Исследование и оценка состояния делопроизводства в филиалах компании

88
Служба документационного управления организации с территориально распределенной структурой должна распространять свое влияние не только на центральный офис, но и на филиалы. Вполне может случиться так, что при налаженной и выстроенной системе делопроизводства в головном офисе филиалы компании в этом отношении совершенно заброшены и работают с документами «как придется». Выяснить реальное положение дел поможет исследование, цели, объекты и методы проведения которого мы рассмотрим в этой статье.

Исследование и оценка – довольно масштабная работа, которая представляет собой сбор большого массива информации и непременно затронет все филиалы, поэтому проводиться она должна с ведома и согласия руководства. Чтобы избежать недоразумений и влияния пресловутого человеческого фактора, рекомендуется издать приказ по организации за подписью руководителя, чтобы работникам, проводящим исследование, информация предоставлялась по их запросам незамедлительно и в полной мере.

Для чего нужно изучать и оценивать систему делопроизводства в филиалах?

Потребность в изучении, оценке системы делопроизводства и, возможно, принятии коррекционных мер требуется в следующих ситуациях:

  • низкое качество работы с документами в филиалах.

Как правило, чтобы оценить качество работы с документами в филиалах компании, не нужно прикладывать особых усилий. Его достаточно легко определить. Это и документы, отписываемые «в никуда», пропажи важных бумаг, часто бесследные, и прочие неприятности. Исследование в данном случае не будет ставить целью выявить это низкое качество: усилия будут направляться на поиск причин и в дальнейшем на принятие мер по их устранению;

  • смена руководства службы ДОУ.

Новый начальник должен знать, с чем ему предстоит работать, тем более, если ранее подобные исследования не проводились;

  • проведение организационных изменений, затрагивающих процессы документационного обеспечения управления:

организация архива, выделение службы ДОУ в отдельное структурное подразделение, автоматизация процессов, внедрение СЭД;

  • реорганизация компании.

Независимо от того, присоединяется ли компания к другой или, наоборот, предстоит вливание в нее сторонней организации, нужно очень хорошо знать, что представляет собой система ДОУ в обеих компаниях и их филиалах. Ликвидируемой организации это позволит осуществить полноценную передачу дел, включая архив, а принимающей стороне – быстро и эффективно провести все процедуры, касающиеся установления своего порядка работы в новых подразделениях.

Даже при полной ликвидации организации исследование неизбежно: следует проверить, не остается ли документов, которые требуется передать на хранение в государственный архив.

Мы рассмотрели поводы для проведения исследования, теперь обратимся к целям. Для чего мы затеваем этот довольно долгий и трудоемкий процесс, что хотим получить в результате? Прежде чем начинать изучение и звонить в филиалы, нужно четко и однозначно ответить себе на этот вопрос. Цели исследования формулируются исходя из той ситуации, в которой возникла необходимость его провести.

Объекты исследования

Как видно, поводов для изучения системы делопроизводства в филиалах организации более чем достаточно. В зависимости от того, какой из них актуален для вас именно сейчас, ставятся цели и выбираются объекты для исследования. Перечислим основные из них.

1. Организационный вопрос.

  • выделены ли канцелярии или службы ДОУ в филиалах в отдельные структурные подразделения; если да, то существуют ли положения об этих подразделениях;
  • какова численность персонала, занимающегося делопроизводством, в каждом из филиалов, как распределены обязанности между ними, существуют ли должностные инструкции;
  • если нет ни канцелярий, ни специально выделенных для работы с документами работников, то кто осуществляет эту работу и чем руководствуется при этом.

Чем шире филиальная сеть, тем разнообразнее могут быть результаты исследования. Так, если в одном – крупном – филиале работает канцелярия из нескольких человек, то в другом – помельче – документами занимается секретарь или ответственный за делопроизводство работник, а в третьем – совсем маленьком – кто-то из профильных сотрудников или лично начальник, Исследование и оценка состояния делопроизводства в филиалах компаниикогда есть на это время.

2. Нормативное и методическое обеспечение.

В этом блоке нужно выяснить, какими документами регламентированы процессы делопроизводства в филиалах: имеется ли инструкция по делопроизводству и другие внутренние акты, раскрывающие процесс, например, хранения документов; если есть СЭД, то известны ли работникам регламенты по работе в ней. При отсутствии этих актов следует задаться вопросом, чем же руководствуются работники, которые занимаются документами, при выполнении делопроизводственных операций.

3.  Организация процессов делопроизводства.

Пожалуй, это основной объект для изучения. Исследователю нужно последовательно обратить внимание на каждый из процессов делопроизводства и оценить, насколько полно они выполняются в филиалах и соответствуют ли федеральным и корпоративным стандартам. Изучению подвергаются, в частности, процессы:

  • создания;
  • приема и обработки;
  • учета;
  • исполнения и контроля;
  • отправки (доставки) адресату;
  • согласования;
  • хранения документов.

4.  Материально-техническое обеспечение.

Помимо вопросов «кто?» и «что?» исследователю предстоит ответить и на вопрос «как?». Знать, что представляют собой канцелярии филиалов в материально-техническом плане важно, если предстоит автоматизация процессов делопроизводства или же грядущие изменения будут касаться хранения документов.

Трудно говорить об автоматизации, если выяснится, что в филиале только три компьютера на десять человек, а функция сканирования доступна в единственном МФУ.

5.  Уровень автоматизации.

Уровень автоматизации процессов делопроизводства обычно представлен в одной из трех форм.

1.  Вся организация переведена на СЭД, включая филиалы.

В этом случае оценивается, насколько полно используется СЭД в филиалах, не ведется ли двойная регистрация документов, работают ли сотрудники филиалов в ней постоянно или лишь открывают время от времени.

2. Смешанный документооборот.

СЭД внедрена только в центральном офисе. Не лучшая из форм, однако довольно распространенная. Работникам службы ДОУ центрального офиса приходится делить все потоки документов дополнительно на те, что будут доступны в СЭД, и те, что будут отправлены в филиалы другими способами. Изучать и оценивать здесь придется не только работу филиала по обработке поступающей из центра документации, но и порядок доставки документов в филиалы центральным офисом.

3. Традиционный документооборот или его автоматизация собственными силами.

В то время как один филиал до сих пор регистрирует свои документы в толстых тетрадях, другой уже в полной мере использует облачные технологии. В этой ситуации на первый план выходит вопрос равномерности. Процессы делопроизводства по всей организации должны вестись более или менее одинаково, одними и теми же способами, в одной и той же программе.

Методы исследования

При изучении системы делопроизводства в филиалах компании приходится прибегать  одновременно к нескольким методам исследования.

Письменный опрос (анкетирование)

К письменным опросам обращаются, когда нужно получить от всех филиалов количественную информацию, которую затем нужно объединить в одну форму, чтобы получить полную картину.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Например, узнать количество документов разных видов по годам за несколько лет.

С другой стороны, возможно, и в центральном офисе придется провести небольшой опрос среди подразделений, чтобы узнать, какие документы должны быть в филиалах. Приведем пример формы опросного листа, цель которого – установить, какие документы создаются в филиалах компании, обязательны ли они и имеют ли установленные отраслевыми федеральными нормативными актами сроки хранения:

Наименование создаваемого документа

Хранится ли в филиале оригинальный экземпляр или копия, если копия – указать место нахождения оригинального экземпляра

Нормативный документ, предписывающий использование

(если есть)

Срок хранения документа; ссылка на нормативный документ, регламентирующий срок хранения

1

2

3

4

5

Интервьюирование

Самый быстрый и легкий способ получить информацию – поговорить с ответственными за делопроизводство в филиале работниками и задать им все необходимые вопросы. Интервью проводятся удаленно в формате видеоконференций или по телефону, при необходимости – неоднократно, равно столько раз, сколько необходимо.

С помощью беседы, в частности, легко получить информацию об организации процессов делопроизводства.

Личный осмотр

Но, скорее всего, даже высокие технологии не избавят работника, проводящего исследование, от личного посещения филиалов.

Особенно остро такая необходимость возникает при изучении процесса хранения документов. Зачастую нужно своими глазами увидеть объем сохраняемых дел, узнать места их расположения в филиале и условия хранения.

Оценка

За сбором информации следует ее оценка. Критерии оценки исследователь разрабатывает самостоятельно, исходя из целей исследования.

Из перечисленных выше объектов изучения видно, что исследователь получит информацию как количественного (объем документов, численность персонала канцелярии), так и качественного (описание процессов, решение вопросов их автоматизации) свойства. Универсального набора оценок создать невозможно. Руководствоваться следует, во-первых, целями исследования, во-вторых, характером полученных данных.

В качестве примера приведем критерии оценки системы делопроизводства в филиалах гипотетического ООО «Малина» при необходимости выявить проблемные точки и повысить эффективность ее процессов. Полученная в результате исследования информация сводится в одну таблицу, проблемы организации системы делопроизводства на местах становятся очевидны, что, в свою очередь, позволяет ее оценить:

Объект исследования

Что оценивается

Филиал А

Филиал Б

Филиал В

1

Нормативно-методическое обеспечение

·         Наличие и использование ГОСТа 6.30-2003 и методических рекомендаций к нему; ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

  • наличие инструкции по делопроизводству ООО «Малина» (копия);
  • наличие инструкции по подготовке и передаче дел в архив ООО «Малина» (копия);
  • наличие номенклатуры дел подразделения

В наличии:

  • ГОСТ 6.30-2003;
  • методические рекомендации к ГОСТ Р 6.30-2003;
  • номенклатура дел подразделения.

Отсутствует: копия инструкции по подготовке и передаче дел в архив

В наличии:

·       копия инструкции по делопроизводству ООО «Малина»;

·       номенклатура дел подразделения.

Отсутствуют:

·         ГОСТ Р 6.30-2003, методические рекомендации к нему;

·         копия инструкции по подготовке и передаче дел

В наличии: копия инструкции по делопроизводству ООО «Малина»

Отсутствуют:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 и методические рекомендации к нему;
  • копия инструкции по подготовке и передаче дел;
  • номенклатура дел подразделения

2

Персонал, ответственный за ведение делопроизводства

Количество персонала в отношении к ежегодному объему документооборота филиала (чел./ед.)

3 чел./10000 ед.

2 чел. /12000 ед.

3 чел./5000 ед.

3

Создание документов

Наличие унифицированных бланков

Да

Да

Да

4

Учет документов

Наличие учетных форм в соответствии с инструкцией по делопроизводству

Нет (регистрация входящих и внутренних документов в одной учетной форме)

Да

Нет (регистрация только исходящих документов)

5

Контроль исполнения документов

Процесс контроля

Нет

Нет

Нет

6

Хранение документов

1.      Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел ООО «Малина».

2.      Передача документов долговременного хранения в архив организации.

3.      Участие в экспертизе ценности

1.      Нет

2.      Нет

3.      Да

1.      Да

2.      Да

3.      Да

1.      Нет

2.      Нет

3.      Да

Вряд ли оценка системы делопроизводства в изученных филиалах будет удовлетворительной, зато представленные данные позволят выработать комплекс мер по исправлению ситуации.

Оценкой системы делопроизводства в филиалах исследование не заканчивается. Полученная информация должна быть как-то использована, иначе зачем же она собиралась? Поэтому шагом, следующим за изучением, должна стать либо разработка мер по оптимизации ситуации, либо корректировка программы организационных изменений с учетом открывшихся обстоятельств. Никто ведь не будет внедрять СЭД, если в филиале часто случаются перебои с интернетом, или заставлять осуществлять долговременное хранение документов филиал, офис которого занимает всего одну комнату. Таким образом, исследование и оценка, как правило, всего лишь первые шаги на пути к будущим изменениям.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ  и кадровому делопроизводству

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10%
  • Делопроизводство 15.2%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.4%
  • Имидж секретаря 10.4%
  • Деловой этикет 10.8%
  • Карьерный рост 7.6%
  • Документооборот 16.8%
  • Электронный документооборот 15.2%
  • Архивное дело 83.6%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль