Перечни типовых документов со сроками хранения: настоящее и будущее их применения

362
Вступил в силу новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», являющийся основой отбора документов на хранение и уничтожение. Как это повлияет на работу с документами в организациях в настоящее время и какие вопросы повлечет за собой в будущем? Свое мнение на этот счет высказывает М. П. Жукова, канд. ист. наук, зав. сектором ВНИИДАД.

     Документальный фонд Российской Федерации включает все создаваемые в организациях документы, но только часть из них, ценная для человека, государства,  общества, не только сиюминутно, но и на долгое время (вечно) должна быть сохранена и войдет в состав Архивного фонда Российской Федерации.

     В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения…». Из этого следует, что задача определения ценных документов грандиозна по замыслу и сложна по выполнению с точки зрения пополнения Архивного фонда, т. е. отбора новых ценных документов. Решается она путем анализа документов – экспертизы ценности документов. Большая работа по исследованию проблемы ценности документов, проведенная историками, источниковедами, архивистами, нашла свое логическое закрепление в системе перечней документов со сроками хранения. Появившиеся в 20-е годы ХХ века перечни документов постоянно совершенствовались. В настоящее время система перечней  включает: перечни типовых документов и перечни документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций (далее в тексте – перечни ведомств).

Перечни типовых документов включают документы, образующиеся в процессе документирования общих для всех или большинства организаций функций. Перечни ведомств включают типовые документы и документы, образующиеся в процессе документирования функций установленной для ведомства сферы деятельности.

     В настоящее время действуют два перечня типовых документов: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте – Перечень) и «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, с указанием сроков хранения». Перечней ведомств пока немного. Они охватывают: документы банков, Прокуратуры, МВД, МЧС, судов общей юрисдикции, мировых судей, Государственной фельдъегерской связи, Минфина, ОАО «Российские железные дороги»; примерные номенклатуры дел включают документы вузов, таможни, Фонда социального страхования и др.

Новый перечень типовых управленческих документов

     Новый перечень типовых управленческих документов уже вступил в действие и применяется при подготовке номенклатур дел на 2011 г. Однако для документов, образовавшихся до 2010 г. и еще не принятых на хранение, применяется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», вступивший в действие в 2000 г. (далее – Перечень 2000 г.).

     Следует отметить, что новый Перечень и Перечень 2000 г. имеют одну идеологию построения и наполнения. С 2000 г. впервые типовые перечни действуют в однозвенном варианте, т. е. сроки хранения документов приводятся в одной графе и едины для всех организаций. Кроме того, перечни содержат только типовые управленческие документы. НТД и отдельные группы отраслевых документов, приводимые ранее в перечнях типовых документов, теперь отсутствуют. Причина – новые условия социальной и политической жизни России с 1990-х годов ХХ века. Развитие негосударственной формы собственности привело к изменению представлений об источниках комплектования государственных, муниципальных архивов. Деление организаций по степени значимости изменилось, т. к. целый ряд организаций вышел из системы централизованного государственного управления в «свободное плавание». Необходимость полного представления о современном обществе в составе Архивного фонда Российской Федерации диктует прием их документов на вечное хранение по принципу выборки. В настоящее время практически все виды организаций входят в число источников комплектования государственных, муниципальных архивов, но не все конкретные организации определенного вида включаются в выборочную совокупность. Кроме того, негосударственные организации имеют право самостоятельно хранить свои документы, при этом могут хранить их постоянно. Следовательно, разделять, как это было ранее, организации по сроку хранения на источники и неисточники комплектования  нельзя.

     Наполнение перечней только типовыми управленческими документами обусловлено современными реалиями.

Для включения в перечни отраслевых документов необходимо провести не только колоссальную работу, но, прежде всего, провести согласование с целым рядом ведомств, что в условиях разработки и изменения соответствующего законодательства нереально.

     Новый Перечень является уточненной редакцией Перечня 2000 г., сохраняет его схему построения и звенность. Но объем документов вырос вдвое за счет раскрытия ряда статей и ввода новых документов:

по вопросам имущества, по вопросам регистрации создания и ликвидации организаций, по проведению конкурсов на получение госзаказов и грантов, по вопросам применения  электронного делопроизводства, по кадровому обеспечению, по Перечни типовых документов со сроками хранения: настоящее и будущее их примененияинформационному обеспечению и т. д.

Важно знать!

Сроки хранения основных групп документов в целом сохранились по сравнению с Перечнем 2000 г., но в ряде статей приведены их уточнения.

Главным же отличием является введение в новый Перечень большего числа документов государственных органов и органов местного самоуправления.

     Перечень стал детальнее. Хорошо это или плохо? И то, и другое. Компактный вариант позволил бы более гибко подходить к отбору документов, подбирая их под типовые статьи, но потребовал бы высокой квалификации работников. Детальный вариант заведомо обречен на отсутствие отдельных документов, образующихся в конкретных организациях, но проще по применению.

Использование типового Перечня для подготовки Перечня ведомств

     Как отмечено выше, перечней ведомств пока мало. Кроме того, в связи с появлением нового Перечня их следует уточнять. Однако появление нового Перечня определенно даст толчок работе по созданию перечней ведомств. В связи с этим выскажем свою точку зрения на организацию данной работы.

     Совершенно точно можно утверждать, что «точечный подход» к подготовке перечней ведомств себя не оправдывает с точки зрения количества и качества. Нужен системный подход, т. е. не просто выделение денег на подготовку перечней, а организация «поточного метода» их подготовки. Его суть: организация работы одновременно над группой перечней, смена стадий работы. Росархив уже в рабочем порядке подготовил предложения по очередности разработки перечней ведомств. На наш взгляд, дело не только в очередности работы, но и в ее организации.

Известно, что наиболее сложными являются два этапа работы: разработка схемы построения и звенности перечня и определение сроков хранения документов. Образовав группу специалистов из числа наиболее квалифицированных архивистов и работников ведомств, можно поручить им эту работу, а сбор и анализ состава документов по функциям – специалистам разных организаций. Кроме того, уже давно высказывались предложения о подготовке ведомствами только отраслевых разделов перечней, т. к. типовые (а их 2/3 от общего объема) разделы содержатся в перечне типовых документов. ВНИИДАД подготовил проект Методических рекомендаций по разработке перечней ведомств.  Это поможет в работе. Но главное все же, на наш взгляд, не методическое обеспечение работы, а ее организация в целом.

Переход к системе электронного документооборота

     Новый Перечень рассчитан на бумажные и электронные документы, т. к. сроки их хранения едины. На наш взгляд, приводить специальную графу или примечание в перечнях ведомств о носителе документов нецелесообразно, т. к. назначение перечней – в определении сроков хранения документов. Однако абсолютно ясно, что внедрение электронного документооборота должно быть отражено и в общих чертах и более подробно в нормативных документах по делопроизводству, что в настоящее время, к сожалению, в достаточной мере не сделано.

     Важно знать!

Перечни документов со сроками хранения являются базой определения документов, создание, хранение, использование которых осуществляется или будет осуществляться в форме электронных документов.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

     По заданию Росархива ВНИИДАД готовил предложения по данному вопросу и проект соответствующих Рекомендаций. Могут быть разные точки зрения о составе электронных документов:

  • все, за редким исключением, перейдут в электронную форму;
  • будет только часть документов, специально предназначенных для функционирования на электронных носителях;
  • в электронной форме будут документы определенного срока хранения и содержания.

     На наш взгляд, наиболее вероятен последний вариант. Опыт применения электронных документов в других странах показал, что идея «безбумажного учреждения, офиса» нереальна. Документы, защищающие (охраняющие) интересы гражданина и государства, создаются на бумажных носителях. Ограничение перевода в электронную форму только отдельных документов (например, реестров) нереально, хотя бы учитывая наличие электронной почты. Постепенное введение электронного документооборота также вызывает вопросы. Оставим за рамками рассмотрения чисто технические и технологические аспекты – их решат профессионалы в соответвующей сфере деятельности.

Изучение состава документов федеральных органов исполнительной власти на примере нового Перечня показало, что выделяются следующие группы документов, которые могут функционировать в форме электронных документов:

проекты документов; плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению; информационные документы; справочные документы; документы оперативного характера; определенная переписка; документы регистрации, контроля, учета.

В их число входят документы в основном временных сроков хранения внутреннего документооборота. Но есть и документы постоянного срока хранения, и с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

     Следует отметить, что названные группы документов касаются не только категории управленческих документов, но и документов, образующихся в установленной для каждого федерального органа исполнительной власти сферы деятельности (отраслевых, ведомственных).

     В принципе тот же подход может быть применен и к документам любых организаций.

     Современная практика установления сроков хранения документов предполагает соблюдение правил рассмотрения, согласования, утверждения перечней последовательно – ЦЭК (ЭК) ведомства, ЭПК государственного архива, ЦЭПК при Росархиве. Если сроки хранения отдельных  документов указаны в законах и иных нормативных правовых актах, то эти документы должны быть согласованы с Росархивом. К сожалению, данное правило не всегда соблюдается.

     Как уже отмечалось, указание носителя не есть задача перечней документов со сроками хранения, но в номенклатурах дел отметка о носителе обязательна  в графе «примечание».

     Указанные выше положения – это применение перечней документов со сроками  хранения в настоящее время.

Вопросы применения перечней документов со сроками хранения в будущем

     На наш взгляд, можно сделать следующие выводы

  • Представляется, что вопрос о взаимозаменяемости перечней документов и номенклатур дел, обсуждаемый в середине ХХ века, не возникнет вновь.

Оба документа выполняют свои задачи: номенклатура дел – формирование документов в дела; перечень документов – установление сроков хранения документов.

  • Уже ясна необходимость возрождения классификаторов видов документов как промежуточного звена между перечнями и номенклатурами дел.
  • Нуждается в совершенствовании правовое поле работы с документами, как в целом, так и в конкретных организациях, в том числе применительно к электронным документам.
  • Абсолютно ясна необходимость разработки системы унифицированных и стандартизированных документов разных категорий.
  • совершенно ясна необходимость развития не просто электронного документооборота, но и перехода электронных документов из делопроизводства в Архивный фонд Российской Федерации;
  • Основная проблема дня – защита информации, особенно для электронных документов в архивах организаций и архивной отрасли в целом. При этом следует иметь в виду, что в государственные, муниципальные архивы электронные документы поступят еще не скоро, учитывая срок хранения ценных документов в организациях – 15, 10, 5 лет после окончания их делопроизводством  в зависимости от уровня организации-фондообразователя. 

Это далеко не полный список вопросов, связанных с применением перечней документов со сроками хранения. Мы назвали только первоочередные.

СЛОВАРЬ

ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – совещательный орган численностью не менее трех человек, создающийся приказом руководителя для проведения экспертизы ценности документов в организации.

ЦЭК (центральная экспертная комиссия)  - совещательный орган в министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

ЦЭПК  (Центральная экспертно-проверочная комиссия)  при Федеральном архивном агентстве (далее - Росархив) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов.

Архивный фонд  -  совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Фондообразователь - организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд. 

М.П. Жукова,  канд. ист. наук, зав. сектором ВНИИДАД

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.32%
  • Делопроизводство 17.92%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.26%
  • Имидж секретаря 11.79%
  • Деловой этикет 12.74%
  • Карьерный рост 8.96%
  • Документооборот 19.81%
  • Электронный документооборот 17.45%
  • Архивное дело 81.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль