Обработка документов при их поступлении в организацию и при отправке адресату

163
Обработку документов при их поступлении в организацию и подготовку документов к отправке называют экспедиционной обработкой документов, поскольку в организациях с большим объемом документооборота подразделение, выполняющее эту работу, называют экспедицией.

В других организациях экспедиционная обработка документов выполняется одним из работников службы делопроизводства (канцелярии) или работником, отвечающим за организацию работы с документами, если в учреждении вообще нет службы делопроизводства.

Экспедиционной обработке подлежит корреспонденция, поступающая и отправляемая средствами почтовой, телеграфной, курьерской или фельдъегерской связи. Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:

  • проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех документов и приложений);
  • фиксацию факта поступления документов;
  • сортировку документов для последующей передачи по назначению.

При этом корреспонденция, предназначенная другому адресату (поступившая не по адресу), возвращается в почтовое отделение. Если обнаруживается повреждение упаковки (конверта, пакета) или документов, составляется акт (в двух экземплярах), в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде (один экземпляр акта направляется отправителю, другой остается в службе делопроизводства организации).

При проверке комплектности документов может обнаружиться:

  • отсутствие отдельных приложений к документу или сопроводительного письма к приложениям,
  • присутствие документов, адресованных другой организации или должностному лицу.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма, отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

Конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением корреспонденции, имеющей на конверте гриф ограничения доступа ("Конфиденциально", "Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" или иной) или отметку "Лично".Обработка документов при их поступлении в организацию и при отправке адресату

Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

  • при поступлении обращений граждан;
  • если на конверте отсутствуют отметки, ограничивающие доступ к информации, а при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;
  • если только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа или только по конверту можно установить адрес отправителя;
  • при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляются с документами и в таком виде передаются на рассмотрение и далее - исполнителю.  

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления документов.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

К нерегистрируемым документам, как правило, относятся:

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др.

Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации. Нерегистрируемые документы передаются непосредственно в структурные подразделения организации в соответствии с их содержанием и назначением.

Документы, подлежащие регистрации, передаются на участок регистрации.

Обработка отправляемых документов включает в себя:

  • проверку комплектности документов;
  • сортировку;
  • нанесение адреса на конверт;
  • фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;
  • отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными. Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы, телефонограммы отсылаются (передаются) незамедлительно.

При обработке документов для отправки проводится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. Для отправки документов могут использоваться конверты с окнами, через которые прочитывается адрес, напечатанный на документе.

Организации отправляют корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) в тех случаях, когда, в соответствии с действующим законодательством, им необходимо иметь подтверждение отправки письма или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию, оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами· или иные знаки, наносимые типографским способом).

Франкировальные (маркировальные) машины применяются для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования учреждения-отправителя, его адреса, стоимости оплаты почтового отправления, порядкового номера

Передачей документов в отделение связи завершается экспедиционная обработка документов.

В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10%
  • Делопроизводство 15.2%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.4%
  • Имидж секретаря 10.4%
  • Деловой этикет 10.8%
  • Карьерный рост 7.6%
  • Документооборот 16.8%
  • Электронный документооборот 15.2%
  • Архивное дело 83.6%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль