
  • Галина Ивановна Леонтьева – начальник службы по контролю качества услуг ООО «Гостиница «Лазурь».

Регламент:

10:30 – 11:00 – аккредитация журналистов.

11:00 – 11:20 – Начало пресс-конференции. С.П. Соловьев оглашает тему пресс-конференции, представляет докладчиков.

Вступительное слово:

  • проведение турниров международного уровня – толчок к развитию регионов;
  • уровень развития индустрии гостеприимства как слагаемое успеха проведения крупных спортивных турниров;
  • опыт подготовки к крупным международным турнирам российских регионов;
  • цели, стоящие перед организациями гостиничного бизнеса региона, и пути их достижения.

11:20 – 11:40 – С.М. Романов:

  • расширение номерного фонда и частичная реновация номеров: задачи и сроки;
  • высокотехнологичная комплектация номеров – для комфорта гостей;
  • бронирование и стоимость номеров гостиницы «Лазурь» в период проведения матчей международного турнира.

11:40 – 12:00 – Г.И. Леонтьева. Выступление сопровождается видеорядом:

  • обучение персонала гостиницы «Лазурь» английскому языку и нормам межкультурной коммуникации;
  • опыт размещения иностранных гостей в гостинице «Лазурь»;
  • система мониторинга удовлетворенности гостей;
  • рекламная кампания гостиницы в сети Интернет, СМИ, общественном транспорте.

12:00 – 12:30 Вопросы журналистов.

12:30 – 14:00 Экскурсия. Знакомство с инфраструктурой гостиницы «Лазурь». Фуршет.

Елизавета Иванова

Тел. 8 (8442) 936567

IvanovaEK@hotellazur.ru

Пресс-кит: порядок разработки

  1. Определение структуры пресс-кита (перечня документов), с учетом потребностей целевой аудитории и обстоятельств распространения (распространяется событийно или адресно).

Например, если пресс-кит разрабатывается в целях ознакомления СМИ с деятельностью организации (адресная рассылка), следует сосредоточиться на поиске, обобщении и представлении в оптимизированном виде «универсальной» информации о деятельности и руководстве компании.

Если же пресс-кит необходим как раздаточный материал в рамках конференции, собрания, выставки (и др.), то нужно позаботиться о составлении документов, приуроченных к конкретному событию:

  • пресс-релиза,
  • программы мероприятия,
  • списка приглашенных гостей,
  • информационной справки и т.д.

Так, например, потребуется оформление биографий лиц, принимающих участие в мероприятии (ведущих, выступающих).

  1. Сбор и аналитико-синтетическая обработка первичных источников информации (устных и письменных).
  2. Составление документов. Следует помнить, что специфика документов, включаемых в состав пресс-кита, требует предоставления достоверной, официальной информации о деловой деятельности организации в оптимизированном виде.
  3. Разработка дизайна фирменной папки с учетом стиля организации, ее печать в типографии.
  4. Систематизация документов в папке.

Медиа-кит: информационный документ для рекламодателя

СМИ являются важнейшим социально-политическим институтом. Масс-медиа в рекламном процессе занимают центральное место. Они вступают в отношения с другими его участниками – рекламодателями, распространителями, потребителями. Но большинство СМИ находятся в частной собственности. Именно реклама – финансовый источник медиабизнеса. Она позволяет конкретным СМИ сохранять позиции на рынке и относительную независимость политики.

Рекламодатель выступает значимым партнером медиапредприятия. Рекламодатель принимает решение о размещении рекламы в том или ином СМИ. Последнему необходимо предоставить подробную и правдивую информацию о специфике и аудитории издания.

Систематизированная и структурированная информация о СМИ, необходимая потенциальному рекламодателю, оформляется в форме такого документа, как медиа-кит.

Медиа-кит – это комбинированный документ (пакет документов), направленный на продвижение рекламного пространства. Медиа-кит действует постоянно и регулярно обновляется в установленные промежутки времени (как правило, ежегодно). Разрабатывают медиа-кит сотрудники отделов рекламы с помощью брэнд-менеджеров и дизайнеров.

Структура медиа-кита

Традиционно медиа-кит оформляется в виде PDF-файла или брошюры. Особые требования к его объему и формату отсутствуют. Они определяются уровнем, масштабом, спецификой и амбициями издания. Мы представим примерную структуру медиа-кита, опираясь на примеры крупных российских печатных медиа.

  1. Титульный лист.

Титульный лист включает в себя минимальный состав реквизитов:

  • наименование вида документа (медиа-кит, иногда на англ.яз. – mediakit),
  • наименование издания, оформленное с учетом отличительных шрифтов и цветов бренда,
  • год, для которого актуальна представленная в документе информация.

Медиа-кит может содержать и другие элементы. Они могут характеризовать СМИ как солидный источник информации или отражать его тематическую направленность. Например, «20 лет в России», «Вы и ваша свадьба» и др.

Традиционно титульный лист оформляется с использованием фотографий. Однако могут применяться и другие дизайнерские приемы. Главное требование – титульный лист и страницы должны дополнять друг друга. Так, чтобы документ представлял собой достоверную и привлекательную презентацию издания.

  1. Письмо (приветственное слово) редактора.

В начале помещается обращение должностного лица. От этого человека напрямую зависит политика и направление развития СМИ. Как правило, обращение содержит образное, эмоциональное описание издания. Из обращения становится понятно, что за популярностью медиа стоит работа коллектива. А этот коллектив объединен общими взглядами («мы рассказываем о том, чем дышит высшее общество»; «мы любим своих читателей» и др.). При этом само обращение персонифицировано, дополнено личной подписью редактора, реже – обращением к читателю.

  1. История проекта, общая информация.

Представлена необходимая техническая информация об издании – его тираже, формате, периодичности и объеме. Кроме того, описываются периоды становления и развития СМИ, политика редакции.

  1. Содержание издания.

Краткая информация о рубриках и спецпроектах издания может дополняться сведениями о тематических планах на текущий год (главные темы с распределением по месяцам).

  1. Территория распространения.

Информация о географии распространения (часто – с распределением тиража по регионам в процентном соотношении). В качестве дизайнерского приема могут использоваться:

– изображение карты распространения;

– фотографии, отражающие специфику издания.

Например, элементы одежды в изданиях о моде и стиле.

  1. Портрет аудитории (статистика).

Данный раздел демонстрирует результаты исследований издания за определенный период. И чем больше фактов об аудитории представлено в медиа-ките, тем лучше. Например:

  • о гендерной принадлежности,
  • возрасте,
  • образовании,
  • социальном статусе,
  • уровне дохода аудитории.

Кроме того, перечень параметров оценки аудитории определяется спецификой издания.

К примеру, что акцентирует СМИ, освещающее жизнь высшего общества, вопросы моды и искусства? Посещение читателями театров и кинотеатров, ресторанов, клубов, фитнес-центров, наличие у них автомобилей и загородной недвижимости.

По результатам исследования формируется портрет аудитории издания, например:

«Наша основная аудитория – мужчины от 22 до 44 лет с высшим образованием и высоким уровнем дохода».

Портрет аудитории поможет рекламодателю прогнозировать эффективность размещения рекламы. А чтобы информация легко воспринималась адресатом, применяются различные графические элементы (фотографии, схемы, рисунки, диаграммы и т.д.).

  1. Рекламные показатели и возможности. Виды рекламы:

  • брошюра,
  • специальное вложение в журнал (или на обложку),
  • мультиплатформенные рекламные проекты и др.

  1. Прайс-лист, технические требования, график подачи материалов. Такая информация оформляется в табличной форме. Она должна быть наглядной и понятной рекламодателю.

***

На примере пресс-кита и медиа-кита мы проследили, как экономические изменения вызывают появление новых видов документов. Но, несмотря на схожесть обоих информационных документов,  практика работы разграничила эти термины. Знание специфики каждого из них поможет не только специалистам -отдела, но и сотрудникам служб ДОУ.

Е.С. Буслаева  начальник отдела делопроизводства и контроля

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль