Утвержден единый формат обмена электронными сообщениями между системами управления документами

65
Используемые в настоящее время в различных государственных и негосударственных организациях системы управления документами (в контексте настоящей статьи мы будем применять более привычный термин «система электронного документооборота», СЭД) не в состоянии обеспечить полноценное информационное взаимодействие в электронном виде, так как они созданы разными производителями программного обеспечения на разных платформах и различных принципах, без учета потребности информационного взаимодействия с другими СЭД. При таком подходе в большинстве случаев обмен документами между учреждениями и предприятиями на уровне «исходящий – входящий» осуществляется с использованием бумажных носителей. Такая ситуация крайне затрудняет полноценное информационное взаимодействие в электронном виде.

Реализация информационного взаимодействия позволит повысить эффективность управления за счет оперативности доставки документов; обеспечения обмена документами в электронной форме, удобной для их автоматизированной обработки (регистрации, согласования, исполнения, контроля над прохождением и исполнением, поиска и т.п.), контроля над прохождением документов, в том числе в подведомственных организациях, и, в конечном итоге, создаст предпосылки к переходу на электронный межведомственный и межкорпоративный документооборот.

Использование единого формата обмена электронными документами между различными СЭД

Одним из наиболее приемлемых и экономически целесообразных вариантов решения данного вопроса является использование единого формата обмена электронными документами между различными СЭД.

Для пользователей СЭД единый формат позволяет осуществлять обмен электронными документами без потери или дублирования информации и без необходимости ее повторного ввода и дополнительной обработки:

документ, сформированный и отправленный из СЭД отправителя, в автоматическом (без участия человека) или автоматизированном (с участием человека, по его командам) режиме может быть включен в СЭД получателя и надлежащим образом обработан в ней.

При этом существенно снижаются трудозатраты и ошибки как со стороны отправителя документа (в процессе подготовки документа к отправке и непосредственно отправки), так и со стороны получателя (в процессе регистрации поступившего Утвержден единый формат обмена электронными сообщениями  между системами управления документамидокумента и его последующей обработки).

Для разработчиков СЭД единый формат существенно облегчает и удешевляет разработку интерфейсов и связей между СЭД, позволяет реализовать менее дорогостоящую и менее трудоемкую совместимость различных СЭД и их интеграцию в единую систему обмена электронными документами.

Действительно, разработчикам не потребуется обеспечивать совместимость своей СЭД со всеми СЭД, с которыми только может потребоваться реализация информационного взаимодействия, – это очень долго и дорого. Достаточно обеспечить совместимость своей СЭД с неким фиксированным форматом обмена электронными документами, который поддерживают и другие СЭД. В этом случае СЭД, использующие один и тот же формат обмена, будут «понимать» друг друга.

Чтобы формат обмена электронными документами был действительно единый для всех, желательно утвердить его на национальном уровне в качестве стандарта, регулирующего вопросы практической реализации информационного взаимодействия различных СЭД путем обмена электронными документами – сообщениями установленного формата, состава и содержания.

Таким образом, появление национального стандарта, определяющего формат обмена электронными документами, было только вопросом времени.

Национальный стандарт ГОСТ Р 53898-2010

26 октября текущего года приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 327-СТ утвержден ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Стандарт определяет, что объектом обмена между различными СЭД является электронное сообщение, содержащее XML-документ определенной структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов, а также при необходимости один или несколько файлов, являющихся неотъемлемой частью электронного сообщения (например, для передачи электронного образа документа).

Данные, сформированные в СЭД отправителя (реквизиты электронного документа), передаются и воспринимаются в СЭД получателя как значения элементов передаваемого XML-документа.

В стандарте определены требования к формату, составу и содержанию электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие СЭД. Стандарт описывает модель электронного сообщения и виды сообщений, которыми могут обмениваться СЭД в процессе информационного взаимодействия.

Документ дает перечень и содержание зон сообщения и составляющих эти зоны элементов, задает правила описания зон сообщения и порядок передачи файлов документов.

В качестве справочного приложения приведена схема электронного сообщения, обеспечивающая его автоматизированную проверку на соответствие данному стандарту.

Стандарт разработан техническим подкомитетом по стандартизации ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота» технического комитета ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий». Основными разработчиками стандарта являются Общество с ограниченной ответственностью «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», Региональная общественная организация «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» и Закрытое акционерное общество «Научно-Технологический Центр ИРМ». В состав рабочей группы по разработке стандарта вошли также представители ООО «Инфра-Ресурс», ЗАО «Компания «ИнтерТраст», ВНИИДАД, Министерство культуры России.

Словарь

XML-документ (англ. eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) — рекомендованный Консорциумом Всемирной паутины язык разметки, фактически представляющий собой свод общих синтаксических правил. XML — текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки (например, XHTML), иногда называемых словарями.

Е. Ю. Антошечкина ответственный секретарь ПК 6,
начальник отдела анализа и методологии компании "Электронные офисные системы"

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль