Как правильно «продаться» работодателю: собеседование

409
Однажды настает тот самый день, когда необходимость поиска работы становится неотвратимой. Тогда в голове появляется смутный образ желаемой должности. Он пока неявен, но если вы ответите себе на конкретные вопросы, то можно этот образ сделать более очевидным.

Это вопросы: чем бы я хотела заниматься, как должен выглядеть офис, в какой сфере должна специализироваться компания, как долго я готова добираться до такой работы, а также сколько за все это я хочу получать в денежном выражении.

Пользуясь многочисленными рекомендациями, вы составляете хорошее резюме в нескольких вариантах - по отдельному резюме на каждую желаемую должность, размещаете его на интернет-ресурсах по поиску работы, адресно рассылаете в различные заинтересовавшие вас компании и с нетерпением и замиранием сердца ждете ответа.

И вот, представим, что в одной из компаний получили ваше резюме. А в роли потенциального работодателя выступит ваша покорная слуга, автор статьи, которой довольно часто приходится подбирать секретарей и представителей других административных должностей для разных подразделений нашей компании. В нашей статье мы разберем все подводные камни собеседования и типичные ошибки соискателей.

Я, как работодатель, конечно же, мечтаю об «идеальном» сотруднике. И прежде всего, мне понадобится определить, чем именно этот сотрудник должен заниматься:

кому он будет подчиняться и кто будет в подчинении у него, какой у него опыт работы, какое образование и каковы его цели трудоустройства, а также какие рабочее место и оклад я могу ему предложить, исходя из бюджета и имеющегося офисного пространства.

Первое впечатление от резюме

Что же заставит меня найти ваше резюме интересным и пригласить вас на собеседование? Естественно, соответствие предложения тому самому идеальному образу, который проглядывает из резюме и вашей фотографии.

По какому принципу происходит отбор резюме на любые секретарские должности?

Сначала определяются "параметры" образа желаемого сотрудника, затем сопоставление с ним полученных резюме. Например, для секретаря ресепшен важна внешность, а для офис-менеджера - способность грамотно организовать хозяйство (поэтому опытные кадровики на эту должность часто берут бывших домохозяек). Но для всех административных работников одинаково важны располагающая улыбка, приятный голос и хорошая дикция, отсутствие слов-паразитов в речи, способность грамотно излагать собственные мысли, а также такие качества, как исполнительность и инициативность, внимательность и вежливость, умение слушать не перебивая. Опыт работы для каждой позиции может требоваться разный, однако основного - работа с документами, телефонные переговоры, встреча гостей и организация различных мероприятий (от командировки до корпоративного праздника или переезда офиса) вполне может хватить, если человек работает со всей ответственностью и профессионально.

Телефонный звонок

Итак, я звоню потенциальному кандидату на должность после получения его резюме. На этом этапе конкурс покидают «истинные леди»!

Они определяются словами «ихний», «тутова», «тама», «звОнит», «дОговор», «катАлог», «чо такого-та?!», «короче» и «сотик».

Для таких кандидаток я сразу придумываю сложный график работы, занижаю заработную плату, убираю дополнительные льготы, то есть предоставляю все то, до чего «истинные леди» не опустятся. Телефонный звонок - это своего рода первый этап собеседования, тестирование голоса компании. Часто на некоторых резюме после первого звонка появляются отметки "с и ш", "детский голос" и т.п. Скорее всего, люди, получившие такие "замечания", все-таки придут на личное собеседование: я должна убедиться, что они готовы или не готовы к самосовершенствованию. Но я буду очень внимательно вслушиваться в их речь.

Также во время телефонного разговора становятся понятны и приоритеты претенденток. Они выявляются простыми вопросами:

 «А премии будут?», «Возможны задержки на работе после шести?», «Есть ли возможности для карьерного роста?».

Я прекрасно понимаю, что именно эти нюансы, скорее всего, были приняты или не приняты на предыдущем месте работы. Но задавать такие вопросы прямо в лоб - это верный способ произвести не самое выгодное впечатление. Подобные вопросы нужно выяснять только при личной встрече и только после того, как вы уже узнаете другие преимущества и недостатки работы в компании.

Часто на интуитивном уровне после телефонного разговора уже становится ясно, подходит ли человек на ту или иную должность, ведь каждый начальник будет подбирать человека «под себя», чтобы именно ему было приятно и комфортно работать. Поэтому самый удачный вариант, если интервью проводит возможный непосредственный руководитель!

Собеседование

Первое, что я вижу – внешность. Мне нужны люди смелые и решительные! Те, кто смело могут оставить свою индивидуальность дома (рваные джинсы - в шкафу, боевой раскрас - на полочке с косметикой, многочисленный пирсинг - в шкатулочках) и решительно прийти ко мне на интервью в образе женственной «серой мышки в костюмчике». Да, «офисный планктон» должен блистать на собеседовании максимальной «офисностью»! Нет, я не против индивидуальности, но пусть я о ней узнаю позже, когда пойму, что кандидат - замечательный человек, схватывающий все на лету, и что из него действительно выйдет толк. Тогда я буду более лояльна к проявлению этой самой индивидуальности (и к драным джинсам по пятницам, и к яркому макияжу на корпоративной вечеринке, и к колоритным ногтям).

Далее я выдаю кандидату анкету для заполнения и ухожу размышлять над увиденным. Обычно работодатель заранее распечатывает резюме соискателя, ставит на нем свои отметки. Однако бывают случаи, когда интервьюер забывает прихватить на встречу резюме с отметками. Это прекрасный шанс для вас достать из сумки копию своего резюме:

с цветной фотографией, на более плотной, чем обычно, бумаге светлого, но отличающегося от белого, цвета. При этом можно использовать различные величины шрифта – кегли (все должно хорошо читаться) и сами шрифты (не более трех). Используя бумагу поплотнее общепринятых 80г/м2, можно распечатать резюме с двух сторон. Такая предусмотрительность будет похвальна, она произведет впечатление и выделит вас из числа других кандидатов.

Во время собеседования я внимательно читаю свои ранее сделанные замечания, ставлю новые галочки в резюме, задаю уточняющие вопросы. При том я еще и внимательнейшим образом слушаю. А слушаю то, что пропустила во время разговора по телефону:

манеру построения фраз, наличие дефектов речи и ее темп, четкость дикции, съедание окончаний, количество вредных «ну», «вообще», «короче», «вот» и «эээ».

Но самое главное - я слежу за жвачкой! Если вы не хотите сразу же испортить впечатление о себе - советую избавиться от нее еще до начала собеседования. Вести беседу и жевать при этом жевательную резинку – неприемлемо для серьезного человека.

Кстати, часто на практике не всегда понятно, будет ли небольшой дефект речи мешать ее восприятию. Для того чтобы это определить, я иногда прошу кандидата немного поговорить со мной по телефону, произнести соответствующую скороговорку Как правильно «продаться» работодателю: собеседование(помните про отметки «с и ш»?), прочитать стихотворение или текст с листа.

Поделюсь одним секретом, который позволит вам быть понятой при разговоре с любым собеседником: если в разговоре уделять внимание артикуляции и не забывать проговаривать окончания, то речь автоматически замедлится и станет более понятной. Ведь для нас, секретарей, не суметь четко передать информацию  – это практически профессиональная катастрофа.

Беседа о предыдущем месте работы

Анкету кандидата на должность я читаю очень внимательно, особенно раздел про предыдущие места работы, так как именно в нем можно найти довольно много интересной информации.

В моей практике были такие соискатели, которые смело бросались доказывать, что на предыдущем месте их совершенно не ценили, нагружали дополнительными обязанностями и тому подобное. Когда я слышу от юной особы жалобы на неоцененность, я начинаю выяснять, каковы были действия ее руководства, на чем основана такая уверенность. И порой выясняется, что кандидатка что-то недопоняла или додумала самостоятельно, не решившись уточнить. А иногда становится ясно, что она говорит неправду. Каким образом? По поведению, по логическим заключениям, по сопоставлению фактов или просто случайно, ведь собеседование – это нервы, здесь не всегда получается грамотно «выкрутиться». Поэтому когда соискатель пытается сказать, что, грубо говоря, «все кругом дураки, одна я умная», я сразу понимаю, что либо у человека завышена самооценка (собственных ошибок не видит и не признает, а, значит, и развиваться в профессии не сможет), либо он меня обманывает.

Есть только один пункт, по моему мнению, по поводу которого можно и даже нужно приукрасить ситуацию. Про бывшее руководство. Лучше на вопрос «Почему ушли с предыдущего места работы?» ответить, что зарплатные или профессиональные ожидания не оправдались, не было возможностей для профессионального роста и т.п., а не «начальник – самодур».

Беседа о будущем месте работы

С претенденткой, которая удачно преодолела все предыдущие этапы интервью, можно побеседовать более подробно: расспросить об ожиданиях от работы, о карьерных целях, о причинах выбора профессии.

Вы должны четко представлять себе, зачем идете на эту должность. Кроме того, имеет смысл перед выбором пути секретаря вспомнить, что эта позиция - подчиненная.

Однажды на собеседование ко мне пришла девушка, которая ранее совмещала секретарские обязанности и обязанности бухгалтера. И был у нее независимый  характер - она не привыкла подчиняться. Она меня постоянно перебивала фразой: «Неужели вы думаете, что я себе такое позволяю?!». Я ей тогда сказала примерно следующее: «Пожалуйста, подумайте, готовы ли вы пойти на подчиненную позицию? Тут совершенно четко и сразу ясно, кто начальник и чьи поручения следует выполнять... У вас есть отличные руководящие качества, у вас есть амбиции и стремление идти вперед. Готовы ли вы подчиняться?». На следующий день соискательница позвонила и отказалась. Она оказалась не готова.

Также я прекрасно отношусь к тем, кто из другой сферы деятельности приходит ко мне на собеседование попытать счастье «новой жизни».

Были и повар вторых блюд, и сотрудник кредитного отдела банка, и младший научный сотрудник, и оператор милиции, и даже медицинский работник.

Но! Естественно, я всегда задаю соответствующие вопросы о причинах смены работы и профиля. Часто оказывается, что многие просто устали от «тяжелой работы». Но тут важно понимать, что профессия секретаря - это тоже тяжелая работа (и физически, и умственно). Поэтому когда я беседую с юной леди, я жду от нее адекватной оценки будущей работы и собственных способностей. Иногда необходимо совершить подвиг: задержаться до часа ночи, выйти в выходные, найти того-не-знаю-кого… Я не жду ежедневных подвигов, я сама их яростная противница и буду всегда отстаивать право сотрудника уйти вовремя. Но мне важна сама готовность к подвигу.

А бывает и так, что приходит на собеседование милая и опрятная девушка, и говорит правильно, и ведет себя достойно. Только вот хочется бежать от нее куда-нибудь далеко, к радости и свету. И я понимаю, в чем тут дело. Когда-то давно у меня в жизни был период безработицы, длящийся почти полгода. Была тогда пара мест, куда я пришла проситься на работу. Именно проситься, потому как была измотана отсутствием работы, стажа, денег и вопросами про прописку. Я лучилась собачьим взглядом, от меня исходил тонкий запах страданий, несчастья, безнадежности и усталости. Со мною говорили, но от меня отшатывались. И как я ни старалась выглядеть лучше, вымучивать улыбку, как ни пыталась вселить в глаза озорство, так и не смогла убедить работодателей в том, что они во мне нуждаются. Я нуждалась в них больше.  Человек, в котором что-то сломалось, пугает. Он вызывает жалость, но не стремление взять его на работу. Он вызывает страх заразиться этой страшной болезнью - несчастьем поражения. Поэтому нужно постараться не доводить себя до этого состояния.

Иногда сами соискательницы просят «протестировать» их на те или иные знания и навыки. Но в основном такое тестирование проводится для значимых должностей личного помощника, офис-менеджера или руководителя секретариата (АХО, канцелярии). Для секретаря ресепшен основной тест – готовность получать новые знания и развиваться в профессии.

А наличие таких важных качеств, как стойкость и терпение, я выясняю двумя способами.

  1. Задаю «провокационные» вопросы, давая мало времени на обдумывание, например:  

  • Чего вы хотите от работы?
  • Когда вы собираетесь замуж?
  • Когда вы учились, рефераты писали от руки?
  • Что вы будете делать, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка, направить контрагенту факс, отправить сообщение о звонке сотруднику, выдать гостям временный пропуск и сделать кофе генеральному директору?

 и т.п., подробнее о вопросах и целях, которые они преследуют, я расскажу в таблице ниже.

  1. Отслеживаю поведение соискателя, если собеседование задерживается.

Поведение и реакция кандидата во время таких вот «проверок» на собеседовании -  и есть самый важный тест для меня. Поэтому никогда не пренебрегайте серьезной подготовкой к собеседованию и не забывайте следить за своим состоянием во время беседы.

В конце собеседования

Когда все нужные мне нюансы прояснены, я предоставляю право потенциальному работнику самому задать мне интересующие его вопросы. И здесь я ожидаю, что кандидат на должность предварительно навел справки о компании, хотя бы узнал о сфере ее деятельности, и теперь он задаст именно те вопросы, которые помогут ему сложить в полной мере мозаику представлений о предлагаемом месте. Ведь соискатель тоже покупает товар – вакантную должность. И хотя я стараюсь предоставить максимально исчерпывающую информацию: про обязанности, про подчинение, про зарплату со льготами и премиями, график работы, отпуск, рабочее место, возможные перспективы развития, про необходимость задерживаться, - всегда может существовать что-то, что является «архиважным» именно для этого кандидата.

Отдельно, как и обещала, заострю внимание на том, о чем я обязательно спрашиваю на собеседовании и какую цель эти вопросы преследуют.

Вопрос

Цель вопроса

Как давно вы ищете работу? Как часто ходите на собеседования?

Это позволит мне понять, насколько сильно соискатель нуждается в работе, ведь чем дольше он находится в поиске, тем больше шансов, что человек не оценит какого-то важного момента в предлагаемой должности. Также это позволит  мне оценить, каковы мои возможности упустить достойного кандидата, если ему сделают предложение в другом месте

Что вас мотивирует? Почему ушли с предыдущего места работы? Почему выбрали эту профессию?

Это все вопросы одного порядка – про мотивацию. Кандидат должен сам рассказать о своей мотивации. Таким образом можно будет понять, насколько он честен. А честность – приятный бонус в любом кандидате

Расскажите про ваши слабости, отрицательные стороны

Я впервые вижу этого человека и не знаю его, но он хорошо знает себя сам и может своим ответом помочь мне узнать о нем еще больше, а также есть возможность оценить зрелость кандидата и выявить способность к разумной самокритике (никто не идеален)

Конфликтный ли вы человек? Как вы поведете себя, если кто-то, по вашему мнению, отнесется к вам несправедливо?

Умение искать компромиссы очень важно для любого секретаря. Поэтому сообразительная юная леди, пришедшая на интервью, обязательно скажет, что любой конфликт она старается разрешить сама мирным путем

На какую заработную плату вы рассчитываете? Какова ставка, ниже которой вы не можете опуститься?

У нас есть бюджет на должность, за пределы которого я не могу выйти. Но у меня есть и определенные инструменты работы с этим бюджетом. Так, я могу предложить соискателю получать ту заработную плату, которую он озвучит, а разницу потом распределить в качестве надбавки или премии

Когда вы можете выйти на новую работу?

У меня тоже может быть предельный срок поиска кандидата. Я должна знать, «стыкуемся» ли мы по нему

Планируете ли вы в ближайшее время замужество? Когда вы планируете завести детей?

Это позволит узнать, как долго обученный сотрудник планирует работать в этой должности. Дети через пару-тройку лет – это хороший вариант

Расскажите о том, что вы делали на предыдущем месте работы. Как строился ваш рабочий день?

Услышав ответ на этот вопрос, я понимаю, каков был уровень загруженности человека, темп его работы, иногда из этого разговора становятся понятны объемы работы, к которым привык соискатель

Что  вы будете делать, если одновременно нужно будет ответить на два телефонных звонка, направить контрагенту факс, отправить сообщение о звонке сотруднику, выдать гостям временный пропуск и сделать кофе генеральному директору? 

На этот вопрос нет однозначного ответа. Он призван уточнить умения расставлять приоритеты и искать нестандартные решения

Я не знаю, в какой последовательности будут заданы эти вопросы, будут ли они сопровождаться дополнительными, но то, что все они, кроме, пожалуй, последнего, будут заданы вам любым интервьюером при собеседовании на практически любую должность – это почти стопроцентный факт.

Для чего нужно собеседование?

Какова цель собеседования? Целью резюме было попасть на собеседование. А цель самого собеседования – заключить взаимовыгодную сделку: компания приобретает или не приобретает сотрудника, который, в свою очередь, тоже приобретает или не приобретает место работы в компании.

На собеседовании можно и нужно составлять свое собственное мнение о предлагаемой должности с помощью вопросов, но будет еще лучше, если перед собеседованием вы наведете справки о компании, пригласившей вас (какова сфера деятельности, каковы отзывы в Интернете и т.п.), а также внимательно рассмотрите карту и выясните, где находится сама компания, чтобы уже на этом этапе сделать для себя нужные выводы и не задавать дополнительных уточняющих вопросов.

Строго говоря, вся эта «пытка» собеседованием нужна только для того, чтобы попытаться понять, сможет ли  человек стать тем самым секретарем, который нужен мне, как работодателю, и компании в  целом. Подходят ли соискательнице мои представления о профессии, а мне – ее? И, главное, хочется ли ей самой достигнуть этих представлений и удовлетворяют ли ее предлагаемые мною условия?

Здесь нужно понимать, что выбирают не только вас, но и вы сами. Поэтому на собеседовании уточните весь должностной функционал, наличие социальных бонусов (страховка, оплата мобильного телефона, разъездов, компенсация обедов, предоставление спортзала или скидки на товары-услуги компании) и график выплаты заработной платы.

В качестве заключения

Даже если после, казалось бы, идеально пройденного собеседования вам откажут, это вовсе не будет означать, что вы совершили какую-то ошибку. Иногда причина может быть проста и банальна – непосредственный руководитель понимает, что просто не сработается с вами.

Один мой знакомый, когда стал начальником, просил у меня совета: как быть, если кандидат на должность отлично подходит по всем параметрам (профессионал с превосходным опытом работы), но вот лично ему он абсолютно неприятен. Мой ответ был прост: если ты даже двух часов рядом с этим человеком не можешь провести, как ты будешь с ним работать бок о бок восемь часов день пять дней в неделю?

О собеседованиях исписаны тонны бумаги, но тема эта всегда, как многие вечные вопросы, будет интересовать как соискателей, так и специалистов по подбору персонала.

Если вы только начинаете свой карьерный путь с позиции секретаря, самый главный совет, который хотелось бы вам дать – стремитесь к лучшему, постоянно развивайтесь, работайте над собой, изучайте все новое, учитесь, пусть даже методом проб и ошибок. Ведь человеку, который всегда совершенствуется, по плечу любые задачи и рано или поздно он обязательно найдет работу своей мечты!

Елена Ударцева, руководитель секретариата, ЗАО "Зебра Телеком"

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль