О модернизации ГОСТ Р 6.30-2003

113
Наконец пришло время переработки ГОСТ Р 6.30-2003, вступившего в силу почти десять лет назад, и это неудивительно - ведь это естественный процесс, потому что любой национальный стандарт должен подвергаться процедуре обновления. Каким хочется видеть переработанный стандарт? Специалисты-документоведы считают, что, прежде всего, он должен быть более конкретным.

Что подразумевается под этим понятием и какие еще существенные замечания есть у специалистов ДОУ по поводу обновления стандарта – об этом и пойдет речь ниже.

Первое и самое главное замечание: в первом разделе стандарта «Область применения» должны быть перечислены  все документы, относящиеся к организационно-распорядительным документам (далее – ОРД). Да, существует преграда для включения в этот перечень всех видов документов – не все ОРД унифицированы, но эту проблему рано или поздно решить необходимо. Ситуация, когда ГОСТ есть, но его действие распространяется не на все организационно-распорядительные документы – абсурдна. Во-вторых, следует сопровождать иллюстрациями с примерами правила оформления всех без исключения реквизитов ОРД, закрепленных в стандарте. Также автор статьи хотела бы поделиться с разработчиками нового стандарта и другими соображениями и предложениями по формулировке некоторых пунктов.

Так, первый абзац пункта 3.8 (реквизит «Наименование организации») можно изложить следующим образом: «Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать ее наименованию, закрепленному в ее уставе (положении)», так как  устав или положение – это организационные документы, в которых закрепляется наименование организации, как полное, так и сокращенное. Пишутся на сегодняшний день наименования по-разному, поэтому их необходимо проиллюстрировать примерами:

Открытое акционерное общество

(ОАО «Квант»)

Открытое акционерное общество «Квант»

(ОАО «Квант»)

Открытое акционерное общество «Квант» (пример, когда нет сокращенного наименования)

 Требуется пример и для написания наименований филиалов и представительств. Так как филиалы и представительства в соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса РФ по своей сути являются структурными подразделениями юридического лица, их создавшего (они включаются в штатное расписание этого юридического лица), в их бланке обязательно будет присутствовать наименование этого юридического лица.

При наличии сокращенного наименования головной организации в уставе (положении) пример будет выглядеть так:

 ОАО «Квант»

Новосибирский филиал

     При отсутствии сокращенного наименования головной организации в уставе (положении) корректным будет такой пример:

Открытое акционерное общество «Квант»

Новосибирский филиал

     Следует уточнить и пункт 3.18. Представляется целесообразным дополнить его фразой о количестве строк и печатных знаков, таким образом положив конец «творчеству» исполнителей при формулировке кратких заголовков, которое иногда не О модернизации ГОСТ Р 6.30-2003знает границ, установив, что краткий заголовок не должен превышать 5 строк, а в каждой строке должно быть не более 28 печатных знаков. Также надо уточнить, что заголовок пишется с заглавной буквы и точка в его конце не ставится. Требуют конкретизации примеры согласования заголовков с видами документов. Существующие примеры приводят к появлению титульных листов при оформлении организационных документов, которые согласно четвертому разделу ГОСТ Р 6.30-2003 должны оформляться на общих бланках. Например:

Открытое акционерное общество «Квант»

(ОАО «Квант»)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

12.03.2012 № 05

г. Воронеж

Ведущего эксперта

    Безусловно, значительной корректировки требует пункт 3.20, посвященный тексту документа. Возможно, правила изложения текста надо разделить на три группы в соответствии с принятой классификацией ОРД, отдельно прописав правила изложения текста для организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, выделив отдельно протокол, а также следует решить вопрос о написании глагола ПРИКАЗЫВАЮ и констатирующей части распорядительных документов в пользу ее обязательного наличия.

Это важно в первую очередь для исполнителей, так как если в констатирующей части присутствуют документы, явившиеся основанием для издания распорядительного документа, исполнитель знакомится с документами-основаниями и это способствует качественному выполнению задания. Если распорядительный документ пишется по личной инициативе руководителя, вызванной производственной необходимостью, это является подсказкой исполнителю, что документы-основания искать не надо.

В пункте 3.22 необходимо уточнить порядок расположения подписей должностных лиц, вошедших в состав комиссии, так как среди специалистов постоянно идут споры: располагать их в алфавитном порядке (как это представлено в примере сегодняшнего ГОСТа) или так, как они расположены в вводной части акта. На взгляд автора, лучше выбрать второй вариант.

    В пункте 3.23 должны быть четко определены расположение грифа согласования и правила оформления листа согласования, если грифы согласования проставляются на отдельном листе. Например:

 «Гриф согласования …… проставляют на подлиннике документа после реквизита «Подпись» вдоль нижней части листа документа или на листе согласования, который оформляется как приложение к документу. Например:

                                                                                            Приложение к приказу

                                                                                            Генерального директора

                                                                                            от________ №________ 

                                                        Лист согласования  

     Пункт 3.25 об оттиске печати необходимо дополнить правилом проставления печати:

«печать проставляется таким образом, что бы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ». 

Отсутствие этой фразы приводит к неутихающим спорам в организациях, хотя и в ГСДОУ, и в Методических рекомендациях для федеральных органов власти  это правило присутствует.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.- М.: Главархив, 1991; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

     Пункт 3.28, посвященный оформлению метки об исполнении документа и направлении его в дело требует иллюстрации примером:

В дело № 01-17

А.О. Орлова 12.03.2012

или

В дело № 01-17. Отправлено письмо от11.03.2012. № 67

А.О. Орлова 12.03.2012

   Раздел 4 «Требования к бланкам документов» также требует большой корректировки. Это касается перечня реквизитов в бланках - общем бланке и бланке письма. В текущем варианте стандарта довольно много ошибок.

Например, левое поле ОРД следует увеличить до прежних 35 мм, поскольку поле до 20 мм ведет к нарушению правил формирования документов дела. При полях шириной в 20 мм поместить 250 листов в дело просто невозможно.

            После отмены «Методических указаний по внедрению и применению государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72)  РД 50-161-79» в 1986 г., где давались примеры оформления конкретных  видов ОРД, делопроизводственные службы и управленческий аппарат остались без правил оформления конкретных видов документов. Сегодня практики испытывают затруднения при составлении раздела «Документирование» в инструкции по делопроизводству, а преподаватели высших и средних учебных заведений при изложении правил составления и оформления в учебниках или на лекциях пользуются правилами, изложенными в отмененных методических указаниях, так как других просто-напросто нет. Очевидно, что в новом варианте ГОСТа следует в приложениях дать конкретные примеры оформлении всех видов ОРД с текстом. Тогда закончатся споры по поводу оформления записок (докладных, служебных, аналитических), актов, доверенностей и т.д.

    И последнее замечание: учитывая реалии сегодняшнего дня, когда управленческий аппарат использует в процессе документирования компьютерные технологии, в обновленном ГОСТе обязательно нужно уделить внимание и процедурам подготовки и придания юридической силы в том числе и электронным документам.

Л.М. Вялова, канд. ист. наук, доцент РГГУ

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль