Документ нашего времени: пресс-релиз

102
В рамках затронутой темы мы поговорим о документах, отражающих различные аспекты деятельности организации. Документ нового времени, на наш взгляд, выходит за пределы делопроизводства. Он включен в систему менеджмента и содержит информацию об управленческой и производственной работе организации. Значимой формой деловой деятельности считается работа по установлению и поддержанию связей с общественностью (PR). В сфере PR широко используются текстовые инструменты, одним из которых является пресс-релиз.

Зачем организации PR

Профессиональная деятельность сегодня строится на основе коммуникации. На ее эффективность во многом влияет информирование целевой аудитории. Управленческая и производственная результативность организации не в последнюю очередь зависит от грамотного использования современных PR-технологий.

Теория и практика связей с общественностью уже прошла в России несколько этапов развития. Но вопросы по определению понятия PR, его целей, задач и функций до сих пор вызывают неоднозначную оценку и трактовку ученых и практиков. По мнению PR-специалистов, определения понятия PR, предлагаемые различными профессиональными и учебными организациями, не отражают полноту и сложность практической PR-деятельности.

Связи с общественностью – неотъемлемая часть менеджмента организации. Они направлены на установление и поддержание коммуникации между организацией и ее целевой аудиторией. Также они способствуют формированию благоприятной информационной среды для гармоничной реализации основной деятельности юридического лица.

Пресс-релиз как документ

Пресс-релиз признается главным, универсальным инструментом взаимодействия организаций со средствами массовой информации. Специалисты-практики используют пресс-релиз как информационное сообщение. Это сообщение представляет собой новость о деятельности организации, изложение ее позиции по какому-либо вопросу. Оно передается для публикации в средства массовой информации.

Собственно, наименование документа – пресс-релиз – содержит отсылку к основному адресату – СМИ. Особенность пресс-релиза состоит в том, что средства массовой информации выступают посредником между организацией и целевой аудиторией. Таким образом, эффективность пресс-релиза может быть оценена положительно, если информация, отраженная в нем, будет опубликована в СМИ и доведена до сведения общественности.

Качество этого документа (информация, композиционно-речевая организация и т.д.) определяет репутацию организации. Пресс-релиз формирует отношение представителей СМИ к субъекту PR (то есть организации – автору данного документа).

Существует большое количество научной и методической литературы, посвященной исследованию пресс-релизов. В ней можно найти практические рекомендации по их составлению. Традиционно пресс-релиз вызывает интерес с точки зрения технологии взаимодействия PR-специалистов и журналистов.

Однако в последнее время появляются работы, где пресс-релиз анализируется с точки зрения его сходств и различий с документами. В периодических изданиях для секретарей и делопроизводителей все чаще находим рекомендации по составлению пресс-релизов. Это обусловлено определенными факторами. Во многих, особенно небольших, организациях нет отдельных штатных единиц или структурных подразделений для курирования работы по связям с общественностью. Часто эти обязанности возлагаются на секретарей, помощников руководителей, делопроизводителей.
Получается, что понятие «документ» касается не только делопроизводственной сферы. Открытый характер инструментов сферы PR, их широкий адресат не отрицают документной природы текстовых объектов (в т.ч. пресс-релиза).

Порядок разработки

Пресс-релиз – это документ, который создается в результате аналитико-синтетической обработки первичных источников информации, в числе которых официальные, управленческие документы. Для того чтобы быть успешным, пресс-релиз должен обладать содержанием, соответствующим интересам конкретного СМИ в зависимости от его типа, направления и т.д.

Выделим основные этапы в рамках подготовки и издания пресс-релиза:

  1.  Выбор потенциальной аудитории и основной цели пресс-релиза. Этот этап стратегически значим для последующего отбора информации в соответствии с интересами целевой аудитории и, соответственно, выбора СМИ.

Пресс-релиз должен учитывать специфику издания, а содержащаяся в нем информация – быть общественно значимой, актуальной.

  1. Работа над текстом и оформление пресс-релиза. В основе пресс-релиза может лежать анонс предстоящего события, значимая и актуальная оперативная информация о деятельности организации, ее продукции и услугах и т.д.
  2. Тиражирование, в рамках которого преимущественно используется электронная почта, позволяющая оперативно передавать информацию и облегчающая работу с документом сотрудников СМИ.

Чтобы пресс-релиз привлек внимание адресата, необходимо обеспечить соответствие электронного письма правилам «хорошего тона». Здесь важны такие аспекты, как наименование и объем документа, проверка на наличие вирусов и т.д.

О структуре пресс-релиза

Пресс-релиз обладает достаточно строгой композиционной структурой. Практикой выработан набор требований к оформлению реквизитов этого документа, что позволяет говорить о его сложившемся формуляре.

Некоторые, преимущественно крупные, организации, имеющие устойчивую практику издания пресс-релизов, разрабатывают для данного документа специальный бланк. Такой бланк может быть оформлен в качестве одного из приложений к инструкции по делопроизводству.

Распространено мнение, что составление пресс-релиза на официальном бланке повышает доверие к публикуемой информации, придает пресс-релизу официальность и способствует укреплению имиджа организации.

Обозначим состав реквизитов, формирующих структуру пресс-релиза:

  1. Эмблема организации.
  2. Наименование организации.
  3. Дата документа (дата издания документа).
  4. Место издания документа.
  5. Наименование вида документа (пресс-релиз).
  6. Заголовок к тексту – должен отражать краткое содержание документа, новость, задавать общее восприятие текста перед прочтением, привлекать внимание.
  7. Текст строится по принципу «перевернутой пирамиды», предполагающей изложение сведений по степени значимости. Самая существенная информация излагается в начале. Далее следуют подробности, уточняющие информационный повод.

В сфере PR для описания структуры текста пресс-релиза традиционно используются термины лид-абзац (содержит основную информацию в сжатом виде), основная часть (содержит дополнительную информацию) и бэкграунд (справка об организации, человеке, продукции, событии).

Текст пресс-релиза должен отвечать на основные вопросы: «Когда?», «Где?», «Кто?», «Что?», «Почему?». Пресс-релиз Документ нашего времени: пресс-релизвключает информацию, основанную на фактах, событиях, которые происходили или будут происходить. В его основе лежит информационный повод. Повод связан со значимой для социума деятельностью организации. Это и определяет особые требования к отбору информации.

Кроме того, специфика пресс-релиза как инструмента оперативной передачи информации требует наличия контактной информации.

Документ обязательно содержит контакты должностного лица. Это лицо должно быть компетентно в затронутом вопросе и способно предоставить в случае необходимости дополнительную информацию. Чаще всего им является сотрудник, подготовивший документ (исполнитель). Как правило, контактная информация приводится в конце документа. В связи с этим бланк пресс-релиза чаще всего не содержит справочные данные организации (телефон, адрес, факс и т.д.).

Приведем пример оформления пресс-релиза:

Общество с ограниченной ответственностью «Отель «Лазурь»»

(ООО «Отель «Лазурь»»)

Пресс-релиз

16 сентября 2015 года                                                                                                г. Волгоград

Отель «Лазурь» готовится к приему гостей

Чемпионата мира по футболу 2018 г.

15 сентября в отеле «Лазурь» состоялась открытая презентация планов по его развитию и подготовке к Чемпионату мира по футболу 2018 г., матчи которого пройдут в Волгограде. В  числе основных задач, представленных менеджментом отеля, – расширение номерного фонда и частичная реновация номеров. В рамках реализации поставленных целей к 2017 г. отель планирует подготовить 8 новых номеров категории Standard и завершить реновацию номерного фонда, начало которой планируется в 2016 г.

Номера отеля «Лазурь» будут полностью удовлетворять интересам гостей города благодаря большим площадям (40 кв.м.), высокотехнологичной комплектации (система умный дом, спутниковое интерактивное телевидение, Wi-Fi), опциям, обеспечивающим спокойный и комфортный отдых (кровати размера king-size, меню подушек, телефон, сейф, современная сантехника и т.д.). Кроме того, уже сегодня привлекая к работе лучших дизайнеров, руководство отеля стремится, чтобы каждый номер рассказывал гостям, многие из которых приедут в Волгоград впервые, историю города-героя и передавал его неповторимую атмосферу.

«Проведение матчей Чемпионата мира по футболу – значимая страница в истории Волгограда, и мы должны сделать так, чтобы это событие стало настоящим, запоминающимся спортивным праздником и для жителей, а для гостей города», - отметил директор отеля «Лазурь» Сергей Михайлович Романов.

Обновленный отель предстанет перед широкой публикой в октябре 2017 г.

Отель «Лазурь», один из лидеров гостиничной индустрии региона, обладает богатым опытом встречи и размещения гостей крупных спортивных мероприятий, за что не раз был отмечен федеральными, региональными и городскими наградами.

Елизавета Иванова

Тел. 8 (8442) 936567

IvanovaEK@otellazur.ru

На практике отмечаются графические вариации в оформлении текстов пресс-релизов. Например, различным может быть порядок расположения реквизитов:

Пример 1

Логотип организации

Дата

Наименование вида документа

(Пресс-релиз)

Заголовок к тексту

Текст

Контактная информация

Пример 2

Логотип организации

Полное наименование организации

Сокращенное наименование организации

Наименование вида документа (пресс-релиз)

Дата

Место издания документа

Заголовок к тексту

Текст

Контактная информация

Кроме того, могут различаться шрифты, интервалы, размеры полей. Некоторые организации предпочитают включать в структуру пресс-релиза такой невербальный компонент, как фотографии. В других случаях композиция пресс-релиза практически полностью повторяет композицию делового письма.

При грамотном подходе к составлению пресс-релиза недопустимо использовать такие элементы, которые делают этот документ навязчивым и придают ему рекламный характер, например, жаргонизмы, «кричащие» цвета и т.д.

Какие еще требования предъявляются к оформлению пресс-релиза? Это соблюдение критерия лаконичности (пресс-релиз не должен превышать 1-2 страниц формата А4) и раскрытие одного информационного повода в рамках одного документа. Текст пресс-релиза во многом соответствует нормам официально-делового стиля, характеризуется нейтральностью и краткостью.

Таким образом, пресс-релиз является одним из инструментов письменной деловой коммуникации и представляет собой официальное информационное сообщение для СМИ. Такие его качества, как оперативность, лаконичность, официальность, а также характер включенной в текст информации формируют структурные и стилевые особенности пресс-релиза. Это документ, который способствует оперативной передаче значимой информации о деловой деятельности организации. Он издается с целью формирования благоприятной информационной среды для дальнейшей производственной результативности организаций.

Буслаева Е. С., начальник отдела делопроизводства и контроля

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль