Инструкция по электронному документообороту: составляем вместе

1444
При взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем и будут всеми соблюдаться при какой-либо совместной деятельности. Инструкции, протоколы, регламенты – все это призвано внести порядок и ясность при ведении дел в любой организации. К сожалению, есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и открытым пренебрежением сотрудники многих фирм относятся к инструкциям по делопроизводству.

К счастью, все же встречаются защитники последних - руководители отделов делопроизводства, секретари и т.п. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях нет не только никаких защитников – даже «хозяина» нет. ИТ-отделу как таковая она не нужна, делопроизводители тоже не могут в одиночку «взвалить» на себя весь груз ответственности за электронный документооборот компании. Но тем не менее, рано или поздно почти каждая организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком среди документов и файлов на жестких дисках компьютеров, что приходится наводить его в срочном порядке и… писать инструкцию. Кто же должен заниматься составлением подобного документа? Какие разделы обязательно должны быть в инструкции? Попробуем разобраться вместе.

Во-первых, инструкция по электронному документообороту нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет: регламентация хранения и структурирование наименований файлов и папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Во-вторых, осуществив работу  по созданию такой инструкции сегодня, завтра организации будет проще перейти к полноценному электронному документообороту. А это «завтра» наступит – и гораздо быстрее, чем можно предполагать: ведь СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже начали понимать это.

На заметку!

Соблюдать инструкцию по электронному документообороту намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это экономия времени, которое освободится для других рабочих процессов.

В случае если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее еще более очевидна: нужно объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке инструкции по электронному документообороту должна использоваться инструкция по делопроизводству, если она есть в организации. Причем, можно не разрабатывать отдельно инструкцию по электронному документообороту а внести изменения в существующую инструкцию по делопроизводству, добавив туда разделы по работе с электронными документами.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, задействованных при работе с электронными документами,  и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение применяется при работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли Интранет-портал организации, есть ли документ-сканеры.

СЛОВАРЬ

Файл-сервер — это выделенный сервер, оптимизированный для выполнения файловых операций ввода-вывода. Предназначен для хранения файлов любого типа. Как правило, обладает большим объемом дискового пространства.

Документ-сканеры - предназначены для быстрого сканирования большого количества входящих бумажных носителей, для работы в составе СЭД и построения электронных архивов. Документ-сканеры отличаются крайне высоким быстродействием, устойчивостью к постоянным нагрузкам, наличием интегрированных систем оптимизации процессов оцифровки.

При сборе материала для будущей инструкции требуется учесть следующее:

  • виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений. Возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;
  • полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);
  • порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

Структура инструкции

Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документами, имеющейся СЭД и возложенных на нее функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:

1. Общие положения.

2. Термины и определения.  

3.  Нормативные ссылки.

4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД.

5.  Использование электронной подписи (ЭП).

6.  Правила работы с папками и документами.

7.  Классификация документов.

8.  Согласование входящих, исходящих и внутренних документов.

9.  Выдача поручений и контроль исполнения документов.

10. Замещение пользователей в СЭД.

Раздел «Общие положения»

В этом разделе следует описать, как используются электронные документы в данной организации и как ведется делопроизводство с помощью СЭД.

Для пользователей также должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД, а все сотрудники организации должны быть в курсе, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Например:

Целью настоящей  Инструкции является регламентация основ применения в ОАО «Вымпел» (далее - Организация) документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (СЭД).

Настоящая инструкция содержит общие принципы осуществления электронного документооборота, а также требования к оформлению и содержанию электронных документов, основные особенности порядка их обработки, исполнения и хранения.

Инструкция регламентирует осуществление электронного документооборота в отношении следующих документов:

  • входящая корреспонденция;
  • исходящая корреспонденция;
  • организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания и т.д.);
  • внутренняя переписка организации (служебные записки, докладные записки).

Настоящая инструкция действует во всех подразделениях Организации и доводится под роспись до всех сотрудников Организации, осуществляющих работу с электронными документами.

Раздел «Термины и определения»

В разделе «Термины и определения» необходимо перечислить все термины, их расшифровку и сокращения, которые будут использоваться в инструкции.

Например:

система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, представляющая собой совокупность программного, информационного и аппаратного обеспечения, реализующая  хранение и обращение электронных документов.

корпоративная СЭД – СЭД, использующаяся внутри одной организации.

Пользователь СЭД – сотрудник организации, использующий средства СЭД в соответствии с данной Инструкцией и инструкциями по работе с конкретными видами документов.

Администратор СЭД - сотрудник организации, обеспечивающий установку, настройку, резервное копирование и другие функции по администрированию СЭД для ее безотказной работы.

Электронный документ – любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана. Каждый документ описывается с помощью карточки, аналогичной карточке документа в бумажном архиве.

Регистрационно–контрольная карточка (РКК) – карточка на отдельный бумажный документ, которая содержит всю Инструкция по электронному документообороту: составляем вместепервичную информацию о нем (корреспондент,  дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки) и о его состоянии (местонахождение, состояние исполнения).

Место регистрации – рабочее место (подразделение), где производится регистрация входящих и исходящих документов. Место регистрации документов может быть одним для нескольких подразделений. На каждом месте регистрации ведутся свои журналы регистрации входящих и исходящих документов.

Раздел «Нормативные ссылки»

В данном разделе нужно указать, на какие нормативно-правовые акты ссылаются положения создаваемой инструкции.

Так, при разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи",  Федеральный закон  от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

Также можно опираться на другие нормативные документы, к которым можно обратиться при разработке инструкций по делопроизводству.  

Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»

Этот раздел должен разъяснять работу электронного документооборота в организации и описывать порядок действий сотрудников при выполнении следующих функций:

  • прием и учет поступивших документов;
  • подготовка и согласование проектов документов;
  • учет и регистрация отправляемых документов;
  • выдача поручений руководителями структурных подразделений;
  • контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях;
  • формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений;
  • справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;
  • контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело;
  • коллективная работа с документами.

В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как осуществляется идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД.

На заметку!

Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями пользователей (перечисляются их ФИО).

Могут быть выделены следующие пользовательские группы:

  • руководители высшего звена (ФИО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);
  • руководители структурных подразделений (ФИО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, контроль исполнения резолюций и поручений);
  • сотрудники службы ДОУ (ФИО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);
  • делопроизводители структурного подразделения (ФИО: регистрация документов, поступивших на имя руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);
  • пользователи СЭД (ФИО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);
  • администраторы СЭД (ФИО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).

Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию, такое: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.

Раздел «Использование электронной подписи»

Если на предприятии при работе с электронными документами используется  электронная подпись (ЭП) или планируется ее использование, то необходимо также объяснить ее назначение и правила работы с ней.

Например:

Основное назначение ЭП – защитить от изменения утвержденное (согласованное) содержание электронного документа и подтвердить факт правомочности данного документа. Соответственно, наличие ЭП не позволяет изменять подписанную версию документа никому из пользователей (включая администратора и автора документа) независимо от прав доступа. Поэтому подписываться должны только согласованные документы, которые больше не должны изменяться.

При необходимости внесения изменений в подписанный ЭП документ, нужно создать новую версию документа (поскольку снять уже проставленную ЭП невозможно).

Очень важным моментом при работе с ЭП является право подписи. В инструкции необходимо указать полномочия сотрудников по подписанию разных видов документов, в том числе право подписи электронных документов за замещаемых сотрудников.

Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан свой удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним удостоверяющим центром). Также следует разъяснить юридическую составляющую ЭП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной подписи и т. д.

Раздел «Правила работы с папками и документами»

В этом разделе нужно подробно перечислить главные правила работы с папками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов. Например:

  • количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;
  • необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);
  • иностранные названия следует писать без перевода;
  • права доступа к папкам нужно предоставить всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;
  • полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.

Поскольку большинство создаваемых документов являются документами коллективного пользования, то важно отразить в инструкции и обязанности автора документа:

  • правила выбора вида документа при его создании;
  • правильное присвоение наименования документу;
  • правильное присвоение номера документу;
  • правильное назначение прав доступа к документу;
  • правила размещения документа в соответствующей папке.

Так, для удобства восприятия информации сотрудниками организации необходимо приводить наглядные и понятные примеры:

Примеры правильных названий:

  • Договор №4-279 от 14.07.2011 c ООО «Юникс» на поставку оборудования.
  • Заявление Петрова А.П. от 02.02.2011 о предоставлении очередного отпуска.

Примеры неправильных названий:

Пример

Пояснение

_Акт_сверки_2002                         

«лишние» символы и не полная информация

АКТ на списания зап частей         

заглавные буквы, неполная информация, сокращение

Служебная записка Иванову         

не по шаблону название документа, неуникально

гарантия                                                       

маленькая буква в начале, неполная информация, неуникально

Вып СЗ КУ 061202                         

не утвержденные сокращения

Или…

При назначении прав доступа к документу рекомендуется придерживаться следующих правил:

  • права на просмотр должны предоставляться всем пользователям (группам пользователей), которым данная информация может понадобиться для исполнения должностных обязанностей;
  • права на изменение документов необходимо предоставлять тем пользователям, которые будут участвовать в разработке или согласовании данного документа, а также пользователям, которые будут заниматься регистрацией документа;
  • полный доступ к документу рекомендуется назначать только автору документа и ответственному за данный документ.

Помимо этого в разделе должны быть описаны правила и возможности поиска документов и папок по реквизитам  или по контексту/ключевому слову.

Конечно, все вышеперечисленные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.

Раздел «Классификация документов»

В разделе «Классификация документов» следует выделить основные виды документов, использующихся на предприятии, и определить, какие из них могут существовать в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, исходящие договоры, скан-копии входящих договоров).

В этом разделе имеет смысл сделать следующие подразделы:

  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • внутренние документы;
  • бумажные документы.

Наш совет

Для удобства подраздел «Бумажные документы» можно вынести отдельно, либо в каждой группе документов создать свое деление для электронных и бумажных документов.

Основная задача всего раздела - описать, с какими именно документами и каким образом осуществляется работа в электронном виде, определить сроки хранения электронных документов по каждому из видов документа, разъяснить их связь с бумажными вариантами документов и, соответственно, с правилами бумажного делопроизводства, принятого на предприятии.

 В подразделе «Бумажные документы» перечисляются те виды документов, которые в электронный вид не переводятся. Прежде всего, это многостраничные бумажные отчеты и документы, поступающие на предприятие, но не имеющие непосредственного отношения к его деятельности.

Кроме того, в разделе должна содержаться информация о порядке преобразования бумажного документа в электронный и обратно:

  • в каком случае необходимо сканировать и заносить документ в СЭД;
  • на кого возлагается ответственность за занесение документа в СЭД;
  • на кого возлагается ответственность за соответствие бумажного документа его электронному аналогу;
  • кто распечатывает документы в процессе согласования.

Например:

  • Перевод бумажного документа в систему осуществляет делопроизводитель. При необходимости подтверждения соответствия электронного документа бумажному оригиналу может использоваться электронная подпись.
  • Печатает исходящий или внутренний бумажный документ тот сотрудник, который отдает его на утверждение (подписание) или делопроизводитель. Для подтверждения соответствия бумажной копии электронному документу действуют те же правила Организации, которые установлены для заверения копий документов.
  • В случае необходимости указания на бумажной копии документа факта подписания ЭП, лицо, распечатавшее документ, подтверждает его визой «Документ подписан ЭП», а также указывает автора и дату ЭП (для этого необходимо убедиться не только в наличии ЭП, но проверить сведения о подписи и ее достоверность).

Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов»

При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может осуществляться в электронном виде. В этом случае в инструкцию требуется ввести раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в котором целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов).

Например:

  • на согласование может быть направлен только неподписанный проект документа;
  • проекты документов в обязательном порядке визируются в СЭД руководителем подразделения, в котором готовился проект документа;
  • сроки согласования и состав участников согласования определяются для каждого вида документа в соответствии с инструкцией по делопроизводству;
  • участники согласования могут накладывать визы трех видов средствами СЭД:
    • согласен;
    • не согласен;
    • особое мнение.
  • в случае наложения виз «не согласен» или «особое мнение» участник согласования обязан привести мотивированный отказ (или замечание) в карточке согласования документа в СЭД;
  • инициатором отправки документа на согласование и участниками процесса согласования могут быть любые пользователи СЭД.

Если по каждому виду документа созданы отдельные пошаговые инструкции для пользователей, то в текущем разделе следует разместить ссылки на эти инструкции.

Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов»

Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде. Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов».

Например:

  • Контроль над исполнением документов осуществляется с применением СЭД в следующем порядке:
    • данные о поставленных на контроль документах вводят в СЭД уполномоченные сотрудники организации;
    • по входящим и исходящим документам – сотрудники группы контроля;
    • по документам и поручениям руководителей подразделений – авторы документов.
  • СЭД систематизирует информацию по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.
  • Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов, об изменении сроков и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов ежедневно вводится в СЭД уполномоченными сотрудниками.
  • В случае если документы не исполняются в установленных срок, ответственный исполнитель создает в СЭД служебную записку (сообщение) на имя автора поручения о продлении срока исполнения.
  • В случае переноса срока исполнения в СЭД, указывается новый срок и причина переноса срока в РКК в СЭД.
  • Основанием для снятия документа с контроля является решение должностного лица, которое поставило этот документ на контроль. Данные об исполнении документа и снятии его с контроля автоматически заносятся в РКК в СЭД.
  • В целях упреждающего контроля по исполнению документов исполнителям автоматически рассылаются напоминания в СЭД за два дня и за пять дней до приближения срока исполнения документов.
  • По неисполненным документам, срок исполнения которых истек, в СЭД автоматически один раз в день рассылаются уведомления исполнителям и авторам документов (решений) и поручений (резолюций).

Раздел «Замещение пользователей в СЭД»

В разделе описывается, каким образом сотрудник будет передавать дела замещающему пользователю на время своего отсутствия и указываются права и обязанности замещающего.

Также здесь необходимо отразить, кто будет устанавливать замещение в системе и на основе каких данных.

Например, это может быть администратор СЭД, который будет устанавливать замещение по заявке руководителя подразделения,  либо это будет специалист кадровой службы, который будет устанавливать замещение на основе заявления сотрудника или приказа о командировке/отпуске и т.д.

Согласование и утверждение инструкции

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений и заместителями руководителя организации. Также немаловажное значение имеет согласование инструкции с юридической службой, администратором СЭД, отделом кадров и остальными наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям она утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации. Инструкцию по СЭД рекомендуется утверждать как стандарт организации и она должна быть доведена до сведения каждого работника. Администраторы СЭД также должны провести обучение сотрудников новым правилам работы с документами.

***

Конечно, сама по себе инструкция – еще не гарантия стопроцентной успешной работы электронного документооборота на предприятии, ведь существует еще множество организационных факторов, которые следует учесть, но ее наличие, бесспорно, является минимальным необходимым условием для того, чтобы электронный документооборот функционировал корректно. Отсюда вывод напрашивается сам: если организация стремится поддерживать порядок в электронных документах, то разработка инструкции по электронному документообороту – это одна из первостепенных задач. Желаем вам успеха!

Е.А. Дмитриева, руководитель проектов DIRECTUM, эксперт ECM-Journal

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.5%
  • Делопроизводство 19.79%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.54%
  • Имидж секретаря 13.02%
  • Деловой этикет 14.06%
  • Карьерный рост 9.9%
  • Документооборот 21.88%
  • Электронный документооборот 18.75%
  • Архивное дело 79.69%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль