О проекте национального стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»

87
Согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Этим же законом дано четкое определение стандарта как документа, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Принципы стандартизации, установленные Федеральным законом, предусматривают применение международных стандартов (прежде всего, стандартов ИСО и МЭК) в качестве основы разработки национальных стандартов Российской Федерации.

В этом случае национальные стандарты подлежат разработке на основе официальной версии международного стандарта (или международного документа, не являющего  международным стандартом) на русском языке, официального перевода, признанного ИСО, МЭК или Европейской Комиссией, а также официального перевода, зарегистрированного национальным органом по стандартизации (см. Межгосударственный стандарт ГОСТ 1.3 - 2008).

Что мы видим, рассматривая разработанный вариант стандарта?

Представленный проект документа подготовлен методом перевода технического отчета ИСО – ISO/TR 18492:2005 «Long-term eservation of electronic document-based information». Заметим сразу, что технический отчет не является международным стандартом.

Технические отчеты ИСО или МЭК (Technical Report, TR) представляют собой международные документы информационного характера (имеют статус «международный документ», а не «международный стандарт»), содержащие различного рода сведения и данные, полученные в результате анализа и обобщения лучших практик. Они также могут содержать некоторые методические рекомендации при отсутствии согласованных международных рекомендаций, закрепляемых в международных стандартах.

Поскольку технические отчеты  имеют информационный характер,  в практике международной стандартизации ИСО и МЭК  предусматривается, что  национальным органом по стандартизации данные документы  подлежат  рассмотрению в том же статусе.

В соответствии с п. 4.3 национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 1.7 – 2008 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила оформления и обозначения при разработке на основе применения международных  стандартов» международные документы, не являющиеся международными стандартами, могут применяться  в качестве основы для разработки нормативно-технического документа определенного вида – Рекомендаций по стандартизации.      

Рекомендации по стандартизации разрабатываются с целью предварительной проверки на практике в Российской Федерации О проекте национального стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»и принятия решения о целесообразности применения международных документов, которые содержат рекомендации, советы или иные положения, которые ещё не стали общепризнанными в международном профессиональном сообществе. По нашему мнению, именно в этом качестве рецензируемый документ и должен быть введен в орбиту профессиональных знаний для последующего использования в качестве исходного материала для конкретных решений, касающихся данной предметной области.

Специалисты ВНИИДАД уже давали разработчикам проекта свое заключение о необходимости изменить статус данного документа в соответствии с его назначением, однако, как видим, к мнению профессионалов они не прислушались.  Полагаем, что в данном виде стандарт не отвечает своему строго очерченному законодательством назначению. Рецензируемый проект документа содержит много общих рассуждений, очевидных, давно известных специалистам истин. Он не решает ни одной актуальной с точки зрения практиков (документоведов, а особенно архивистов) проблемы долговременного хранения электронных документов в делопроизводстве и в государственных архивах. А таких вопросов действительно много. Особенно важными они представляются в контексте решения Росархива о создании в структуре РГАНТД Центра хранения электронных документов.

Трудности перевода

Кроме того, подготовленный перевод технического отчета, по нашему мнению, содержит неточности, связанные с качеством перевода.

Например,  адекватным переводом термина «document-based information» является не «неструктурированная или слабоструктурированная документированная информация» (п. 3.2), а  «документированная информация».

 Рассматриваемый проект касается сохранения электронной информации, содержащейся в так называемых «документографических» информационных системах, ориентированных на поддержание «письменной формы документа»  вне зависимости от формата  - текстового, графического (tiff, jpeg) или структурированного (электронные таблицы, таблицы баз данных). Именно «письменная форма документа» является сутью понятия «документированная информация» в  Федеральном законе №149-ФЗ.

Определение термина «электронное архивирование, электронная архивация» также нельзя признать удачным переводом английского термина.

В контексте данного технического отчета более точным был бы перевод  «архивирование, архивирование электронных документов», что соответствует п.6.7 официального перевода  стандарта МЭК 82045-1.

Не вполне удачным является и перевод термина «long-term eservation» как «долговременная сохранность».

В «Словаре архивной терминологии», изданном Международным советом архивов в 1988 г., термин «eservation» имеет два русских соответствия: 1) «хранение архивных документов» как выполнение основных функций архивов по сбору и защите документов, и 2) «обеспечение сохранности архивных документов» как совокупность процессов и операций, направленных на физическую защиту документов».

Очевидно, что в рассматриваемом проекте документа термин «eservation» должен употребляться в своем основном значении - «хранение». Соответственно, полностью термин должен переводиться как «долговременное хранение», что соотносится с другими аналогичными отечественными терминами – «постоянное хранение», «временное хранение», «депозитарное хранение», которые непосредственно указывают на сроки хранения документов.

Совершенно неудачным является перевод термина «storage repository» как «хранитель информации».

В отечественной архивной практике под «хранителем» подразумевается должностное лицо, например, «хранитель архивных фондов». В то же время перевод определения данного термина («специализирующаяся на хранении информации организация либо подразделение, на которые возложена ответственность за хранение и поддержание аутентичности электронных документов») однозначно указывает на термины «архив» или «архивная служба (организации)», с чем согласуются и русские переводы терминов «storage» и «repository». Кроме того, в ИТ-терминологии «repository» означает хранилище информационной системы/системы электронного документооборота.

Общее заключение

Представленный проект национального стандарта (первая редакция), подготовленный методом прямого аутентичного перевода технического отчета  ISO/TR 18492:2005, не может рассматриваться в данном статусе и не должен быть утвержден в качестве национального стандарта Российской Федерации.

На основе представленного перевода  международного документа возможны разработка Рекомендаций по стандартизации в качестве специального нормативно-технического документа, простое доведение выполненного перевода до сведения профессионального сообщества методом опубликования или подготовка текста официального перевода при условии его регистрации национальным органом по стандартизации.  При этом необходимо определить и четко указать область стандартизации/сферу применения  (возможно, «информационные системы»), провести обязательную работу по гармонизации терминологии и устранить ошибки в оформлении документа.

Рекомендуем также при выборе формы дальнейшего использования подготовленного перевода технического отчета ИСО обратить внимание на  общие положения, структуру и оформление руководящего нормативного документа РД 50-524-84 «Методические указания «Порядок хранения документов на машинных носителях», разработанного еще в советское время.

М.В. Ларин, директор ВНИИДАД, д-р. ист. наук, проф.
В.С. Иритикова, зав. отделом документоведения ВНИИДАД,  член РОО «Гильдия Управляющих Документацией»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль