К определению понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ»

535
Перечисленные в названии статьи понятия неизменно вызывают споры среди специалистов, что свидетельствует об отсутствии однозначности в их определении. Не требуется особых доказательств того, что однозначно понимаемые и определяемые понятия необходимы не только тем, кто занимается теорией и методологией науки, но и тем, кто занимается решением прикладных задач, практической работой, поскольку любая практическая деятельность – это по сути реализация теории либо ее отдельных положений. Понятно, что термины в плане выражения – это язык, на котором говорят специалисты, а в плане содержания – это понятийный аппарат, отражающий уровень (глубину) познания объекта исследования.

К определению понятия «документ»

Попытки однозначно определить понятие «документ» предпринимались неоднократно. В последнее десятилетие в связи с применением информационных технологий возникла потребность в определении нового понятия – «электронный документ» и связанных с ним понятий.

Вместе с тем, несмотря на важность понятия «документ» как центрального в понятийном аппарате документоведения, до настоящего времени у нас нет такого определения, которое устраивало бы всех специалистов, в том числе и занимающихся решением прикладных задач.

Достаточно привести в качестве примера Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который в своей терминологической части вообще не содержит понятия документа, вместе с тем включает такие понятия, как «документированная информация» и «электронный документ». Рассмотрим определения этих понятий, данных законом:

«11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

11.1) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Понятие «документированная информация» определяется законом как информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для идентификации этой информации или носителя, на котором она закреплена. Трудно было бы возражать против этого определения, если бы закон определял с его помощью понятие «документ». Очевидно, что если мы говорим об информационной составляющей документа – документированной информации, – мы не должны говорить о носителе. Логично определять документированную информацию как информацию документа, или информацию, записанную (зафиксированную) в документе.

Второе определение – «электронный документ», если следовать логике, должно определяться через ближайшее родовое понятие «документ», а не через понятие «документированная информация». Если мы определяем электронный документ через понятие «документированная информация», носитель просто исчезает, и вопросы о том, как фиксируется информация в электронной форме и на каком носителе, становятся просто неправомерными.

В качестве отправной точки рассмотрения заявленной темы напомним дискуссию, которая состоялась в 2005 году между двумя учеными – представителями разных школ – К.Б. Гельманом-Виноградовым и Ю.Н. Столяровым. Ее суть заключалась в том, что, по мнению Ю.Н. Столярова, документом может быть любой объект, который несет какую-либо информацию (такое предельно широкое толкование понятия «документ» позволяет относить к документам не только так называемые трехмерные объекты – произведения скульптуры, архитектуры и др., но и объекты природного происхождения), а, по мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, документ – это объект особого рода, результат сознательного запечатления (документирования) человеком информации о явлениях объективной действительности. Стремление Ю.Н. Столярова к предельно широкому определению понятия «документ» во многом объясняется стремлением включить в состав документов такие информационные объекты, как книги, брошюры, газеты и др.

Заметим при этом, что и Ю.Н. Столяров, и другие сторонники аналогичной точки зрения (в основном это, по выражению Ю.Н. Столярова, представители «неклассического документоведения» - библиотековедения и книговедения), в качестве базового принимают определение документа, принятое ИСО: «Документ – записанная информация или материальный объект, которые могут расцениваться как единица документационного процесса».

При этом, как справедливо отмечает в своей статье К.Б. Гельман-Виноградов, использование данного определения как базового и при этом причисление к документам трехмерных объектов (произведений архитектуры, скульптуры, музейных экспонатов и др.) свидетельствует о вольной трактовке данного определения и не является научно обоснованным. Следовало бы отметить также, что предложенное ИСО определение (или его перевод) некорректно просто по той причине, что определяемое понятие фактически определяется через само понятие: документ – единица документационного процесса. Если задать вопрос: что есть документационный процесс, ответом, очевидно, будет: процесс, в котором используются документы. Корректным предложенное определение будет в случае, если мы сформулируем его несколько иначе (не меняя его смысла в целом): документ – записанная информация или материальный объект с информацией, которые могут расцениваться как единица в процессе информационно-коммуникационного обмена».

Сам К.Б. Гельман-Виноградов в результате критического анализа различных определений понятия «документ» предлагает следующее: «Документ – материальный объект, содержащий запись семантической информации». При этом «семантическая информация» (иначе говоря, – содержание, контент) означает, что информация может быть воспринята и понята реципиентом (получателем), в том числе и с помощью технических средств.

Признаки документа

В попытке разобраться в том, что же такое документ, и определить, достаточно ли нам, документоведам, только этого понятия, сравним несколько определений документа, предложенных исследователями и зафиксированных в словарях и стандартах, и попробуем выделить те признаки документа, на которых строятся определения этого информационного объекта:

  1. документ – результат сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов;
  2. документ – материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.;
  3. документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
  4. документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

В представленных определениях выделены следующие признаки документа как информационного объекта:

  1. наличие носителя (документ – материальный объект);
  2. наличие семантической информации (содержание, контент);
  3. наличие информации о явлениях объективной действительности;
  4. способ записи информации (способ записи создан человеком);
  5. информация в форме документа создается и сохраняется организацией или физическим лицом;
  6. целевое назначение фиксации информации – для передачи во времени и пространстве, для использования в качестве доказательства (подтверждения) обязательств или деловой деятельности;
  7. наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать зафиксированную информацию (как подчеркивает К.Г. Митяев, – «на языке слов», и отметим при этом, что реквизиты идентифицируют не только информацию документа, но и сам документ).

Выделим еще несколько обстоятельств, на два из которых обращал внимание еще К.Г. Митяев: 1) документирование – сознательный акт (это, на наш взгляд, так или иначе связано с тем, что документирование осуществляется организацией или физическим лицом); 2) каким бы способом ни осуществлялось документирование, обязательным является идентификация запечатленного на языке слов (очевидно, в данном случае имеются в виду не столько текстовые документы, сколько графические или фото-, кино-, видеодокументы, для которых наличие идентифицирующих реквизитов, представленных в текстовой форме, является обязательным).К определению понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ»

Немаловажным является и то, что носитель, даже на заре документирования, – это  материальный объект, который специально создавался для записи информации, и если это был природный материал (глина, папирус, береста, пергамент), то он специальным образом обрабатывался для использования его в качестве материала для письма.

Суммировав и проанализировав выделенные признаки, можно сказать, что документ – это результат сознательной фиксации на носителе (специально созданном для этого материальном объекте) информации о явлениях объективной действительности созданным человеком способом для ее сохранения и передачи во времени и пространстве, в т.ч. для использования в качестве подтверждения обязательств и деловой деятельности.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Определение получилось достаточно тяжелым для восприятия, но оставим его в таком виде, поскольку для нас главное – выделить и зафиксировать основные признаки документа, позволяющие отличать его от иных информационных объектов, прежде всего таких, как книги, газеты, журналы, которые не всегда являются носителями информации о явлениях объективной действительности.

Наличие реквизитов

За рамками данного определения остался, по сути дела, один признак – наличие реквизитов, идентифицирующих документ, то есть позволяющих установить автора, время создания и др. Если мы рассматриваем современный документ, то действительно, наличие реквизитов – один из важнейших признаков документа, но формуляр современного документа – результат длительного многовекового развития.

Первые из дошедших до нас документов не имели реквизитов как самостоятельных элементов, занимающих определенное место и имеющих определенную форму. Документ представлял собой сплошной текст, а последующее развитие документа шло по пути выделения отдельных блоков информации из текста и оформления их в виде самостоятельных элементов – реквизитов. В виде реквизитов с течением времени оформлялась именно та информация, которая выполняет идентифицирующую функцию, то есть позволяет соотнести документ с автором, местом, в котором создан документ, временем создания, адресатом и др. Информация, относимая к самому событию или ситуации, которая документируется и ради фиксации которой создается документ, содержится в тексте документа.

Это говорит о том, что в исторической перспективе наличие реквизитов – не обязательное условие для признания информационного объекта документом, но при этом документ не может быть документом, если он не содержит информации, которая позволяет его идентифицировать (в каком виде, в виде реквизитов или в виде фрагментов текста, не принципиально). Из этого мы можем сделать вывод, что наличие реквизитов как таковых, не является обязательным признаком документа (документ мог и может существовать как документ и без реквизитов).

В то же время в современном мире наличие реквизитов – обязательное условие существования той части документов, которые принято называть официальными документами. Из этого, по крайней мере, следует, что если мы определяем понятие «документ» как документ установленной формы с реквизитами, позволяющими его идентифицировать, значит, мы определяем не просто документ, а именно официальный документ.

Официальный документ – документ, имеющий установленную форму и необходимый набор идентифицирующих реквизитов, – это, по сути дела, не что иное, как юридически значимый документ, то есть документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) документируемой деятельности.

За пределами официальной документации есть такой класс документов, которые принято называть документами личного происхождения, и пусть видовой состав этой части документации не отличается большим разнообразием (это личная переписка, дневники, мемуары, или воспоминания), не существует установленных правил, в соответствии с которыми создаются эти виды документов, и мы вряд ли можем говорить о реквизитах как обязательных элементах, которые должны использоваться при создании этой группы документов.

В дальнейшем говоря о документах будем иметь в виду именно официальные документы.

Понятие «электронный документ»

Обратимся теперь к понятию «электронный документ». ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ как «документированную информации, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

В начале статьи мы уже говорили о недостатках этого определения, в частности, о том, что видовое понятие «электронный документ» определяется не через родовое понятие «документ», а через понятие «документированная информация», что является типичной логической ошибкой. Но у этого определения есть и еще один недостаток: понятие «электронный документ» фактически определяется через самоё себя: электронный документ – информация, представленная в электронной форме. Вторая часть определения («…, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин…») – это лишь уточнение, пояснение в отношении особенностей использования данного объекта, но не раскрытие его сущностных особенностей.

Рассмотрим еще некоторые из существующих определений понятия «электронный документ»:

  • электронный документ: документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники;
  • документ электронный (ДЭ): информационный объект, состоящий из двух частей:

– реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, место и время создания, данные об авторе и т.д. и электронную цифровую подпись);

– содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого;

  • электронный документ – информация в электронной форме, подписанная электронной подписью (квалифицированной, неквалифицированной, простой).

При определении понятия «электронный документ» необходимо соблюдать классическое правило терминологии: определение через ближайший род, в данном случае, – через понятие «документ», а также выделение таких признаков, которые являются видовыми и отличают электронный документ от других документов.

К числу признаков, отличающих электронный документ от иных документов (на бумажном и прочих материальных носителях), относятся:

  •             цифровая среда существования электронного документа и цифровая форма документа;
  •             существование документа в информационной системе (электронный документ создается в информационной системе или включается в нее как документ, созданный в другой системе) на протяжении всего жизненного цикла документа; при этом важно отметить, что фактически именно информационная система обеспечивает и поддерживает такие характеристики электронного документа, как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования;
  •             формат электронного документа (формат файла) – существенная характеристика электронного документа, причем один и тот же документ может быть записан в различных форматах; от формата записи зависят дальнейшие возможности работы с документом: редактируемые форматы позволяют вносить изменения в документ, графические или неизменяемые форматы не позволяют редактировать документ – в этих форматах документ сохраняет свою неизменность;
  •             иная структура электронного документа (по сравнению, например, с документом на бумажном носителе): документ на бумажном носителе имеет формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности на стандартном листе бумаги; электронный документ состоит из контента (содержания) и метаданных. Метаданные электронного документа не только содержат сведения регистрационно-учетного характера (реквизитные метаданные), но и обеспечивают управление электронным документом в информационной системе (функциональные метаданные) на протяжении всего жизненного цикла документа;
  •             иное соотношение между понятиями «подлинник документа» и «копия документа». Специалисты по информационным технологиям вообще не считают возможным применять эти понятия к электронным документам, тем не менее с документоведческой точки зрения при исследовании электронных документов и при организации работы с ними необходимо различать электронный документ как цифровой объект в информационной системе (условно говоря – подлинник) и воспроизведение (визуализацию) электронного документа на экране монитора или в виде распечатки на бумажном носителе. По сути дела, визуализация электронного документа – это одна из форм его реализации в иной – аналоговой – среде, в форме, пригодной для восприятия человеком.

Основные признаки электронного документа

В результате рассмотрения особенностей электронного документа мы можем выделить следующие основные признаки электронного документа, которые нужно будет положить в основу его определения:

  •             цифровая форма существования;
  •             существование в информационной системе;
  •             наличие метаданных, обеспечивающих управление им.

Формат файла, на наш взгляд, – это признак, если можно так сказать, второго уровня, он важен для классификации электронных документов различных типов (видов) между собой. Для отделения понятия «электронный документ» от документов на бумажном и иных видах материальных носителей на первый план выступает среда существования документа – цифровая, в отличие от аналоговой среды, в которой существуют, например, документы на бумажном носителе.

Таким образом, мы можем предложить следующее определение понятия «электронный документ»: документ, представленный в цифровой форме в информационной системе и имеющий метаданные, обеспечивающие управление им.

Как уже было сказано выше, человек не может воспринимать непосредственно цифровой объект, человек способен воспринимать не электронный документ, а его воспроизведение, иначе говоря, – его визуализированную копию. В данном случае термин «копия» употребляется в своем прямом значении («экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа») и одновременно в значении «экземпляр электронного документа, представленный в воспринимаемой человеком форме).

Очевидно, что, применяя понятия подлинника и копии к электронным документам, мы должны понимать, что значения и соотношение этих понятий иные, чем при их использовании применительно к документам на бумажном носителе. Если при работе с документами на бумажном носителе человек может работать, как с подлинником документа, так и с его копией (копиями), то, работая с электронными документами, человек имеет дело только с визуализированной копией этого документа.

Еще одним весьма актуальным вопросом является вопрос о визуализированных копиях электронных документов, извлекаемых из информационной системы и представленных, как на бумажном носителе, так и на обособленном электронном носителе (диске, флеш-карте и др.). Актуальными в данном случае являются и вопросы понятийного аппарата (определение понятия «копия электронного документа», вопросы организации работы с такими копиями, в частности, порядок свидетельствования их верности). Эти вопросы могут быть предметом отдельного рассмотрения.

Представленный анализ понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ» свидетельствует о том, что закрепленные в нормативных актах определения данных понятий, которыми в настоящее время пользуются специалисты, не отражают сущностных характеристик соответствующих информационных объектов. Вместе с тем, в национальных стандартах различных серий (информационная технология, поддержка жизненного цикла продукции, СИБИД, система менеджмента качества и др.), научной литературе накоплен достаточно большой материал, расширяющий наше представление о природе названных информационных объектов. Для выработки таких определений, которые бы устраивали специалистов, занимающихся проблемами использования электронных документов и электронного документооборота, а также получили закрепление в законодательстве, нужна широкая дискуссия, обсуждение различных подходов и точек зрения. В конце концов, именно в споре рождается истина.

В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.63%
  • Делопроизводство 20%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.68%
  • Имидж секретаря 13.16%
  • Деловой этикет 14.21%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 22.11%
  • Электронный документооборот 18.95%
  • Архивное дело 79.47%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль