Тревел-поддержка: основные аспекты организации бизнес-поездок

3884
Для современных организаций сегодня характерно активное ведение бизнеса, оперативность, гибкость и мобильность деятельности. В зависимости от отрасли и направления, каждая организация по-своему решает вопросы внутренних и внешних коммуникаций, которые зачастую осуществляются посредством современных электронных средств связи. Однако иногда возникают ситуации, требующие личного присутствия работников на переговорах, совещаниях, корпоративных мероприятиях в других городах и странах. А для отдельных организаций актуальной является задача доставки работников к основному месту работы из-за ее удаленного расположения. Необходимость координации и организации такого рода деятельности стала причиной появления новых должностей и направлений в работе. Подобную деятельность принято назвать обобщенным термином travel support.

Что же такое тревел-поддержка, или travel support? В переводе с английского travel означает «путешествовать, путешествие», а support – «поддерживать, поддержка». То есть смысл термина «travel support» - обеспечение, организация бизнес-поездок, а еще точнее - командировок работников организации. Однако каждая организация в зависимости от структуры, численности персонала, основных направлений деятельности и иных факторов сама определяет, какие работники должны обеспечивать данный процесс, а также круг их обязанностей.

Сотрудники, осуществляющие тревел-поддержку

Открытость современного бизнеса привела к появлению новых должностей, новых направлений профессиональной деятельности. В последнее время все чаще на сайтах по подбору персонала в разделе «административный персонал» появляются такие вакансии, как «менеджер по тревел-поддержке» или «тревел-координатор», основной обязанностью которых, собственно, и является тревел-обеспечение сотрудников и руководителей организаций.

Однако традиционно обязанности по организации бизнес-поездок и сопутствующих мероприятий, как правило, выполняются не одним сотрудником или структурным подразделением, а сразу несколькими подразделениями или должностными лицами.

Тревел-поддержка: основные аспекты организации бизнес-поездокЧто касается формальной стороны вопроса, то подобные обязанности официально не закреплены ни в одной из специальностей, представленных в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37). В обязанности отдельных должностей включено несколько вопросов по организации командировок работников:

  • начальник хозяйственного отдела - организация приема, регистрации и необходимого обслуживания делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки,
  • заведующий канцелярией - участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания, оформления командировочных документов, регистрации работников, прибывающих в командировку.

В современных условиях труда можно выделить основные варианты распределения работы по организации тревел-поддержки. Данной деятельностью может заниматься:

1. Работник, деятельность которого по тревел-поддержке входит в должностные обязанности, но является вспомогательной по отношению к другим обязанностям.

Здесь в первую очередь можно отметить помощников руководителей, в обязанности которых входит организация командировок, включая приобретение авиа- и ж/д билетов, заказ такси, бронирование гостиниц, и офис-менеджеров, в обязанности которых могут входить все вышеперечисленные обязанности для помощников руководителей, но помимо руководителей эти обязанности распространяются и по отношению к остальным сотрудникам организации.

Здесь же стоит отметить работников, на которых некоторые обязанности по организации тревел-поддержки могут быть возложены дополнительно приказом.

Например, на сотрудника секретариата или переводчика приказом может быть возложена обязанность по оформлению заграничных командировок, въездных и выездных виз работникам и партнерам организации.

Особо следует упомянуть сотрудников кадровых служб и бухгалтерии, которые, как правило, не осуществляют напрямую тревел-поддержку, но принимают непосредственное участие в документальном оформлении командировок: оформлении командировочных документов, выдаче аванса, проверке авансового отчета и др.

2. Отдельный работник, основной обязанностью которого является весь комплекс работ по тревел-поддержке как руководителей, так и остальных сотрудников организации. При этом его обязанности закреплены в должностной инструкции работника и трудовом договоре. К таким должностям относятся: тревел-координатор, специалист по визовой поддержке, специалист по организации командировок, специалист протокольной службы и др.

Пример объявления о вакансии с описанием функционала и требований к кандидату:

Менеджер по тревел-поддержке

Обязанности:

  • организация трансферов для сотрудников и кандидатов;
  • визовая поддержка;
  • бронирование гостиниц;
  • организация и обеспечение встреч;
  • организация корпоративных мероприятий;
  • заказ обедов;
  • заключение и ведение договоров по данному направлению.

Требования:

  • законченное высшее образование: гуманитарное/лингвистическое;
  • опыт работы от года;
  • знание английского языка;
  • знание специфики работы с людьми, в том числе с иностранцами;
  • готовность и большое желание быть полезным.

3. Специально выделенное структурное подразделение – отдел, управление, осуществляющее весь комплекс работ по организации как бизнес-поездок работников организации, так и иных корпоративных мероприятий. Данное подразделение также может называться протокольно-визовым, административным или отделом командировок и т.д.

Адресаты тревел-поддержки

Адресатов оказания услуг по организации бизнес-поездок каждая организация определяет для себя самостоятельно в зависимости от основных направлений деятельности и клиентской структуры. В качестве адресатов могут выступать:

1. Сотрудники организации. Поддержка может быть оказана как всем сотрудникам организации, так и только ее руководителям.

2. Лица, не являющиеся сотрудниками организации. В данном случае речь может идти о партнерах, клиентах, в т.ч. и иностранных, для которых возможны следующие виды поддержки:

  • организация официальных приглашений для оформления визы;
  • организация корпоративных мероприятий с участием приглашенных партнеров, клиентов;
  • приобретение авиа- и ж/д билетов, бронирование отелей, организация трансфера для партнеров или лиц, с которыми заключен договор оказания услуг (например, для эксперта, переводчика и др).

В данном случае оказание услуги может осуществляться как за счет партнеров, так и за счет самой организации. В последнем случае отношения между партнерами, клиентами должны быть закреплены в договоре.

3. Потенциальные сотрудники организации – кандидаты на должность. В ряде случаев организации за свой счет обеспечивают кандидатам на должности или лицам, проходящим обучение перед приемом на работу, проезд к месту работы, обучения или собеседования, а также бронирование жилья.

Основные мероприятия, для которых осуществляется тревел-поддержка

Несмотря на то что тревел-поддержка осуществляется, как правило, для организации служебных официальных мероприятий, в компаниях, для которых важна корпоративная культура, развитие и поддержание корпоративного духа, проводятся и иные мероприятия, организацию которых зачастую берет на себя специалист по тревел-поддержке. К основным мероприятиям, для которых осуществляется тревел-поддержка, можно отнести:

Бизнес-туризм.

Это, как правило, организация командировок, визитов, встреч и переговоров.

Официальные корпоративные мероприятия.

Здесь следует выделить конференции, выставки, презентации, обучающие семинары. Они могут быть как выездными, так и организованными на базе (в помещении) самой организации.

Неофициальные корпоративные мероприятия.

Здесь можно отметить мероприятия, которые организуются с целью отдыха сотрудников – экскурсии, походы, управленческие тренинги.

Основные направления тревел-поддержки

Как уже было сказано выше, каждая организация самостоятельно определяет для себя ту деятельность, которая входит в тревел-поддержку.

Традиционные обязанности по тревел-поддержке включают:

  • приобретение авиа- и ж/д билетов;
  • бронирование гостиниц;
  • визовую поддержку – оформление выездных и въездных виз, приглашений, страховки.

К специальным видам тревел-поддержки можно отнести следующие обязанности:

  • приобретение билетов на другие виды транспорта, включая междугородние автобусы, электропоезда (аэроэкспресс);
  • организация чартеров (фрахт самолетов, вертолетов, яхт). Данный вид услуг используется при необходимости оперативной поездки.

Преимуществами чартеров является свободное распоряжением временем, т.к. самолеты, суда и т.п. отправляются не по расписанию, а по специальной договоренности с заказчиком. Среди недостатков можно выделить высокую стоимость данной услуги;

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

На заметку!

Фрахт (от голл. "vracht", нем. "Fracht", плата владельцу транспортных средств за предоставленные им услуги по перевозке грузов или пассажиров) вертолетов используется при необходимости доставки сотрудников в места с ограниченной проходимостью при отсутствии других возможностей транспортировки.

  • организация трансфера и корпоративного транспорта

Здесь следует отметить, во-первых, заказ такси или использование корпоративного легкового автотранспорта, а во-вторых, заказ корпоративных автобусов, которые чаще всего используются для организации групповых перевозок, в том числе для организованной доставки сотрудников, если место работы находится за городом или удалено от станций метро в крупных городах;

  • найм жилых помещений

В случае частых командировок помимо бронирования мест в гостинице альтернативным вариантом может быть найм жилого помещения (квартиры), что, как правило, является более экономичным решением. Найм жилого помещения оформляется договором между организацией и собственником жилья. В эту категорию можно отнести и бронирование номеров в гостиницах, аренду санаториев, домов отдыха для организации корпоративных выездных мероприятий;

  • аренда конференц-залов;
  • организация вип-обслуживания в аэропорту;
  • организация корпоративных мероприятий, встреча и обслуживание делегаций:
  • разработка плана мероприятий, культурной программы, рассылка приглашений, организация питания (деловые завтраки, обеды, ужины, фуршеты и др.), обслуживание переводчиком, организация встречи и размещения участников и др.

География тревел-поддержки

При организации тревел-поддержки следует учитывать специфику направления поездок или организации мероприятий. По географическому признаку можно выделить:

  • внутрироссийские поездки и мероприятия – внутригородские и междугородние;
  • международные поездки и мероприятия в страны ближнего (СНГ) и дальнего зарубежья.

Для организации данных мероприятий нужно учесть различные условия визового режима и правила оформления документов (например, командировочных удостоверений и т.д.).

Порядок осуществления тревел-поддержки

Тревел-поддержка может быть организована напрямую или через посредников. Рассмотрим оба варианта.

Напрямую. Организация тревел-поддержки напрямую более выгодна экономически, т.к. в этом случае не приходится переплачивать посредникам.

Здесь следует выделить такие возможности, как оказание услуг на разовой основе без заключения договора и заключение договоров напрямую с организациями, предоставляющими услуги по тревел-поддержке.

Без договора можно приобретать транспортные документы, авиа- и ж/д билеты, бронировать номера в гостиницах, заказывать такси. Более удобная форма организации работы – на основании заключенных договоров на обслуживание. Как правило, такие договора могут заключаться с транспортными компаниями, компаниями, предоставляющими услуги такси, и т.п.

Через посредника.

Данное взаимодействие, с одной стороны, влечет за собой дополнительные расходы в виде сервисных сборов. Однако здесь есть и явные преимущества:

  • при больших объемах заказанных услуг фирмы, как правило, предоставляют скидки.

То же правило действует и при наличии трехсторонних договоров, например, с авиакомпанией;

  • туристические фирмы имеют определенный лимит на бронирование номеров в гостиницах, в связи с этим вероятность отказа в найме жилья уменьшается;
  • значительное сокращение времени на оформление документов, т.к. основную нагрузку в данном случае берет на себя фирма-посредник;
  • постоплатная система расчетов или оплата по безналичному расчету, что для большинства организаций является важным условием ведения бизнеса.

Оформление визовых документов также может осуществляться через фирмы-посредники или напрямую через посольства, консульства или визовые центры.

Формы оплаты за оказанные услуги

  • Оплата наличными
  • Оплата по безналичному расчету

Здесь следует отличать оплату с помощью безналичных средств – личной пластиковой карточкой сотрудника или клиента непосредственно при покупке билета, или оплата через удаленный доступ (например, Интернет, терминалы для оплаты и т.д.), а также банковский перевод денежных средств в соответствии с выставленным счетом.

Для любой организации преимущественной считается постоплатная система, которая может быть реализована только при условии договорных отношений с фирмой-посредником. Оплата происходит уже после оказания услуги, например, приобретения билета. В отдельных случаях может быть предоставлена отсрочка платежа на основании гарантийного письма, если данное условие (оплата после приобретения билета, оказания услуги) не предусмотрено договором.

Предоплатная система действует при приобретении услуги напрямую или в соответствии с условиями заключенного договора с фирмой-посредником.

При рассмотрении условий оплаты следует также обратить внимание на то, кто будет оплачивать услуги:

  • сотрудник лично;
  • организация;
  • партнер, клиент.

В последнем случае организация берет на себя обязанность по организации тревел-поддержки – заказ билетов, гостиниц и т.д., но оплата производится за счет стороны клиента или контрагента.

Очень важно учитывать данные обстоятельства при организации мероприятий. В программе мероприятий или в условиях участия в мероприятии должно быть обязательно прописано, за чей счет предоставляется та или иная услуга. Приведем примеры:

Условия участия в международной книжной выставке-ярмарке

9. ПРОЖИВАНИЕ.

Все иногородние экспоненты выставки-ярмарки проживают в гостинице “Планета” (г. Москва, пр. Победителей, 31). Оплата проживания и бронирования мест в гостинице “Планета” производится непосредственно при заезде в гостиницу наличными по факту. Бронирование мест осуществляется только до 31.01.2012 при условии оплаты участия в выставке-ярмарке.

Программа деловой поездки в ООО «ТРИУМФ» сотрудников ООО «МЕГА»

8-00. Встреча в аэропорту. Трансфер до гостиницы (авиабилеты за счет участников поездки, трансфер - за счет встречающей стороны).

9-00. Размещение в гостинице (за счет встречающей стороны).

Дополнительные обязанности при организации тревел-поддержки

При осуществлении тревел-поддержки на сотрудника или структурное подразделение, отвечающих за эту сферу деятельности, могут быть возложены дополнительные обязанности, связанные с организацией деловых поездок.

К таким обязанностям может быть отнесено:

  • обеспечение сотрудников организации, партнеров, членов принимаемой делегации подарками и сувенирами;
  • информирование участников поездки о погодных и иных условиях мероприятия (форма одежды, дресс-код и т.д.);
  • обеспечение средствами корпоративной сотовой связи и мобильными средствами передачи данных, подключение к специальным тарифам.

Как видите, сфера тревел-поддержки достаточно широка и мы надеемся, что полученные в этой статье знания помогут вам при необходимости сориентироваться в этой теме – ведь по роду своей деятельности секретарь, офис-менеджер и личный помощник нередко сталкиваются и с организацией поездок и командировок, и с заказом гостиниц и виз, и со встречей иностранных коллег и партнеров и многим другим.

О документах, используемых при организации работы по тревел-поддержке, читайте в следующем номере журнала.

М.М. Алхутова, заместитель начальника Управления делами Связного Банка (ЗАО),
эксперт журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.43%
  • Делопроизводство 19.21%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.99%
  • Имидж секретаря 12.99%
  • Деловой этикет 14.12%
  • Карьерный рост 10.17%
  • Документооборот 20.9%
  • Электронный документооборот 18.64%
  • Архивное дело 78.53%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль