Нюансы регистрации электронных документов

560
Расскажите о нюансах регистрации электронных документов - обязательно ли в журнале входящих прописывать, что это электронный документ? Нет, это не обязательно (за исключением тех отдельных случаев, когда соответствующее прямое требование установлено законом, нормативным актом или собственным внутренним нормативным документом организации) – как, впрочем, и регистрация именно в журнале (особенно в бумажном).

Иногда «электронность» документа может быть полезно отметить для того, чтобы его было легче найти. В этом случае не лишним будет указать, в какой конкретно электронной системе он хранится.

Сколько лет должны храниться регистрационно-контрольные карточки?

Подскажите, пожалуйста, сколько лет должны храниться регистрационно-контрольные карточки? В моей организации в шкафу лежат коробки аж с 2007 года! Хочу все завалы разобрать. Может, половину уже и выкинуть можно с чистой совестью? В Интернете не могу найти ни одного нормативно-правового акта, в котором бы был прописал срок хранения РКК.

Документовед, Алтайский край

На мой взгляд, РКК подпадают под ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Данная статья охватывает «книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля» и устанавливает сроки хранения от 1 года до «постоянно», в зависимости от ценности и сроков хранения документов, описанных в этих карточках.

Требования к оформлению сертификата о прохождении обучения

Есть ли сейчас определенные требования к оформлению сертификата о прохождении обучения? И можно ли считать сертификат документом?

Зав. службой ДОУ, г. Екатеринбург

Требования существуют к оформлению документов государственного образца. В общем же случае действует норма Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании», предусматривающая минимальное требование – заверение печатью:

Статья 27. Документы об образовании

1. Образовательное учреждение или научная организация в соответствии с лицензией выдает лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы о соответствующем образовании и (или) квалификации. Форма указанных документов Нюансы регистрации электронных документовопределяется самим образовательным учреждением или самой научной организацией. Указанные документы заверяются печатью образовательного учреждения или научной организации.

В письме Минобрнауки РФ от 11.02.2011 № 12-197 «Об обеспечении федеральных образовательных учреждений, образовательных учреждений высшего профессионального образования и дополнительного профессионального образования, научных организаций, имеющих государственную аккредитацию, бланками документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации»,  в частности, отмечается:

5. Формы документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации и технические требования к ним утверждены:

1) Постановлением Госкомвуза России от 30 ноября 1994 г. № 9 "Об утверждении образцов государственных документов о высшем профессиональном образовании" (зарегистрирован Минюстом России 20 июня 1996 г., регистрационный № 1110) (с последующими изменениями);

2) Постановлением Госкомвуза России от 27 декабря 1995 г. № 13 "Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам" (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 1996 г., регистрационный № 1027);

3) Приказом Минобразования России от 15 октября 1999 г. № 568 "Об утверждении образца государственного документа о послевузовском профессиональном образовании" (зарегистрирован Минюстом России 7 февраля 2000 г., регистрационный № 2080) (с последующими изменениями);

4) Приказом Минобразования России от 2 ноября 1999 г. № 754 "Об утверждении формы диплома о дополнительном (к высшему) образовании" (зарегистрирован Минюстом России 28 января 2000 г., регистрационный № 2065) (с последующими изменениями);

5) Приказом Минобрнауки России от 11 августа 2009 г. № 295 "Об утверждении форм документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем образовании и документов об окончании специальной (коррекционной) общеобразовательной школы VIII вида, специального (коррекционного) класса образовательного учреждения и технических требований к ним" (зарегистрирован Минюстом России 16 октября 2009 г., регистрационный № 15042) (с последующими изменениями);

6) Приказом Минобрнауки России от 25 августа 2009 г. № 314 "Об утверждении форм документов государственного образца о начальном профессиональном образовании, уровне квалификации и технических требований к ним" (зарегистрирован Минюстом России 19 октября 2009 г., регистрационный № 15053);

7) Приказом Минобрнауки России от 25 августа 2009 г. № 315 "Об утверждении форм документов государственного образца о среднем профессиональном образовании и технических требований к ним" (зарегистрирован Минюстом России 19 октября 2009 г., регистрационный № 15059);

8) Приказом Минобрнауки России от 31 августа 2009 г. № 319 "Об утверждении технических требований к документам государственного образца о высшем профессиональном образовании" (зарегистрирован Минюстом России 19 октября 2009 г., регистрационный № 15045);

9) Приказом Минобрнауки России от 28 октября 2009 г. № 465 "Об утверждении технических требований к документу государственного образца "Диплом о дополнительном (к высшему) образовании" (зарегистрирован Минюстом России 31 декабря 2009 г., регистрационный № 15924).

В другом письме Минобразования РФ от 22.06.1998 № 36-52-120ин/36-10 «Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам» подчеркивается, что «документы государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке выдаются только специалистам с высшим или средним профессиональным образованием и не предусмотрены для выдачи лицам, прошедшим повышение квалификации или профессиональную переподготовку по рабочим специальностям. Данные документы не могут быть выданы также студентам высших и средних специальных учебных заведений».

Термин «сертификат» в постановлении Госкомвуза России от 27.12.1995 № 13 не употребляется, там приводится, помимо прочих, только форма свидетельства. В то же время нормативные документы и письма ведомств (в т.ч. Минобрнауки) явным образом признают существование сертификатов о повышении квалификации:

Приказ Минздравсоцразвития РФ от 10.12.2009 № 977 "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих", раздел «Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики»

НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА ПРОМЫШЛЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Требования к квалификации. Высшее профессиональное (техническое) образование, наличие сертификатов и удостоверений о повышении квалификации в области промышленной безопасности и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 5 лет.

Приказ Минфина РФ от 13.04.2009 № 34н (ред. от 29.12.2010) «Об организации проведения мониторинга качества финансового менеджмента, осуществляемого главными администраторами средств федерального бюджета»

50. В графе 8 Сведений (ф. 0507035) указывается численность сотрудников финансового (финансово-экономического) подразделения центрального аппарата главного администратора средств федерального бюджета (департамента, управления), финансового (финансово-экономического) отдела, обладающих свидетельствами (сертификатами, удостоверениями) о прохождении повышения квалификации в области экономики и финансов в течение последних трех лет.

«Рекомендации по использованию новой системы оплаты труда педагогов дополнительного образования, направленной на повышение качества работы управленческих и педагогических кадров системы дополнительного образования детей» (приложение к Письму Минобрнауки РФ от 25.03.2009 № 06-296)

…Расчет показателя К11, стимулирующего повышение квалификации и профессиональную подготовку, не вызовет трудностей в части повышения квалификации и профессиональной подготовки в различного рода образовательных учреждениях, выдающих по результатам обучения сертификаты.

Арбитражная практика: дела А65-24380/2009, А51-6007/07

Суды оценивают представленные доказательства в совокупности и сами определяют их допустимость и доказательную силу. Несоответствие документа о повышении квалификации установленной форме документов государственного образца, хотя в определенных ситуациях (когда по закону прямо требуется наличие именно таких документов) и не позволяет использовать его в качестве надлежащего доказательства, в других случаях не мешает использовать его как доказательство своей позиции.

Соответственно, документами являются любые свидетельства, сертификаты и т.д., однако их доказательная сила может быть меньше, чем у документов государственного образца, и они «работают» не при всех обстоятельствах.

Постановление ФАС Дальневосточного округа от 29.04.2008 № Ф03-А51/08-1/1263 по делу № А51-6007/07-4-365

Документы о соответствующем образовании и (или) квалификации образца, утвержденного ректором института, выданные по не аккредитованным, но лицензированным специальностям, не являются документами государственного образца и не могут подтверждать повышение квалификации или профессиональную переподготовку врачей и средних медицинских работников в муниципальных медицинских учреждениях и при реализации приоритетного национального проекта.

Допускается ли снятие копии документа с заверенной копии?

 Можно ли принимать копию документа не с оригинала, а с заверенной копии?

Начальник Секретариата, г. Чебоксары

Вообще говоря, делать это нежелательно, -  и по этому вопросу имеется определенная арбитражная судебная практика. Некоторые государственные органы (например, Центральный Банк – см. письмо от 13.07.2010 № 011-31-1/3482) также разъясняли, что копии с копий снимать нельзя.

Суды исходят из имеющихся определений понятия «копия»:

 «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011)

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

29. копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Суды отсюда делают вывод, что копия должна сниматься только с подлинника (см., например, арбитражное дело № А45-11585/2010).

Известно следующее исключение: согласно ст. 79 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариус (либо лицо, уполномоченное на совершение нотариальных действий) может, при выполнении определенных условий, засвидетельствовать верность копии с копии документа:

 «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1)

Статья 79. Свидетельство верности копии с копии документа
Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Конечно, организация на свой страх и риск может принимать копии с копий, если, например, ее в первую очередь интересует их информационное содержание, а не юридическая сила; если недостоверность копии может повредить лишь самому заявителю и т.д. Однако в случае какого-либо спора или проверки ей будет сложно использовать подобные копии для отстаивания своих интересов, поэтому соответствующее решение должно приниматься ответственно, с учетом существующих рисков и конкретных обстоятельств.

А вот пример, как ведомство для своих нужд допускает снятие копии с копии.

«Инструкция о порядке заверения копий документов, являющихся доказательствами по делам об административных правонарушениях» (утв. приказом ФТС РФ от 21.06.2011 № 1288)

2.4. Верность копии, воспроизведенной с копии документа, заверяется должностным лицом таможенного органа при условии, если верность копии засвидетельствована в установленном порядке.

2.5. Для заверения копии документа должностным лицом таможенного органа непосредственно на копию наносится удостоверительная надпись, содержащая следующие сведения: с какого документа (оригинала или копии) она воспроизведена, местонахождение этого документа, наименование таможенного органа, должность, фамилия и инициалы лица, заверившего копию, дата заверения.

Например: "КОПИЯ ВЕРНА. Копия воспроизведена с копии документа, находящегося в материалах дела об АП № 10000000-135/2011, том № 1, л.д. № 159, уполномоченный ОАР Сахалинской таможни (личная подпись) Ф.И.О. 18.01.2011".

Н.А. Храмцовская,  канд. ист. наук, ведущий эксперт по управлению документацией  компании «ЭОС»,
член РОО «Гильдия Управляющих Документацией» и ARMA International

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль